Chuyển đổi số quản lý hành chính cấp xã

Last updated on 17 July, 2025

Trong kỷ nguyên số hóa mạnh mẽ, chuyển đổi số không còn là lựa chọn mà đã trở thành xu thế tất yếu, len lỏi vào từng ngóc ngách của đời sống xã hội, từ các đô thị lớn đến những vùng quê hẻo lánh. Đặc biệt ở cấp xã, nơi gần dân nhất, quá trình này đang diễn ra mạnh mẽ, hứa hẹn mang đến một cuộc cách mạng về cách thức quản lý, điều hành và cung cấp dịch vụ công. Liệu chuyển đổi số sẽ thay đổi bộ mặt làng quê Việt Nam ra sao, và những lợi ích thiết thực nào đang chờ đợi cán bộ lẫn người dân?

Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số (Digital Transformation) là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp và xã hội về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên việc áp dụng các công nghệ số.

Nói một cách đơn giản, chuyển đổi số không chỉ là việc ứng dụng công nghệ vào các hoạt động hiện có, mà còn là việc tư duy lại toàn bộ cách thức vận hành, quy trình, mô hình kinh doanh, văn hóa tổ chức để tạo ra những giá trị mới, nâng cao hiệu quả và khả năng cạnh tranh trong kỷ nguyên số.

Những điểm chính cần hiểu về chuyển đổi số:

• Thay đổi tổng thể và toàn diện: Nó ảnh hưởng đến mọi khía cạnh, từ quy trình nội bộ, cách thức tương tác với khách hàng, đối tác, đến mô hình sản phẩm/dịch vụ mới.
• Dựa trên công nghệ số: Các công nghệ như Trí tuệ nhân tạo (AI), Internet vạn vật (IoT), Điện toán đám mây (Cloud Computing), Dữ liệu lớn (Big Data), Blockchain… là những công cụ chính để thực hiện chuyển đổi.
• Mục tiêu là tạo ra giá trị mới: Chuyển đổi số không chỉ để tối ưu hóa những gì đang có mà còn để tạo ra những cơ hội, doanh thu và giá trị hoàn toàn mới mà trước đây không thể hình dung được.
• Là một quá trình liên tục: Chuyển đổi số không phải là một đích đến mà là một hành trình không ngừng nghỉ, đòi hỏi sự thích nghi và đổi mới liên tục để phù hợp với sự phát triển của công nghệ và thị trường.
• Yếu tố con người là then chốt: Dù công nghệ là công cụ, nhưng sự thay đổi về nhận thức, tư duy và văn hóa của con người trong tổ chức, xã hội mới là yếu tố quyết định sự thành công của chuyển đổi số.

Phân biệt với số hóa và ứng dụng công nghệ thông tin (tin học hóa):

• Số hóa (Digitization): Là việc chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý sang dạng số (ví dụ: quét tài liệu giấy thành file PDF). Đây là bước đầu tiên và cơ bản.
• Ứng dụng công nghệ thông tin (Digitalization / Tin học hóa): Là việc áp dụng công nghệ số để tự động hóa các quy trình hiện có (ví dụ: sử dụng phần mềm quản lý kho thay vì ghi sổ tay). Nó giúp làm cho các quy trình hiệu quả hơn nhưng không nhất thiết thay đổi bản chất của quy trình.
• Chuyển đổi số (Digital Transformation): Khác biệt ở chỗ nó không chỉ số hóa hay tự động hóa mà còn tái cấu trúc lại toàn bộ cách thức hoạt động, tạo ra những mô hình và giá trị mới nhờ công nghệ số.

Tóm lại, chuyển đổi số là một cuộc cách mạng trong cách chúng ta sống, làm việc và tương tác, được thúc đẩy bởi sự bùng nổ của công nghệ số, nhằm tạo ra sự thay đổi đột phá và bền vững.

Chuyển đổi số trong lĩnh vực quản lý hành chính cấp xã

Chuyển đổi số trong lĩnh vực quản lý hành chính cấp xã là quá trình ứng dụng sâu rộng các công nghệ số vào mọi hoạt động quản lý, điều hành của chính quyền cấp xã, nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động, minh bạch hóa quy trình, giảm thiểu thủ tục hành chính, và cung cấp các dịch vụ công tiện lợi, nhanh chóng hơn cho người dân và doanh nghiệp.

Nó không chỉ đơn thuần là việc trang bị máy tính hay kết nối internet, mà là một sự thay đổi toàn diện về tư duy, cách thức làm việc, và mô hình tương tác giữa chính quyền và người dân.

Các trụ cột chính của chuyển đổi số trong quản lý hành chính cấp xã:

• Chính quyền số (Digital Government):
  • Nâng cao năng lực điều hành: Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành điện tử, ký số, họp trực tuyến, hệ thống báo cáo điện tử. Mục tiêu là 100% văn bản, hồ sơ công việc được tạo lập, xử lý, ký số trên môi trường điện tử.
  • Cải cách thủ tục hành chính (TTHC): Đưa các TTHC lên môi trường trực tuyến (Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công của tỉnh/huyện), khuyến khích người dân nộp hồ sơ và nhận kết quả trực tuyến. Mục tiêu là 100% hồ sơ TTHC được tiếp nhận, xử lý và giải quyết trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử.
  • Quản lý dữ liệu: Xây dựng và khai thác các cơ sở dữ liệu chuyên ngành (dân cư, đất đai, hộ tịch…) được số hóa và liên thông, đảm bảo tính chính xác, kịp thời và khả năng chia sẻ.
  • Tương tác với người dân: Phát triển các kênh giao tiếp số như ứng dụng công dân số, nhóm Zalo, fanpage, cổng thông tin điện tử để cung cấp thông tin, nhận phản ánh, kiến nghị và giải đáp thắc mắc.
• Kinh tế số (Digital Economy) cấp xã:
  • Hỗ trợ người dân và doanh nghiệp địa phương ứng dụng công nghệ số vào sản xuất, kinh doanh.
  • Phát triển thương mại điện tử, hỗ trợ tiêu thụ nông sản, sản phẩm OCOP qua các nền tảng số.
  • Khuyến khích thanh toán không dùng tiền mặt (thanh toán điện tử, QR code).
• Xã hội số (Digital Society) cấp xã:
  • Phổ cập kỹ năng số: Tuyên truyền, hướng dẫn người dân sử dụng internet, điện thoại thông minh, các ứng dụng số để tiếp cận thông tin, dịch vụ công, y tế, giáo dục, thương mại điện tử.
  • Phát triển công dân số: Khuyến khích người dân sử dụng tài khoản định danh điện tử VNeID, sổ sức khỏe điện tử.
  • An toàn thông tin: Nâng cao nhận thức về an toàn thông tin, phòng chống lừa đảo trên không gian mạng cho người dân.

Lợi ích của chuyển đổi số trong quản lý hành chính cấp xã:

• Đối với chính quyền:
  • Nâng cao hiệu quả: Giảm thời gian xử lý công việc, tăng năng suất lao động cho cán bộ, công chức.
  • Minh bạch hóa: Giảm thiểu tiêu cực, tham nhũng do quy trình được số hóa, công khai, dễ kiểm soát.
  • Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ hồ sơ giấy, chi phí đi lại.
  • Nâng cao năng lực quản lý, điều hành: Dữ liệu được tập trung, chính xác, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng, hiệu quả hơn.
• Đối với người dân và doanh nghiệp:
  • Tiết kiệm thời gian và chi phí: Không cần đến trực tiếp trụ sở, có thể nộp hồ sơ và nhận kết quả trực tuyến mọi lúc, mọi nơi.
  • Thuận tiện, dễ dàng: Tiếp cận thông tin và dịch vụ công nhanh chóng, đơn giản hơn.
  • Minh bạch: Dễ dàng theo dõi tình trạng hồ sơ, quy trình giải quyết.
  • Nâng cao chất lượng cuộc sống: Tiếp cận các dịch vụ y tế, giáo dục, thương mại điện tử tốt hơn.

Chuyển đổi số trong quản lý hành chính cấp xã là một nhiệm vụ quan trọng, góp phần xây dựng Chính phủ số, thúc đẩy kinh tế số và xã hội số, mang lại cuộc sống tốt đẹp hơn cho người dân.

Khó khăn, thách thức của chuyển đổi số cấp xã

Dưới đây là phân tích chi tiết hơn về từng thách thức mà bạn đã nêu:

• Hạ tầng số chưa đồng bộ: Mặc dù internet đã phủ sóng rộng khắp, nhưng ở các vùng sâu, vùng xa, chất lượng đường truyền vẫn còn hạn chế, đôi khi không ổn định, ảnh hưởng đến việc truy cập và sử dụng các dịch vụ số. Việc thiếu thiết bị đầu cuối như máy tính, điện thoại thông minh, hoặc các thiết bị hỗ trợ chuyên dụng tại các điểm công cộng cũng là một rào cản.
• Nhận thức và kỹ năng số còn hạn chế: Đây là một trong những thách thức lớn nhất. Một bộ phận không nhỏ người dân, đặc biệt là người lớn tuổi và ở khu vực nông thôn, chưa quen với công nghệ, còn e ngại hoặc không biết cách sử dụng các ứng dụng, dịch vụ số. Điều này khiến họ khó tiếp cận và hưởng lợi từ các tiện ích của chuyển đổi số.
• Nguồn nhân lực thiếu và yếu: Cán bộ cấp xã thường phải kiêm nhiệm nhiều việc và có thể chưa được đào tạo chuyên sâu về công nghệ thông tin. Việc thiếu đội ngũ cán bộ có trình độ, kỹ năng về CNTT để vận hành, quản lý hệ thống, cũng như hỗ trợ người dân là một điểm nghẽn lớn, gây khó khăn trong triển khai và duy trì các nền tảng số.
• Văn hóa làm việc truyền thống: Thói quen làm việc trên giấy tờ, quy trình thủ công đã ăn sâu vào nếp nghĩ và cách làm việc của cả cán bộ và người dân. Thay đổi một thói quen lâu đời đòi hỏi thời gian, sự kiên trì và một chiến lược truyền thông, đào tạo hiệu quả. Sự “ngại đổi mới” hay “chống đối ngầm” cũng có thể xảy ra.
• Chi phí đầu tư ban đầu lớn: Để xây dựng một hạ tầng số vững chắc, mua sắm phần mềm, thiết bị, và đào tạo nhân lực, ngân sách đầu tư ban đầu có thể rất lớn, vượt quá khả năng của nhiều xã, đặc biệt là các xã nghèo. Việc duy trì, nâng cấp hệ thống cũng phát sinh chi phí định kỳ.
• An toàn, an ninh mạng: Khi mọi hoạt động đều được số hóa, nguy cơ về mất an toàn thông tin, rò rỉ dữ liệu cá nhân, hoặc các cuộc tấn công mạng trở nên hiện hữu. Đảm bảo an ninh, bảo mật cho các hệ thống và dữ liệu của cấp xã là một nhiệm vụ phức tạp, đòi hỏi kiến thức chuyên môn và đầu tư về công nghệ.

Giải pháp thúc đẩy chuyển đổi số cấp xã

• Nâng cao nhận thức toàn diện: Tăng cường các chiến dịch tuyên truyền, phổ biến sâu rộng về lợi ích của chuyển đổi số, không chỉ dừng lại ở cán bộ mà còn phải đến được với từng người dân. Sử dụng đa dạng các kênh truyền thông như truyền hình, đài phát thanh xã, loa truyền thanh, mạng xã hội, các buổi họp thôn/xóm để mọi người hiểu rõ hơn về tầm quan trọng và những tiện ích mà chuyển đổi số mang lại.
• Đào tạo và phát triển kỹ năng số: Tổ chức các lớp tập huấn chuyên sâu và thường xuyên nhằm nâng cao kỹ năng số cho đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã, giúp họ thành thạo trong việc vận hành các hệ thống số. Đặc biệt, cần chú trọng đào tạo và phát huy vai trò của Tổ công nghệ số cộng đồng như một lực lượng nòng cốt, trực tiếp hướng dẫn, hỗ trợ người dân sử dụng các nền tảng và dịch vụ số tại địa phương.
• Đầu tư và phát triển hạ tầng số đồng bộ: Đảm bảo phủ sóng internet chất lượng cao và ổn định đến từng thôn, xóm, đặc biệt ở các vùng sâu, vùng xa. Song song đó, cần trang bị đầy đủ các thiết bị công nghệ cần thiết như máy tính, máy in, thiết bị họp trực tuyến tại trụ sở xã, và khuyến khích người dân sở hữu, sử dụng điện thoại thông minh.
• Xây dựng và hoàn thiện nền tảng số dùng chung: Phát triển các hệ thống phần mềm, cơ sở dữ liệu dùng chung và liên thông từ cấp trung ương, tỉnh, huyện đến cấp xã (ví dụ: hệ thống quản lý văn bản, hệ thống một cửa điện tử, các cơ sở dữ liệu chuyên ngành như dân cư, đất đai, hộ tịch). Điều này giúp tối ưu hóa nguồn lực, đảm bảo tính đồng bộ và khả năng chia sẻ dữ liệu hiệu quả.
• Khuyến khích và hỗ trợ người dân tích cực tham gia: Tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất để người dân dễ dàng tiếp cận và sử dụng các dịch vụ số. Điều này bao gồm việc đơn giản hóa các thao tác, cung cấp hướng dẫn dễ hiểu, và duy trì các điểm hỗ trợ trực tiếp tại ủy ban xã hoặc các điểm công cộng để giải đáp thắc mắc, hỗ trợ kỹ thuật cho người dân khi cần.
• Đảm bảo an toàn, an ninh mạng tối đa: Xây dựng và triển khai các biện pháp bảo mật chặt chẽ cho các hệ thống và dữ liệu số của xã. Thường xuyên kiểm tra, nâng cấp hệ thống phòng thủ, đồng thời tăng cường nâng cao nhận thức về an toàn thông tin cho cả cán bộ và người dân để phòng tránh các rủi ro về lừa đảo trực tuyến, lộ lọt thông tin cá nhân.

Việc triển khai đồng bộ và quyết liệt các giải pháp này sẽ tạo đà mạnh mẽ cho chuyển đổi số cấp xã, mang lại những lợi ích thiết thực cho chính quyền và nâng cao chất lượng cuộc sống cho người dân.

Tóm lại, chuyển đổi số cấp xã là một hành trình đầy tiềm năng nhưng cũng không ít thách thức. Dù đối mặt với những khó khăn về hạ tầng, nhận thức hay nguồn lực, với sự quyết tâm của chính quyền, sự đồng lòng của người dân và sự hỗ trợ từ công nghệ, chúng ta hoàn toàn có thể xây dựng một chính quyền điện tử minh bạch, hiệu quả, và một xã hội số tiện nghi. Quá trình này không chỉ góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống, tạo ra nhiều cơ hội mới mà còn khẳng định vai trò tiên phong của cấp xã trong công cuộc chuyển đổi số quốc gia, mang lại những giá trị bền vững cho cộng đồng.