KPI có thực sự lỗi thời? KPI và chuyển đổi số

Last updated on 14 September, 2024

Gần đây có nhiều ý kiến cho rằng KPI không còn phù hợp với bối cảnh mới, nhất là khi trào lưu chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ. Nên sử dụng các công cụ khác như OKR thay thế? Dưới đây là quan điểm của chuyên gia về vấn đề này.

Phỏng vấn ông Tăng Văn Khánh,
Tổng Giám đốc Công ty Tư vấn OCD,
Tác giả Phần mềm Quản lý KPI digiiTeamW (OOC)

KPI có thực sự lỗi thời? KPI và chuyển đổi số

Chào ông. Gần đây có nhiều ý kiến cho rằng KPI không còn phù hợp với bối cảnh mới. Nên sử dụng các công cụ khác như OKR thay thế?

Không, KPI (Key Performance Indicator) vẫn giữ vai trò quan trọng trong quản lý hiệu suất và đánh giá kết quả công việc trong doanh nghiệp. Trong bối cảnh các doanh nghiệp và cả cơ quan chính phủ đang rất tập trung vào chuyển đổi số, lại càng có cơ sở để nói rằng KPI vẫn giữ vai trò quan trọng trong quản lý doanh nghiệp vì chuyển đổi số sẽ cung cấp nền tảng số liệu tốt hơn để vận hành hệ thống KPI. Đây là điều mà nhiều doanh nghiệp trước kia vẫn vướng mắc khi triển khai KPI. Do đó, chuyển đổi số sẽ giúp khai thông được điểm nghẽn này. Ngược lại, quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp sẽ diễn ra trong thời gian không ngắn. Chính quá trình này cũng cần có các chỉ tiêu KPI để đánh giá hiệu quả của nó.

Chúng tôi không coi OKR là công cụ thay thế KPI mà chúng là những công cụ bổ trợ cho nhau. OKR phù hợp hơn với việc quản lý các mục tiêu đột phá, không thường xuyên, và khó có thể sử dụng để quản lý bức tranh hiệu suất toàn cảnh của doanh nghiệp.

Vậy KPI thực sự là gì?

Vậy có thể hiểu đơn giản KPI là gì?

KPI là chỉ số đánh giá kết quả thực hiện công việc được thiết kế theo chiến lược và mô hình kinh doanh của doanh nghiệp, được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng. Nó phản ánh hiệu quả hoạt động của tổ chức, bộ phận hoặc cá nhân.

Vai trò của KPI

Kết nối các phòng ban, nhân sự vào mục tiêu chung, chiến lược chung của doanh nghiệp, tổ chức.

Đo lường hiệu suất làm việc của nhân viên, tạo động lực và phát hiện khiếm khuyết để cải thiện.

Phân biệt KPI và OKR:

KPI tập trung vào đo lường hiệu suất, trong khi OKR (Objectives and Key Results) tập trung vào đặt ra mục tiêu tham vọng, đột phá và không thường xuyên.

Phân loại KPI trong doanh nghiệp:

Xây dựng bộ chỉ tiêu KPI khác nhau cho từng vị trí phòng ban, nhân viên.

Những sai lầm trong xây dựng KPI:

Xây dựng KPI cố định, không cập nhật và tùy chỉnh theo thời gian. Về bản chất, KPI phục vụ triển khai chiến lược và xử lý những vấn đề nhức nhối của doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu chung. Do đó nó cần được điều chỉnh khi có thay đổi về bối cảnh thực hiện mục tiêu…

Như vậy, KPI vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hiệu suất và đảm bảo mục tiêu được hoàn thành đúng như kỳ vọng.

Có thể có những trở ngại gì trong triển khai KPI?

Với kinh nghiệm tư vấn hệ thống KPI và triển khai phần mềm cho các doanh nghiệp, theo ông doanh nghiệp thường gặp những trở ngại nào trong triển khai KPI?

Triển khai hệ thống chỉ số KPI (Key Performance Indicator) trong doanh nghiệp có thể gặp một số trở ngại. Dưới đây là một số điểm cần lưu ý:

Thiết kế sai phương pháp:

Việc xây dựng KPI không đúng phương pháp có thể dẫn đến việc đo lường không chính xác và không phản ánh đúng tình hình thực tế.

Quá tham lam khi thiết kế:

Đôi khi doanh nghiệp muốn đo lường quá nhiều chỉ số, dẫn đến việc quản lý phức tạp và không hiệu quả.

Thiếu dữ liệu quá khứ:

KPI cần dựa trên dữ liệu lịch sử để đánh giá hiệu suất và đặt ra mục tiêu tương lai. Thiếu thông tin quá khứ có thể ảnh hưởng đến độ chính xác của KPI.

Không có hệ thống theo dõi phù hợp:

Việc thiếu hệ thống theo dõi KPI hoặc không có cách theo dõi hiệu quả có thể làm mất kiểm soát và khó khăn trong việc đánh giá kết quả.

Không gắn với đãi ngộ:

KPI cần liên kết với hệ thống đánh giá và đãi ngộ nhân viên. Nếu không, nhân viên có thể không đạt được KPI mà không có sự khích lệ hoặc phần thưởng tương ứng.

Truyền thông không đầy đủ:

Việc không thông báo rõ ràng về KPI và mục tiêu có thể làm cho nhân viên không hiểu rõ và không đồng tình với  hệ thống chỉ số.

Cần lưu ý rằng, việc triển khai KPI cần sự quyết tâm của lãnh đạo và sự hỗ trợ từ đội ngũ để đảm bảo hiệu quả trong quản lý và đánh giá hoạt động của doanh nghiệp.

Lộ trình xây dựng và triên khai hệ thống KPI

Vậy doanh nghiệp nên xây dựng và triển khai hệ thống KPI theo lộ trình nào?

Xây dựng hệ thống theo dõi KPI (Key Performance Indicator) phù hợp là một phần quan trọng trong việc đánh giá hiệu suất và đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Dưới đây là một số bước để thiết lập hệ thống KPI hiệu quả:

Xác định chiến lược, mục tiêu và nguồn lực:

Đầu tiên, xác định rõ định hướng chiến lược, mục tiêu kinh doanh và nguồn lực có sẵn để đảm bảo tính khả thi của KPI.

Chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ (nếu cần thiết)

Việc chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ là cần thiết để đảm bảo bộ chỉ tiêu được xây dựng phù hợp với chức năng của bộ phận hoặc vị trí và họ có thể tác động đến kết quả.

Xây dựng bộ chỉ tiêu KPI ở các cấp

Xác định các chỉ số KPI liên quan đến chiến lược, mục tiêu và chức năng của từng phòng ban, vị trí. Trong quá trình này, cần xác định các thông số cơ bản của bộ chỉ tiêu KPI như tên chỉ tiêu, mã chỉ tiêu, đơn vị tính, số kế hoạch, trọng số chỉ tiêu, công thức tính toán kết quả thực hiện, công thức quy đổi kết quả KPI…

Thiết lập cách đo lường và đánh giá:

Với mỗi chỉ tiêu KPI cần xác định nguồn dữ liệu về kết quả thực hiện, cách thức đánh giá. Nếu không làm rõ vấn đề này sẽ gây tranh cãi khi đánh giá và ảnh hưởng đến mức độ tiếp nhận bộ chỉ tiêu. Ví dụ, doanh thu cần lấy theo nguồn của PM Bán hàng hay PM Kế toán?

Theo dõi và điều chỉnh KPI:

Ứng dụng KPI là một quá trình dài. Định kỳ, cần theo dõi, cập nhật kết quả thực hiện vào file hoặc phần mềm, qua đó đánh giá được tiến độ hoàn thành KPI và điều chỉnh khi cần thiết để đảm bảo hiệu quả.

Nhớ rằng, việc xây dựng hệ thống KPI đòi hỏi sự tỉ mỉ và cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác và phản ánh đúng tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Vai trò của phần mềm KPI trong triển khai KPI?

Phần mềm KPI có vai trò như thế nào trong triển khai KPI?

Phần mềm quản lý KPI (Key Performance Indicator) đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai và quản lý KPI của doanh nghiệp. Chuyển đổi số giúp cho việc triển khai KPI thuận lợi hơn nhờ cung cấp dữ liệu đầy đủ, kịp thời. KPI và chuyển đổi số có vai trò tương hỗ. Dưới đây là một số điểm liên quan:

Tạo thước đo KPI chính xác và minh bạch

Phần mềm KPI giúp doanh nghiệp lượng hóa các mục tiêu và chỉ tiêu KPI một cách chính xác và minh bạch. Bằng cách chuyển đổi các mục tiêu chiến lược chung chung thành những chỉ số KPI cụ thể, dễ dàng đo lường và đánh giá, phần mềm này giúp doanh nghiệp xác định rõ vị trí hiện tại và vạch ra lộ trình rõ ràng để đạt được mục tiêu. KPI và chuyển đổi số hỗ trợ việc đo lường 

Thay vì sử dụng phương pháp nhập liệu thủ công trên Excel hay Google Sheet, phần mềm KPI tự động thu thập, phân tích và báo cáo dữ liệu liên tục, giúp doanh nghiệp theo dõi sát sao tiến độ thực hiện so với mục tiêu.

Đánh giá hiệu suất làm việc từ nhiều góc độ khác nhau

Phần mềm KPI không chỉ đo lường và đánh giá, mà còn tạo động lực mạnh mẽ cho nhân viên cải thiện tốc độ thực thi thông qua việc công khai, minh bạch kết quả. Điều này thúc đẩy sự phát triển chung của doanh nghiệp, giúp mỗi cá nhân nhận thức rõ vai trò của mình trong việc đóng góp vào thành công chung. Trong bối cảnh chuyển đổi số của doanh nghiệp, KPI cũng giúp thể hiện mức độ hoàn thành các chỉ tiêu của chuyển đổi số.

Tích hợp và tự động cập nhật dữ liệu từ các phần mềm/giải pháp quản lý khác

Phần mềm quản lý KPI (Key Performance Indicator) thường có khả năng tích hợp với các ứng dụng khác trong doanh nghiệp. Điều này giúp đồng bộ hóa dữ liệu và tạo liên kết giữa các hệ thống. Cụ thể, phần mềm KPI thường kết nối với các phần mềm quản lý nhân sự, quản lý sản xuất, quản lý dự án, hoặc các ứng dụng khác để cung cấp thông tin chi tiết và giá trị kinh doanh từ dữ liệu phức tạp. Việc tích hợp này thể hiện rõ ràng tương hỗ giữa KPI và chuyển đổi số.

Cung cấp báo cáo/dashboard trực quan và thời gian thực

Phần mềm KPI có thể cung cấp dashboard hoặc báo cáo cập nhật về tiến độ hoàn thành KPI của doanh nghiệp, các bộ phận và cá nhân theo từng kỳ. Từ đó nó hỗ trợ Ban điều hành ra quyết định kịp thời, phuc hợp.

Một số phần mềm quản lý KPI tốt tại Việt Nam

Vậy doanh nghiệp có thể xem xét những phần mềm KPI nào?

Doanh nghiệp có thể cân nhắc một số phần mềm KPI tiêu biểu.

Phần mềm KPI digiiTeamW của OOC

Đây là phần mềm KPI chuyên sâu và linh hoạt bậc nhất trên thị trường, được thiết kế bởi Công ty Giải pháp Công nghệ OOC. Phần mềm KPI digiiTeamW giúp doanh nghiệp thiết kế hệ thống chỉ tiêu KPI, giao và duyệt chỉ tiêu, theo dõi cập nhật kết quả, thực hiện đánh giá và báo cáo tự động. Nó cũng cung cấp các tính năng linh hoạt giúp quá trình sử dụng tiện dụng hơn, thuận lợi hơn như nhiều

Phần mềm CoDX OKR

CoDX OKR là một phần mềm quản lý KPI miễn phí, hỗ trợ tạo và theo dõi chỉ số KPI cũng như quản lý mục tiêu kinh doanh của tổ chức.

CoffeeHR

CoffeeHR cung cấp tính năng quản lý và đánh giá KPI, giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất làm việc và đạt được mục tiêu kinh doanh.

Phần mềm KPI DOMO

DOMO là một phần mềm quản lý KPI trực quan, giúp tổ chức theo dõi và đánh giá hiệu suất công việc một cách dễ dàng.

Nhớ rằng, việc lựa chọn phần mềm KPI phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và tính linh hoạt của công cụ.

Tự xây dựng KPI hay thuê tư vấn

Doanh nghiệp nên tự xây dựng KPI hay thuê tư vấn

Việc tự xây dựng hệ thống KPI hay thuê đơn vị tư vấn chuyên nghiệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Dưới đây là một số điểm để bạn cân nhắc:

Tự xây dựng hệ thống KPI:

Ưu điểm:

Không tốn thêm chi phí.

Hiểu rõ vấn đề của doanh nghiệp.

Đỡ bị phản đối khi áp dụng.

Nhược điểm:

Phương pháp luận có thể không chuẩn xác, dẫn đến quá trình làm không bài bản.

Dễ bị ảnh hưởng bởi kinh nghiệm hoặc góc nhìn cá nhân.

Thiếu kinh nghiệm triển khai và công cụ theo dõi, đánh giá.

Thuê đơn vị tư vấn xây dựng hệ thống KPI

Ưu điểm:

Tư vấn tốt có cách tiếp cận bài bản, đỡ thiên lệch.

Kinh nghiệm triển khai ở nhiều doanh nghiệp khác nhau.

Có thể đi kèm phần mềm quản lý KPI, dễ theo dõi và triển khai.

Nhược điểm:

Tốn chi phí.

Cần thời gian tìm hiểu doanh nghiệp.

Dễ bị phản đối do đến từ bên ngoài.

Các công ty tư vấn KPI hàng đầu

Nếu thuê tư vấn, doanh nghiệp có thể lựa chọn công ty nào?

Dưới đây là một số công ty tư vấn KPI uy tín hàng đầu tại Việt Nam:

Công ty Tư vấn Quản lý OCD

OCD là công ty tư vấn quản lý hàng đầu tại Việt Nam, với hơn 20 năm kinh nghiệm. OCD đã tư vấn xây dựng hệ thống KPI cho nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam như Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Tập đoàn Xây dựng và Kinh doanh Địa ốc Hòa Bình, Tổng Công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí (PVFCCo), và nhiều dự án khác.

Ngoài tư vấn, khách hàng cũng có thể lựa chọn phần mềm KPI digiiTeamW của OOC như đã trình bày ở trên. Bạn cũng có thể tham khảo Dịch vụ và kinh nghiệm tư vấn KPI của OCD.

Công ty tư vấn KPI BrainMark

BrainMark cung cấp dịch vụ tư vấn xây dựng hệ thống KPI theo chuẩn quốc tế, phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp.

Công ty tư vấn KPI SoTalent

SoTalent cung cấp tính năng quản lý và đánh giá KPI, giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất làm việc và đạt được mục tiêu kinh doanh.

Công ty phần mềm và tư vấn KPI NextX

NextX cung cấp phần mềm hỗ trợ quản lý KPI, giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu suất công việc một cách dễ dàng và hiệu quả.

Viện nghiên cứu đào tạo công nghệ quốc tế iRTC

iRTC cung cấp dịch vụ tư vấn xây dựng hệ thống KPI theo chuẩn quốc tế, phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp.

Xin cám ơn ông.