Hàm ImportRange trong Google Sheets

Last updated on 23 December, 2025

Bạn đang mệt mỏi vì phải copy-paste dữ liệu thủ công giữa hàng chục bảng tính Google Sheets khác nhau? Bạn muốn dữ liệu tại file báo cáo tổng hợp tự động cập nhật mỗi khi nhân viên nhập số liệu vào file riêng? Hàm IMPORTRANGE chính là giải pháp ‘cứu cánh’ dành cho bạn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá cách sử dụng hàm IMPORTRANGE từ cơ bản đến nâng cao, giúp bạn kết nối dữ liệu liên thông giữa các bảng tính một cách chuyên nghiệp và hoàn toàn tự động.”

Hàm ImportRange trong Google Sheets là gì?

Hàm IMPORTRANGE là Google Sheets một trong những công cụ quyền năng nhất của Google Sheets, cho phép bạn kết nối và trích xuất dữ liệu giữa các bảng tính khác nhau một cách tự động.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từ A-Z về cách sử dụng hàm này để tối ưu hóa công việc văn phòng của bạn.

Hàm IMPORTRANGE là gì?

Hàm IMPORTRANGE trong được sử dụng để nhập một dải ô dữ liệu từ một trang tính (spreadsheet) này sang một trang tính khác. Thay vì phải copy-paste thủ công, dữ liệu sẽ tự động cập nhật ở file đích mỗi khi file nguồn có sự thay đổi.

Cú pháp hàm:

=IMPORTRANGE(“spreadsheet_url”; “range_string”)

Trong đó:

• spreadsheet_url: Đường dẫn (link) của bảng tính nguồn hoặc ID của bảng tính đó.
• range_string: Tên trang tính và vùng dữ liệu cần lấy (ví dụ: “Sheet1!A1:D10”).

Cách sử dụng hàm IMPORTRANGE chi tiết

Bước 1: Xác định URL và dải ô dữ liệu nguồn

Mở file Google Sheets chứa dữ liệu bạn muốn lấy. Sao chép đường link trên thanh địa chỉ hoặc chỉ cần phần ID (đoạn mã nằm giữa /d/ và /edit).

Bước 2: Nhập công thức tại file đích

Tại file bạn muốn hiển thị dữ liệu, nhập công thức theo mẫu:

=IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AbC…xyz/”; “DoanhThu!A2:G50”)

Bước 3: Cho phép truy cập (Allow Access)

Lần đầu tiên kết nối hai bảng tính, bạn sẽ thấy lỗi #REF!. Hãy di chuột vào ô đó và nhấn nút “Cho phép truy cập” (Allow Access) để kích hoạt kết nối.

Các ví dụ ứng dụng thực tế

Kết hợp IMPORTRANGE với hàm QUERY (Lọc dữ liệu)

Nếu bạn chỉ muốn lấy những dòng có doanh thu > 10 triệu từ file nguồn:

=QUERY(IMPORTRANGE(“URL_CUA_BAN”; “Data!A1:Z”); “SELECT * WHERE Col3 > 10000000”)

Kết hợp với hàm VLOOKUP

Tìm kiếm giá trị trong một file khác:

=VLOOKUP(“MaHang01”; IMPORTRANGE(“URL_CUA_BAN”; “Kho!A:B”); 2; 0)

Những lưu ý quan trọng khi dùng IMPORTRANGE

Để tránh các lỗi phổ biến như #N/A, #VALUE!, hay #REF!, bạn cần ghi nhớ:

• Dấu ngoặc kép: Cả URL và dải ô đều phải nằm trong dấu ngoặc kép “”.
• Quyền truy cập: Bạn phải có quyền xem hoặc sửa ở file nguồn thì mới dùng được hàm.
• Giới hạn dữ liệu: Nếu dải ô quá lớn (hàng chục nghìn dòng), hàm có thể gây chậm file hoặc lỗi tải.
• Định dạng vùng dữ liệu: Đảm bảo tên trang tính trong range_string phải chính xác tuyệt đối (kể cả khoảng trắng).

Ưu điểm và nhược điểm

Hàm IMPORTRANGE là “trợ thủ” đắc lực giúp bạn xây dựng hệ thống báo cáo tự động và quản lý kho bãi, nhân sự hiệu quả trên Google Sheets. Hãy thử áp dụng ngay để giải phóng bản thân khỏi việc nhập liệu thủ công!

Kết hợp FILTER và IMPORTRANGE để lọc dữ liệu phức tạp

Việc kết hợp FILTER và IMPORTRANGE là một kỹ thuật nâng cao cực kỳ hữu ích. Nó giúp bạn chỉ lấy những dữ liệu cần thiết từ một file khác về file hiện tại, giúp file đích nhẹ hơn và bảo mật hơn (không cần hiển thị toàn bộ dữ liệu gốc).

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách kết hợp hai hàm này.

Công thức tổng quát

Thông thường, chúng ta sẽ đặt hàm IMPORTRANGE vào bên trong hàm FILTER.

Cú pháp:

=FILTER(IMPORTRANGE(“URL_FILE_NGUON”; “TRANG_TINH!VUNG_DU_LIEU”); ĐIEU_KIEN)

Lưu ý quan trọng: Trong hàm FILTER, khi tham chiếu đến dữ liệu từ IMPORTRANGE, bạn không thể dùng tên cột như A:A hay B:B trực tiếp cho điều kiện. Thay vào đó, bạn phải dùng lại chính hàm IMPORTRANGE cho cột điều kiện đó.

Ví dụ thực tế

Giả sử bạn có một file “Quản lý bán hàng” và bạn muốn lọc lấy danh sách các đơn hàng có trạng thái là “Đã thanh toán” sang một file “Báo cáo tài chính”.

• URL file nguồn: https://docs.google.com/spreadsheets/d/abc123xyz/
• Vùng dữ liệu cần lấy: DonHang!A2:E100 (Cột A là Mã đơn, cột E là Trạng thái).

Công thức tại file Báo cáo:

Excel

=FILTER(  IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/abc123xyz/”; “DonHang!A2:E100”);   IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/abc123xyz/”; “DonHang!E2:E100”) = “Đã thanh toán”)

Giải thích:

1. Mảng thứ 1: Lấy toàn bộ vùng từ A2 đến E100.
2. Điều kiện: Lấy riêng cột E (Trạng thái) từ file nguồn và so sánh với giá trị “Đã thanh toán”.

Cách tối ưu (Dùng hàm QUERY thay thế)

Nếu điều kiện lọc của bạn phức tạp (ví dụ: lọc theo nhiều cột, lọc theo ngày tháng, hoặc sắp xếp dữ liệu), việc dùng FILTER + IMPORTRANGE lặp đi lặp lại sẽ khiến công thức rất dài và file chạy chậm (vì phải gọi lệnh lấy dữ liệu nhiều lần).

Trong trường hợp này, các chuyên gia thường dùng hàm QUERY vì nó chỉ cần gọi IMPORTRANGE đúng 1 lần:

Cú pháp với QUERY: =QUERY(IMPORTRANGE(“URL_FILE_NGUON”; “DonHang!A2:E100”); “SELECT * WHERE Col5 = ‘Đã thanh toán'”)

• Lưu ý: Trong QUERY, thay vì dùng tên cột (A, B, C), bạn dùng Col1, Col2, Col5 (tương ứng với cột thứ 1, 2, 5 trong vùng dữ liệu đã chọn).

Các lỗi thường gặp và cách xử lý

• Lỗi #REF! (Allow Access): Trước khi kết hợp, hãy thử dùng hàm IMPORTRANGE đứng một mình trước để nhấn nút “Cho phép truy cập”. Sau khi kết nối thành công, bạn mới lồng nó vào hàm FILTER.
• Lỗi lệch kích thước mảng: Đảm bảo vùng dữ liệu chính và vùng dữ liệu điều kiện có cùng số hàng (ví dụ: cùng là từ dòng 2 đến dòng 100).
• Dữ liệu không cập nhật: Đôi khi Google Sheets cần vài giây để load dữ liệu từ file khác, hãy kiên nhẫn nếu thấy thông báo ..

Mẹo nhỏ: Nếu bạn có nhiều điều kiện lọc cùng lúc trong FILTER, hãy dùng dấu sao * cho điều kiện VÀ (AND) và dấu cộng + cho điều kiện HOẶC (OR).

Kết luận

Tóm lại, hàm IMPORTRANGE là một công cụ không thể thiếu nếu bạn muốn xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu thông minh trên Google Sheets. Dù có một vài lưu ý về quyền truy cập và tốc độ tải, nhưng lợi ích mà nó mang lại trong việc tự động hóa báo cáo là cực kỳ lớn. Hãy bắt đầu áp dụng ngay công thức này vào công việc để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. 

Tham khảo

Lỗi ngày tháng trong Excel và Google Sheets – nguyên nhân lỗi và cách khắc phục

Quản lý công việc bằng Excel

Xây dựng hệ thống báo cáo bằng Google Sheets

Google Sheets là gì? Ưu điểm so với Excel và các hàm tiêu biểu

Sử dụng hàm ArrayFormula trong Google Sheets