Biểu đồ xương cá là gì? Lợi ích, hạn chế và cách xây dựng

Last updated on 25 July, 2024

Biểu đồ xương cá là một công cụ hữu ích để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và đưa ra giải pháp hiệu quả. Trong lĩnh vực quản lý sản xuất, nó đặc biệt được đánh giá cao vì có khả năng nâng cao việc quản lý chất lượng và hiệu quả của quy trình sản xuất.

Hãy cùng OCD tìm hiểu chi tiết về công cụ quản lý chất lượng đặc biệt này trong bài viết dưới đây!

Biểu đồ xương cá là gì?

Khái niệm biểu đồ xương cá

Biểu đồ xương cá là một công cụ xác định nguyên nhân gốc rễ của các lỗi hỏng hóc, sai lệch, thất bại trong một quy trình. Nói cách khác, đây là công cụ phân tích theo từng lớp, từng bước để tìm ra nguyên nhân sâu xa dẫn đến một vấn đề.

Biểu đồ xương cá còn được gọi là biểu đồ Ishikawa hay biểu đồ phân tích nguyên nhân – kết quả. Nó là một trong những công cụ chính được sử dụng trong phân tích nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề.

Sơ đồ xương cá, đúng như tên gọi, mô phỏng theo bộ xương của một con cá. Vấn đề chính được đặt ở phần đầu con cá, hướng sang bên phải. Các nguyên nhân chính dẫn đến vấn đề nằm ở phần bên trái, tỏa ra như phần xương trong một bộ xương. Các nhánh phụ tách ra từ các nhánh chính đại diện cho nguyên nhân phụ.

Việc xây dựng biểu đồ xương cá có thể phân nhánh thành nhiều cấp độ tùy theo mức cần thiết khi muốn xác định nguyên nhân của vấn đề chính.

Lịch sử của biểu đồ xương cá

Khái niệm về sơ đồ xương cá được cho là đã xuất hiện từ những năm 1920. Tuy nhiên, một giáo sư kỹ thuật người Nhật tên Kaoru Ishikawa đã giúp biểu đồ này trở nên phổ biến hơn. Ông đã sử dụng nó khi đưa ra các quy trình quản lý chất lượng cho xưởng đóng tàu Kawasaki.

Một trong những ứng dụng nổi tiếng nhất của biểu đồ xương cá không phải để tìm ra nguyên nhân của các vấn đề đã tồn tại. Thay vào đó, nó được sử dụng để ngăn ngừa các vấn đề có thể xảy ra. Mazda Motors đã sử dụng biểu đồ này để thiết kế xe thể thao MX5. Ngay cả những chi tiết nhỏ nhất như thiết kế cửa xe cho người lái có thể tựa tay khi lái cũng được xem xét.

Xe MX5 (Nguồn ảnh: Wikipedia)

Trong bất cứ ngành nghề hay lĩnh vực nào, biến số chính là kẻ thù của chất lượng và tính hiệu quả. Ví dụ, sau khi một đơn hàng được đặt, tất cả mọi người đều phải tuân theo một quy trình được chuẩn hóa cho đến bước cuối cùng. Bất kỳ sự thay đổi nào cũng có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm cuối cùng giao đến tay khách hàng.

Biểu đồ xương cá là một công cụ tuyệt vời để xác định các biến số tiềm ẩn trong một quy trình nhằm giảm thiểu lỗi hoặc hỏng hóc, hoặc để tìm ra nguyên nhân gây ra lỗi hoặc hỏng hóc đang diễn ra.

Lợi ích của biểu đồ xương cá

Phân tích xương cá cho phép doanh nghiệp thực hiện việc phân tích có hệ thống với bất kỳ vấn đề nào. Ưu điểm của nó bao gồm:

Trực quan hóa

Biểu đồ xương cá cung cấp khả năng minh họa bằng hình ảnh rõ ràng. Nó tạo ra sơ đồ các nguyên nhân khác nhau của một vấn đề và biểu thị các mối liên kết giữa chúng. Nếu bạn không sử dụng biểu đồ này, bạn có khả năng sẽ bỏ qua những mối liên quan này. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể loại bỏ những yếu tố gây nhiễu loạn và tập trung vào các điểm quan trọng cần lưu ý.

Xác định điểm nghẽn và đưa ra giải pháp cụ thể

Việc biểu diễn mối quan hệ nguyên nhân kết quả trên một sơ đồ duy nhất giúp bạn xác định các điểm nghẽn tốt hơn. Từ đó, giải pháp cụ thể cho từng khâu có vấn đề sẽ được đưa ra nhanh chóng hơn.

Có cách tiếp cận theo hướng cải tiến

Sơ đồ xương cá giúp xác định những lỗ hổng và những khâu cần cải thiện trong toàn bộ hệ thống quy trình đang phân tích. Việc liên tục phân tích từng nguyên nhân có thể xảy ra, công cụ này giúp điều chỉnh và làm cho quy trình trở nên trơn tru, mượt mà hơn.

Thống nhất về tư duy trong đội nhóm

Đây là một biểu đồ tư duy trực quan về nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề. Vì thế, nhân viên khi sử dụng nó sẽ hiểu rõ hơn vai trò của mình trong quy trình. Khi triển khai phân tích xương cá, đội nhóm của bạn không thể thiếu hoạt động brainstorm.

Brainstorm là phương pháp được dùng để khai thác và tạo ra nhiều sáng kiến cho một vấn đề. Hoạt động này giúp nhân viên suy nghĩ vượt ra ngoài khuôn khổ và phá vỡ các mô thức tư duy cứng nhắc.

Hạn chế của biểu đồ xương cá

Một số hạn chế của biểu đồ xương cá lại có liên quan đến chính những ưu điểm lớn nhất của nó.

• Trong quá trình brainstorming, một số nguyên nhân không liên quan có thể xuất hiện. Điều này gây nhầm lẫn và tốn nhiều thời gian cho cả đội nhóm.
• Biểu đồ phức tạp với nhiều nhánh xương cá có thể dẫn đến một mớ hỗn độn, tạo ra cảm giác rối bời cho người xem.
• Biểu đồ có để gây phân tán cho những người xử lý vấn đề. Khi có quá nhiều nguyên nhân được xác định là cần sửa chữa, tỷ lệ thành công của cả dự án gần như bằng không. Vì hiếm có doanh nghiệp nào có đủ nguồn lực xử lý được mọi nguyên nhân gốc rễ nhỏ lẻ.

6 yếu tố “M” trong biểu đồ xương cá

Một trong những bước đầu tiên khi xây dựng sơ đồ xương cá là xác định các yếu tố có thể xảy ra biến số trong một quy trình. Ishikawa mô tả những yếu tố này bằng 6 “M” trong lĩnh vực sản xuất: con người (Manpower), máy móc (Machine), phương pháp (Method), nguyên vật liệu (Material), đo lường (Measurement) và môi trường (Mother Nature).

Dưới đây là giải nghĩa về từng chữ “M” và cách các biến số được từng “M” hình thành trong quy trình.

6 yếu tố “M” trong biểu đồ xương cá

Manpower (Con người)

Đây là lực lượng lao động chính tham gia vào quá trình thiết kế và cung cấp sản phẩm, bao gồm công nhân vận hành, kỹ thuật viên và giám sát viên. Con người được coi là yếu tố khó điều khiển nhất. Nếu con người tay nghề kém hoặc ít kinh nghiệm thì toàn bộ quy trình sản xuất sẽ bị ảnh hưởng tương đối nghiêm trọng.

Method (Phương pháp)

Phương pháp tức là quy trình sản xuất và các quy trình cung cấp dịch vụ hỗ trợ liên quan. Thông thường, các quy trình được coi là có quá nhiều bước, khâu phê duyệt và các hoạt động khác không tạo ra giá trị gia tăng. Khi quy trình không được tinh gọn, đơn giản hóa và chuẩn hóa, con người sẽ rất khó tuân theo và dễ nhầm lẫn.

Machine (Máy móc)

Máy móc ở đây có nghĩa là công cụ, cơ sở vật chất, hệ thống hỗ trợ và thiết bị được sử dụng để sản xuất. Thông thường, máy móc sẽ không được quản lý đúng cách hoặc không có khả năng tạo ra các sản phẩm mong muốn do các vấn đề kỹ thuật hoặc bảo trì.

Material (Nguyên vật liệu)

Đây là các nguyên liệu thô, thành phần và vật tư tiêu hao cần thiết để sản xuất ra một thành phẩm. Nguyên vật liệu thường không quản lý đúng cách do một số yếu tố như: được sử dụng sai mục đích, dán nhãn sai, lưu trữ không đúng cách, hết hạn sử dụng,…

Mother Nature (Môi trường)

Đây là các yếu tố liên quan môi trường không thể dự đoán và kiểm soát được, chẳng hạn như thời tiết, lũ lụt, động đất, hỏa hoạn,… Nhiều yếu tố môi trường có thể dự đoán trước và được coi là có thể ngăn ngừa hậu quả được. Tuy nhiên, vẫn có một số yếu tố môi trường không thể tránh khỏi mặc dù có sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước.

Measurement (Đo lường)

Đo lường bao gồm các kiểm tra thủ công hoặc tự động và các phép đo vật lý như khoảng cách, thể tích, nhiệt độ, áp suất,… Đôi khi, việc đo lường không nhất quán có thể gây khó khăn trong việc sử dụng dữ liệu nhằm đưa ra các kết luận xác định chính xác nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.

Một ví dụ về biểu đồ xương cá trong sản xuất

Biểu đồ xương cá và phương pháp 5 whys

Đây là hai công cụ giúp nhanh chóng tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và giải thích chi tiết tại sao vấn đề đó xảy ra. Giống biểu đồ xương cá, phương pháp 5 whys cũng bắt đầu bằng việc tuyên bố một vấn đề, sau đó liên tục đặt câu hỏi “Tại sao?” năm lần. Mỗi câu trả lời cho một câu hỏi “Tại sao?” sẽ là tiền đề để đặt câu hỏi tiếp theo.

Ví dụ, vấn đề hiện tại của bạn đang là “Xe của tôi bị dừng đột ngột giữa đường”. Khi này, bạn sẽ hỏi “Tại sao xe của tôi dừng lại?” – Câu trả lời: “Vì nó hết xăng”. Tiếp theo, bạn hỏi “Tại sao nó lại hết xăng?” – Câu trả lời: “Vì tôi chưa mua xăng trên đường về nhà”.

Bạn lại hỏi tiếp: “Tại sao mình chưa mua xăng trên đường về nhà?” – Trả lời: “Vì tôi không còn đồng nào”. Cuối cùng, bạn hỏi: “Vì sao tôi không còn đồng nào” – Trả lời: “Vì tôi đã tiêu sạch tiền cho mùa Euro lần này rồi…”. Bây giờ, bạn đã hiểu được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề ban đầu.

Phương pháp 5 whys có thể được sử dụng như một công cụ riêng biệt hoặc kết hợp với biểu đồ xương cá. Khi sử dụng với biểu đồ xương cá, sau khi xác định các nguyên nhân chính trong 6 “M”, bạn có thể dùng 5 whys để đào sâu các nguyên nhân gốc rễ. Việc đặt câu hỏi “Tại sao?” chính là việc bạn thực hiện quá trình brainstorming khi tạo lập sơ đồ xương cá.

Khi nào nên sử dụng biểu đồ xương cá?

Biểu đồ xương cá được ưa chuộng vì dễ sử dụng và phù hợp với nhiều nhóm ngành nghề khác nhau. Dưới đây là một số ứng dụng thực tế của biểu đồ này:

Ứng dụng trong lĩnh vực sản xuất: Trong sản xuất, biểu đồ xương cá được sử dụng để phân tích nguyên nhân của các vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm, năng suất hoặc hiệu quả hoạt động. Nó đặc biệt hữu ích khi bạn không có đủ dữ liệu để giải quyết vấn đề một cách chính xác.

Ứng dụng trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe: Sơ đồ xương cá là công cụ hữu ích để xác định nguyên nhân của những vấn đề liên quan đến việc chẩn đoán bệnh nhân chậm trễ hoặc sai sót trong chẩn đoán.

Ứng dụng trong phòng thí nghiệm: Biểu đồ nguyên nhân kết quả này sẽ được sử dụng để tìm ra lý do gây ra các vấn đề như kết quả thử nghiệm không chính xác hoặc quản lý dữ liệu phòng thí nghiệm kém hiệu quả.

Cách xây dựng biểu đồ xương cá

Cách xây dựng biểu đồ xương cá

Bước 1: Xác định vấn đề

Các thành viên trong nhóm cần xác định và thống nhất về một tuyên bố mô tả vấn đề. Tuyên bố này được vẽ ở phần đầu của biểu đồ xương cá. Sau đó, vẽ một mũi tên ngang trỏ về phía đầu của bộ xương cá.

Bước 2: Thảo luận về nguyên nhân chính

Các nguyên nhân gây ra vấn đề được phân vào các nhóm như: Manpower (Con người), máy móc (Machine), phương pháp (Method), nguyên vật liệu (Material), đo lường (Measurement) và môi trường (Mother Nature). Các nhóm được được vẽ thành các nhánh chính của bộ xương cá cùng các mũi tên hướng đến xương sống của nó.

Bước 3: Xác định các nguyên nhân phụ

Ở bước này, bạn cần xác định các nguyên nhân phụ góp phần vào từng nhóm nguyên nhân chính. Những nguyên nhân này được thể hiện như các nhánh nhỏ hơn trên xương của cá trong biểu đồ.

Bước 4: Phân tích kết quả biểu đồ

Bạn có thể sử dụng các công cụ như phương pháp 5 whys, điều tra và khảo sát để đào sâu hơn các vấn đề cần nghiên cứu. Ngoài ra, những công cụ này còn hỗ trợ kiểm tra trong số các nguyên nhân tiềm ẩn này, nguyên nhân nào thực sự gây ra vấn đề.

Các công cụ vẽ biểu đồ xương cá

Có rất nhiều công cụ, phần mềm hỗ trợ để vẽ sơ đồ xương cá như vẽ trên giấy, vẽ trên giấy hoặc vẽ trên các phần mềm cơ bản như: Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Visio,… Dưới đây là 3 công cụ khác để giúp bạn vẽ biểu đồ xương cá nhanh chóng và đẹp mắt:

Canva

Canva không còn xa lạ với tất cả chúng ta nữa, đặc biệt là với các bạn sinh viên, nhân viên thiết kế, marketing,… Hiện nay, có rất nhiều mẫu sơ đồ xương cá trên ứng dụng này mà bạn có thể tham khảo và điều chỉnh theo mong muốn của mình. Cách sử dụng tương tự như bình thường: Bạn chỉ cần chọn một mẫu có sẵn, sau đó thay đổi màu sắc, font chữ, hình ảnh và chèn thêm nội dung vào.

Vẽ biểu đồ xương cá trên Canva

Creately

Một công cụ khác giúp bạn vẽ sơ đồ xương cá một cách chuyên nghiệp là Creately. Với nhiều tính năng đa dạng, Creately giúp bạn bắt đầu tạo ra sơ đồ chỉ trong vài phút. Creately cung cấp một thư viện gồm các mẫu sơ đồ xương cá được thiết kế sẵn để bạn dễ dàng bắt đầu dùng thử. Ngoài ra, bạn có thể tùy chỉnh sơ đồ của mình với nhiều hình dạng, đường kẻ và định dạng văn bản khác nhau. Creately cho phép bạn chia sẻ, cộng tác với người khác và tải sơ đồ của mình xuống ở nhiều dạng file khác nhau.

Lucidchart

Với nhiều tính năng hữu ích, Lucidchart là lựa chọn tuyệt vời cho các nhóm cần làm việc với biểu đồ xương cá. Bạn có thể tận dụng thư viện mẫu, các hình dạng và công cụ tùy chỉnh đa dạng để tạo nên những biểu đồ ấn tượng. Khả năng cộng tác của phần mềm này giúp các thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả cùng nhau.

Kết luận

Biểu đồ xương cá là một công cụ hiệu quả khi muốn xác định nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề. Tuy đây là một biểu đồ dễ sử dụng, bạn cũng cần lưu ý đến tính khả thi của nguyên nhân khi phân tích. Tránh đưa vào những yếu tố không thực tế sẽ giúp bạn xây dựng biểu đồ một cách chính xác và hiệu quả hơn. Từ đó, các biện pháp khắc phục cũng trở nên phù hợp hơn với vấn đề đặt ra ban đầu.

——————————-