Mô hình xương cá (fishbone) vũ khí tìm ra nguyên nhân cốt lõi

Mô hình xương cá (Fishbone Diagram) là gì?

Biểu đồ Xương cá là một phương pháp trực quan giúp chia nhỏ, sắp xếp và truy tìm các nguyên nhân tiềm ẩn của một vấn đề cụ thể.

Sở dĩ có tên gọi này vì hình dáng của nó giống bộ xương cá:

• Đầu cá: Chứa vấn đề cốt lõi cần giải quyết (Ví dụ: Doanh thu giảm, Sản phẩm bị lỗi, Giao hàng chậm…).

• Xương sống: Trục chính liên kết các nhóm nguyên nhân.

• Xương sườn lớn: Các nhóm nguyên nhân chính (Danh mục).

• Xương dăm nhỏ: Các nguyên nhân cụ thể, chi tiết.

Khi nào nên dùng mô hình xương cá?

Bạn không nên dùng Fishbone cho các vấn đề đơn giản (như bóng đèn cháy thì thay bóng). Hãy dùng nó khi:

• Vấn đề phức tạp, lặp đi lặp lại và chưa rõ nguyên nhân.

• Cần huy động trí tuệ tập thể (Brainstorming) để nhìn nhận vấn đề đa chiều.

• Muốn tìm ra Root Cause (Nguyên nhân gốc rễ) chứ không phải bề nổi.

Tư duy 6M – Khung xương chuẩn cho mọi vấn đề sản xuất

Phương pháp tư duy 6M

Để không bỏ sót nguyên nhân, Giáo sư Kaoru Ishikawa đã đề xuất phương pháp 6M. Đây là 6 nhóm nguyên nhân chính thường gây ra sai lỗi trong sản xuất và vận hành:

Man (Con người)

Đây thường là nguyên nhân phổ biến nhất. Hãy đặt câu hỏi:

• Nhân viên có đủ kỹ năng/kiến thức không?

• Họ có mệt mỏi, mất tập trung hay thiếu động lực không?

• Việc phân công trách nhiệm có rõ ràng không?

Method (Phương pháp)

Cách thức làm việc có vấn đề không?

• Quy trình (SOP) có chuẩn chưa hay đã lỗi thời?

• Các bước thực hiện có rườm rà, gây nhầm lẫn không?

• Có hướng dẫn an toàn/kỹ thuật cụ thể không?

Machine (Máy móc/Thiết bị)

Công cụ lao động có đáp ứng yêu cầu không?

• Máy móc có được bảo trì định kỳ không?

• Phần mềm có bị lỗi, treo, hay không tương thích không?

• Thiết bị có sai số kỹ thuật không?

Material (Nguyên vật liệu)

Đầu vào có đảm bảo chất lượng không?

• Nguyên liệu thô có bị lỗi, hết hạn, hay sai quy cách không?

• Nhà cung cấp có thay đổi thành phần gì không?

• Việc bảo quản nguyên liệu có đúng tiêu chuẩn không?

Measurement (Đo lường)

Dữ liệu chúng ta có chính xác không?

• Dụng cụ đo có được hiệu chuẩn không?

• Tiêu chuẩn đánh giá “Đạt/Không đạt” có thống nhất không?

• Người kiểm tra có trung thực hay có thiên kiến không?

Mother Nature (Môi trường)

Yếu tố ngoại cảnh tác động như thế nào?

• Nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, tiếng ồn tại nơi làm việc có ảnh hưởng không?

• Văn hóa doanh nghiệp có độc hại, gây áp lực không?

(Lưu ý: Đối với ngành Dịch vụ/Văn phòng, bạn có thể thay 6M bằng 4P: People (Con người), Process (Quy trình), Policy (Chính sách), Place (Địa điểm)).

Quy trình 5 bước vẽ và phân tích mô hình xương cá

Để áp dụng hiệu quả, bạn nên tổ chức một buổi họp nhóm (Brainstorming) và thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xác định “Đầu cá” (Vấn đề)

Viết rõ vấn đề lên bảng trắng ở phía bên phải (hoặc trái) và vẽ mũi tên hướng về nó.

• Ví dụ: Tỷ lệ giao hàng chậm tăng 20%.

Bước 2: Xác định các “Xương sườn” (Nhóm nguyên nhân)

Vẽ các nhánh lớn từ xương sống. Sử dụng tư duy 6M hoặc 4P để đặt tên cho các nhánh này.

Bước 3: Truy tìm “Xương dăm” (Brainstorming)

Đây là bước quan trọng nhất. Đặt câu hỏi “Tại sao?” cho từng nhóm nguyên nhân.

• Tại sao Máy móc hỏng? -> Do không bảo trì.

• Tại sao Con người làm sai? -> Do không được đào tạo. Ghi các ý kiến này thành các nhánh nhỏ hơn mọc ra từ nhánh lớn.

Bước 4: Đào sâu bằng kỹ thuật “5 Whys”

Đừng dừng lại ở câu trả lời đầu tiên. Hãy hỏi “Tại sao” liên tục 5 lần cho đến khi tìm ra gốc rễ.

• Giao hàng chậm -> Tại sao? -> Xe hỏng.

• Xe hỏng -> Tại sao? -> Không thay nhớt.

• Không thay nhớt -> Tại sao? -> Không có lịch nhắc.

• Không có lịch nhắc -> Tại sao? -> Quy trình quản lý xe chưa có. -> Nguyên nhân gốc rễ: Thiếu quy trình quản lý đội xe (Chứ không phải do tài xế lười).

Bước 5: Phân tích và Lên kế hoạch hành động

Sau khi biểu đồ hoàn tất, khoanh vùng các nguyên nhân có khả năng cao nhất và dễ tác động nhất. Lên kế hoạch sửa đổi và phân công người chịu trách nhiệm.

Mẹo để vẽ mô hình xương cá hiệu quả

• Không phán xét: Trong lúc Brainstorming, hãy ghi nhận mọi ý kiến, dù nghe có vẻ vô lý.

• Mời đúng người: Cần có mặt những người trực tiếp làm việc (nhân viên hiện trường) chứ không chỉ các sếp ngồi phòng lạnh.

• Sử dụng công cụ: Bạn có thể vẽ tay trên bảng trắng, hoặc dùng phần mềm hỗ trợ vẽ Mindmap như Miro, XMind, Lucidchart để vẽ đẹp và lưu trữ lâu dài.

Tổng kết

Biểu đồ Xương cá không chỉ là một hình vẽ, nó là tư duy quản trị. Thay vì đổ lỗi cho cá nhân, nó giúp doanh nghiệp nhìn nhận lỗi lầm từ góc độ hệ thống (Quy trình, Máy móc, Môi trường…). Áp dụng thành thạo Fishbone sẽ giúp doanh nghiệp của bạn vận hành trơn tru hơn và tiết kiệm hàng tỷ đồng chi phí sửa sai.