Bảng câu hỏi là gì? Quy trình thiết kế bảng câu hỏi

Last updated on 22 August, 2024

Mục tiêu đích cơ bản khi thiết kế bảng câu hỏi trong nghiên cứu Marketing là nhằm thu thập và ghi chép những thông tin về đối tượng cần nghiên cứu. Chính vì vậy, nó cần phải đảm bảo tính hiệu quả cao đối với cả người thu thập thông tin và người bị thu thập thông tin. Trong bài viết này, hãy cùng OCD tìm hiểu bảng câu hỏi là gì và quy trình thiết kế bảng câu hỏi ra sao?

Bảng câu hỏi là gì?

Bảng câu hỏi hay còn gọi là phiếu điều tra được xem là công cụ phổ biến nhất khi thu thập các dữ liệu sơ cấp. Nó thường bao gồm một tập hợp các câu hỏi mà qua đó người được hỏi sẽ trả lời còn nhà nghiên cứu sẽ nhận được các thông tin cần thiết. Bảng câu hỏi là một công cụ phổ biến trong nghiên cứu marketing, nó được sử dụng trong nhiều phương pháp điều tra khác nhau. Với những phương thức khác nhau và các kỹ thuật đo lường và đánh giá thông tin doanh nghiệp có thể rất linh hoạt trong việc thiết kế bảng câu hỏi.

Mục tiêu cơ bản của một bảng câu hỏi là nhằm thu thập và ghi chép những thông tin về đối tượng cần nghiên cứu. Chính vì vậy, nó cần phải đảm bảo tính hiệu quả cao đối với cả người thu thập thông tin và người bị thu thập thông tin.

Nhiệm vụ của bảng câu hỏi là gì?

Một là, giúp cho người được phỏng vấn hiểu biết rõ ràng các câu hỏi.

Hai là, khiến cho người được phỏng vấn muốn hợp tác và thúc đẩy việc trả lời câu hỏi trong suốt quá trình phỏng vấn.

Ba là, khuyến khích những câu trả lời thông qua sự xem xét lại nội tâm kỹ hơn, lục lại trí nhớ đầy đủ và tránh sự trả lời tuỳ tiện, thiếu trách nhiệm.

Bốn là, hướng dẫn rõ những điều mà nhà nghiên cứu muốn biết và cách thức trả lời.

Năm là, giúp cho việc phân loại và kiểm tra lại cuộc phỏng vấn cũng như kiểm soát được đối tượng phỏng vấn.

Sáu là, giúp cho người được phỏng vấn dễ thực hiện và thuận lợi cho quá trình phân tích dữ liệu sau này.

Như vậy, bảng câu hỏi là phương tiện không thể thiếu trong nghiên cứu marketing. Một cuộc nghiên cứu marketing chỉ có thể thành công với một bảng câu hỏi có chất lượng tốt.

Quy trình thiết kế bảng câu hỏi

Quy trình thiết kế bảng câu hỏi 5 bước

Xác định thông tin yêu cầu và cách sử dụng thông tin

Một điều kiện tiên quyết để lập bảng câu hỏi có hiệu quả là xác định chính xác cái gì cần phải được đo lường. Điều này là rất rõ ràng đối với bộ phận có nhu cầu thông tin song nhiều khi nó thường bị người thiết kế bảng câu hỏi không hiểu đầy đủ hoặc bỏ qua và do đó gây ra các hậu quả xấu cho bảng câu hỏi. Để khắc phục nhược điểm này, những người thiết lập bảng câu hỏi buộc phải xuất phát từ mục tiêu của cuộc nghiên cứu. Theo quy trình nghiên cứu marketing nói chung, những mục tiêu này đã được hoạch định ở giai đoạn trước đó.

Tiếp theo, nhà nghiên cứu cần liệt kê đầy đủ những gì cần đo lường để hoàn thành những mục tiêu đó. Trong khi liệt kê bản danh mục như vậy cần tránh hai khuynh hướng:

Thứ nhất, thu thập những dữ liệu không cần thiết cho cuộc nghiên cứu, tức là không phục vụ cho việc xem xét giải quyết vấn đề  đã  được đặt  ra.

Thứ hai, bỏ sót những dữ liệu cần thiết mà nếu thiếu nó thì ý nghĩa của cuộc nghiên cứu sẽ rất bị hạn chế.

Một khía cạnh khác cần được xem xét là phải dự đoán những biến số đã được đo lường sẽ được sử dụng như thế nào. Tức  là  nhà  nghiên  cứu  sẽ  phải  suy  nghĩ  xem  nên  dùng  kỹ thuật phân tích nào để mang lại ý nghĩa cho dữ liệu ấy. Nếu khía cạnh này không được lưu tâm thì họ sẽ có thể không thu thập được dữ liệu dưới dạng thích hợp với kỹ thuật phân tích mong muốn.

Soạn thảo và đánh giá các câu hỏi

Thực chất của việc soạn thảo các câu hỏi là nhà nghiên cứu phát triển, liệt kê và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên các câu hỏi cần thiết để có dữ liệu. Để xây dựng được các câu hỏi như vậy, nhìn chung họ phải quan tâm đến hai vấn đề: (1) Nên dùng những dạng câu hỏi nào? (2) Nên đặt các câu hỏi như thế nào?

Sau khi các câu hỏi được liệt kê, nhiệm vụ của nhà nghiên cứu là đánh giá chúng. Trong quá trình này, có thể có những sự thay đổi cần thiết về nội dung câu hỏi và cách hỏi để chắc chắn rằng các câu hỏi là phù hợp và thoả mãn nhu cầu dữ liệu của cuộc nghiên cứu. Hơn nữa, nhà nghiên cứu cố gắng giảm đến mức tối thiểu sự thiên về một khuynh hướng, hoặc tính định hướng trả lời do cách hỏi hoặc cách sắp xếp câu hỏi tạo ra.

Có 3 tiêu chuẩn cơ bản để đánh giá và lựa chọn câu hỏi là: (1) người được hỏi có thể hiểu được câu hỏi; (2) người được hỏi có thể trả lời câu hỏi và (3) người được hỏi muốn trả lời câu hỏi.

Cần lưu ý rằng, việc soạn thảo và đánh giá các câu hỏi là những công việc đan xen tiếp nối với nhau và được lặp đi lặp lại một cách liên tục nhiều lần. Nói cách khác, các câu hỏi phải trải qua một chuỗi các phác thảo và có rất nhiều các bản thảo về chúng trước khi chúng được chấp nhận ở dạng cuối cùng. Có như vậy mới chúng ta mới hy vọng tạo ra được các câu hỏi như mong muốn.

Thiết kế cấu trúc bảng câu hỏi

Bảng câu hỏi thường gồm các phần sau:

Phần mở đầu

Tại phần này, người ta thường đề cập đến tiêu đề của cuộc nghiên cứu, lời tự giới thiệu của đối tượng nghiên cứu, ý nghĩa, mục đích nghiên cứu…

Phần nội dung

Đây là phần được thiết kế để trình bày các câu hỏi. Ở đây, các câu hỏi có thể được chia làm 2 nhóm. Nhóm thứ nhất bao gồm những câu hỏi chính yếu liên quan đến vấn đề nghiên cứu. Nhóm thứ hai bao gồm những câu hỏi có tính chất hỗ trợ các câu hỏi nhóm thứ nhất đạt được mục tiêu.

Phần quản lý

Phần này gồm những dữ liệu về thời gian, địa điểm tiến hành, họ tên người thực hiện, mã hiệu phiếu điều tra, chữ ký xác nhận đã được tặng quà (nếu có)… Những dữ liệu như vậy giúp cho việc quản lý, giám sát nhóm nghiên cứu.

Phần kết thúc

Bao gồm lời cảm ơn, những lời xã giao trân trọng nhằm duy trì, phát triển mối quan hệ giữa người được hỏi với doanh nghiệp.

Kỹ thuật hình phễu

Khi sắp xếp cấu trúc bảng câu hỏi cần chú ý vận dụng kỹ thuật hình phễu, đó là việc đặt các câu hỏi tổng quát lên trước các câu hỏi cụ thể. Trình tự này cho phép tìm hiểu những dữ liệu chung nhất trước khi đi vào thu thập những dữ liệu cụ thể. Nó cũng tránh cho người được hỏi mắc phải tình trạng “tiền hậu bất nhất” khi các câu trả lời sau có nguy cơ rơi vào tình trạng mâu thuẫn với các ý kiến đã trả lời ở trước đó.

Kỹ thuật sàng lọc

Vận dụng kỹ thuật sàng lọc cũng là điều hết sức cần lưu ý khi sắp xếp thứ tự các câu hỏi. Nó cho phép khẳng định người được hỏi đúng là đối tượng của cuộc nghiên cứu, tránh những hệ quả đáng tiếc, những lãng phí có thể xảy ra. Những câu hỏi có tính chất sàng lọc hay phân loại đối tượng điều tra phải được đặt ở ngay sau phần đầu bảng câu hỏi.

Thiết kế hình thức bảng câu hỏi

Hình thức trình bày bảng câu hỏi là yếu tố rất quan trọng vì nó thể hiện “sản phẩm cuối cùng” của quá trình thiết kế bảng câu hỏi, càng quan trọng hơn khi nó được gửi qua thư tín, được đưa cho người được hỏi tự trả lời. Vì vậy, bất cứ bảng câu hỏi nào cũng cần phải được trình bày rõ ràng, ngắn gọn thu hút sự chú ý, dễ theo dõi và mang tính thẩm mỹ.

Nguyên tắc đơn giản và ngắn gọn cũng đòi hỏi sự linh hoạt. Một câu hỏi tưởng như khá phức tạp có thể lại được đơn giản hoá nếu chúng ta đưa nó vào trong một bảng có dòng kẻ hoặc ô vuông để phân biệt từng thành tố, tránh được sự in ấn thêm số trang không cần thiết.

Thực tế đã cho thấy cần phải tập trung sự chú ý vào việc thiết kế, lựa chọn tiêu đề cho cuộc nghiên cứu và viết lời mở đầu của bảng câu hỏi. Đây chính là yếu tố đầu tiên thu hút sự chú ý từng người được hỏi và nó phản ánh chính xác chủ đề của cuộc nghiên cứu, nhấn mạnh tầm quan trọng của đối tượng được đề cập tới.

Đạt được một hình thức tối ưu cho bảng câu hỏi sẽ góp phần làm tăng hiệu quả và sự thuận tiện cho công việc của người thực hiện cuộc điều tra phỏng vấn, đảm bảo sự chính xác và đầy đủ khi chép các dữ liệu cần thiết cũng như công việc hiệu chỉnh và xử lý dữ liệu thu thập được từ điều tra qua điện thoại.

Thử nghiệm và hoàn thiện bảng câu hỏi

Thử nghiệm là công đoạn đánh giá tính khả thi của bảng câu hỏi khi đưa vào sử dụng. Bảng câu hỏi cần phải được đánh giá giá trị thực tiễn trước khi đưa vào sử dụng đại trà. Bởi vậy việc thử nghiệm và hoàn thiện lần cuối đối với các câu hỏi và toàn bộ bảng câu hỏi là để tránh những sai lầm đáng tiếc xảy ra. Việc thử nghiệm được tiến hành với một nhóm người được hỏi chọn ra từ mẫu nghiên cứu. Quá trình mẫu thử sẽ tuân theo quá trình chọn mẫu chính thức. Số lượng mẫu thử sẽ phù hợp, tương ứng (với một tỷ lệ nào đó) so với mẫu chính thức. Những điều này nhằm đảm bảo cho mẫu thử không quá khác biệt mà phải là sự đại diện cho mẫu chính thức.

Quá trình thử nghiệm sẽ giúp cho người nghiên cứu xem xét liệu người được hỏi có gặp bất cứ khó khăn gì để hiểu bảng câu hỏi hay không? Có câu hỏi nào mơ hồ hay tối nghĩa? Thậm chí có câu hỏi nào dẫn đến sự hiểu lầm, khó xác định được cách thức trả lời? v.v… Công việc này là những căn cứ mang tính thực tế nhằm khẳng định rõ hơn tính chuẩn xác của bảng câu hỏi. Bên cạnh đó, việc phân tích, tổng hợp và xử lý dữ liệu từ cuộc thử nghiệm sẽ đem lại rất nghiều gợi ý quý báu cho việc hoàn thiện từng câu hỏi.