Cơ cấu tổ chức là gì? 4 loại cơ cấu tổ chức phổ biến

Last updated on 26 September, 2024

Cơ cấu tổ chức là gì? Đó là một hệ thống được sử dụng để xác định hệ thống cấp bậc trong một tổ chức. Cơ cấu tổ chức xác định từng công việc, chức năng của từng phòng ban, nhiệm vụ cụ thể  và nơi mà các báo cáo được trình lên cấp trên. Một cấu trúc  phát triển để thiết lập cách thức hoạt động, từ đó sẽ thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp.

Cơ cấu tổ chức là gì?

Điều gì khiến các công ty và tổ chức tiến đến thành công? Trên thực tế, chúng ta có rất nhiều đáp án cho câu hỏi này. Một số ý kiến cho rằng bởi vì doanh nghiệp đang có một sứ mệnh hiệu quả; những người khác lại nghĩ rằng doanh nghiệp đang bán một sản phẩm hoặc dịch vụ có nhu cầu cao. Tuy nhiên, có một yếu tố tối quan trọng quyết định nhiều đến thành công của tổ chức đó là hình thành được mô hình cơ cấu.tổ chức hiệu quả.

Cơ cấu tổ chức là “một hệ thống được sử dụng để xác định hệ thống cấp bậc trong một tổ chức. Cơ cấu tổ chức xác định từng công việc, chức năng của từng phòng ban, nhiệm vụ cụ thể  và nơi mà các báo cáo được trình lên cấp trên. Một cấu trúc  phát triển để thiết lập cách thức hoạt động, từ đó sẽ thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp.

Hiện nay, cơ cấu tổ chức được chia ra thành nhiều loại. Đó là mô hình cơ cấu.tổ chức theo chức năng truyền thống, cấu trúc phân chia, cấu trúc ma trận và cấu trúc phẳng. Mỗi cơ cấu tổ chức đều có những ưu và nhược điểm khác nhau và có thể chỉ phù hợp với các công ty hoặc tổ chức trong những tình huống nhất định hoặc tại một số thời điểm nhất định.

Cơ cấu và thiết kế tổ chức kém dẫn đến những mâu thuẫn phức tạp: nhầm lẫn giữa vai trò, thiếu sự phối hợp giữa các chức năng, không thể chia sẻ ý tưởng và ra quyết định chậm. Những điều này sẽ gây ra những xung đột không cần thiết.

Các loại cấu trúc tổ chức

Cơ cấu tổ chức theo chức năng

Cơ cấu tổ chức theo chức năng là gì? Nếu bạn đã có một công việc, bạn có thể đã làm việc trong tổ chức với cơ cấu tổ chức theo chức năng. Cơ cấu chức năng ra đời khi một tổ chức được chia thành các nhóm nhỏ hơn với các nhiệm vụ hoặc vai trò cụ thể. Chẳng hạn, một công ty có một nhóm làm việc trong lĩnh vực công nghệ thông tin, một nhóm khác về tiếp thị và một nhóm khác về tài chính. 

Một lợi thế của cấu trúc này là nhân viên được phân nhóm theo bộ kỹ năng và chức năng, cho phép họ tập trung sức mạnh tập thể vào việc thực hiện vai trò với tư cách là một bộ phận.

Một trong những thách thức mà cấu trúc này mang lại là việc thiếu thông tin liên lạc giữa các bộ phận, với hầu hết các vấn đề và cuộc thảo luận diễn ra ở cấp quản lý giữa các bộ phận riêng lẻ.

Ví dụ, một bộ phận làm việc với bộ phận khác trong một dự án có thể có những kỳ vọng hoặc chi tiết khác nhau cho công việc cụ thể của bộ phận đó, điều này có thể dẫn đến các vấn đề về sau.

Ngoài ra, với các nhóm được ghép nối theo chức năng công việc, nhân viên có khả năng phát triển “tầm nhìn đường hầm” – đó là chỉ nhìn công ty qua lăng kính chức năng công việc.

Cơ cấu tổ chức theo chức năng

Cơ cấu tổ chức bộ phận

Các công ty lớn hơn hoạt động theo một số mục tiêu ngang đôi khi sử dụng cơ cấu.tổ chức bộ phận. Cơ cấu này cho phép nhiều quyền tự chủ hơn giữa các nhóm trong tổ chức. Ví dụ như General Electric. GE có nhiều bộ phận khác nhau bao gồm hàng không, vận tải, dòng chảy, kỹ thuật số và năng lượng tái tạo,…

Theo cấu trúc này, về cơ bản, mỗi bộ phận hoạt động như một công ty riêng của mình, tự kiểm soát các nguồn lực riêng, số tiền chi tiêu cho các dự án hoặc khía cạnh nhất định của bộ phận.

Ngoài ra, trong cấu trúc này, các bộ phận cũng có thể được tạo ra về mặt địa lý, với một công ty có các bộ phận ở Bắc Mỹ, Châu Âu, Đông Á, v.v.

Tổ chức doanh nghiệp theo bộ phận

Loại cấu trúc này mang lại sự linh hoạt hơn cho một công ty lớn có nhiều bộ phận, cho phép mỗi bộ phận hoạt động như một công ty riêng với một hoặc hai người báo cáo cho giám đốc điều hành hoặc nhân viên quản lý cấp trên của công ty mẹ. Thay vì có tất cả các chương trình được phê duyệt ở cấp cao nhất, những câu hỏi đó có thể được trả lời ở cấp bộ phận.

Nhược điểm của kiểu cơ cấu.tổ chức này là do tập trung vào các bộ phận, nên các nhân viên làm việc cùng một chức năng ở các bộ phận khác nhau không có sự giao tiếp mạnh mẽ. Cấu trúc này cũng đặt ra các vấn đề về thông lệ kế toán và có thể có tác động về thuế.

Cơ cấu tổ chức ma trận

Cơ cấu tổ chức ma trận là gì? Trong cấu trúc ma trận, nhân viên có thể báo cáo với hai hoặc nhiều sếp tùy thuộc vào tình hình hoặc dự án. Ví dụ: trong các trường hợp chức năng bình thường, một kỹ sư tại một công ty kỹ thuật lớn có thể làm việc cho một ông chủ, nhưng một dự án mới có thể cần đến kiến thức chuyên môn của kỹ sư chuyên nghiệp. Trong trường hợp này, nhân viên sẽ báo cáo với người quản lý dự án cũng như sếp của họ về tất cả các công việc hàng ngày khác.

Cấu trúc ma trận tương đối là thách thức vì không dễ để báo cáo với nhiều sếp và trao đổi thông tin với họ. Đó là lý do tại sao việc nhân viên biết vai trò, trách nhiệm và ưu tiên công việc của họ là vô cùng quan trọng.

Ưu điểm của loại cấu trúc này là nhân viên có thể chia sẻ kiến thức của họ trên các bộ phận chức năng khác nhau. Họ có thể giao tiếp và hiểu rõ hơn về vai trò của từng chức năng. Do đó, nhân viên có thể mở rộng kỹ năng và kiến thức của họ, dẫn đến sự phát triển trong tương lai.

Mặt khác, việc báo cáo cho nhiều người quản lý có thể gây thêm sự nhầm lẫn và xung đột giữa các nhà quản lý về những gì cần được báo cáo. Và nếu các ưu tiên không được xác định rõ ràng, nhân viên cũng có thể nhầm lẫn về vai trò của họ.

Tổ chức doanh nghiệp dạng ma trận

Cơ cấu tổ chức phân cấp – phẳng

Ba loại cơ cấu tổ chức ở trên có thể phù hợp với một số tổ chức, thì cơ cấu.tổ chức ghép dưới đây phù hợp hơn cho các công ty nhỏ hoặc khởi nghiệp.

Vậy cơ cấu tổ chức phân cấp – phẳng là gì? Kết hợp cơ cấu chức năng và cơ cấu phẳng dẫn đến cơ cấu.tổ chức phân cấp phẳng, cho phép DN đưa ra nhiều quyết định hơn giữa các cấp của tổ chức và nhìn chung, làm phẳng diện mạo theo chiều dọc của hệ thống phân cấp.

Ví dụ  về cấu trúc này trong một công ty là nếu tổ chức có một vườn ươm nội bộ hoặc chương trình đổi mới.

Trong hệ thống này, công ty có thể hoạt động theo một cấu trúc hiện có, nhưng nhân viên ở bất kỳ cấp nào cũng được khuyến khích đề xuất ý tưởng mới và thực hiện chúng. Như Lockheed Martin,  nổi tiếng với dự án skunkworks, giúp phát triển thiết kế máy bay do thám.

Google, Adobe, LinkedIn và nhiều công ty khác có các vườn ươm nội bộ, nơi nhân viên được khuyến khích sáng tạo và đổi mới để thúc đẩy sự phát triển chung của công ty.

Một lợi ích của hệ thống này là nó cho phép đổi mới nhiều hơn trong toàn công ty, cũng như loại bỏ các quy tắc và quy trình  không cần thiết dẫn đến làm chậm trễ kết quả công việc và có thể ngăn cản sự đổi mới trong cấu trúc chức năng. 

Cấu trúc nào là phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn? 

Mọi tổ chức đều khác nhau và không có cơ cấu.tổ chức nào là hoàn hảo, nhưng một trong những kiểu cơ cấu tổ chức trên có thể là tốt nhất cho công ty của bạn.

Dịch vụ tư vấn Tái cơ cấu của OCD

OCD cung cấp dịch vụ Tư vấn Tái cơ cấu (Tư vấn Tái cấu trúc) lĩnh vực kinh doanh, mô hình quản lý và cơ cấu tổ chức theo chiến lược kinh doanh cho các doanh nghiệp. Dịch vụ tư vấn cấu trúc giúp doanh nghiệp có bộ máy tổ chức gọn nhẹ và phù hợp với định hướng chiến lược, từ đó tạo hiệu quả cao trong việc theo đuổi các mục tiêu chiến lược cũng như tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Dịch vụ Tư vấn Tái cấu trúc bao gồm:

• Đánh giá cơ cấu tổ chức theo chuỗi giá trị và chiến lược kinh doanh
• Tái cấu trúc tổ chức và điều chỉnh hệ thống chức danh
• Tái cấu trúc quy trình kinh doanh

OCD đã thực hiện nhiều thành công nhiều dự án Tư vấn Tái cấu trúc cho các doanh nghiệp lớn của Việt nam. Kinh nghiệm Tư vấn Tái cơ cấu của OCD được trình bày ở phần Kinh nghiệm Tư vấn Tái cơ cấu.

Đọc thêm: Xây dựng cơ cấu tổ chức thích ứng với khủng hoảng

——————————-