Last updated on 24 September, 2025
Trong lĩnh vực quản lý dự án, Affinity diagram là một công cụ hữu ích hỗ trợ tổ chức và phân loại suy nghĩ, ý tưởng và thông tin. Kỹ thuật này thường được sử dụng trong các buổi họp để thu thập các quan điểm đa dạng và thúc đẩy sự hợp tác giữa các thành viên nhóm. Bằng cách biểu diễn trực quan của các khái niệm và chủ đề tương đồng, Affinity diagram thúc đẩy sự hiểu biết và giúp tạo điều kiện cho các quá trình ra quyết định.
Table of Contents
ToggleAffinity diagram, còn được gọi là Phương pháp KJ hoặc Biểu đồ tương đồng, là một công cụ trực quan cho phép sắp xếp một lượng lớn thông tin và ý tưởng thành các nhóm có tính logic. Nó được phát triển bởi Jiro Kawakita vào những năm 1960 như một phương tiện để tạo điều kiện cho việc giao tiếp và hợp tác hiệu quả trong các quá trình giải quyết vấn đề. Đây còn là một trong 7 công cụ QC mới (7 New Tools).
Affinity diagram (Biểu đồ tương đồng)
Trong quản lý chất lượng, Affinity diagram đóng vai trò quan trọng trong nhiều khía cạnh. Nó giúp xác định và phân tích nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề chất lượng, sáng tạo giải pháp, ưu tiên các sáng kiến cải tiến và nuôi dưỡng một văn hóa cải tiến liên tục. Bằng cách biểu diễn trực quan hóa dữ liệu và ý tưởng, Affinity diagram hỗ trợ trong việc hiểu vấn đề và ra quyết định tốt hơn, cuối cùng dẫn đến kết quả chất lượng được nâng cao.
Dưới đây là một số tình huống mà bạn có thể sử dụng Affinity diagram hiệu quả:
Bạn có thể hoàn thiện Affinity diagram của mình theo 5 bước đơn giản.
5 bước tạo ra Affinity diagram
Hãy tạo ra một không gian để ý tưởng được tự do tuôn chảy. Viết mỗi ý tưởng lên một tờ note và dán lên bảng. Để làm giàu cho kho tàng ý tưởng này, hãy tham khảo lại những dữ liệu quý giá mà bạn đã thu thập từ các cuộc khảo sát, phỏng vấn và nghiên cứu.
Nhóm các ý tưởng lại với nhau dựa trên những điểm chung. Hãy tìm những ý tưởng giống nhau hoặc liên quan đến nhau và đặt chúng vào cùng một nhóm. Nếu có ý tưởng nào đó không thuộc nhóm nào, cũng không sao cả. Quan trọng là chúng ta tạo ra các nhóm ý tưởng có ý nghĩa.
Giờ thì bạn sẽ đặt tên cho từng nhóm ý tưởng vừa được tạo ra. Ví dụ, nếu một nhóm ý tưởng liên quan đến việc cải thiện sản phẩm, bạn có thể đặt tên là “Nhóm cải tiến sản phẩm”. Hãy cùng nhau thảo luận và đưa ra những cái tên thật hay và dễ nhớ cho từng nhóm ý tưởng. Có những ý tưởng vẫn còn “lang thang” chưa tìm được nhóm của mình. Hãy cùng nhau thảo luận xem nên đặt chúng vào đâu hoặc có thể tạo thêm nhóm mới cho chúng.
Nếu bạn phát hiện ra sự liên quan về chủ đề giữa một số nhóm, bạn có thể hợp nhất chúng thành các tổ hợp lớn hơn, được gọi là siêu nhóm. Giả sử bạn có hai nhóm ý tưởng: “Cải thiện dịch vụ khách hàng” và “Xử lý khiếu nại”. Hai nhóm này đều liên quan đến việc tương tác với khách hàng, vậy bạn có thể gộp chúng thành một “siêu nhóm” lớn hơn gọi là “Tương tác với khách hàng”. Việc tạo siêu nhóm này giúp chúng ta nhìn thấy rõ hơn những vấn đề liên quan đến khách hàng và tìm ra các giải pháp toàn diện.
Giả sử bạn đang sử dụng Affinity diagram để giải quyết vấn đề “Tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng”. Bạn có thể đặt vấn đề này lên đầu sơ đồ. Sau khi hoàn thành sơ đồ, hãy nhìn vào những nhóm ý tưởng lớn và đặt tên cho chúng, ví dụ như “Cải thiện trải nghiệm người dùng”, “Tối ưu hóa trang thanh toán”. Từ đó, bạn có thể thấy được những vấn đề chính mà khách hàng đang gặp phải và lên kế hoạch giải quyết.
Việc có quá nhiều dữ liệu từ các nguồn khác nhau dẫn đến khó xử lý dữ liệu. Affinity diagram sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này. Dưới đây là một vài lợi ích biểu đồ này mang lại:
Lợi ích của việc sử dụng Affinity diagram
Mặc dù Affinity diagram mang nhiều lợi ích, nhưng nó có một số hạn chế cần xem xét:
Affinity diagram mang lại cấu trúc và sự tập trung cho các dự án phức tạp bằng cách sắp xếp trực quan các ý tưởng thành các nhóm logic. Kỹ thuật hợp tác đơn giản nhưng mạnh mẽ này tận dụng các quan điểm của nhóm để khám phá những hiểu biết sâu sắc và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các ý tưởng.
Biểu đồ tương đồng sẽ giúp bạn sắp xếp các ý tưởng lộn xộn một cách khoa học. Giống như việc sắp xếp các mảnh ghép của một bức tranh, biểu đồ này giúp bạn kết nối các ý tưởng rời rạc thành một bức tranh hoàn chỉnh. Khi làm việc nhóm, mỗi người đều đóng góp những mảnh ghép riêng của mình. Biểu đồ tương đồng sẽ giúp nhóm của bạn tạo ra một bức tranh chung đẹp và có ý nghĩa.
——————————-
Công ty Tư vấn Quản lý OCD (OCD Management Consulting Co) là một trong những công ty tư vấn quản lý hàng đầu Việt Nam với tính chuyên nghiệp, thực tiễn và chất lượng cao.
Nếu bạn quan tâm, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí!
Thông tin chính thức về OCD được cập nhật tại website: https://ocd.vn
Fanpage chính thức của OCD vui lòng truy cập: https://facebook.com/OCDConsulting
Liên hệ nhanh Hotline/Zalo: 0886595688 hoặc gửi email đến: ocd@ocd.vn