Bạn đã biết cách quản lý thời gian để tối ưu hiệu quả công việc?

Last updated on 24 May, 2024

Ngày nay không chỉ cần chuyên môn cao, ý thức cầu tiến mà nhà tuyển dụng sẽ đánh giá cả các kỹ năng mềm, trong đó kỹ năng quản lý thời gian đặc biệt quan trọng. Bạn sẽ cần kỹ năng quản lý thời gian để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả nhóm.

Nhân viên quản lý thời gian tốt sẽ làm việc hiệu quả hơn, tốt hơn và ít khả năng bị cháy deadline. Họ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất, với các dự án có deadline nhạ cảm và hạn chế lượng thời gian lãng phí cho các nhiệm vụ không cần thiết.

Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian có nghĩa là làm việc hiệu quả, và các nhà tuyển dụng trong mọi ngành tìm kiếm nhân viên có thể sử dụng tối ưu thời gian cho công việc. Tiết kiệm thời gian đồng nghĩa với việc tiết kiệm chi phí và tăng doanh thu.

Quản lý thời gian hiệu quả đòi hỏi nhân viên phải phân tích khối lượng công việc của họ, phân công các ưu tiên và duy trì sự tập trung vào các công việc thực sự tạo ra nhiều giá trị. Người quản lý thời gian tuyệt vời có thể loại bỏ sự phân tâm và tranh thủ sự hỗ trợ từ đồng nghiệp để hoàn thành mục tiêu cuối cùng.

Các phương pháp quản lý thời gian

Ưu tiên

Ngay cả những nhân viên chăm chỉ và tài giỏi nhât cũng không thể làm tất cả mọi việc cùng một lúc. Vì vậy điều quan trọng nhất của kỹ năng quản lý thời gian là bạn phải biết sắp xếp thứ tự công việc, biết ưu tiên công việc quan trọng để hoàn thành trước. Vậy tiêu chí nào để bạn đánh giá được mức độ ưu tiên của từng việc? Khi gán mức độ ưu tiên, hãy xem xét các yếu tố như bạn cần hoàn thành bao nhiêu việc, thời gian cho mỗi nhiệm vụ, mức độ quan trọng của nó đối với những người khác trong doanh nghiệp, điều gì có thể xảy ra nếu một nhiệm vụ không được thực hiện đúng dealine và liệu có bất kỳ nhiệm vụ nào có thể bị gián đoạn do tắc nghẽn trong quá trình thực hiện dự án hay không.

Các tips để ưu tiên công việc quản lý thời gian hiệu quả: Phân bổ, Quản lý kỳ vọng, tránh sự lãng phí thời gian, ưu tiên các yêu cầu và nhu cầu, hoạt động có giá trị cao (HVA), đánh giá hiệu suất, thiết lập mục tiêu

Lập kế hoạch

Việc lập kế hoạch với thời gian cụ thể là rất quan trọng, vì một số nhiệm vụ phải được thực hiện tại thời điểm cụ thể. Việc lên lịch ảnh hưởng đến ngày, tuần, tháng của bạn, cũng như luồng công việc của người khác. Lịch trình có thể là một cách tốt để tránh sự trì hoãn, cháy deadline.

Các tips để lập kế hoạch, quản lý thời gian hiệu quả: Phần mềm lên lịch (google calendar), mục tiêu rõ rang, tuân thủ tính đúng giờ cho bản thân, chia nhỏ các mục tiêu lớn hơn thành các nhiệm vụ nhỏ, chia nhỏ các cột mốc lớn thành từng dự án.

Quản lý công việc

Danh sách việc cần làm (được ưu tiên và tích hợp đúng với lịch trình của bạn) là một cách tuyệt vời để tránh quên điều gì đó quan trọng. Chúng cũng là một cách tuyệt vời để tránh dành cả ngày để suy nghĩ về mọi thứ bạn phải làm. Ghi nhớ các nhiệm vụ cần năng lượng và suy nghĩ về mọi thứ bạn phải làm cả tuần có thể rất mệt mỏi và stress. Chia tất cả các nhiệm vụ cần thiết thành một danh sách cho mỗi ngày và bạn đã bớt phải lo lắng tất cả các nhiệm vụ cùng một lúc.

Các tips để lập kế hoạch, quản lý thời gian hiệu quả: Chủ động, xử lý nhiều công việc theo từng nhóm, tạo danh sách công việc theo ngày, tuần và tháng, thực hiện nhiều công việc cùng lúc, sắp xếp công việc hợp lý, quản lý email

Phần mềm Quản lý công việc digiiTASK do OOC phát triển là một gợi ý tốt khi bạn đang có nhu cầu tìm kiếm một công cụ quản lý công việc và thời gian hiệu quả

Quản lý khối lượng công việc

Tạo nhịp độ cho công việc của bạn, là một trong những yếu tố giúp bạn quản lý thời gian. Mặc dù làm việc nhiều giờ hoặc bỏ qua giờ nghỉ giải lao đôi khi có thể cải thiện năng suất trong thời gian ngắn, nhưng sự kiệt sức của bạn sau đó chắc chắn sẽ giảm năng suất tổng thể. Ngoại trừ những trường hợp khẩn cấp thì bạn nên trách làm việc quá sức trong một thời gian dài. Lịch trình của bạn cần bao gồm cả thời gian nghỉ cần thiết.

Biết và thực thi một khối lượng công việc tối ưu cho chính mình đảm bảo tính nhất quán trong hiệu suất của bạn và tránh sự kiệt sức. Sếp có thể tin tưởng tuyệt đối khi giao nhiệm vụ cho bạn.

Các tips để quản lý khối lượng công việc thông minh, quản lý thời gian hiệu quả: Quản lý quy trình, quyết đoán trong công việc, phân bổ thời gian hợp lý.

Ủy quyền, giao việc

Tùy thuộc vào loại công việc bạn làm, bạn có thể ủy thác một số nhiệm vụ. Biết quản lý các công việc và phân chia công việc hợp lý cho các thành viên có đủ năng lực một kỹ năng quan trọng. Một số người không muốn giao việc hoặc ủy quyền công việc vì họ muốn duy trì quyền kiểm soát hoặc vì họ muốn tiết kiệm tiền bằng cách không thuê trợ lý. Cả hai phương pháp cuối cùng đều dẫn đến kết quả là làm giảm năng suất và tăng chi phí.

Tuy nhiên, hãy nhớ rằng nếu bạn thực hành quản lý thời gian một cách chăm chỉ và vẫn không thể hoàn thành mọi việc, bạn có thể đang cố gắng làm quá nhiều. Tốt nhất là thành công ở một số ít nhiệm vụ hơn là cố gắng quá nhiều va thất bại ở tất cả nhiệm vụ.

Các tips để quản lý giao việc hợp lý, quản lý thời gian hiệu quả: Tìm kiếm sự trợ giúp của chuyên gia, tổ chức các cuộc họp để kịp thời cập nhật các tình hình công việc, kỹ rèn luyện năng trình bày, thuyết trình, kỹ năng làm việc nhóm, khả năng lãnh đạo, luyện tập sự hợp tác với các đồng nghiệp và khả năng tự tạo động lực cũng như thuyết phục, truyền cảm hứng cho người khác.

Dưới đây là một số tips về quản lý thời gian hiệu quả tại nơi làm việc

• Điều chỉnh kế hoạch để thay đổi hoàn cảnh
• Phân bổ thời gian cho các nhiệm vụ cụ thể
• Phân tích các quy trình và chọn cách đơn giản nhất để hoàn thành một nhiệm vụ
• Yêu cầu giúp đỡ khi có quá tải công việc
• Quyết đoán nói không với những yêu cầu không phù hợp làm sao lãng nhiệm vụ trung tâm
• Hoàn thành các nhiệm vụ phức tạp hơn khi bạn có năng lượng cao nhất và độ chính xác cao nhất
• Kiểm soát thời gian làm việc
• Tránh nói chuyện quá nhiều với đồng nghiệp
• Tránh sự trì hoãn; hành động thay vì lo lắng
• Chia các mục tiêu rộng hơn thành các phần nhỏ hơn và tập trung vào một bước tại một thời điểm
• Chia các dự án thành các phần có thể quản lý
• Tạo các danh sách hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng để thực hiện các danh sách
• Tạo lịch trình
• Giao nhiệm vụ thường xuyên hơn cho nhân viên cấp thấp hơn
• Ăn uống tốt để duy trì năng lượng
• Loại bỏ lãng phí thời gian
• Tập thể dục và tham gia các hoạt động giảm căng thẳng khác trong thời gian giải trí để tối đa hóa năng lượng khi làm việc
• Tạo điều kiện cho các cuộc họp hiệu quả; gắn bó với khung thời gian cho các cuộc họp
• Nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau để hạn chế thời gian chuyển tiếp
• Duy trì một khu vực làm việc có tổ chức
• Đa nhiệm; chuyển đổi suôn sẻ từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác
• Cởi mở với những cách làm việc hiệu quả hơn
• Sắp xếp các tệp kỹ thuật số để dễ dàng truy xuất
• Lên kế hoạch cho ngày của bạn vào đêm hôm trước hoặc điều đầu tiên vào buổi sáng
• Ưu tiên các yêu cầu và nhu cầu
• Ưu tiên danh sách các dự án và tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn với thời hạn ngay lập tức hơn
• Đúng giờ
• Đặt điện thoại di động sang một bên để loại bỏ sự phân tâm của tin nhắn cá nhân trừ khi được yêu cầu cho công việc
• Xem xét hiệu suất và loại bỏ các sai lệch khỏi các ưu tiên
• Đặt mục tiêu hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng
• Thiết lập các tiêu chuẩn thực tế cho chất lượng và tránh sự cầu toàn
• Đặt thời gian cụ thể để trả lời email
• Nghỉ ngơi ngắn để khôi phục năng lượng
• Check note và email một lần, bất cứ khi nào khả thi

Nguồn: Lược dịch bởi Công ty Tư vấn Quản lý OCD

Tham khảo thêm bài viết: “7 cách quản lý công việc nhóm hiệu quả”