DMAIC là gì? Quy trình triển khai DMAIC để giải quyết vấn đề

Last updated on 17 September, 2024

Doanh số và lợi nhuận và mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp. Đây cũng là thước đo phản ánh chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Với sự xuất hiện ngày càng nhiều của các công nghệ mới, mức độ cạnh tranh ngày càng khốc liệt. Vì thế, các công ty đang nỗ lực cải thiện hoạt động và trở nên hiệu quả hơn. Đây là một trong những lý do khiến nhiều doanh nghiệp áp dụng phương pháp DMAIC, một trong những kỹ thuật cốt lõi làm nền tảng cho các dự án Six Sigma hoặc bất kỳ dự án cải tiến quy trình nào khác.

Phương pháp DMAIC là gì?

Phương pháp DMAIC là một trong những phương pháp phổ biến nhất và được sử dụng rộng rãi để cải thiện một quy trình kinh doanh hoặc toàn bộ mô hình doanh nghiệp.

Quy trình DMAIC bao gồm 5 giai đoạn chính. Cụ thể là Define (Xác định), Measure (Đo lường), Analyze (Phân tích), Improve (Cải tiến) và Control (Kiểm soát). Những giai đoạn này tạo thành các trụ cột chính của mô hình DMAIC. Nó cho phép doanh nghiệp cải thiện một chức năng kinh doanh hiện tại hoặc toàn bộ tổ chức để gia tăng hiệu quả hoạt động.

Quá trình triển khai phương pháp DMAIC phụ thuộc nhiều vào dữ liệu và đi sâu vào từng chi tiết phức tạp. Nó cung cấp các cách thức để cải thiện triệt để một quy trình hoặc chức năng kinh doanh. Phương pháp này áp dụng được trong mọi ngành nghề hoặc lĩnh vực, đặc biệt là trong quản lý sản xuất. Nó được ứng dụng như một biểu tượng điển hình trong Six Sigma và Lean Six Sigma.

Trước khi triển khai DMAIC, hãy lựa chọn một dự án tốt!

Lựa chọn dự án DMAIC

Trong bất kỳ nỗ lực cải tiến quy trình nào của doanh nghiệp, lựa chọn đúng dự án là điều thiết yếu. Lựa chọn dự án để triển khai mô hình DMAIC phù hợp sẽ tăng tỷ lệ thành công của doanh nghiệp. Dưới đây là 4 nguyên tắc khi lựa chọn:

• Vấn đề rõ ràng: Chọn một vấn đề nổi bật và dễ nhận thấy trong quy trình hiện tại.
• Quan trọng và khả thi: Chọn vấn đề có tác động mạnh mẽ đến hiệu quả hoạt động nhưng mức độ phức tạp vừa phải, có thể xử lý được.
• Tiềm năng cải thiện: Dự án nên có khả năng rút ngắn thời gian thực hiện, giảm thiểu lỗi, tiết kiệm chi phí hoặc cải thiện năng suất.
• Dữ liệu dễ thu thập: Đảm bảo bạn có thể thu thập dữ liệu về quy trình được chọn để đánh giá và đo lường được mức độ cải tiến.

Sau khi chọn được dự án phù hợp, bạn và nhóm cải tiến có thể áp dụng phương pháp DMAIC để phân tích sâu các vấn đề trong quy trình, mang lại những kết quả tốt đẹp có thể đo lường và bền vững.

Quy trình triển khai DMAIC để giải quyết vấn đề

Trong từng giai đoạn của mô hình DMAIC, bạn cần thực hiện các hành động cụ thể và sử dụng các công cụ cụ thể. Quy trình DMAIC bao gồm các bước sau đây:

Quy trình triển khai phương pháp DMAIC

Bước 1: Define (Xác định)

Đây là bước bạn cần xác định rõ ràng vấn đề cần giải quyết. Bạn phải đưa ra tuyên bố chính thức về vấn đề, tập hợp tất cả các nguồn lực cần thiết và thiết lập mục tiêu sau cùng. Trong bước này, bạn có thể sử dụng sơ đồ SIPOC và lưu đồ (flowchart) để cung cấp cái nhìn tổng quan về quy trình cần phân tích.

Bước 2: Measure (Đo lường)

Đây là lúc bạn cần đo lường vấn đề và hiệu suất của quy trình hiện tại bằng cách định lượng chúng. Các câu hỏi cần giải quyết bao gồm:

• Làm thế nào để đo lường mức độ nghiêm trọng của vấn đề?
• Chúng ta cần thu thập dữ liệu gì để đo lường và dữ liệu đó có độ tin cậy như thế nào?
• Hiệu suất của quy trình hiện tại là bao nhiêu?

Đây sẽ là mức cơ sở khi bạn muốn đo lường tác động của bất kỳ cải tiến quy trình nào được thực hiện so với bạn đầu.

Bước 3: Analyze (Phân tích)

Đây là giai đoạn bạn cần xác định nguyên nhân gốc rễ gây ra vấn đề. Trong trường hợp này, bạn cần trực quan hóa dữ liệu đã thu thập. Bạn có thể:

• Sử dụng biểu đồ Pareto để trình bày dữ liệu bằng số.
• Sử dụng biểu đồ xương cá để tổng hợp kiến thức hiện tại của những người tham gia quy trình.
• Sử dụng phương pháp 5 whys để thu hẹp các nguyên nhân tiềm ẩn.

Bước 4: Improve (Cải tiến)

Bạn cần giải quyết vấn đề trong quy trình ở bước này. Để triển khai giải pháp tốt nhất, bạn nên sử dụng ma trận Tác động – Nỗ lực (Impact – Effort Matrix) để đánh giá tính khả thi của giải pháp. Giải pháp đó nên có tác động tích cực nhất với chi phí/nỗ lực thấp nhất. Hơn nữa, bạn có thể khám phá ra những giải pháp tiềm năng khác bằng việc sử dụng chu trình PDCA. Sau đó, chọn ra phương án tốt nhất để triển khai rộng rãi.

Ma trận Tác động – Nỗ lực (Impact – Effort Matrix)

Ma trận Impact – Effort

Quick Wins (Chiến thắng nhỏ):

• Tác động: Cao
• Nỗ lực: Thấp
• Đặc điểm: Đây là những công việc mang lại hiệu quả cao, tác động lớn đến mục tiêu dự án nhưng lại không đòi hỏi nhiều nỗ lực. Chúng thường là những việc dễ thực hiện, nhanh chóng và mang lại kết quả ngay lập tức.
• Ví dụ: Sửa lỗi nhỏ trong hệ thống, cải thiện quy trình làm việc đơn giản, thực hiện các chiến dịch marketing du kích.

Major Projects (Dự án lớn):

• Tác động: Cao
• Nỗ lực: Cao
• Đặc điểm: Đây là những giải pháp có quy mô lớn, phức tạp, đòi hỏi nhiều nguồn lực và thời gian. Chúng thường có tác động lớn đến toàn bộ dự án hoặc tổ chức.
  Ví dụ: Phát triển sản phẩm mới, triển khai hệ thống phần mềm lớn, mở rộng thị trường.

Fill-in (Công việc bổ sung):

• Tác động: Thấp
• Nỗ lực: Thấp
• Đặc điểm: Đây là những công việc tiểu tiết, đơn giản, không đòi hỏi nhiều nỗ lực và cũng không mang lại tác động lớn. Chúng thường được thực hiện khi các công việc quan trọng khác đã hoàn thành hoặc khi có thời gian rảnh.
• Ví dụ: Sắp xếp tài liệu, trả lời email, tham gia các cuộc họp nhỏ.

Thankless tasks (Công việc bạc bẽo):

• Tác động: Thấp
• Nỗ lực: Cao
• Đặc điểm: Đây là những giải pháp không mang lại nhiều giá trị nhưng lại đòi hỏi nhiều nỗ lực. Nên cân nhắc kỹ trước khi thực hiện các công việc này.
• Ví dụ: Các giải pháp không phù hợp với mục tiêu của dự án, có mức độ rủi ro cao, tốn nhiều chi phí, nguồn lực và không khả thi.

Bước 5: Control (Kiểm soát)

Trong giai đoạn này, bạn cần tập trung vào việc duy trì tính ổn định của những cải tiến trong giai đoạn trước. Bạn phải tạo ra một kế hoạch giám sát để theo dõi hiệu quả quy trình sau khi cải tiến. Ngoài ra, việc tạo kế hoạch phản ứng cũng là một điều cần thiết phòng trường hợp quy trình có dấu hiệu giảm hiệu suất.

Ví dụ về ứng dụng phương pháp DMAIC trong thực tế

Hãy thử tưởng tượng bạn điều hành một doanh nghiệp sản xuất đồng hồ cao cấp. Sau khi đọc báo cáo kết quả kinh doanh theo quý, bạn thấy rằng lợi nhuận thực tế thấp hơn dự kiến. Tuy nhiên, bạn không hiểu rõ lý do tại sao. Vì thế, bạn quyết định sử dụng phương pháp DMAIC để tìm hiểu tận gốc vấn đề và đưa ra giải pháp khắc phục sự cố.

Bước 1: Xác định

Như chúng ta đã biết, ở bước đầu tiên này, bạn cần xác định vấn đề chính xác nhất có thể. Trong ví dụ trên, vấn đề chính là tỷ suất lợi nhuận giảm mặc dù giá bán không thay đổi. Bạn cần xác định và khắc phục tình trạng này nhanh chóng. Vì vậy, công ty quyết định thành lập một đội nhóm thuộc nhiều bộ phận, phòng ban để đào sâu về vấn đề này. Điều này đảm bảo tính toàn diện, không bỏ sót bất kỳ khả năng nào có thể xảy ra.

Bước 2: Đo lường

Trong giai đoạn đo lường, bạn cần thu thập những dữ liệu mà có thể sẽ cung cấp nhiều thông tin chi tiết nhất về nguyên nhân gây ra vấn đề. Với ví dụ về nhà sản xuất đồng hồ, bạn quyết định vẽ một sơ đồ về quy trình sản xuất và đo lường thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi công đoạn trong quy trình.

Bước 3: Phân tích

Giai đoạn này bao gồm phân tích dữ liệu để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Các công cụ thường được sử dụng bao gồm phương pháp 5 whys và biểu đồ xương cá.

Trong ví dụ này, bạn sử dụng phương pháp 5 whys trong cuộc thảo luận nhóm để tìm ra nguyên nhân gốc rễ. Trong quá trình brainstorming (động não và thảo luận), bạn cùng đội nhóm phát hiện ra rằng có một công đoạn ở giữa dây chuyền sản xuất thực tế đang mất nhiều thời gian hơn dự kiến.

Sau khi phân tích sâu hơn, bạn nhận ra rằng điều này xảy ra do một linh kiện nhỏ nhưng rất cần thiết thường xuyên hết hàng. Lúc này, nhóm lắp ráp đồng hồ phải đợi khi có thêm đủ hàng về thì họ mới có thể tiếp tục sản xuất. Theo đó, tình trạng này xảy ra là do nhà cung cấp linh kiện không đáng tin cậy.

Bước 4: Cải tiến

Trong bước này, bạn cần giải quyết tận gốc vấn đề. Với ví dụ trên, có nhiều cách để cải thiện quy trình. Một trong những cách đó là tăng lượng tồn kho linh kiện. Một phương án khác là đổi sang nhà cung cấp mới. Hoặc, bạn có thể ký thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) với nhà cung cấp hiện tại để đảm bảo họ giao hàng đúng hạn và đáp ứng đủ lượng linh kiện cần thiết.

Ký thỏa thuận SLA (Service Level Agreement)

Bước 5: Kiểm soát

Giai đoạn kiểm soát tập trung vào đảm bảo những cải tiến được duy trì bền vững và ngăn ngừa sự cố tái diễn. Hoặc, ít nhất là bạn cần biết đến vấn đề đó ngay lập tức để xử lý. Trong ví dụ này, bạn sẽ tổ chức các buổi họp hàng tuần để theo dõi dữ liệu về thời gian hoàn thành từng công đoạn sản xuất đồng hồ. Nếu có sự thay đổi bất thường nào, bạn  cần xác định ngay lập tức vấn đề đang xảy ra. Từ đó, bạn có thể can thiệp và thực hiện các biện pháp khắc phục kịp thời.

Lợi ích của DMAIC

Có rất nhiều lợi ích mà phương pháp DMAIC mang lại cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Xác định và đo lường mục tiêu rõ ràng: Mô hình DMAIC giúp bạn xác định chính xác những gì cần cải thiện và theo dõi hiệu quả các hoạt động.
• Nâng cao hiệu suất theo thời gian: Thông qua việc đo lường và phân tích dữ liệu, bạn có thể liên tục cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
• Xác định các điểm cải tiến tiềm năng: phương pháp DMAIC cung cấp một khuôn mẫu phân tích dữ liệu, từ đó giúp bạn tìm ra những lĩnh vực có thể cải thiện quy trình.
• Cải thiện chất lượng, thời gian thực hiện và sự hài lòng của khách hàng: DMAIC hướng đến việc gia tăng chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, rút ngắn thời gian sản xuất và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
• Giảm chi phí và tăng lợi nhuận: Bằng việc cải thiện hiệu quả hoạt động, phương pháp này có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và gia tăng lợi nhuận.

So sánh DMAIC và DMADV

Hai phương pháp luận trong Six Sigma được sử dụng rộng rãi nhất là DMAIC và DMADV. Cả hai phương pháp này đều được thiết kế để giúp quy trình kinh doanh trở nên hiệu quả hơn. Mặc dù cả hai có một số điểm chung, chúng không thể thay thế lẫn nhau và được sử dụng trong các quy trình kinh doanh khác nhau. Trước khi so sánh chi tiết hơn về hai cách tiếp cận này, hãy cùng xem lại ý nghĩa của các từ viết tắt của chúng.

• DMAIC: Định nghĩa (Define), Đo lường (Measure), Phân tích (Analyze), Cải tiến (Improve), Kiểm soát (Control)
• DMADV: Định nghĩa (Define), Đo lường (Measure), Phân tích (Analyze), Thiết kế (Design), Xác minh (Verify)

Điểm khác biệt nằm ở hai bước cuối cùng trong mỗi quy trình. Trong DMADV, bước thiết kế (Design) và xác minh (Verify) tập trung vào việc thiết kế lại quy trình để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Ngược lại, bước cải tiến (Improve) và kiểm soát (Control) trong DMAIC lại chỉ đơn giản là tìm cách để tối ưu và thiết lập hệ thống kiểm soát quy trình.

Tóm lại, mô hình DMAIC tập trung vào việc cải tiến các quy trình hiện hữu để giảm thiểu lỗi và nâng cao hiệu quả. Còn DMADV tập trung vào việc phát triển các quy trình hoàn toàn mới liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Tạm kết

DMAIC là quy trình cải tiến 5 bước tập trung vào việc cải thiện chất lượng và giảm thiểu các khuyết tật. Nó là một trong những công cụ cốt lõi của các dự án Six Sigma. DMAIC đóng vai trò như một kim chỉ nam dẫn lối doanh nghiệp tìm ra giải pháp và đạt được nhiều kết quả kinh doanh tốt đẹp.

——————————-