Sự khác biệt giữa chỉ số hiệu suất trọng yếu (KPIs) và những yếu tố thành công then chốt (CSFs)

Last updated on 24 May, 2024

Ngày này, trong lĩnh vực kinh doanh sử dụng quá nhiều từ chuyên ngành viết tắt gây ra sự nhầm lẫn trong nhiều tình huống. Hai cụm từ phổ biến mà có thể nhiều người thường nghe chính là Chỉ số Hiệu suất Trọng yếu (KPIs – (Key Performance Indicators) và những Yếu tố Thành công Then chốt (CSFs – Critical Success Factors). Thông thường, hai cụm từ này thường được sử dụng thay thế cho nhau – tuy nhiên sự thật là cả hai không giống nhau. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ sự khác biệt giữa KPI và CSF.

Tóm lược về sự khác biệt

Sự khác biệt giữa KPI và CSF nằm ở sự khác biệt giữa nguyên nhân và kết quả:

CSF – critical success factors đề cập đến các nguyên nhân dẫn đến sự thành công, tức là họ đặt ra những gì bạn cần làm để thành công. Khái niệm này khá phổ biến trong lĩnh vực kinh doanh trên toàn thế giới và bao gồm những nhân tố như lãnh đạo tốt, nhân viên tích cực, lợi nhuận cao, v.v.

KPI là tác động hay kết quả của hành động của bạn, tức là các chỉ số đo lường xem bạn có thành công hay không. KPI thường khác nhau giữa các doanh nghiệp, tùy thuộc vào các mục tiêu và ưu tiên chiến lược của doanh nghiệp.

Như bạn có thể thấy, mặc dù hai chỉ số này khác nhau, nhưng cả hai thực chất liên kết và phụ thuộc lẫn nhau.

Yếu tố thành công then chốt (CSFs)

CSF là tất cả những biến số đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của doanh nghiệp. Trong khi chiến lược bao quát đặt ra nhiệm vụ và mục tiêu của doanh nghiệp (tức là những gì doanh nghiệp muốn đạt được), CSF xác định chính xác cách các doanh nghiệp sẽ đạt được nó.

Hầu hết các doanh nghiệp trong hầu hết các ngành công nghiệp sẽ có cùng loại CSF, chẳng hạn như tăng dòng tiền, tăng doanh số, cải thiện sự hài lòng của khách hàng, tuyển dụng những người có kỹ năng phù hợp và tăng năng suất.

Một số câu hỏi hữu ích để xác định CSF của riêng doanh nghiệp bao gồm:

• Những yếu tố có khả năng dẫn đến kết quả mong muốn của doanh nghiệp?
• Những điều kiện phải tồn tại để tạo ra kết quả đó?
• Những công cụ nào doanh nghiệp cần để đạt được mục tiêu đó?
• Những kỹ năng nào doanh nghiệp cần để đạt được mục tiêu đó?

Bằng cách xác định CSF, các doanh nghiệp có thể tạo một điểm tham chiếu chung cho những gì doanh nghiệp cần làm để đạt được mục tiêu của mình. Theo cách này, các CSF cung cấp bối cảnh rất cần thiết cho mọi người trong doanh nghiệp bằng cách tập trung mọi người chú ý vào các hoạt động thiết yếu phải được thực hiện và các ưu tiên phải được đáp ứng. Mọi người có thể hiểu và nhận định rõ ràng, cụ thể về CSF.

Chỉ số Hiệu suất Trọng yếu (KPIs)

KPI, hiểu theo một cách đơn giản, chính là một thước đo để đo lường mức độ hiệu quả của các cá nhân, nhóm hoặc toàn bộ công ty. Bằng cách sử dụng thước đo này, các nhà quản lý có thể hiểu liệu doanh nghiệp (hoặc nhóm, hoặc cá nhân) có đi đúng hướng hay không và những khía cạnh cần được cải thiện là gì?

KPI tốt nhất là những KPI được liên kết với các mục tiêu và ưu tiên chiến lược của doanh nghiệp. Có hàng ngàn KPI và việc một doanh nghiệp cố gắng đo lường mọi thứ là một hành động hoàn toàn vô nghĩa (chưa kể đến việc chi phí tốn kém và tốn thời gian). Vì vậy, các doanh nghiệp cần phải chọn lọc, tập trung nỗ lực vào những lĩnh vực thực sự quan trọng đối với họ. Ví dụ: nếu một doanh nghiệp tập trung vào việc xây dựng một thương hiệu mạnh, thì họ sẽ muốn KPI đo lường giá trị thương hiệu và nhận thức về thương hiệu. Do đó, KPI nên được hiểu như một cách để dễ dàng định lượng các mục tiêu và ưu tiên của doanh nghiệp, biến các mục tiêu và ưu tiên đó thành các số liệu có thể đo lường được. Sử dụng các số liệu này, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu suất của họ (hoặc cá nhân hoặc đơn vị kinh doanh, v.v.).

KPI là thước đo định lượng về bản chất, thường sử dụng các con số, tỷ lệ phần trăm hoặc tỷ số để đo lường hiệu suất. Điều này làm cho các chỉ số KPI dễ được sử dụng và dễ được giải thích. Nhưng hầu hết các chỉ số KPIs tiêu chuẩn không thể giải thích được lý do tạo nên các số liệu đó. Ví du: KPIs không cho doanh nghiệp biết lý do tại sao chỉ có 30% khách hàng muốn đề xuất họ, hoặc xác định cách doanh nghiệp có thể cải thiện trong tương lai. Trên thực tế, KPIs không thể giúp cải thiện hiệu suất – các chỉ số đó chỉ cho doanh nghiệp biết nếu họ có đang đạt được những gì họ muốn hay không.

Ngoài ra, việc tập trung vào KPI một cách máy móc có thể làm lệch lạc các hành vi và thậm chí có ảnh hưởng xấu đến doanh nghiệp. Hãy nhớ rằng, số lượng không giống như chất lượng. Ví dụ: doanh nghiệp đang cố gắng đạt mục tiêu tăng lưu lượng truy cập đến trang web của mình thêm 20% bằng cách xuất bản nhiều nội dung miễn phí hơn. Nhưng chất lượng của các bài nội dung đó không còn tốt vì nhóm họ có ít thời gian hơn cho mỗi bài viết hoặc blog. Vì vậy, mặc dù doanh nghiệp đã có được nhiều khách truy cập hơn nhưng lượng thời gian trung bình mà khách truy cập dành để đọc nội dung đã giảm. Nhìn chung, doanh số và khách hàng tiềm năng vẫn không tăng lên – mặc dù doanh nghiệp vẫn đạt được chỉ số KPI đó.

Do đó, các doanh nghiệp phải sử dụng KPIs một cách thông minh và có thể liên kết với các ưu tiên chiến lược của họ.

Sự Kết hợp của KPI và CSF trong thực tế

Các nhà lãnh đạo nên bắt đầu việc đo lường và cải thiện hiệu suất bằng cách xác định mục tiêu và chiến lược của công ty thay vì bắt đầu với CSF, KPI hoặc các dữ liệu thô. Tiếp theo đó, CSF sẽ giúp xác định các yếu tố cần phải có để giúp đạt mục tiêu đó. Và KPI sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi mọi thứ đang diễn ra như thế nào và xác định xem liệu doanh nghiệp có hoạt động như mong muốn hay không.

Rõ ràng, KPI và CSF là những phần quan trọng của bài toán hiệu suất. Nhưng, quá nhiều công ty tập trung vào các chỉ số đó và chi phí hành động. Tương tự, có quá nhiều tài liệu về chiến lược hiện hành chưa chỉ ra được các sáng kiến và hành động cụ thể sẽ đưa doanh nghiệp hướng tới mục tiêu của họ. Nếu không có hành động cụ thể , toàn bộ các hoạt động đo lường sẽ trở nên khá vô nghĩa. Do đó, bên cạnh việc xác định các hệ chỉ số CSF và KPI, các doanh nghiệp cần phải vạch ra các hoạt động và sáng kiến giúp họ cải thiện và đạt được mục tiêu