Định biên nhân sự và cơ cấu tổ chức – Vấn đề nóng từ sau đại dịch

Last updated on 17 August, 2024

Định biên nhân sự (Workforce Planning) là quá trình xác định và quản lý số lượng, chất lượng và cấu trúc của nhân sự cần thiết để thực hiện các mục tiêu kinh doanh của một tổ chức. Quá trình này bao gồm các bước như dự báo nhu cầu nhân sự, phân tích cung nhân sự hiện có, so sánh giữa cung và cầu, và đưa ra các biện pháp điều chỉnh nhân sự phù hợp.

Mục tiêu của định biên nhân sự là đảm bảo rằng tổ chức có đủ nhân sự với đúng kỹ năng, ở đúng vị trí và vào đúng thời điểm để đạt được các mục tiêu chiến lược. Điều này cũng giúp tổ chức tối ưu hóa chi phí nhân sự, tăng hiệu quả hoạt động và đáp ứng các biến đổi trong môi trường kinh doanh.

Sau Covid 19, vấn đề định biên nhân sự (Workforce Planning) dường như nóng hơn bao giờ hết?

Đúng vậy, sau đại dịch Covid-19, vấn đề định biên nhân sự (Workforce Planning) đã trở nên đặc biệt quan trọng và nóng hơn bao giờ hết vì nhiều lý do:

Biến động về nhân sự:

• Đại dịch đã gây ra sự biến động lớn về nhân sự, bao gồm việc giảm số lượng nhân viên do cắt giảm chi phí, giãn cách xã hội, và việc các nhân viên phải làm việc từ xa. Nhiều doanh nghiệp phải đối mặt với việc mất đi một số lượng lớn nhân viên, điều này đòi hỏi họ phải có kế hoạch định biên nhân sự linh hoạt để đáp ứng nhu cầu kinh doanh.

Thay đổi trong môi trường làm việc:

• Làm việc từ xa và hybrid (kết hợp giữa làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa) đã trở thành xu hướng phổ biến. Điều này đòi hỏi các tổ chức phải điều chỉnh lại chiến lược nhân sự, bao gồm việc quản lý hiệu quả lực lượng lao động từ xa và đảm bảo rằng họ vẫn đáp ứng được các mục tiêu kinh doanh.

Nhu cầu kỹ năng mới:

• Đại dịch đã thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong nhiều ngành công nghiệp, tạo ra nhu cầu cao về các kỹ năng công nghệ và kỹ năng số. Điều này yêu cầu các doanh nghiệp phải tái định biên nhân sự để tuyển dụng và đào tạo nhân viên phù hợp với các yêu cầu mới.

Tái cơ cấu tổ chức:

• Nhiều doanh nghiệp đã phải tái cơ cấu để thích ứng với tình hình kinh tế mới, dẫn đến việc cần phải định biên lại nhân sự để đảm bảo họ có đủ người với đúng kỹ năng ở những vị trí cần thiết.

Sự nhấn mạnh vào sức khỏe và tinh thần nhân viên:

• Đại dịch đã làm nổi bật tầm quan trọng của sức khỏe và tinh thần nhân viên. Do đó, các doanh nghiệp phải điều chỉnh kế hoạch nhân sự để tạo ra môi trường làm việc an toàn, hỗ trợ sức khỏe tinh thần, và xây dựng một văn hóa doanh nghiệp lành mạnh.

Quản lý rủi ro:

• Covid-19 đã cho thấy sự cần thiết của việc có một lực lượng lao động dự phòng và khả năng phản ứng nhanh với các tình huống khẩn cấp. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải có chiến lược định biên nhân sự để đảm bảo tính linh hoạt và khả năng chịu đựng trước các khủng hoảng tương lai.

Như vậy, định biên nhân sự không chỉ còn là một nhiệm vụ mang tính chất chiến lược mà đã trở thành một yếu tố sống còn để doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển trong bối cảnh hậu đại dịch.

Số lượng tìm kiếm từ khóa định biên nhân sự, workforce planning ở Việt nam và thế giới 5 năm qua

Việc tìm kiếm các từ khóa liên quan đến “định biên nhân sự” và “workforce planning” đã có sự gia tăng đáng kể trong vài năm qua, đặc biệt sau đại dịch COVID-19. Tại Việt Nam, từ khóa “định biên nhân sự” đã trở thành một trong những chủ đề nóng bỏng do sự cần thiết phải tối ưu hóa lực lượng lao động khi các doanh nghiệp phải đối mặt với những biến động kinh tế và yêu cầu phải tái cơ cấu để duy trì hoạt động hiệu quả.

Theo số liệu từ Google Trends, số lượng tìm kiếm liên quan đến “workforce planning” trên toàn cầu cũng đã tăng đều đặn trong 5 năm qua. Điều này phản ánh mối quan tâm ngày càng tăng đối với việc lập kế hoạch lực lượng lao động trong bối cảnh toàn cầu hóa và sự chuyển đổi sang các mô hình làm việc linh hoạt hơn.

Sự gia tăng này ở Việt Nam có thể được liên hệ với những thay đổi lớn trong thị trường lao động, nơi mà việc tối ưu hóa nhân sự và lập kế hoạch dài hạn trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, đặc biệt là trong các ngành công nghiệp chịu ảnh hưởng nặng nề bởi COVID-19​ (Viettonkin)​ (Navigos Group).

Mối quan hệ giữa định biên nhân sự (Workforce Planning) và cơ cấu tổ chức?

Định biên nhân sự và cơ cấu tổ chức là hai khía cạnh quan trọng trong quản lý nhân sự, và chúng có mối quan hệ mật thiết với nhau.

Cơ cấu tổ chức là nền tảng cho định biên nhân sự

Cách mà một tổ chức được sắp xếp – hay còn gọi là cơ cấu tổ chức, bao gồm các vị trí công việc, phòng ban, và mối quan hệ giữa các đơn vị này. Cơ cấu tổ chức tạo ra khung sườn mà theo đó, định biên nhân sự được thực hiện. Định biên nhân sự dựa trên cơ cấu này để xác định số lượng nhân viên cần thiết cho từng vị trí và phòng ban nhằm đảm bảo hoạt động của tổ chức hiệu quả.

Định biên nhân sự hỗ trợ điều chỉnh cơ cấu tổ chức

Ngược lại, khi thực hiện định biên nhân sự, doanh nghiệp có thể nhận thấy cần phải điều chỉnh cơ cấu tổ chức. Ví dụ, nếu một phòng ban có quá nhiều nhân viên hoặc thiếu nhân viên với kỹ năng cần thiết, doanh nghiệp có thể cần phải tái cấu trúc hoặc tạo ra các vị trí mới để phù hợp với nhu cầu thực tế.

Tính linh hoạt và hiệu quả

Một cơ cấu tổ chức hiệu quả thường cho phép định biên nhân sự linh hoạt, giúp tổ chức nhanh chóng điều chỉnh nguồn lực để đáp ứng các thay đổi trong môi trường kinh doanh. Điều này cũng giúp tối ưu hóa chi phí nhân sự và đảm bảo rằng nhân sự được phân bổ hợp lý theo nhu cầu thực tế.

Tương tác chiến lược

Cơ cấu tổ chức và định biên nhân sự cần phải tương thích và hỗ trợ lẫn nhau trong việc đạt được các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Nếu cơ cấu tổ chức quá cứng nhắc hoặc không phù hợp với thực tế của doanh nghiệp, việc định biên nhân sự sẽ trở nên khó khăn và kém hiệu quả, từ đó ảnh hưởng đến khả năng của tổ chức trong việc đạt được các mục tiêu kinh doanh.

Tóm lại, cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ cho định biên nhân sự, trong khi định biên nhân sự giúp tinh chỉnh và tối ưu hóa cơ cấu này để đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của tổ chức.

Thế nào là cơ cấu tổ chức linh hoạt?

Cơ cấu tổ chức linh hoạt là một hệ thống tổ chức có khả năng dễ dàng thích nghi với sự thay đổi trong môi trường kinh doanh, nhu cầu của thị trường, và các yếu tố nội bộ như sự thay đổi về nhân sự hoặc chiến lược. Cơ cấu tổ chức này được thiết kế để tối ưu hóa sự linh hoạt, đổi mới, và hiệu quả trong quản lý và hoạt động. Dưới đây là các đặc điểm chính của một cơ cấu tổ chức linh hoạt:

Tính phân quyền

Trong một cơ cấu tổ chức linh hoạt, quyền quyết định không chỉ tập trung ở cấp cao nhất mà được phân quyền cho các cấp quản lý trung gian và thậm chí các đội nhóm. Điều này cho phép các đơn vị, phòng ban, hoặc nhóm có thể tự điều chỉnh hoạt động của mình để phản ứng nhanh với những thay đổi, đồng thời khuyến khích sự sáng tạo và trách nhiệm cá nhân.

Đội ngũ đa chức năng

Cơ cấu tổ chức linh hoạt thường có các đội ngũ làm việc đa chức năng, bao gồm các thành viên đến từ nhiều phòng ban khác nhau, có các kỹ năng và kinh nghiệm đa dạng. Những đội ngũ này có thể tự tổ chức và hoàn thành các nhiệm vụ phức tạp một cách hiệu quả mà không cần phải dựa vào sự chỉ đạo từ cấp cao.

Kỹ năng đa dạng và học hỏi liên tục

Nhân viên trong cơ cấu linh hoạt thường được khuyến khích phát triển nhiều kỹ năng khác nhau (multi-skilling) và tham gia vào các chương trình đào tạo, học hỏi liên tục. Điều này giúp tổ chức dễ dàng tái cơ cấu hoặc chuyển đổi vai trò của nhân viên khi cần thiết.

Cấu trúc phẳng (Flat Structure)

Cơ cấu linh hoạt thường có cấu trúc phẳng hơn, với ít tầng lớp quản lý hơn, điều này giúp giảm thiểu quan liêu và tăng cường tốc độ phản hồi của tổ chức đối với những thay đổi.

Khả năng thích ứng cao

Cơ cấu tổ chức linh hoạt được thiết kế để dễ dàng tái cấu trúc khi cần, mà không gặp phải sự cản trở lớn từ hệ thống quản lý hoặc quy trình hiện tại. Điều này cho phép tổ chức điều chỉnh nhân sự, quy trình, và chiến lược nhanh chóng khi có các yếu tố mới xuất hiện.

Mạng lưới và hợp tác

Cơ cấu linh hoạt thường nhấn mạnh vào việc hợp tác và liên kết giữa các phòng ban, đơn vị khác nhau trong tổ chức. Mối quan hệ trong một cơ cấu linh hoạt thường là theo kiểu mạng lưới, nơi các đơn vị có thể liên kết với nhau theo nhu cầu công việc thay vì tuân theo một chuỗi chỉ huy cứng nhắc.

Cơ cấu tổ chức linh hoạt là một yếu tố quan trọng giúp các tổ chức duy trì tính cạnh tranh, khả năng đổi mới và phản ứng nhanh trong một môi trường kinh doanh liên tục biến đổi​ (Hrci Marketing).

Những xu hướng quản trị ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và định biên nhân sự (Workforce Planning)?

Hợp tác với các đối tác, Chuyển đổi số và thuê ngoài đều là những xu hướng có ảnh hưởng lớn đến tính linh hoạt của cơ cấu tổ chức và định biên nhân sự trong các doanh nghiệp.

Chuyển đổi số

Chuyển đổi số liên quan đến việc tích hợp công nghệ vào các hoạt động của doanh nghiệp, từ sản xuất, quản lý cho đến dịch vụ khách hàng. Xu hướng này tác động mạnh mẽ đến cơ cấu tổ chức và định biên nhân sự:

• Tự động hóa và công nghệ: Các công nghệ như trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học (ML) giúp tự động hóa nhiều quy trình, giảm nhu cầu nhân lực trong một số vai trò truyền thống. Điều này buộc các doanh nghiệp phải tái cơ cấu nhân sự, tập trung vào việc phát triển các kỹ năng kỹ thuật số cho nhân viên và điều chỉnh định biên để phản ánh những thay đổi này.
• Mô hình làm việc linh hoạt: Với công nghệ số, làm việc từ xa trở nên phổ biến, khiến cho các doanh nghiệp cần cơ cấu tổ chức linh hoạt hơn để quản lý lực lượng lao động phân tán. Điều này cũng ảnh hưởng đến định biên nhân sự khi cần phải đảm bảo nhân viên có thể làm việc hiệu quả từ bất cứ đâu.

Hợp tác với các đối tác

Hợp tác chiến lược với các đối tác, bao gồm cả đối tác trong ngành và ngoài ngành, trở nên ngày càng quan trọng trong bối cảnh toàn cầu hóa và cạnh tranh gia tăng:

• Mạng lưới và cấu trúc liên kết: Khi hợp tác với các đối tác, doanh nghiệp có xu hướng thiết lập các mạng lưới hợp tác linh hoạt thay vì một cấu trúc tổ chức cứng nhắc. Điều này cho phép các doanh nghiệp chia sẻ nguồn lực, thông tin, và kỹ năng mà không cần mở rộng quá nhiều nhân sự nội bộ.
• Đội ngũ làm việc liên ngành: Hợp tác cũng đòi hỏi các nhóm làm việc liên ngành, nơi mà nhân viên từ nhiều bộ phận và thậm chí từ các tổ chức khác nhau có thể làm việc cùng nhau một cách linh hoạt. Điều này có thể làm thay đổi định biên nhân sự, với nhu cầu tăng cường các kỹ năng mềm và kỹ năng quản lý dự án trong đội ngũ nhân viên.

Thuê ngoài (Outsourcing)

Thuê ngoài là chiến lược mà doanh nghiệp thuê các dịch vụ từ bên ngoài thay vì duy trì toàn bộ nhân lực nội bộ để giảm chi phí và tập trung vào các hoạt động cốt lõi:

• Tái cơ cấu tổ chức: Thuê ngoài có thể dẫn đến giảm số lượng nhân sự nội bộ, tạo ra một cơ cấu tổ chức phẳng hơn và linh hoạt hơn. Điều này giúp các doanh nghiệp tập trung vào các chức năng cốt lõi và điều chỉnh quy mô tổ chức theo nhu cầu kinh doanh thực tế. Ngày nay không chỉ những dịch vụ có tính chuyên môn cao như nhân sự, tài chính được các doanh nghiệp thuê ngoài dịch vụ mà việc thuê ngoài được áp dụng ở hầu hết mọi chức năng doanh nghiệp.
• Linh hoạt và tiết kiệm chi phí: Thuê ngoài mang lại sự linh hoạt trong việc điều chỉnh nguồn lực, giúp doanh nghiệp nhanh chóng thay đổi định biên nhân sự mà không cần trải qua các quá trình sa thải hoặc tuyển dụng phức tạp.

Kết luận:

Cả ba xu hướng này đều góp phần làm tăng tính linh hoạt của cơ cấu tổ chức và định biên nhân sự. Chúng cho phép các doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh để phù hợp với các thay đổi trong môi trường kinh doanh, giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Để tận dụng được các xu hướng này, các doanh nghiệp cần phải liên tục đánh giá và tối ưu hóa cấu trúc tổ chức cũng như chiến lược nhân sự của mình.