Kỹ năng giao việc hiệu quả: 10 lưu ý dành cho quản lý

Last updated on 19 June, 2024

Trong vai trò quản lý, kỹ năng giao việc là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Một nhà quản lý với kỹ năng giao việc tốt giúp họ có thêm thời gian vào những nhiệm vụ quan trọng. Đồng thời tạo cơ hội cho nhân viên phát huy được khả năng và chuyên môn phù hợp của họ.

Tuy nhiên, việc phân bổ và giao việc hiệu quả có thể gây khó khăn, đặc biệt với những người quản lý mới. Bài viết này sẽ làm rõ việc vai trò và rào cản trong quá trình giao việc cũng như 10 lưu ý để giao việc hiệu quả. 

Giao việc là gì?

Giao việc là hành động giao lại các nhiệm vụ và dự án cho các thành viên khác trong nhóm. Bạn có thể giao việc để phân bổ trách nhiệm đồng đều hơn, hoặc vì công việc đó phù hợp hơn với chuyên môn, kỹ năng của nhân viên đó. 

Biết được khi nào và cách nào để giao việc hiệu quả sẽ giúp bạn trở thành một quản lý giỏi hơn. Giao việc không chỉ giúp bạn hoàn thành những công việc quan trọng. Với kỹ năng giao việc tốt bạn có thể giúp nhân viên phát triển được thế mạnh của họ để đóng góp tích cực cho công ty.

Tại sao kỹ giao việc hiệu quả lại quan trọng?

Kỹ giao việc hiệu quả đóng vai trò quan trọng vì 2 lý do chính:

Tăng năng suất nhân viên 

Khi bạn biết cách giao việc phù hợp cho các thành viên, bạn sẽ có thêm thời gian để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng của mình. Từ đó nâng cao hiệu quả làm việc tổng thể. “Một tập thể mạnh hơn cá nhân”, với việc giao việc hiệu quả, cả nhóm có thể đạt được nhiều thành tích tốt hơn so với việc bạn ôm đồm hết mọi việc. 

Xây dựng lòng tin và giảm thiểu tình trạng kiệt sức

Với vai trò là một quản lý, bạn cần được bức tranh toàn cảnh và phân bổ các nhiệm vụ cho những người phù hợp. Kỹ năng giao việc hiệu quả bao gồm:

• Việc hiểu rõ mục tiêu mong đợi của một dự án
• Phân công công việc cho các thành viên dựa trên kỹ năng, chuyên môn của họ

Kỹ năng giao việc mở ra những cơ hội phát triển then chốt cho các thành viên trong nhóm của bạn. Tùy thuộc vào loại nhiệm vụ được giao, việc ủy quyền hiệu quả. Có thể giúp bạn xây dựng các kỹ năng mới cho nhóm và theo sát được tiến độ công việc, dự án. 

Tại sao mọi người lại ngại giao việc?

Giao việc hiệu quả đôi khi có thể khó khăn, đặc biệt với những quản lý mới. Một số lý do khiến mọi người ngại giao việc:

• Sợ mất thời gian: Lo lắng giải thích cách làm sẽ tốn nhiều thời gian hơn tự mình hoàn thành công việc.
• Không rõ mức độ quan trọng: Không chắc chắn mức độ ưu tiên của công việc cần giao.
• Muốn tự mình làm việc: Bản thân muốn đảm nhận những dự án thú vị, hấp dẫn.
• Cảm giác tội lỗi: Cảm thấy áy náy khi giao thêm việc cho người khác.
• Không chắc ai có thể làm: Không biết ai trong nhóm có khả năng đảm nhận công việc này.
• Muốn cảm thấy quan trọng: Muốn khẳng định vị trí, vai trò của mình trong công ty, đội nhóm. 

Khi nào nên giao việc?

Nhìn chung, hãy tự hỏi mình một vài câu hỏi để xác định xem công việc này có phù hợp để giao cho người khác không.

Những câu hỏi cần tự đặt ra trước khi giao việc:

• Công việc này có phù hợp hơn với chuyên môn của nhân viên không? Ví dụ, nếu một dự án liên quan đến thiết kế đồ họa, thì việc giao cho nhân viên thiết kế sẽ hợp lý hơn so với bạn (giả sử bạn là quản lý).
• Có ai khác có đủ thông tin và hiểu biết để thực hiện công việc này không? Đảm bảo người được giao việc có đủ kiến thức và tài liệu cần thiết để hoàn thành tốt.
• Có phải đây là cơ hội để người khác phát triển kỹ năng của họ không? Giao việc cho nhân viên với mong muốn họ học hỏi thêm và nâng cao kỹ năng.
• Công việc này có lặp lại trong tương lai không? Nếu là công việc thường xuyên, việc giao cho người khác có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian về lâu dài.
• Bạn có đủ thời gian để hướng dẫn người khác hiệu quả, bao gồm cả đào tạo, giải đáp thắc mắc và kiểm tra kết quả không? Giao việc cũng đòi hỏi đầu tư thời gian ban đầu để hướng dẫn.
• Đây có phải là việc bạn nên tự mình thực hiện không (vì nó có tác động lớn hoặc quan trọng đối với doanh nghiệp)? Một số việc quan trọng, đòi hỏi kinh nghiệm hoặc quyết định mang tính chiến lược thì bạn nên tự mình xử lý.
• Sự thất bại trong việc này có ảnh hưởng đến thành công của dự án không? Nếu sai sót có thể gây thiệt hại nghiêm trọng, bạn cần cân nhắc kỹ trước khi giao việc.
• Chúng ta có thời gian để làm lại công việc nếu cần thiết không? Đôi khi, việc tự mình làm có thể nhanh hơn so với việc hướng dẫn và sửa chữa cho người khác.

Bạn không cần phải trả lời “có” cho tất cả các câu hỏi này để giao việc. Nhưng việc tự vấn những câu hỏi này sẽ giúp bạn xác định được công việc nào phù hợp nhất để giao phó cho các thành viên khác trong nhóm.

10 lưu ý để giao việc hiệu quả

Xác định công việc có thể giao

Không phải tất cả mọi việc đều có thể giao phó. Một số nhiệm vụ mang tính chiến lược hoặc quan trọng đối với doanh nghiệp, đòi hỏi sự chú ý trực tiếp của bạn. Trước khi bắt đầu giao việc, hãy đánh giá mức độ quan trọng của công việc và những tác động khi giao việc đó cho người khác.

Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn không thể giao các nhiệm vụ quan trọng. Nếu có thành viên khác trong nhóm có đủ kiến thức, kinh nghiệm hoặc kỹ năng để hoàn thành tốt công việc, thì việc giao việc có thể là lựa chọn phù hợp. Nhưng hãy nhớ rằng, việc đạt được kết quả cuối cùng tốt đẹp vẫn là trách nhiệm của bạn.

Những công việc phù hợp để giao việc:

• Công việc lặp lại: Nếu bạn có một nhiệm vụ lặp lại thường xuyên, hãy cân nhắc giao việc cho người khác có thời gian và năng lực để hoàn thành tốt công việc.
• Công việc phù hợp với sở thích của thành viên: Nếu một thành viên trong nhóm bày tỏ mong muốn phát triển một kỹ năng mới hoặc trau dồi kỹ năng hiện có, hãy xem liệu có công việc nào bạn có thể giao cho họ để giúp họ xây dựng những kỹ năng đó.
• Công việc liên quan đến mục tiêu của thành viên: Một trong những cách giao việc hiệu quả nhất là giao những công việc liên quan đến mục tiêu nghề nghiệp của thành viên trong nhóm.

Đặt sự tin tưởng ở nhân viên

Giao việc có thể khó khăn với những nhà quản lý và lãnh đạo mới vì bạn đang đặt công việc quan trọng vào tay người khác. Bạn có thể cảm thấy gắn bó với công việc của mình và cần có trách nhiệm hoàn toàn.

Tuy nhiên, học cách giao việc là một kỹ năng quan trọng. Bạn không nên cảm thấy lo lắng mỗi khi giao việc cho người khác. Vì vậy, hãy bắt đầu bằng việc giao những công việc nhỏ, sau đó mới chuyển sang các dự án lớn hơn. Hãy kiên nhẫn với bản thân và cả các thành viên trong nhóm. Xây dựng kỹ năng giao việc cần có thời gian. Tương tự, các thành viên trong nhóm có thể mất nhiều thời gian hơn bạn để hoàn thành công việc. Nhưng bằng cách giao việc, bạn đang trao cho họ cơ hội phát triển kỹ năng theo thời gian và đồng thời giảm bớt một đầu việc cho mình.

Xác định rõ mức độ ưu tiên

Hiểu rõ mức độ quan trọng và khó khăn của nhiệm vụ giúp bạn dễ dàng giao việc hơn. Nếu một việc có độ ưu tiên cao, nó cần được hoàn thành sớm bởi bạn hoặc bởi người khác. Tùy thuộc vào loại công việc, sau đó bạn có thể quyết định tự mình thực hiện hoặc ủy quyền.

Cách tốt nhất để xác định mức độ ưu tiên là liên kết công việc với mục tiêu của team và công ty. Khi bạn và nhóm của bạn hiểu rõ lý do tại sao công việc của mình quan trọng, việc ưu tiên hiệu quả và hoàn thành những công việc có tác động cao sẽ dễ dàng hơn. Nếu bạn chưa thực hiện, hãy đưa tất cả công việc của nhóm vào một nguồn thông tin chung, ví dụ như phần mềm quản lý dự án. Bằng cách đó, mọi người đều có thể nhìn thấy trực tiếp ai đang làm gì, khi nào và tại sao.

Hiểu rõ điểm mạnh của từng thành viên

Một phần của việc giao việc hiệu quả là đảm bảo người nhận việc có đủ khả năng hoàn thành tốt. Ủy quyền hiệu quả có hai yếu tố: giao việc cho các thành viên có kỹ năng phù hợp với lĩnh vực đó và tạo cơ hội cho họ phát triển các kỹ năng mới.

Để thực hiện điều này, hãy chắc chắn rằng bạn hiểu rõ điểm mạnh của từng thành viên – cũng như sở thích của họ. Dành thời gian trong buổi họp 1:1 (hoặc họp riêng) sắp tới để hỏi họ về những kỹ năng hiện có mà họ muốn phát triển thêm, cũng như những kỹ năng mới mà họ muốn học hỏi.

Cung cấp thông tin và hướng dẫn

Khi giao việc, hãy đảm bảo người nhận việc có đủ thông tin để hoàn thành tốt. Điều này bao gồm:

• Hướng dẫn cách thực hiện công việc: Giải thích chi tiết các bước để hoàn thành nhiệm vụ.
• Hạn chót: Cung cấp ngày giờ cụ thể cần hoàn thành công việc được giao.
• Bối cảnh, tài liệu và chi tiết về công việc: Chia sẻ thông tin nền tảng, tài liệu tham khảo và những chi tiết quan trọng liên quan đến công việc.
• Các công cụ cần thiết: Liệt kê các công cụ, phần mềm cần sử dụng để thực hiện nhiệm vụ.
• Mức độ ưu tiên, mục tiêu và mong đợi: Giải thích mức độ quan trọng, mục tiêu mong đợi và những gì bạn mong muốn đạt được từ công việc này.
• Kết quả mong muốn: Nêu rõ kết quả cuối cùng bạn mong đợi nhận được.
• Các công việc liên quan: Nếu có các công việc khác liên quan, hãy cung cấp thông tin để người nhận việc có thể hiểu tổng thể.

Lưu ý rằng công việc này có thể dễ dàng với bạn, nhưng lại hoàn toàn mới đối với người được giao việc. Hãy dành thời gian để hướng dẫn họ chi tiết về nhiệm vụ, giải đáp bất kỳ thắc mắc nào trước khi họ bắt đầu để đảm bảo họ có đủ khả năng hoàn thành tốt.

Đầu tư vào đào tạo

Có thể có những công việc mà không ai trong nhóm của bạn có thể đảm nhận ngoài bạn. Một số nhà quản lý nghĩ rằng điều đó có nghĩa là họ không thể giao việc đó cho người khác. Nhưng tùy thuộc vào mức độ ưu tiên, thì việc đào tạo nhân viên để họ có thể xử lý các công việc đó trong tương lai thường hiệu quả hơn.

Bạn thường nghĩ rằng “việc đào tạo tốn thời gian vì vậy  và bạn có thể làm nhanh hơn”. Nhưng hãy coi đào tạo là một khoản đầu tư cho các thành viên trong nhóm và khối lượng công việc của bạn. Về lâu dài, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian đã a để đào tạo vì nhân viên có thể tự mình hoàn thành công việc. Ủy quyền các nhiệm vụ tốn nhiều thời gian là một cách tuyệt vời để xây dựng kỹ năng quản lý thời gian của bạn, đồng thời cung cấp cho các thành viên trong nhóm những cơ hội mới.

Một phần của việc đào tạo người khác cách thực hiện công việc là cung cấp cho họ không gian để tự giải quyết vấn đề thay vì ngay lập tức đưa ra giải pháp. Nếu thành viên trong nhóm gặp khó khăn, hãy đặt câu hỏi để gợi ý cách họ nghĩ mình có thể vượt qua trở ngại đó. Thay vì cung cấp giải pháp, hãy thử yêu cầu người kia đưa ra các đề xuất để giúp họ xây dựng kỹ năng ra quyết định của bản thân và hướng dẫn họ đi đến câu trả lời đúng.

Cải thiện giao tiếp và hợp tác

Giao việc là cơ hội để trao đổi phản hồi và giao tiếp hai chiều. Hãy đảm bảo người được giao việc có thể liên lạc với bạn để hỏi bất kỳ thắc mắc nào, và thiết lập các buổi kiểm tra thường xuyên, chẳng hạn như họp 1:1, để bạn có thể xem xét chi tiết hơn về tiến độ.

Hãy cung cấp phản hồi về công việc giao cho nhân viên trước khi họ thực hiện. Ngoài ra, cũng yêu cầu phản hồi từ họ rằng liệu bạn đã cung cấp đủ thông tin để họ hoàn thành tốt công việc chưa? Có bất kỳ câu hỏi nào chưa được trả lời giúp họ hoàn thành công việc dễ dàng hơn không?

Tập trung vào kết quả

Khi giao việc, mục tiêu không phải là yêu cầu thành viên trong nhóm phải làm việc theo đúng cách bạn từng làm. Điều quan trọng là họ đạt được kết quả mong đợi, có thể cách làm việc của họ khác với bạn.

Trong quá trình giao việc và hướng dẫn các thành viên, đừng dành quá nhiều thời gian để giải thích chi tiết từng bước thực hiện. Thay vào đó, hãy tập trung vào mục tiêu cuối cùng và tạo điều kiện cho thành viên tự tìm ra phương pháp hoàn thành công việc của mình. Điều này giúp họ phát triển kỹ năng và cũng thể hiện sự tin tưởng của bạn khi giao phó trách nhiệm cho họ.

Tin tưởng nhưng vẫn cần kiểm tra

Sau khi giao việc, hãy cố gắng tạo khoảng trống để thành viên trong nhóm có thể chủ động thực hiện công việc. Thỉnh thoảng kiểm tra với họ để đảm bảo họ không cần thêm sự hỗ trợ nào, nhưng cũng đừng can thiệp quá nhiều để thể hiện sự tin tưởng.

Tuy nhiên, cuối cùng, bạn vẫn chịu trách nhiệm về thành công của công việc. Nếu đây là lần đầu tiên bạn giao loại công việc này. Hãy thực hiện chu kỳ đánh giá hoặc giai đoạn theo dõi để xem xét kết quả và định hướng lại nếu cần thiết.

Ghi nhận thành tích và khen thưởng

Giao việc hiệu quả mang đến cho các thành viên trong nhóm cơ hội phát triển kỹ năng mới và tham gia vào các dự án quan trọng. Sau khi hoàn thành công việc, hãy chắc chắn rằng bạn ghi nhận thành tích của người đã thực hiện công việc đó.

Cần đảm bảo bạn ghi nhận xứng đáng công lao của nhân viên và dành lời khen ngợi cho họ vì đã hoàn thành tốt công việc. Bằng cách ghi nhận xứng đáng, bạn sẽ tạo động lực cho các thành viên khác cống hiến và phấn đấu hơn.

——————————-