Chuẩn hóa dữ liệu vật tư – nền tảng cho triển khai ERP
Chuẩn hóa dữ liệu sản xuất cho chuyển đổi số
15 October, 2025
Chuẩn hóa dữ liệu bán hàng cho chuyển đổi số
15 October, 2025
Last updated on 15 October, 2025
Trong bối cảnh Cách mạng Công nghiệp 4.0, Chuyển đổi số nhà máy không còn là lựa chọn mà là xu hướng tất yếu để các doanh nghiệp sản xuất nâng cao năng lực cạnh tranh. Tuy nhiên, bất kỳ dự án chuyển đổi số nào cũng cần một “xương sống” vững chắc, đó chính là dữ liệu. Đặc biệt, việc chuẩn hóa dữ liệu vật tư là bước đi tiên quyết, tạo nền móng vững chắc cho quá trình số hóa toàn diện.
Chuẩn hóa dữ liệu vật tư là gì?
Chuẩn hóa dữ liệu vật tư (Material Data Standardization) là quá trình thiết lập các quy tắc, tiêu chuẩn chung để đồng nhất, làm sạch và cấu trúc lại toàn bộ thông tin liên quan đến vật tư, phụ tùng, nguyên vật liệu trong nhà máy.
Mục tiêu là đảm bảo mỗi vật tư chỉ có một mã định danh duy nhất (Unique ID), mô tả nhất quán và đầy đủ các thông số kỹ thuật (ví dụ: tên gọi, đơn vị tính, nhà sản xuất, model, kích thước, vật liệu, v.v.).
Tại sao Chuẩn hóa dữ liệu vật tư lại là bước đầu tiên của Chuyển đổi số?
Chuyển đổi số trong nhà máy ứng dụng các công nghệ như IoT, Big Data, AI, hệ thống ERP/MES/WMS. Tất cả các hệ thống này đều hoạt động dựa trên dữ liệu. Nếu dữ liệu vật tư bị “ô nhiễm” (không nhất quán, trùng lặp, thiếu chính xác), các hệ thống số sẽ không thể phát huy hiệu quả:
Nâng cao chất lượng dữ liệu (Data Quality)
- Loại bỏ trùng lặp: Dữ liệu vật tư “bẩn” thường dẫn đến việc một vật tư có nhiều mã khác nhau, gây lãng phí do mua sắm dư thừa (Mua cái đã có). Chuẩn hóa giúp loại bỏ sự chồng chéo này.
- Tính nhất quán: Đảm bảo dữ liệu từ phòng mua hàng, kho, bảo trì và sản xuất đều dùng chung một định dạng, một quy tắc mô tả.
- Chính xác tuyệt đối: Cung cấp thông tin kỹ thuật đầy đủ, giúp việc tìm kiếm vật tư thay thế chính xác, nhanh chóng, đặc biệt quan trọng cho công tác bảo trì.
Tối ưu hóa vận hành và chi phí
- Quản lý tồn kho hiệu quả: Với dữ liệu chuẩn, hệ thống WMS (Hệ thống Quản lý Kho) hoặc ERP có thể tính toán chính xác tồn kho tối thiểu/tối đa (Min/Max Stock), điểm tái đặt hàng (Reorder Point), từ đó giảm chi phí lưu kho và tránh thiếu hụt vật tư gây gián đoạn sản xuất.
- Tăng tốc độ tìm kiếm vật tư: Nhân viên bảo trì có thể tìm thấy vật tư chính xác trong vài giây thay vì mất hàng giờ tìm kiếm trong kho hoặc kiểm tra chéo nhiều tài liệu. Điều này giúp giảm đáng kể thời gian dừng máy (Downtime).
- Mua sắm thông minh hơn: Chuẩn hóa danh mục vật tư cho phép phân tích lịch sử mua hàng, thương lượng giá tốt hơn với nhà cung cấp, và kiểm soát chặt chẽ quy trình mua sắm.
Tạo nền tảng cho hệ thống số
- Triển khai ERP/EAM thành công: Các phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP) và Quản lý tài sản (EAM) cần dữ liệu đầu vào chất lượng cao để hoạt động. Chuẩn hóa dữ liệu vật tư là điều kiện tiên quyết cho việc tích hợp và vận hành các hệ thống này.
- Phân tích dữ liệu lớn (Big Data) và AI: Chỉ khi dữ liệu được chuẩn hóa và đồng bộ, nhà máy mới có thể áp dụng các thuật toán AI để dự đoán nhu cầu vật tư, dự báo hỏng hóc thiết bị (Bảo trì dự đoán – Predictive Maintenance) hoặc tối ưu hóa chuỗi cung ứng.
Quy trình 5 bước chuẩn hóa dữ liệu vật tư hiệu quả
Để quá trình chuẩn hóa diễn ra thành công và phục vụ tốt cho chuyển đổi số, nhà máy cần thực hiện theo một quy trình bài bản:
Bước 1: Đánh giá và Thu thập dữ liệu hiện tại (Data Audit)
- Thu thập toàn bộ danh mục vật tư từ các nguồn (file Excel, hệ thống cũ, sổ sách, phần mềm kế toán).
- Phân tích mức độ “ô nhiễm”: Tỷ lệ trùng lặp, thiếu thông tin, sai sót định dạng.
- Phân loại vật tư theo nhóm (Ví dụ: Cơ khí, Điện, C&I, Dầu mỡ, v.v.).
Bước 2: Xây dựng quy tắc chuẩn hóa (Standardization Rules)
- Thiết lập quy tắc đặt tên: Xây dựng cấu trúc tên gọi thống nhất (Ví dụ: NHÓM VẬT TƯ – TÊN GỌI CHUNG – THÔNG SỐ KỸ THUẬT QUAN TRỌNG).
- Xây dựng bộ từ điển thuộc tính (Attribute Dictionary): Định nghĩa rõ ràng các thuộc tính bắt buộc cho từng nhóm vật tư (Ví dụ: Vòng bi phải có: Đường kính trong, Đường kính ngoài, Chiều dày).
- Thiết lập quy tắc mã hóa: Xây dựng hệ thống mã vật tư logic (ví dụ: áp dụng mã số mã vạch GS1 hoặc mã nội bộ có cấu trúc).
Bước 3: Làm sạch và Chuyển đổi dữ liệu (Data Cleansing & Transformation)
- Sử dụng các công cụ chuyên biệt hoặc ứng dụng AI/Machine Learning để tự động phát hiện và loại bỏ các vật tư trùng lặp.
- Áp dụng các quy tắc đã thiết lập để định dạng lại và bổ sung các thông số kỹ thuật còn thiếu.
- Thực hiện việc gán Mã vật tư duy nhất (Unique Material ID) cho từng mặt hàng.
Bước 4: Kiểm tra, Xác nhận và Phê duyệt (Validation)
- Phối hợp với các bộ phận liên quan (Kho, Kỹ thuật, Mua hàng) để kiểm tra, xác nhận tính chính xác của dữ liệu sau chuẩn hóa.
- Dữ liệu chuẩn hóa cần được phê duyệt chính thức trước khi đưa vào hệ thống.
Bước 5: Tích hợp và Duy trì hệ thống (Integration & Governance)
- Tích hợp dữ liệu vật tư đã chuẩn hóa vào hệ thống quản lý tập trung (ERP, EAM, WMS).
- Xây dựng quy trình quản trị dữ liệu (Data Governance) để đảm bảo mọi vật tư mới nhập vào hệ thống đều phải tuân thủ các quy tắc chuẩn hóa.
- Đào tạo nhân sự để họ hiểu và tuân thủ các quy tắc mới.
Bảng dữ liệu vật tư mẫu
| MÃ VẬT TƯ | TÊN VẬT TƯ CHUẨN | ĐƠN VỊ TÍNH | THÔNG SỐ KỸ THUẬT CHÍNH | VỊ TRÍ LƯU KHO | NHÀ SẢN XUẤT | ĐỊNH MỨC TỒN KHO TỐI THIỂU |
| A | Aptomat | |||||
| A-MCB-2P63A | Aptomat 2p 63a, iec 60898 | Cái | 2P, 63A, C, 6kA | A-01-01-B | Schneider | 5 |
| A-MCCB-3P250 | Aptomat khối 3p 250a, nsx250n | Cái | 3P, 250A, NSX250N | A-01-02-C | Schneider | 3 |
| A-RCBO-1P32A | Aptomat chống rò 1p+n 32a, 30ma | Cái | 1P+N, 32A, 30mA | A-01-01-A | Siemens | 4 |
| A-ACB-4P1600 | Aptomat không khí 4p 1600a, h2 | Cái | 4P, 1600A, H2, 65kA | A-02-01-A | ABB | 1 |
| A-MCB-1P16A | Aptomat 1p 16a, iec 60898 | Cái | 1P, 16A, C, 4.5kA | A-01-01-B | LS | 10 |
| B | Biến tần | |||||
| B-INV-0.75KW | Biến tần 0.75kw, 220v, 1 pha | Cái | 0.75kW, 220V, 1 Phase | B-03-01-D | Danfoss | 2 |
| B-INV-5.5KW | Biến tần 5.5kw, 380v, 3 pha | Cái | 5.5kW, 380V, 3 Phase | B-03-02-E | Siemens | 1 |
| B-INV-2.2KW | Biến tần 2.2kw, 380v, 3 pha | Cái | 2.2kW, 380V, 3 Phase | B-03-01-D | Yaskawa | 3 |
| C | Cảm biến | |||||
| C-PROX-M12-NO | Cảm biến tiệm cận m12, no, npn | Cái | Tiệm cận, M12, NO, NPN | C-04-01-A | Omron | 8 |
| C-PHOTO-E3Z-R61 | Cảm biến quang phản xạ, 1m | Cái | Quang, Phản xạ, 1m | C-04-01-B | Omron | 6 |
| C-TEMP-PT100 | Cảm biến nhiệt pt100, 3 dây | Cái | PT100, -50 đến 200°C, 3 dây | C-04-02-C | Endress+Hauser | 5 |
| C-PRES-0-10BAR | Cảm biến áp suất 0-10 bar, 4-20ma | Cái | Áp suất, 0-10 Bar, 4-20mA | C-04-02-D | Wika | 4 |
| D | Dây cáp điện | |||||
| D-CV-3X4.0 | Dây cáp điện cv 3×4.0mm2 | Mét | 3 lõi, 4.0mm2, CV | D-05-01-A | Cadivi | 200 |
| D-CXV-4X16.0 | Dây cáp điện cxv 4×16.0mm2 | Mét | 4 lõi, 16.0mm2, CXV | D-05-02-B | Thịnh Phát | 150 |
| D-SHIELD-2X1.5 | Dây cáp tín hiệu chống nhiễu 2×1.5mm2 | Mét | 2 lõi xoắn, 1.5mm2, Chống nhiễu | D-05-01-A | Belden | 100 |
| E | Động cơ & hộp số | |||||
| E-MOTOR-3PH-1.5 | Động cơ điện 3 pha 1.5kw, 4 cực | Cái | 1.5kW, 4 Poles, B3, IE3 | E-06-01-C | Siemens | 2 |
| E-GEAR-NMRV40 | Hộp số giảm tốc nmrv040, 1/30 | Cái | NMRV040, Tỷ số truyền 1:30 | E-06-02-D | Bonfiglioli | 3 |
| E-MOTOR-3PH-7.5 | Động cơ điện 3 pha 7.5kw, 6 cực | Cái | 7.5kW, 6 Poles, B5, IE3 | E-06-01-C | ABB | 1 |
| F | Phụ tùng máy | |||||
| F-BEARING-6205 | Vòng bi cầu 6205 2rs c3 | Cái | 6205, 2RS, C3 | F-07-01-A | SKF | 20 |
| F-SEAL-50X72X10 | Phớt chắn dầu 50x72x10 nbr | Cái | 50x72x10mm, NBR | F-07-01-B | Koyo | 15 |
| F-COUPLING-K90 | Khớp nối mềm k90, pu | Bộ | Dạng sao, Kích thước K90 | F-07-02-C | Lovejoy | 5 |
| F-V-BELT-A100 | Dây đai thang a100, dài 2540mm | Sợi | Tiết diện A, Chiều dài 2540mm | F-07-01-A | Gates | 10 |
| F-ROLLER-D50L200 | Con lăn băng tải d50 l200 | Cái | D50mm, L200mm, Thép | F-07-02-C | Interroll | 8 |
| G | Hóa chất & vật liệu tiêu hao | |||||
| G-OIL-HYD-46 | Dầu thủy lực iso vg 46 | Lít | ISO VG 46 | G-08-01-A | Shell | 50 |
| G-GREASE-LITH2 | Mỡ bôi trơn lithium ep 2 | Kg | Lithium, EP 2 | G-08-01-B | Total | 25 |
| G-CLEAN-SOLVENT | Dung môi tẩy rửa công nghiệp, 5 lít | Can | Dung môi, 5 Lít | G-08-02-C | 3M | 10 |
| G-GLOVE-NIT-L | Găng tay bảo hộ nitrile, size l | Đôi | Nitrile, Size L | G-08-02-D | Ansell | 100 |
| H | Thiết bị khí nén | |||||
| H-CYL-D40S50 | Xi lanh khí nén d40, hành trình 50 | Cái | D40mm, Hành trình 50mm, Tác động kép | H-09-01-A | SMC | 5 |
| H-VALVE-5/2-1/4 | Van điện từ 5/2, ren 1/4 inch | Cái | 5/2, Cuộn 24VDC, Ren 1/4″ | H-09-01-B | Festo | 7 |
| H-FILTER-FRL-1/2 | Bộ lọc điều áp dầu 1/2 inch | Bộ | Lọc, Điều áp, Dầu, Ren 1/2″ | H-09-02-C | Parker | 3 |
| I | Thiết bị hàn & cắt | |||||
| I-WELD-E6013-3.2 | Que hàn e6013, 3.2mm | Kg | E6013, 3.2mm | I-10-01-A | Kiswel | 50 |
| I-CUT-DISC-100X1.0 | Đá cắt sắt 100×1.0mm | Cái | 100mm, Dày 1.0mm, Sắt | I-10-01-B | Bosch | 200 |
| I-TIG-TORCH-WP26 | Mỏ hàn tig wp-26 | Bộ | WP-26, Làm mát bằng khí | I-10-02-C | Lincoln | 2 |
| J | Thiết bị PCCC | |||||
| J-EXTIN-CO2-5KG | Bình chữa cháy co2 5kg | Bình | CO2, 5kg | J-11-01-A | Dragon | 5 |
| J-HOSE-D50-20M | Cuộn vòi chữa cháy d50, 20m | Cuộn | D50, Dài 20m | J-11-01-B | Viking | 3 |
| K | Dụng cụ cầm tay | |||||
| K-SPANNER-17 | Cờ lê vòng miệng 17mm | Cái | Vòng miệng, 17mm | K-12-01-A | KTC | 10 |
| K-MULTIMETER | Đồng hồ vạn năng số | Cái | Đo V, A, Ohm, Tần số | K-12-02-B | Fluke | 4 |
| K-GRINDER-100MM | Máy mài góc 100mm, 720w | Cái | 100mm, 720W | K-12-01-A | Makita | 3 |
| L | Ống và phụ kiện ống | |||||
| L-PIPE-UPVC-D60 | Ống nhựa upvc d60mm, pn10 | Mét | uPVC, D60mm, PN10 | L-13-01-A | Tiền Phong | 100 |
| L-FLANGE-PN16-D50 | Mặt bích thép pn16, dn50 | Cái | Thép, PN16, DN50 | L-13-01-B | Kitz | 15 |
| L-VALVE-BALL-1/2 | Van bi tay gạt inox 304, 1/2 inch | Cái | Bi, Inox 304, Ren 1/2″ | L-13-02-C | Sanwa | 20 |
| M | Vật tư điện khác | |||||
| M-CONTACTOR-32A | Công tắc tơ 3 cực, 32a, cuộn 220v | Cái | 3P, 32A, Cuộn 220VAC | M-14-01-A | Fuji | 10 |
| M-THERM-RELAY-12A | Rơ le nhiệt 8-12a | Cái | Dải 8-12A, Gắn contactor 32A | M-14-01-A | Fuji | 10 |
| M-PUSH-RED-NO | Nút nhấn khẩn cấp màu đỏ, no | Cái | Nút nhấn, Đỏ, NO | M-14-02-B | IDEC | 8 |
| M-LIMIT-SWITCH | Công tắc hành trình cơ khí, 2c | Cái | Cơ khí, 2 tiếp điểm | M-14-02-B | Telemecanique | 6 |
| N | Vật tư xây dựng & kết cấu | |||||
| N-SCREW-M8X25-SS | Bu lông inox m8x25mm, 304 | Con | M8x25mm, Inox 304 | N-15-01-A | Việt Nam | 500 |
| N-STEEL-ANGLE-50×50 | Thép góc l50x50x5mm, dài 6m | Cây | L50x50x5mm, Dài 6m | N-15-02-B | Hòa Phát | 50 |
| N-CEMENT-PC40 | Xi măng pc40, bao 50kg | Bao | PC40, 50kg | N-15-01-A | Hà Tiên | 20 |
| O | Vật tư máy tính & mạng | |||||
| O-ETHER-CAT6-10M | Dây cáp mạng cat6, 10m, bấm sẵn | Sợi | CAT6, 10m | O-16-01-A | AMP | 10 |
| O-ROUTER-WIFI-AC | Bộ định tuyến wifi ac1200 | Cái | AC1200, Dual Band | O-16-02-B | TP-Link | 2 |
| O-PRINTER-LASER | Máy in laser đen trắng, đơn năng | Cái | Đơn năng, Tốc độ 20ppm | O-16-01-A | Canon | 1 |
| P | Vật tư bảo hộ lao động | |||||
| P-HELMET-WHITE | Mũ bảo hộ lao động màu trắng | Cái | ABS, Màu trắng | P-17-01-A | 3M | 20 |
| P-SHOES-SB | Giày bảo hộ mũi thép, size 42 | Đôi | SB, Mũi thép, Size 42 | P-17-02-B | Jogger | 15 |
| P-GLASSES-CLEAR | Kính bảo hộ chống bụi, trong suốt | Cái | Polycarbonate, Chống tia UV | P-17-01-A | Honeywell | 30 |
| Q | Vật tư làm kín | |||||
| Q-GASKET-PTFE-D100 | Gioăng ptfe d100, dày 3mm | Tấm | PTFE, D100mm, Dày 3mm | Q-18-01-A | Teadit | 10 |
| Q-PACKING-ASB-10×10 | Dây tết chèn amiang 10x10mm | Mét | Amiang, 10x10mm | Q-18-01-B | Klinger | 50 |
| R | Đồng hồ đo lường | |||||
| R-GAUGE-PRES-D100 | Đồng hồ áp suất d100, 0-10 bar | Cái | D100mm, 0-10 Bar, Chân đứng | R-19-01-A | Ashcroft | 5 |
| R-GAUGE-TEMP-BIMET | Nhiệt kế lưỡng kim 0-150c | Cái | Lưỡng kim, 0-150°C | R-19-01-B | Testo | 3 |
| S | Linh kiện điện tử | |||||
| S-RESISTOR-1K-1/4W | Điện trở 1k ohm, 1/4w | Con | 1K Ohm, 1/4W, 5% | S-20-01-A | Yageo | 1000 |
| S-CAP-100UF-50V | Tụ điện hóa 100uf 50v | Con | 100uF, 50V | S-20-01-A | Nichicon | 500 |
| T | Máy bơm | |||||
| T-PUMP-CENTRI-1.5KW | Máy bơm ly tâm 1.5kw, q=10m3/h | Cái | Ly tâm, 1.5kW, Q=10m3/h | T-21-01-A | Ebara | 2 |
Kết luận
Chuẩn hóa dữ liệu vật tư là công tác dọn dẹp nhà cửa trước khi xây dựng biệt thự thông minh. Nó không chỉ là một dự án công nghệ, mà là một dự án quản trị, đòi hỏi sự cam kết từ ban lãnh đạo và sự tham gia của tất cả các phòng ban. Bằng cách xây dựng một bộ dữ liệu vật tư sạch, chính xác và nhất quán, nhà máy sẽ tạo ra được nền tảng vững chắc, sẵn sàng kết nối, khai thác tối đa sức mạnh của công nghệ số, tiến tới mô hình Nhà máy Thông minh (Smart Factory) và nâng cao hiệu quả hoạt động bền vững.
Tham khảo:
10 lý do doanh nghiệp nên sử dụng Google Analytics
