Getting Things Done (GTD) là gì? Hướng dẫn áp dụng hiệu quả để tăng năng suất làm việc

Last updated on 26 February, 2026

Getting Things Done (GTD) là phương pháp quản lý công việc giúp tổ chức nhiệm vụ khoa học, giảm căng thẳng và tăng năng suất. Bằng cách áp dụng quy trình 5 bước gồm thu thập, làm rõ, sắp xếp, thực hiện và rà soát, bạn có thể kiểm soát toàn bộ công việc hiệu quả và đạt hiệu suất tối ưu trong học tập cũng như sự nghiệp.

Trong thời đại bùng nổ thông tin, con người phải đối mặt với hàng trăm nhiệm vụ mỗi ngày. Nếu không có hệ thống tổ chức hợp lý, bạn rất dễ rơi vào trạng thái quá tải, stress và trì hoãn. GTD ra đời nhằm giải quyết triệt để vấn đề này.

Getting Things Done (GTD) là gì?

Getting Things Done (GTD) là một hệ thống quản lý công việc cá nhân được phát triển nhằm giúp con người kiểm soát toàn bộ nhiệm vụ, dự án và ý tưởng theo cách khoa học, từ đó tối ưu năng suất và giảm áp lực tinh thần.

Nói cách khác, GTD giúp bạn:

• Làm việc hiệu quả hơn

• Giảm stress

• Tăng sự tập trung

• Hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn

Nguồn gốc và triết lý cốt lõi của GTD

Phương pháp GTD được xây dựng dựa trên nguyên lý:

Não bộ không được sinh ra để ghi nhớ, mà để suy nghĩ.

Việc cố gắng ghi nhớ quá nhiều đầu việc sẽ làm giảm khả năng tập trung và sáng tạo. GTD giúp “giải phóng bộ nhớ”, đưa mọi thứ ra khỏi đầu và tổ chức chúng trong một hệ thống đáng tin cậy.

Triết lý nền tảng của GTD

• Thu thập tất cả việc cần làm

• Làm rõ từng đầu việc

• Sắp xếp hợp lý

• Thực hiện có chủ đích

• Rà soát liên tục

Vì sao Getting Things Done giúp tăng năng suất vượt trội?

Áp dụng GTD mang lại nhiều lợi ích rõ rệt:

Theo nhiều nghiên cứu về hiệu suất lao động, những người áp dụng phương pháp quản lý công việc khoa học có thể tăng năng suất từ 20–40% so với cách làm truyền thống.

Quy trình 5 bước của Getting Things Done

GTD được xây dựng trên một quy trình gồm 5 bước cốt lõi:

Thu thập (Capture)

Ghi lại tất cả những việc cần làm, ý tưởng, suy nghĩ, nhiệm vụ… vào một nơi duy nhất.

Ví dụ:

• Việc công ty

• Việc cá nhân

• Ý tưởng kinh doanh

• Lịch học

• Cuộc hẹn

Nguyên tắc: Không giữ bất cứ việc gì trong đầu.

Làm rõ (Clarify)

Xác định rõ:

• Việc này có cần hành động không?

• Nếu có → hành động tiếp theo là gì?

Quy tắc 2 phút:

Nếu một việc làm trong dưới 2 phút → làm ngay.

Sắp xếp (Organize)

Phân loại công việc thành các nhóm:

• Việc cần làm ngay

• Việc chờ xử lý

• Dự án

• Lịch hẹn

• Việc ủy quyền

Việc này giúp bạn luôn biết chính xác cần làm gì trong từng thời điểm.

Thực hiện (Engage)

Dựa vào:

• Mức độ ưu tiên

• Thời gian hiện có

• Năng lượng

để lựa chọn nhiệm vụ phù hợp nhất.

Rà soát (Review)

Mỗi tuần, hãy:

• Xem lại toàn bộ hệ thống

• Cập nhật tiến độ

• Điều chỉnh kế hoạch

Đây là bước giúp GTD luôn hoạt động hiệu quả và linh hoạt.

Cách áp dụng Getting Things Done hiệu quả cho người mới bắt đầu

Bước 1: Xây dựng “Inbox” thu thập công việc

Bạn có thể dùng:

• Sổ tay

• Ứng dụng ghi chú

• Google Keep

• Notion

• Todoist

Bước 2: Tạo hệ thống danh sách chuẩn GTD

Các danh sách cơ bản:

• Next Actions – Việc cần làm tiếp theo

• Projects – Dự án

• Waiting For – Việc đang chờ

• Someday/Maybe – Việc có thể làm sau

Bước 3: Thiết lập thói quen rà soát hàng tuần

Dành 30–45 phút mỗi tuần để:

• Kiểm tra danh sách

• Xóa việc không cần thiết

• Cập nhật tiến độ

Công cụ hỗ trợ Getting Things Done phổ biến

Ví dụ thực tế áp dụng GTD trong công việc

Trường hợp: Nhân viên Marketing

Inbox:

• Viết bài SEO

• Họp khách hàng

• Chạy quảng cáo

• Báo cáo tuần

Sau khi áp dụng GTD:

• Next Actions: Viết outline bài SEO

• Projects: Chiến dịch SEO Q1

• Waiting For: Khách duyệt nội dung

• Calendar: Họp lúc 14h

Kết quả:

• Giảm stress

• Kiểm soát tốt tiến độ

• Tăng hiệu suất 35%

Ưu điểm và hạn chế của Getting Things Done

Ưu điểm

• Hệ thống rõ ràng

• Linh hoạt

• Áp dụng cho mọi lĩnh vực

• Tăng năng suất bền vững

Hạn chế

• Cần thời gian làm quen

• Dễ bỏ cuộc nếu thiếu kỷ luật

• Quá chi tiết nếu áp dụng máy móc

Những sai lầm phổ biến khi áp dụng GTD

1. Thu thập không đầy đủ

2. Không làm rõ hành động tiếp theo

3. Không rà soát hàng tuần

4. Lạm dụng công cụ

5. Làm quá phức tạp hệ thống

Kết luận

Trong thời đại đa nhiệm và áp lực cao, Getting Things Done không chỉ là phương pháp quản lý công việc, quản lý thời gian, mà còn là triết lý sống giúp bạn làm chủ thời gian và năng lượng.

Chỉ cần áp dụng đúng:

• Thu thập đầy đủ

• Tổ chức khoa học

• Rà soát đều đặn

bạn sẽ thấy hiệu quả rõ rệt chỉ sau 2–4 tuần.