Mô hình hệ thống ERP lõi dự án cho Nhà máy Sửa chữa Thiết bị Chuyên dụng

Last updated on 13 July, 2025

Hệ thống ERP với lõi là Phần mềm Quản lý Phương án (Dự án) Sửa chữa là giải pháp tối ưu cho nhà máy sửa chữa thiết bị điện tử cơ giới chuyên dụng cỡ lớn . Tích hợp các module quản lý vật tư, nhân sự, kiểm tra chất lượng và hồ sơ, hệ thống đảm bảo quy trình sửa chữa hiệu quả, minh bạch và bảo mật, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật nghiêm ngặt.

Tổng quan mô hình ERP nhà máy sửa chữa

Mô hình ERP được thiết kế với lõi là Phần mềm Quản lý Phương án (Dự án) Sửa chữa, tích hợp các module chức năng để quản lý toàn bộ quy trình sửa chữa thiết bị cơ giới, điện tử chuyên dụng cỡ lớn. Hệ thống đảm bảo tính đồng bộ, minh bạch, bảo mật và hiệu quả trong quản lý.

Hệ thống ERP được xây dựng trên nền tảng số hóa, tích hợp các module chức năng để quản lý các bước trong quy trình sửa chữa:

• Nhận lệnh sửa chữa
• Nhận thiết bị và lập Biên bản Bàn giao
• Khám thiết bị và lập Biên bản Khám thiết bị
• Lên phương án sửa chữa (Dự án)
• Lên phương án vật tư
• Chia nhỏ phương án sửa chữa thành Lệnh sửa chữa
• Phân ra thiết bị thành các thành phần
• Phân công nhân sự
• Cấp vật tư
• Sản xuất vật tư
• Thực hiện sửa chữa
• Kiểm tra chất lượng tại xưởng
• Tổng lắp
• Kiểm tra chất lượng sau lắp ráp
• Chạy thử và hiệu chỉnh
• Bàn giao, ký và lưu hồ sơ
• Nhật ký sửa chữa

Hệ thống ERP tập trung vào module Quản lý Phương án Sửa chữa (Dự án) làm lõi, tích hợp với các module khác để đảm bảo quản lý toàn diện.

Các module chính của hệ thống ERP nhà máy sửa chữa

Module Quản lý Phương án Sửa chữa

• Chức năng:
  • Lập và quản lý phương án sửa chữa (dự án) dựa trên Biên bản Khám thiết bị.
  • Phân tích yêu cầu sửa chữa, lập kế hoạch chi tiết (công việc, thời gian, nguồn lực).
  • Theo dõi tiến độ dự án sửa chữa theo thời gian thực.
  • Phân chia dự án thành các Lệnh sửa chữa cho từng phân xưởng.
  • Tích hợp với các module khác (vật tư, nhân sự, kiểm tra chất lượng).
• Tính năng:
  • Tạo dự án sửa chữa với các trường thông tin: mã thiết bị, loại hư hỏng, thời gian dự kiến, chi phí ước tính.
  • Gantt chart để trực quan hóa tiến độ công việc.
  • Cảnh báo trễ hạn hoặc vượt chi phí.
  • Báo cáo tiến độ dự án và hiệu quả sửa chữa.
• Tích hợp: Module này là trung tâm kết nối với các module khác (CRM, Kho, Nhân sự, Kiểm tra chất lượng).

Module Quản lý Nhận và Bàn giao Thiết bị

• Chức năng:
  • Ghi nhận lệnh sửa chữa từ khách hàng/đơn vị yêu cầu.
  • Lập Biên bản Bàn giao khi nhận thiết bị, ghi rõ tình trạng ban đầu.
  • Lập Biên bản Bàn giao khi trả thiết bị sau sửa chữa.
• Tính năng:
  • Tạo mã định danh (ID) cho từng thiết bị nhận sửa chữa.
  • Quét mã vạch/barcode để theo dõi thiết bị.
  • Tích hợp chữ ký số để ký biên bản bàn giao.
  • Lưu trữ hồ sơ bàn giao trên hệ thống.

Module Khám và Đánh giá Thiết bị

• Chức năng:
  • Quản lý quy trình khám thiết bị và lập Biên bản Khám thiết bị.
  • Ghi nhận chi tiết hư hỏng, nguyên nhân và yêu cầu kỹ thuật.
• Tính năng:
  • Biểu mẫu điện tử cho Biên bản Khám thiết bị.
  • Tích hợp hình ảnh, video mô tả tình trạng thiết bị.
  • Liên kết với module Quản lý Phương án Sửa chữa để chuyển dữ liệu.

Module Quản lý Vật tư và Kho

• Chức năng:
  • Lập danh mục vật tư cần thiết cho từng dự án sửa chữa.
  • Quản lý kho: nhập, xuất, tồn kho, chuyển kho.
  • Quản lý mua sắm vật tư hoặc sản xuất linh kiện.
• Tính năng:
  • Cảnh báo khi vật tư sắp hết hoặc không đủ.
  • Tích hợp với nhà cung cấp để đặt hàng tự động.
  • Theo dõi chi phí vật tư và so sánh với ngân sách dự án.
  • Quản lý vật tư đặc thù (linh kiện điện tử, cơ khí)…

Module Quản lý Nhân sự

• Chức năng:
  • Phân công kỹ thuật viên/công nhân cho từng Lệnh sửa chữa.
  • Theo dõi năng suất và thời gian làm việc của nhân sự.
• Tính năng:
  • Hồ sơ kỹ thuật viên: kỹ năng, chứng chỉ, lịch sử công việc.
  • Lịch làm việc và phân ca tự động.
  • Báo cáo hiệu suất nhân sự theo từng dự án.

Module Kiểm tra Chất lượng

• Chức năng:
  • Quản lý kiểm tra chất lượng tại xưởng và sau tổng lắp.
  • Quản lý chạy thử và hiệu chỉnh thiết bị.
• Tính năng:
  • Biểu mẫu kiểm tra chất lượng với các tiêu chí kỹ thuật (đặc biệt cho thiết bị chuyên dụng).
  • Tích hợp thiết bị kiểm tra tự động (nếu có) để nhập dữ liệu.
  • Báo cáo kết quả kiểm tra và đề xuất cải tiến.

Module Quản lý Hồ sơ và Nhật ký Sửa chữa

• Chức năng:
  • Lưu trữ và quản lý toàn bộ hồ sơ (biên bản, hợp đồng, báo cáo).
  • Ghi chép nhật ký sửa chữa chi tiết cho từng thiết bị.
• Tính năng:
  • Số hóa hồ sơ với tìm kiếm nhanh (theo mã thiết bị, ngày, v.v.).
  • Tích hợp chữ ký số và bảo mật dữ liệu (đặc biệt quan trọng với thiết bị chuyên dụng).
  • Báo cáo tổng hợp về lịch sử sửa chữa.

Module CRM (Quản lý Quan hệ Khách hàng)

• Chức năng:
  • Quản lý thông tin khách hàng/đơn vị yêu cầu sửa chữa.
  • Gửi thông báo tự động (SMS, email) về tiến độ sửa chữa.
• Tính năng:
  • Cập nhật trạng thái sửa chữa cho khách hàng theo thời gian thực.
  • Lưu trữ lịch sử giao dịch và sửa chữa của từng khách hàng.
  • Tích hợp chatbot AI để hỗ trợ trả lời thắc mắc khách hàng.

Module Báo cáo và Phân tích

• Chức năng:
  • Cung cấp báo cáo về hiệu quả sửa chữa, chi phí, thời gian và năng suất.
  • Phân tích dữ liệu để tối ưu hóa quy trình.
• Tính năng:
  • Bảng điều khiển (dashboard) trực quan với KPI (chỉ số hiệu suất).
  • Báo cáo tùy chỉnh theo yêu cầu (ví dụ: chi phí dự án, hiệu suất nhân sự).
  • Dự báo nhu cầu vật tư và thời gian sửa chữa.

Đặc điểm kỹ thuật của hệ thống ERP cho Nhà máy sửa chữa

• Nền tảng: Cloud-based hoặc On-premise, tùy thuộc vào yêu cầu bảo mật của thiết bị chuyên dụng.
• Tích hợp công nghệ:
  • Sử dụng mã vạch/barcode để theo dõi thiết bị và vật tư.
  • Tích hợp IoT (nếu có) để giám sát thiết bị kiểm tra tự động.
  • Hỗ trợ chữ ký số và mã hóa dữ liệu để đảm bảo an toàn thông tin.
• Giao diện: Thân thiện, hỗ trợ đa ngôn ngữ (bao gồm tiếng Việt).
• Khả năng mở rộng: Dễ dàng thêm module hoặc tích hợp với các hệ thống khác (như hệ thống quản lý logistics của nhà máy).

Lợi ích của hệ thống ERP nhà máy sửa chữa

• Tăng hiệu quả: Tự động hóa các công đoạn, giảm thời gian xử lý thủ công.
• Minh bạch: Theo dõi toàn bộ quy trình từ nhận lệnh đến bàn giao.
• Tiết kiệm chi phí: Tối ưu hóa sử dụng vật tư và nhân sự, giảm lãng phí.
• Bảo mật: Đảm bảo an toàn thông tin với thiết bị chuyên dụng nhạy cảm.
• Khả năng báo cáo: Cung cấp dữ liệu chi tiết để ra quyết định chiến lược.

Đề xuất triển khai hệ thống ERP nhà máy sửa chữa

• Giai đoạn 1: Phân tích và thiết kế:
  • Xác định yêu cầu cụ thể (dựa trên quy trình đã mô tả).
  • Lựa chọn nhà cung cấp ERP (ví dụ: SAP, Odoo, Oracle NetSuite, hoặc giải pháp tùy chỉnh như AntMyERP).
• Giai đoạn 2: Phát triển và tích hợp:
  • Tùy chỉnh module Quản lý Phương án Sửa chữa làm lõi.
  • Tích hợp với các module khác và kiểm tra tính tương thích.
• Giai đoạn 3: Đào tạo và thử nghiệm:
  • Đào tạo nhân sự sử dụng hệ thống.
  • Chạy thử trên một số dự án sửa chữa nhỏ.
• Giai đoạn 4: Triển khai toàn diện:
  • Áp dụng hệ thống cho toàn bộ nhà máy.
  • Theo dõi và tối ưu hóa liên tục dựa trên phản hồi.

Hệ thống ERP lõi Dự án mang lại bước tiến vượt bậc trong quản lý nhà máy sửa chữa thiết bị điện tử cơ giới chuyên dụng cỡ lớn, giúp tối ưu hóa quy trình, giảm chi phí, tăng cường bảo mật và nâng cao chất lượng sửa chữa. Việc triển khai ERP không chỉ cải thiện hiệu suất vận hành mà còn tạo nền tảng vững chắc cho việc mở rộng và hiện đại hóa nhà máy trong tương lai.

Tham khảo: Phần mềm Quản lý Dự án iNexx Pro