Định biên nhân sự – Khái niệm và phương pháp

Last updated on 16 August, 2024

Định biên nhân sự là quá trình xác định số lượng và cơ cấu nhân sự cần thiết để đáp ứng nhu cầu công việc của một tổ chức, đảm bảo sự hiệu quả và tối ưu hóa nguồn lực. Quá trình này thường liên quan đến việc phân tích công việc, đánh giá khối lượng công việc, và xác định các kỹ năng, kiến thức cần thiết cho mỗi vị trí. Trong bối cảnh kinh tế khó khăn, nhiều doanh nghiệp phải tinh giản thì định biên nhân sự càng trở nên quan trọng.

Định biên nhân sự là gì?

Có thể hiểu định biên nhân sự là quá trình xác định số lượng và cơ cấu nhân sự cần thiết để đáp ứng nhu cầu công việc của một tổ chức, đảm bảo sự hiệu quả và tối ưu hóa nguồn lực. Quá trình này thường liên quan đến việc phân tích công việc, đánh giá khối lượng công việc, và xác định các kỹ năng, kiến thức cần thiết cho mỗi vị trí.

Mục tiêu của định biên nhân sự là đảm bảo rằng tổ chức có đủ nhân viên với đúng kỹ năng tại đúng vị trí và thời điểm, từ đó hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu chiến lược của tổ chức một cách hiệu quả. Việc xác định đúng số lượng nhân sự giúp DN tránh tình trạng thiếu hụt hoặc thừa thãi nhân lực, tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu suất công việc.

Tầm quan trọng của định biên nhân sự

Định biên nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công và hiệu quả hoạt động của DN.

• Tối ưu hóa nguồn lực: Định biên nhân sự giúp DN xác định đúng số lượng và cơ cấu nhân viên cần thiết, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu nhân sự, từ đó tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực.
• Nâng cao hiệu suất công việc: Khi có đủ nhân sự với các kỹ năng phù hợp, DN có thể đảm bảo rằng mọi công việc được thực hiện hiệu quả, giảm bớt căng thẳng cho nhân viên và tăng cường năng suất lao động.
• Hỗ trợ chiến lược phát triển: Định biên nhân sự phù hợp với chiến lược dài hạn của DN, giúp DN chuẩn bị cho những thay đổi trong tương lai, chẳng hạn như mở rộng quy mô hoặc chuyển hướng hoạt động.
• Giảm chi phí: Bằng cách xác định đúng số lượng nhân viên cần thiết, DN có thể tiết kiệm chi phí liên quan đến việc tuyển dụng, đào tạo, và trả lương cho những nhân sự không cần thiết.
• Cải thiện sự hài lòng và gắn kết của nhân viên: Khi công việc được phân chia hợp lý và phù hợp với khả năng của từng nhân viên, họ sẽ cảm thấy được tôn trọng và có động lực làm việc, từ đó tăng cường sự hài lòng và gắn kết với DN.
• Giảm thiểu rủi ro: Việc định biên nhân sự hiệu quả giúp DN chuẩn bị cho những biến động, chẳng hạn như sự gia tăng đột ngột về khối lượng công việc hoặc sự thay đổi trong môi trường kinh doanh, giảm thiểu rủi ro và duy trì sự ổn định trong hoạt động.

Điều kiện để định biên nhân sự

Để thực hiện định biên nhân sự một cách hiệu quả, cần có một số điều kiện quan trọng sau:

• Hiểu rõ chiến lược và mục tiêu của DN: Định biên phải phù hợp với chiến lược phát triển và mục tiêu dài hạn của DN. Điều này đòi hỏi hiểu biết về tầm nhìn, sứ mệnh, và các mục tiêu chiến lược của DN.
• Phân tích công việc chi tiết: Mô tả công việc cho từng vị trí trong DN, gồm các nhiệm vụ, trách nhiệm, và kỹ năng cần thiết. Điều này giúp xác định số lượng và loại hình nhân sự cần thiết.
• Dự báo nhu cầu nhân sự: DN phải có khả năng dự báo nhu cầu nhân sự dựa trên các yếu tố như tăng trưởng kinh doanh, mở rộng thị trường, thay đổi công nghệ, hoặc các yếu tố ngoại vi khác. Dự báo giúp định biên chính xác và hiệu quả.
• Đánh giá nguồn lực hiện tại: Xem xét các kỹ năng, kinh nghiệm, và năng lực của nhân viên để xác định khoảng trống nhân lực.
• Linh hoạt và thích ứng: DN cần có khả năng linh hoạt trong việc điều chỉnh định biên để phản ứng với thay đổi bất ngờ trong môi trường kinh doanh hoặc nội bộ DN.
• Công cụ và dữ liệu hỗ trợ: Công cụ quản lý nhân sự hiện đại, như phần mềm nhân sự để thu thập và phân tích dữ liệu nhân sự hiệu quả. Dữ liệu cung cấp cơ sở vững chắc cho việc định biên nhân sự.
• Sự cam kết hỗ trợ từ lãnh đạo: đảm bảo rằng các kế hoạch định biên được thực hiện một cách hiệu quả và đạt được sự đồng thuận trong toàn DN.

Phương pháp định biên nhân sự hiệu quả

Doanh nghiệp có thể áp dụng một số phương pháp dưới đây:

Phương pháp phân tích công việc (Job Analysis)

• Mô tả công việc (Job Description): Phương pháp này bắt đầu bằng việc tạo ra các mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí, xác định nhiệm vụ, trách nhiệm, và yêu cầu kỹ năng.
• Xác định khối lượng công việc: Đánh giá khối lượng công việc cần thực hiện trong mỗi vai trò để xác định số lượng nhân viên cần thiết.

Phân tích khối lượng công việc (Workload Analysis)

• Đánh giá khối lượng công việc hiện tại: Xem xét các yêu cầu công việc hiện tại và so sánh với năng lực hiện có của đội ngũ nhân viên.
• Dự báo khối lượng công việc tương lai: Phân tích các yếu tố như sự tăng trưởng doanh thu, sự mở rộng hoạt động, hoặc thay đổi trong công nghệ để dự đoán nhu cầu nhân sự trong tương lai.

Phương pháp tỷ lệ nhân sự (Staffing Ratios)

• Xác định tỷ lệ nhân viên cần thiết: Sử dụng các tỷ lệ chuẩn dựa trên ngành nghề hoặc kinh nghiệm trong quá khứ (ví dụ: số lượng nhân viên bán hàng so với số lượng khách hàng) để xác định số lượng nhân sự phù hợp.
• Điều chỉnh theo thực tế: Tỷ lệ này có thể được điều chỉnh dựa trên điều kiện cụ thể của tổ chức.

Mô hình hóa và dự báo (Modeling and Forecasting)

• Sử dụng mô hình dự báo: Áp dụng các mô hình dự báo nhân sự, chẳng hạn như mô hình hồi quy, để dự đoán nhu cầu nhân sự dựa trên các yếu tố kinh doanh quan trọng.
• Phân tích kịch bản (Scenario Analysis): Thực hiện phân tích kịch bản để chuẩn bị cho các tình huống khác nhau và xác định tác động của chúng đến nhu cầu nhân sự.

Đánh giá năng suất lao động (Productivity Analysis)

• Đánh giá năng suất hiện tại: Đo lường năng suất lao động hiện tại của từng bộ phận và nhân viên để xác định hiệu quả làm việc.
• Cải thiện quy trình làm việc: Tối ưu hóa các quy trình làm việc để nâng cao năng suất, từ đó xác định nhu cầu nhân sự một cách chính xác hơn.

Phương pháp so sánh chuẩn (Benchmarking)

• So sánh với các tổ chức khác: So sánh số lượng và cơ cấu nhân sự của tổ chức với các đối thủ cạnh tranh hoặc các tổ chức tương tự để có cái nhìn rõ ràng về yêu cầu nhân sự.
• Áp dụng các chuẩn mực ngành: Sử dụng các chuẩn mực ngành để đánh giá và điều chỉnh định biên nhân sự.

Phân tích giá trị gia tăng (Value-Added Analysis)

• Tập trung vào giá trị tạo ra: Xác định các hoạt động hoặc vị trí nào tạo ra giá trị cao nhất cho tổ chức, từ đó ưu tiên phân bổ nguồn lực nhân sự vào các hoạt động này.
• Loại bỏ hoặc giảm bớt các hoạt động không cần thiết: Tối ưu hóa bộ máy nhân sự bằng cách cắt giảm hoặc tái cấu trúc các vị trí không mang lại giá trị.

Phương pháp sử dụng công nghệ HRM

• Phần mềm quản lý nguồn nhân lực (HRM software): Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự để theo dõi, phân tích và đưa ra các quyết định liên quan đến định biên nhân sự dựa trên dữ liệu.
• Tự động hóa quy trình: Tự động hóa một số quy trình nhân sự như tính lương, theo dõi thời gian làm việc để giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả.

Việc áp dụng linh hoạt và kết hợp các phương pháp trên tùy theo tình hình cụ thể của tổ chức sẽ giúp định biên nhân sự một cách hiệu quả, tối ưu hóa nguồn lực và hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu chiến lược.

Nguyên tắc định biên nhân sự

Nguyên tắc định biên nhân sự là những hướng dẫn cơ bản mà các tổ chức cần tuân theo để đảm bảo quá trình định biên nhân sự được thực hiện hiệu quả và phù hợp với mục tiêu chiến lược của tổ chức. Dưới đây là một số nguyên tắc quan trọng:

Phù hợp với chiến lược tổ chức

• Việc định biên nhân sự phải phù hợp với chiến lược phát triển dài hạn của tổ chức. Mọi quyết định về nhân sự cần được định hướng bởi các mục tiêu chiến lược, sứ mệnh và tầm nhìn của tổ chức.

Tối ưu hóa nguồn lực

• Định biên nhân sự cần đảm bảo sử dụng nguồn lực hiệu quả nhất, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu nhân sự. Mục tiêu là có đủ nhân viên với các kỹ năng cần thiết để đáp ứng yêu cầu công việc mà không gây lãng phí tài nguyên.

Linh hoạt và thích ứng

• Cơ cấu nhân sự cần được điều chỉnh linh hoạt để phù hợp với sự thay đổi của môi trường kinh doanh, thị trường, và các yếu tố ngoại vi khác. Tổ chức phải có khả năng thích ứng nhanh chóng với những thay đổi này.

Công bằng và minh bạch

• Quá trình định biên nhân sự phải được thực hiện một cách công bằng và minh bạch. Mọi quyết định liên quan đến phân bổ nhân sự cần dựa trên những tiêu chí rõ ràng và công khai, tránh thiên vị hoặc bất công.

Cân bằng giữa nhu cầu hiện tại và tương lai

• Định biên nhân sự không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại mà còn phải dự đoán và chuẩn bị cho nhu cầu trong tương lai. Điều này bao gồm việc dự báo nhu cầu nhân sự và lập kế hoạch cho sự phát triển bền vững.

Đảm bảo năng suất và chất lượng công việc

• Việc định biên nhân sự cần đảm bảo rằng cơ cấu nhân viên đủ khả năng duy trì hoặc nâng cao năng suất và chất lượng công việc. Điều này yêu cầu sự tập trung vào việc tuyển dụng, đào tạo và phát triển những nhân viên có năng lực cao.

Sử dụng dữ liệu và phân tích

• Quá trình định biên nhân sự nên dựa trên dữ liệu thực tế và các phân tích chính xác. Việc sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu, như phần mềm HRM, có thể giúp tổ chức đưa ra các quyết định nhân sự chính xác và tối ưu.

Tiết kiệm chi phí

• Định biên nhân sự phải tính đến yếu tố chi phí, đảm bảo rằng mọi quyết định về nhân sự đều góp phần tối ưu hóa chi phí hoạt động mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc.

Phát triển nhân viên

• Quá trình định biên cần tạo điều kiện cho sự phát triển của nhân viên, thông qua việc bố trí các vị trí phù hợp với năng lực và tiềm năng của họ, cũng như cung cấp cơ hội đào tạo và thăng tiến.

Hợp tác và đồng thuận

• Việc định biên nhân sự cần có sự hợp tác và đồng thuận giữa các bộ phận trong tổ chức, đặc biệt là giữa các nhà quản lý và phòng nhân sự, để đảm bảo rằng mọi quyết định đều được thông qua và thực hiện một cách thống nhất.

Tuân theo những nguyên tắc này sẽ giúp tổ chức định biên nhân sự một cách hiệu quả, góp phần vào việc đạt được các mục tiêu chiến lược và đảm bảo sự phát triển bền vững.

Các bước định biên nhân sự

Để thực hiện định biên nhân sự hiệu quả, các tổ chức thường tuân theo một quy trình gồm các bước cơ bản sau:

Xác định mục tiêu và chiến lược nhân sự

• Hiểu rõ mục tiêu của tổ chức: Bắt đầu bằng việc xác định rõ ràng các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Những mục tiêu này sẽ định hướng cho quá trình định biên nhân sự.
• Xác định nhu cầu nhân sự dựa trên chiến lược: Dựa vào chiến lược tổng thể, xác định những nhu cầu nhân sự cụ thể cho từng giai đoạn phát triển của tổ chức.

Phân tích công việc

• Mô tả công việc: Phân tích từng vị trí công việc hiện tại trong tổ chức. Dựa vào mô tả công việc, xác định nhiệm vụ, trách nhiệm, yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm và trình độ học vấn cần thiết.
• Đánh giá khối lượng công việc: Đánh giá khối lượng công việc hiện tại để hiểu rõ hơn về nhu cầu nhân sự. Điều này giúp xác định số lượng nhân viên cần thiết để hoàn thành công việc một cách hiệu quả.

Đánh giá nguồn lực hiện tại

• Kiểm kê nhân sự hiện có: Xem xét số lượng, kỹ năng, kinh nghiệm và hiệu suất của nhân viên hiện tại để xác định khả năng đáp ứng yêu cầu công việc.
• Phân tích khoảng trống kỹ năng (Skills Gap Analysis): So sánh giữa nhu cầu công việc và kỹ năng hiện có của nhân viên để xác định những khoảng trống cần được lấp đầy.

Dự báo nhu cầu nhân sự trong tương lai

• Dự báo khối lượng công việc tương lai: Dự đoán sự tăng trưởng kinh doanh, mở rộng thị trường, hoặc thay đổi trong công nghệ để xác định nhu cầu nhân sự trong tương lai.
• Dự báo biến động nhân sự: Xem xét các yếu tố như tỷ lệ nghỉ việc, nghỉ hưu, thăng tiến hoặc luân chuyển nhân sự để dự báo nhu cầu tuyển dụng và phát triển nhân sự mới.

Xác định cơ cấu nhân sự

• Thiết kế cơ cấu tổ chức: Dựa trên phân tích công việc và dự báo nhu cầu nhân sự, thiết kế cơ cấu tổ chức phù hợp với mục tiêu và chiến lược của tổ chức.
• Xác định tỷ lệ nhân sự cần thiết: Xác định số lượng nhân sự cần thiết cho từng bộ phận, phòng ban hoặc dự án dựa trên khối lượng công việc và hiệu suất mong muốn.

Lập kế hoạch tuyển dụng và phát triển nhân sự

• Kế hoạch tuyển dụng: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng dựa trên nhu cầu nhân sự, bao gồm các vị trí cần tuyển, thời gian tuyển dụng và ngân sách dành cho tuyển dụng.
• Kế hoạch đào tạo và phát triển: Lập kế hoạch đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên hiện tại để nâng cao năng lực và chuẩn bị cho các vị trí cần thiết trong tương lai.

Triển khai và theo dõi

• Triển khai kế hoạch nhân sự: Thực hiện các kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, và phát triển nhân sự đã lập ra, đảm bảo mọi vị trí được lấp đầy kịp thời và đúng người, đúng việc.
• Theo dõi và đánh giá: Liên tục theo dõi và đánh giá hiệu quả của kế hoạch định biên nhân sự, điều chỉnh khi cần thiết để phù hợp với thay đổi trong tổ chức hoặc thị trường.

Điều chỉnh và cải tiến

• Điều chỉnh định biên: Dựa trên kết quả theo dõi và đánh giá, thực hiện các điều chỉnh cần thiết để cải thiện cơ cấu nhân sự, nâng cao hiệu quả công việc và đáp ứng tốt hơn các mục tiêu chiến lược.
• Liên tục cải tiến: Định kỳ xem xét lại toàn bộ quy trình định biên nhân sự để rút kinh nghiệm và cải tiến liên tục, đảm bảo tổ chức luôn duy trì được sự cân bằng giữa nhu cầu nhân sự và hiệu quả hoạt động.

Bằng cách thực hiện đầy đủ các bước trên, tổ chức có thể đảm bảo rằng quá trình định biên nhân sự được thực hiện một cách khoa học và hiệu quả, góp phần vào sự phát triển bền vững và thành công dài hạn.

Doanh nghiệp có nhu cầu Tư vấn Định biên Nhân sự, có thể tham khảo Dịch vụ Tư vấn Định biên Nhân sự của OCD, hoặc Hotline: 0886595688.