Lý thuyết MRT của Daft – Ý nghĩa và ứng dụng của lý thuyết

Trong môi trường truyền thông hiện đại, việc lựa chọn kênh giao tiếp không còn là quyết định mang tính cảm tính mà trở thành yếu tố chiến lược ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả tổ chức. Lý thuyết độ đa dạng phương tiện truyền thông ra đời nhằm giải thích vì sao cùng một thông điệp nhưng lại tạo ra kết quả khác nhau khi được truyền tải qua các kênh khác nhau. Thông qua việc đánh giá mức độ “giàu” hay “nghèo” của phương tiện, lý thuyết MRT giúp doanh nghiệp hiểu rõ mối quan hệ giữa bản chất thông tin và khả năng diễn giải của người nhận.

Đa dạng phương tiện là gì? 

Đa dạng phương tiện mô tả mức độ mà một kênh truyền thông có khả năng truyền tải thông tin một cách đầy đủ, rõ nghĩa và giảm thiểu sự hiểu sai, và trong bối cảnh Lý thuyết độ đa dạng phương tiện truyền thông khái niệm này phản ánh sức mạnh của từng phương tiện trong việc cung cấp phản hồi nhanh, truyền đạt nhiều tín hiệu và hỗ trợ diễn giải các sắc thái phức tạp của thông điệp. 

Một phương tiện được xem là đa dạng khi nó cho phép tương tác hai chiều tức thời và thể hiện được cả tín hiệu ngôn ngữ lẫn phi ngôn ngữ, do vậy các hình thức như họp trực tiếp hoặc gọi video thường được đánh giá cao hơn các kênh văn bản. Khái niệm này hình thành từ nhu cầu lý giải vì sao cùng một thông điệp lại tạo ra kết quả khác nhau khi được truyền tải qua các phương tiện khác nhau.

Đa dạng phương tiện trở nên quan trọng vì nó quyết định mức độ rõ ràng của thông tin và khả năng giảm thiểu hiểu lầm trong giao tiếp tổ chức. Tuy nhiên, hiệu quả của từng kênh phụ thuộc vào tính chất thông điệp nên doanh nghiệp cần nhận diện mức độ mơ hồ của nội dung trước khi chọn kênh, đặc biệt trong môi trường làm việc phân tán. Những dữ liệu nghiên cứu gần đây cho thấy các kênh giàu thông tin giúp tăng hiệu quả xử lý vấn đề và rút ngắn thời gian ra quyết định, do vậy chúng thường được ưu tiên khi giao tiếp chiến lược.

Lý thuyết độ đa dạng phương tiện truyền thông là gì? 

Lý thuyết độ đa dạng phương tiện truyền thông – MRT mô tả cách các phương tiện truyền thông khác nhau tạo ra mức độ truyền tải thông tin không giống nhau và lý giải vì sao một số kênh phù hợp hơn khi nội dung có tính mơ hồ hoặc cần tương tác sâu. MRT xác định bốn yếu tố giúp một kênh trở nên giàu thông tin gồm phản hồi nhanh, khả năng truyền tải nhiều tín hiệu, mức độ cá nhân hóa và khả năng thể hiện nhiều sắc thái ngữ nghĩa. Tuy nhiên, cách lựa chọn kênh luôn phụ thuộc vào độ phức tạp của thông điệp và bối cảnh giao tiếp.

MRT nhấn mạnh rằng các kênh giàu thông tin như gặp trực tiếp hoặc họp video tạo ra sự rõ nghĩa cao hơn email hoặc văn bản đơn thuần. Do vậy, các tổ chức thường ưu tiên kênh giàu khi thảo luận chiến lược, xử lý xung đột hoặc cần giải thích thông tin đa chiều. Nhiều nghiên cứu quản trị hiện đại cho thấy việc chọn sai kênh làm giảm chất lượng giao tiếp và tăng rủi ro hiểu nhầm. Điều này đặc biệt đúng trong môi trường làm việc phân tán khi nhóm phải phối hợp từ xa.

Sự ra đời của Lý thuyết MRT

Giai đoạn 1980, Daft và Lengel nhận thấy rằng sự gia tăng của email, ghi chú nội bộ và các hình thức giao tiếp văn bản khiến hiệu quả thông tin giảm sút trong nhiều tình huống chiến lược, do vậy họ đặt câu hỏi về mối quan hệ giữa tính mơ hồ của thông điệp và đặc tính của kênh truyền thông. 

Lý thuyết MRT xuất hiện trong bối cảnh doanh nghiệp đối mặt với sự phức tạp ngày càng lớn của môi trường vận hành và cần những mô hình giải thích hiệu quả giao tiếp theo hướng khoa học thay vì cảm tính. Tuy nhiên, các nhà nghiên cứu nhận ra rằng không phải kênh nào cũng có khả năng làm rõ thông điệp, vì vậy họ đề xuất khái niệm “độ đa dạng” làm thước đo đánh giá sức mạnh truyền đạt của từng phương tiện. Các khảo sát ban đầu của Daft cho thấy các nhà quản lý thường chọn sai kênh khi nội dung mang tính đa nghĩa, dẫn đến gia tăng xung đột và mất hiệu quả phối hợp, điều này thúc đẩy nhu cầu xây dựng một mô hình lý thuyết hoàn chỉnh.

Ngay từ thời điểm công bố, Lý thuyết độ đa dạng phương tiện truyền thông đã nhanh chóng trở thành một trong những nền tảng quan trọng nhất của nghiên cứu truyền thông tổ chức vì khả năng giải thích rõ ràng mối quan hệ giữa phương tiện và bản chất thông điệp. Tuy nhiên, nhiều học giả cho rằng sự ra đời của MRT không chỉ phản ánh nhu cầu lý giải hành vi giao tiếp mà còn thể hiện nỗ lực định hình cách doanh nghiệp lựa chọn kênh phù hợp.

Nguyên tắc cốt lõi của Lý thuyết MRT  

Lý thuyết độ đa dạng phương tiện truyền thông tập trung vào cách mỗi kênh giao tiếp mang khả năng truyền tải thông tin khác nhau và tác động trực tiếp đến khả năng giảm thiểu sự mơ hồ của thông điệp, và trọng tâm của mô hình nằm ở bốn tiêu chí đánh giá mức độ “giàu thông tin” gồm tốc độ phản hồi, số lượng tín hiệu truyền tải, tính cá nhân hóa và khả năng biểu đạt sắc thái ngữ nghĩa. 

Nguyên tắc thứ hai của Lý thuyết độ đa dạng phương tiện truyền thông nhấn mạnh rằng các thông điệp càng mơ hồ thì càng cần kênh giàu thông tin để giải thích hoặc thương lượng ý nghĩa, và các khảo sát thực nghiệm cho thấy khi sử dụng kênh nghèo cho nội dung phức tạp, nguy cơ hiểu sai tăng đáng kể. Do vậy, Daft và Lengel yêu cầu người gửi thông tin phải đánh giá mức độ đa nghĩa trước khi chọn phương tiện, đặc biệt trong các tình huống liên quan đến xung đột, thay đổi chiến lược hoặc đánh giá hiệu suất. 

Nguyên tắc cuối cùng của MRT đề cập đến sự phù hợp theo bối cảnh vì mỗi tổ chức có môi trường vận hành và thói quen sử dụng công nghệ khác nhau nên cảm nhận về độ giàu của phương tiện có thể thay đổi theo thời gian. Tuy nhiên, dù công nghệ hiện đại đã tạo ra nhiều kênh mới, các nguyên tắc nền tảng của MRT vẫn giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ phù hợp của từng phương tiện một cách hệ thống và khoa học.

Hạn chế của Lý thuyết MRT

Lý thuyết MRT đánh giá quá cao vai trò của phương tiện và xem nhẹ các yếu tố xã hội, văn hóa hoặc năng lực giao tiếp cá nhân, và nhiều nghiên cứu hiện đại chỉ ra rằng hiệu quả truyền thông không chỉ phụ thuộc độ đa dạng của kênh mà còn phụ thuộc vào mức độ tin cậy, mối quan hệ và kinh nghiệm giữa những người tham gia. 

Hạn chế thứ hai của Lý thuyết độ đa dạng phương tiện truyền thông nằm ở tính tuyến tính vì mô hình phân loại kênh từ “nghèo” đến “giàu” theo một trật tự cố định, trong khi thực tế việc lựa chọn kênh phụ thuộc vào mục tiêu giao tiếp và kỳ vọng của người nhận, do vậy một kênh được xem là nghèo vẫn có thể hiệu quả khi thông điệp rõ ràng. Nhiều doanh nghiệp hiện nay cho thấy email vẫn tối ưu với quy trình chuẩn hóa dù nó nằm ở nhóm phương tiện nghèo, và điều này khiến mô hình không giải thích được sự linh hoạt của hành vi giao tiếp thực tế. Tuy nhiên, chính nhược điểm này lại thúc đẩy nhiều học giả mở rộng lý thuyết theo hướng đa chiều hơn.

Hạn chế cuối cùng của mô hình liên quan đến bối cảnh truyền thông số vì công nghệ mới đã tạo ra nhiều phương tiện có khả năng tái tạo tín hiệu phức tạp Tuy nhiên, mô hình chưa cập nhật đầy đủ cách các nền tảng tích hợp như video hội nghị, không gian ảo hoặc công cụ cộng tác làm thay đổi bản chất “độ đa dạng”, khiến doanh nghiệp cần điều chỉnh cách áp dụng lý thuyết để phù hợp thực tế.

Rich media và Lean media 

Cả hai được sử dụng để phân loại mức độ truyền tải thông tin của từng kênh, và rich media đề cập đến các phương tiện có khả năng cung cấp nhiều tín hiệu, phản hồi nhanh và hỗ trợ tương tác sâu như họp trực tiếp hoặc họp video, trong khi lean media đại diện cho các kênh truyền thông nghèo tín hiệu như email hoặc văn bản vốn thiếu biểu cảm và khó truyền tải sắc thái phức tạp. 

Rich media được xem là hiệu quả khi thông điệp mang tính mơ hồ hoặc cần thương lượng ý nghĩa vì nó giảm đáng kể rủi ro hiểu sai và cho phép làm rõ thông tin ngay lập tức, tuy nhiên nó đòi hỏi nhiều nguồn lực hơn và không phải lúc nào cũng cần thiết. Lean media lại phù hợp cho thông điệp tiêu chuẩn hóa hoặc có cấu trúc rõ ràng vì nó tiết kiệm thời gian và tạo dấu vết thông tin rõ ràng cho quy trình tổ chức.

Rich media trở nên quan trọng hơn khi môi trường làm việc có tính bất định cao vì nó tái tạo tín hiệu phi ngôn ngữ giúp người nhận dễ diễn giải nội dung, tuy nhiên hiệu quả của nó vẫn phụ thuộc vào kỹ năng giao tiếp của người dùng và sự phù hợp với bối cảnh. Lean media lại có ưu thế trong các hoạt động vận hành lặp lại như gửi báo cáo, quy trình kỹ thuật hoặc cập nhật thông tin định kỳ, và dù tín hiệu nghèo hơn, nó vẫn mang lại hiệu quả cao khi nội dung đơn nghĩa. 

Sự khác biệt hiệu quả giữa các kênh truyền thông 

Sự khác biệt hiệu quả giữa các kênh truyền thông xuất hiện khi mỗi phương tiện mang khả năng truyền tải tín hiệu không giống nhau và Lý thuyết độ đa dạng phương tiện truyền thông giải thích rằng các kênh giàu thông tin tạo ra mức độ rõ nghĩa cao hơn nhờ khả năng cung cấp phản hồi nhanh, thể hiện tín hiệu phi ngôn ngữ và hỗ trợ cá nhân hóa, do vậy những phương tiện như họp trực tiếp hoặc gọi video thường giảm đáng kể nguy cơ hiểu nhầm khi nội dung đa nghĩa. Các kênh nghèo tín hiệu như email hoặc văn bản lại phù hợp cho thông điệp chuẩn hóa vì chúng duy trì cấu trúc rõ ràng và tạo bản ghi dễ theo dõi, tuy nhiên mức độ diễn giải hạn chế khiến chúng kém hiệu quả.

Sự khác biệt hiệu quả giữa các kênh truyền thông cũng xuất phát từ trải nghiệm của người nhận vì mức độ quen thuộc với công nghệ có thể thay đổi cách họ cảm nhận tín hiệu, và nhiều khảo sát gần đây cho thấy nhóm nhân sự thành thạo công cụ số có thể đánh giá cuộc họp trực tuyến gần tương đương gặp trực tiếp. Tuy nhiên, những nhóm khác lại cần tương tác giàu tín hiệu hơn để xử lý vấn đề phức tạp, do vậy hiệu quả luôn mang tính tương đối theo môi trường tổ chức. Điều này khiến các doanh nghiệp buộc phải đánh giá cả kỹ năng giao tiếp lẫn bối cảnh làm việc trước khi chuẩn hóa kênh.

Kết luận

Lý thuyết độ đa dạng phương tiện truyền thông vẫn giữ giá trị cốt lõi trong việc định hướng lựa chọn kênh giao tiếp phù hợp với mức độ phức tạp của thông điệp. Tuy nhiên, bối cảnh công nghệ hiện đại đã mở rộng khái niệm đa dạng phương tiện vượt ra ngoài phân loại truyền thống, buộc các tổ chức phải linh hoạt hơn khi áp dụng lý thuyết. MRT không còn là công thức cứng nhắc mà trở thành nền tảng tư duy giúp nhà quản trị cân nhắc giữa công nghệ, con người và bối cảnh giao tiếp. Do vậy, khi được điều chỉnh hợp lý, MRT tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hiệu quả truyền thông tổ chức và giảm thiểu rủi ro hiểu sai trong môi trường làm việc ngày càng phức tạp.