Dashboard là gì? Thiết kế dashboard hữu dụng cho doanh nghiệp

Last updated on 5 May, 2025

Trong kỷ nguyên số, dữ liệu chính là “vàng”. Tuy nhiên, việc khai thác và chuyển hóa nguồn “vàng” thô này thành thông tin hữu ích, dễ hiểu để hỗ trợ ra quyết định lại là một thách thức. Dashboard ra đời như một giải pháp tối ưu, một bảng điều khiển trực quan hóa sức mạnh dữ liệu, giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình hoạt động, theo dõi hiệu suất và đưa ra những quyết định chiến lược dựa trên bằng chứng xác thực. Hãy cùng khám phá cách thiết kế dashboard trở thành “trợ thủ đắc lực” cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp bạn.

Dashboard là gì?

Dashboards là công cụ trực quan hóa dữ liệu, hiển thị các thông tin quan trọng và liên quan trên một màn hình duy nhất, giúp người dùng dễ dàng theo dõi, phân tích và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Bạn có thể hình dung dashboard giống như bảng điều khiển trong xe hơi, nơi hiển thị các thông số quan trọng như tốc độ, mức nhiên liệu, nhiệt độ động cơ… giúp người lái xe nắm bắt tình hình hoạt động của xe một cách nhanh chóng.

Trong lĩnh vực kinh doanh và phân tích dữ liệu, dashboard thường hiển thị các chỉ số hiệu suất chính (KPIs), các biểu đồ, đồ thị và bảng số liệu tóm tắt từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau. Mục tiêu là cung cấp một cái nhìn tổng quan, dễ hiểu về tình hình hoạt động, xu hướng và các điểm cần chú ý của một tổ chức, dự án hoặc quy trình cụ thể.

Một dashboard hiệu quả thường có các đặc điểm sau:

• Trực quan: Sử dụng các yếu tố trực quan như biểu đồ, đồ thị, màu sắc để truyền tải thông tin một cách dễ hiểu.
• Tập trung: Chỉ hiển thị các dữ liệu và chỉ số quan trọng nhất liên quan đến mục tiêu cụ thể.
• Thời gian thực (hoặc gần thời gian thực): Dữ liệu thường được cập nhật thường xuyên để phản ánh tình hình mới nhất.
• Tương tác: Cho phép người dùng tương tác, khám phá dữ liệu sâu hơn thông qua các bộ lọc, tùy chọn drill-down.
• Tùy biến: Có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu và vai trò của từng người dùng.

Dashboard được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, ví dụ:

• Kinh doanh: Theo dõi doanh số, hiệu suất marketing, tình hình tài chính, quản lý khách hàng.
• Công nghệ thông tin: Giám sát hiệu suất hệ thống, lưu lượng truy cập website, tình trạng máy chủ.
• Y tế: Theo dõi tình trạng bệnh nhân, hiệu suất bệnh viện, dịch tễ học.
• Sản xuất: Giám sát năng suất, chất lượng sản phẩm, hiệu quả chuỗi cung ứng.

Tóm lại, dashboard là một công cụ mạnh mẽ giúp biến dữ liệu phức tạp thành thông tin trực quan và dễ hiểu, hỗ trợ việc ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Lợi ích của dashboard với doanh nghiệp

Lợi ích của dashboard đối với doanh nghiệp là vô cùng to lớn và đa dạng, có thể kể đến như:

• Cung cấp cái nhìn tổng quan và nhanh chóng: Dashboard tập hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau và hiển thị chúng một cách trực quan trên một màn hình duy nhất. Điều này giúp nhà quản lý và nhân viên dễ dàng nắm bắt tình hình hoạt động của doanh nghiệp, các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) và các xu hướng quan trọng mà không cần phải xem xét nhiều báo cáo riêng lẻ.
• Tiết kiệm thời gian và công sức: Thay vì phải thu thập, tổng hợp và phân tích dữ liệu thủ công từ nhiều nguồn, dashboard tự động hóa quy trình này. Điều này giúp nhân viên tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức, cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ phân tích sâu hơn và đưa ra quyết định chiến lược.
• Hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng và chính xác: Với thông tin được trình bày trực quan và cập nhật theo thời gian thực (hoặc gần thời gian thực), nhà quản lý có thể nhanh chóng nhận diện các vấn đề, cơ hội và xu hướng. Dựa trên dữ liệu thực tế, họ có thể đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác hơn, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.
• Theo dõi hiệu suất và đo lường kết quả: Dashboard cho phép doanh nghiệp theo dõi liên tục các KPIs và so sánh chúng với các mục tiêu đã đặt ra. Điều này giúp đánh giá hiệu quả của các hoạt động, xác định các khu vực hoạt động tốt và các khu vực cần cải thiện.
• Tăng cường tính minh bạch và giao tiếp: Dashboard có thể được chia sẻ dễ dàng với các thành viên trong nhóm và giữa các phòng ban. Việc này tạo ra một nguồn thông tin chung, giúp mọi người hiểu rõ về tình hình hoạt động của doanh nghiệp và phối hợp làm việc hiệu quả hơn.
• Phân tích dữ liệu và khám phá thông tin chi tiết: Mặc dù không phải là công cụ phân tích chuyên sâu, dashboard vẫn cung cấp khả năng phân tích dữ liệu ở mức độ nhất định thông qua các biểu đồ và đồ thị. Người dùng có thể khám phá các mối quan hệ, xu hướng và điểm bất thường trong dữ liệu, từ đó đưa ra các câu hỏi phân tích sâu hơn.
• Hỗ trợ lập kế hoạch và xây dựng mục tiêu: Dữ liệu lịch sử và hiện tại được hiển thị trên dashboard có thể giúp doanh nghiệp xác định các mục tiêu thực tế và xây dựng các kế hoạch hành động hiệu quả hơn.
• Tăng cường khả năng cạnh tranh: Bằng cách đưa ra quyết định nhanh chóng và dựa trên dữ liệu, theo dõi hiệu suất và tối ưu hóa hoạt động, dashboard giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
• Tùy biến và linh hoạt: Dashboard có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu và vai trò của từng người dùng hoặc phòng ban, đảm bảo rằng họ chỉ nhìn thấy những thông tin quan trọng nhất đối với công việc của mình.

Tóm lại, dashboard là một công cụ không thể thiếu cho các doanh nghiệp muốn tận dụng sức mạnh của dữ liệu để cải thiện hiệu suất, đưa ra quyết định sáng suốt và đạt được lợi thế cạnh tranh.

Yêu cầu thiết kế dashboard

Để thiết kế một dashboard hiệu quả, chúng ta cần xem xét một số yêu cầu quan trọng sau:

• Xác định rõ mục tiêu và đối tượng người dùng:
  • Dashboard này được thiết kế để trả lời những câu hỏi kinh doanh cụ thể nào?
  • Ai sẽ là người sử dụng chính của dashboard này? (ví dụ: quản lý cấp cao, trưởng phòng ban, nhân viên phân tích, v.v.)
  • Mức độ hiểu biết về dữ liệu của người dùng là gì?
  • Họ cần những thông tin gì để đưa ra quyết định hoặc thực hiện hành động?
• Lựa chọn dữ liệu phù hợp:
  • Những nguồn dữ liệu nào sẽ được sử dụng?
  • Những chỉ số hiệu suất chính (KPIs) nào cần được hiển thị để theo dõi mục tiêu đã xác định?
  • Mức độ chi tiết của dữ liệu cần thiết là gì? (ví dụ: tổng quan, chi tiết theo ngày, theo khu vực, v.v.)
  • Dữ liệu có sẵn có đáng tin cậy và được cập nhật thường xuyên không?
• Thiết kế trực quan và dễ hiểu:
  • Lựa chọn loại biểu đồ và đồ thị phù hợp để trực quan hóa từng loại dữ liệu (ví dụ: biểu đồ đường cho xu hướng, biểu đồ cột cho so sánh, biểu đồ tròn cho tỷ lệ, v.v.).
  • Sử dụng màu sắc nhất quán và có ý nghĩa để làm nổi bật thông tin quan trọng và tạo sự hài hòa.
  • Bố cục dashboard cần rõ ràng, logic và dễ theo dõi. Ưu tiên hiển thị các thông tin quan trọng nhất ở vị trí dễ nhìn thấy.
  • Sử dụng tiêu đề và nhãn rõ ràng, dễ hiểu cho từng thành phần của dashboard.
  • Tránh nhồi nhét quá nhiều thông tin trên một màn hình. Cân nhắc việc chia thành nhiều tab hoặc dashboard nếu cần thiết.
• Đảm bảo tính tương tác (nếu cần):
  • Người dùng có cần khả năng lọc dữ liệu theo thời gian, khu vực, sản phẩm, v.v. không?
  • Có cần khả năng drill-down (xem chi tiết hơn) vào một số dữ liệu cụ thể không?
  • Có cần các tính năng như sắp xếp, tìm kiếm dữ liệu không?
• Chú trọng đến hiệu suất và khả năng truy cập:
  • Dashboard cần tải nhanh và hoạt động mượt mà.
  • Dashboard có cần được truy cập trên nhiều loại thiết bị khác nhau (máy tính để bàn, máy tính bảng, điện thoại di động) không? Nếu có, cần thiết kế responsive.
  • Đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu được hiển thị trên dashboard.
• Lặp lại và cải tiến:
  • Thu thập phản hồi từ người dùng sau khi triển khai dashboard.
  • Theo dõi việc sử dụng dashboard để xác định những phần nào hữu ích và những phần nào cần cải thiện.
  • Thực hiện các điều chỉnh và cập nhật dashboard dựa trên phản hồi và nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp.

Bằng cách xem xét kỹ lưỡng những yêu cầu này, chúng ta có thể thiết kế một dashboard mạnh mẽ, trực quan và thực sự hữu ích cho doanh nghiệp của bạn.

Sử dụng dashboard kèm phần mềm hay tích hợp dashboard độc lập

Việc lựa chọn giữa sử dụng dashboard đi kèm với phần mềm hoặc tích hợp một dashboard độc lập phụ thuộc vào nhiều yếu tố cụ thể của doanh nghiệp bạn, bao gồm:

• Nhu cầu sử dụng và độ phức tạp:
  • Dashboard đi kèm phần mềm: Thường được thiết kế để hiển thị dữ liệu liên quan trực tiếp đến chức năng chính của phần mềm đó (ví dụ: dashboard CRM hiển thị dữ liệu về khách hàng và doanh số, dashboard ERP hiển thị dữ liệu về tài chính và kho vận). Nếu nhu cầu của bạn tập trung vào một lĩnh vực cụ thể và phần mềm bạn đang sử dụng đã có dashboard đáp ứng được, đây có thể là lựa chọn đơn giản và tiện lợi.
  • Dashboard độc lập: Phù hợp khi bạn muốn tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau (không chỉ một phần mềm), tạo ra một cái nhìn toàn diện hơn về hoạt động của doanh nghiệp. Nó cũng cho phép bạn tùy chỉnh và thiết kế dashboard theo yêu cầu cụ thể mà có thể phần mềm đi kèm không đáp ứng được.
• Khả năng tích hợp dữ liệu:
  • Dashboard đi kèm phần mềm: Thường đã được tích hợp sẵn với dữ liệu của phần mềm đó, giúp việc thiết lập và sử dụng ban đầu dễ dàng hơn.
  • Dashboard độc lập: Đòi hỏi khả năng kết nối và tích hợp với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau (ví dụ: database, file Excel, API của các phần mềm khác). Điều này có thể phức tạp hơn về mặt kỹ thuật và đòi hỏi kiến thức về kết nối dữ liệu.
• Mức độ tùy chỉnh và linh hoạt:
  • Dashboard đi kèm phần mềm: Mức độ tùy chỉnh thường bị giới hạn trong phạm vi các tùy chọn mà phần mềm cung cấp.
  • Dashboard độc lập: Mang lại sự linh hoạt cao hơn trong việc thiết kế giao diện, lựa chọn các loại biểu đồ, tính toán các chỉ số và tùy chỉnh các tính năng tương tác.
• Chi phí:
  • Dashboard đi kèm phần mềm: Thường được bao gồm trong chi phí của phần mềm hoặc có thể có thêm chi phí cho các gói nâng cao.
  • Dashboard độc lập: Có thể có chi phí riêng cho phần mềm dashboard và chi phí cho việc triển khai, tích hợp và bảo trì.
• Kỹ năng và nguồn lực nội bộ:
  • Dashboard đi kèm phần mềm: Thường dễ sử dụng và không đòi hỏi nhiều kỹ năng kỹ thuật chuyên sâu.
  • Dashboard độc lập: Có thể yêu cầu đội ngũ có kỹ năng về quản lý dữ liệu, kết nối API và thiết kế trực quan hóa dữ liệu.

Dưới đây là một số ưu và nhược điểm của từng lựa chọn:

Dashboard đi kèm phần mềm:

Ưu điểm:

• Dễ thiết lập và sử dụng (thường đã được tích hợp sẵn).
• Dữ liệu thường được cập nhật tự động từ phần mềm.
• Không cần đầu tư thêm phần mềm dashboard riêng biệt (có thể tiết kiệm chi phí ban đầu).

Nhược điểm:

• Khả năng tùy chỉnh hạn chế.
• Chỉ hiển thị dữ liệu liên quan đến phần mềm đó.
• Có thể không đáp ứng được nhu cầu tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn.

Dashboard độc lập:

Ưu điểm:

• Khả năng tùy chỉnh và linh hoạt cao.
• Có thể tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.
• Cung cấp nhiều tính năng phân tích và trực quan hóa nâng cao.
• Có thể lựa chọn phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu cụ thể.

Nhược điểm:

• Đòi hỏi thời gian và công sức để thiết lập và tích hợp dữ liệu.
• Có thể tốn kém hơn về chi phí phần mềm và nhân lực triển khai.
• Đôi khi cần kiến thức kỹ thuật chuyên sâu.

Lời khuyên:

• Xác định rõ nhu cầu: Hãy bắt đầu bằng việc xác định rõ bạn muốn dashboard giải quyết vấn đề gì và những thông tin nào bạn cần theo dõi.
• Đánh giá phần mềm hiện tại: Xem xét liệu phần mềm bạn đang sử dụng đã có dashboard đáp ứng được nhu cầu cơ bản của bạn hay chưa.
• Nghiên cứu các giải pháp dashboard độc lập: Nếu bạn cần tích hợp nhiều nguồn dữ liệu hoặc có yêu cầu tùy chỉnh cao, hãy tìm hiểu về các phần mềm dashboard độc lập trên thị trường.
• Cân nhắc nguồn lực: Đánh giá kỹ năng và nguồn lực nội bộ của bạn để quyết định liệu bạn có đủ khả năng triển khai và quản lý một dashboard độc lập hay không.
• Thử nghiệm (nếu có thể): Nhiều phần mềm dashboard độc lập cung cấp bản dùng thử miễn phí. Hãy tận dụng cơ hội này để đánh giá tính năng và khả năng tích hợp của chúng.

Trong nhiều trường hợp, các doanh nghiệp có thể bắt đầu với dashboard đi kèm phần mềm để đáp ứng các nhu cầu cơ bản, sau đó, khi nhu cầu phức tạp hơn hoặc cần tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, họ sẽ chuyển sang sử dụng một giải pháp dashboard độc lập.

Chi phí cho dashboard tích hợp như thế nào là phù hợp

Không có một con số phần trăm cố định nào là “phù hợp” cho chi phí của phần mềm dashboard độc lập so với chi phí phần mềm chính. Tỷ lệ này sẽ thay đổi đáng kể tùy thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:

• Quy mô và độ phức tạp của doanh nghiệp: Doanh nghiệp lớn với nhu cầu phân tích dữ liệu phức tạp và từ nhiều nguồn sẽ có xu hướng đầu tư nhiều hơn vào một phần mềm dashboard mạnh mẽ.
• Nhu cầu và mức độ sử dụng dashboard: Nếu dashboard là một công cụ quan trọng và được sử dụng rộng rãi trong toàn bộ doanh nghiệp để hỗ trợ ra quyết định ở mọi cấp độ, thì việc đầu tư một phần mềm chất lượng cao là оправданно.
• Các tính năng và khả năng của phần mềm dashboard: Các phần mềm dashboard cao cấp với nhiều tính năng nâng cao (ví dụ: tích hợp AI, khả năng tùy biến sâu, kết nối đa dạng) thường có chi phí cao hơn.
• Chi phí của phần mềm chính: Nếu phần mềm chính đã có chi phí đầu tư ban đầu hoặc chi phí thuê bao hàng tháng/năm lớn, thì chi phí cho dashboard độc lập có thể chiếm một tỷ lệ nhỏ hơn.
• Mô hình giá của phần mềm dashboard: Các phần mềm dashboard có thể có nhiều mô hình giá khác nhau (ví dụ: theo số lượng người dùng, theo tính năng, theo dung lượng dữ liệu).

Tuy nhiên, chúng ta có thể đưa ra một số ước tính và cân nhắc chung:

• Mức thấp (5-10%): Nếu doanh nghiệp của bạn có quy mô nhỏ, nhu cầu sử dụng dashboard cơ bản, hoặc phần mềm chính có chi phí rất lớn, thì chi phí cho dashboard độc lập có thể chỉ chiếm một tỷ lệ nhỏ như vậy. Trong trường hợp này, bạn có thể lựa chọn các phần mềm dashboard có mức giá phải chăng hoặc thậm chí các tùy chọn mã nguồn mở với chi phí triển khai thấp.
• Mức trung bình (10-25%): Đối với các doanh nghiệp vừa và lớn với nhu cầu phân tích dữ liệu phức tạp hơn và cần tích hợp nhiều nguồn, việc đầu tư vào một phần mềm dashboard có nhiều tính năng và khả năng tùy biến là cần thiết. Mức chi phí này có thể được coi là hợp lý để đảm bảo hiệu quả hoạt động và ra quyết định dựa trên dữ liệu.
• Mức cao (trên 25%): Trong một số trường hợp, đặc biệt khi dashboard đóng vai trò then chốt trong hoạt động kinh doanh (ví dụ: các công ty phân tích dữ liệu, các tổ chức tài chính), hoặc khi yêu cầu về bảo mật, hiệu suất và khả năng tùy chỉnh cực kỳ cao, chi phí cho phần mềm dashboard độc lập có thể vượt quá 25% chi phí phần mềm chính.

Các yếu tố khác cần xem xét ngoài chi phí phần mềm:

• Chi phí triển khai và tích hợp: Việc tích hợp một phần mềm dashboard độc lập với các hệ thống hiện có có thể phát sinh chi phí đáng kể về thời gian và nhân lực.
• Chi phí đào tạo: Người dùng cần được đào tạo để sử dụng hiệu quả phần mềm dashboard.
• Chi phí bảo trì và nâng cấp: Cần dự trù chi phí cho việc bảo trì và nâng cấp phần mềm dashboard trong tương lai.

Tóm lại, không có một tỷ lệ phần trăm “vàng” nào cả. Quyết định về chi phí cho phần mềm dashboard độc lập nên dựa trên sự đánh giá kỹ lưỡng về nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, giá trị mà dashboard mang lại và tổng ngân sách dành cho phần mềm. Hãy xem xét chi phí của dashboard như một khoản đầu tư mang lại lợi tức thông qua việc cải thiện hiệu suất, ra quyết định tốt hơn và tăng cường khả năng cạnh tranh.

Dashboard không chỉ là một công cụ hiển thị dữ liệu, mà còn là một “trung tâm chỉ huy” trực quan, mang lại cái nhìn sâu sắc và toàn diện về hoạt động của doanh nghiệp. Việc đầu tư vào một dashboard hiệu quả là một bước đi chiến lược, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn, từ đó nâng cao hiệu suất và đạt được lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Với khả năng tùy biến linh hoạt và khả năng tích hợp đa dạng, dashboard thực sự là một “must-have” cho mọi doanh nghiệp trong thời đại dữ liệu ngày nay.