Mô hình truyền thông Berlo là gì? Ưu nhược điểm của mô hình Berlo

Khi nói về truyền thông trong doanh nghiệp, tôi thường nhận ra rằng phần lớn vấn đề không nằm ở công cụ hay kênh truyền, mà nằm ở cách chúng ta hiểu và vận hành quá trình giao tiếp. Đó cũng là lý do mô hình truyền thông Berlo luôn có giá trị bền vững, dù đã xuất hiện từ rất lâu. Mô hình này giúp chúng ta nhìn lại một cách hệ thống toàn bộ chuỗi giao tiếp – từ người gửi, thông điệp, kênh cho đến người nhận – qua đó chỉ ra những điểm đứt gãy mà nhiều doanh nghiệp vẫn vô tình bỏ qua. 

Tôi cho rằng Berlo không chỉ là một mô hình học thuật; nó thực sự là khung tư duy giúp chúng ta nhận diện chất lượng của từng tương tác, từng hành vi truyền tải thông tin, và từng yếu tố quyết định mức độ hiểu đúng – hiểu đủ giữa các cá nhân.

Mô hình truyền thông Berlo là gì?

Mô hình truyền thông Berlo là một khung lý thuyết được David K. Berlo giới thiệu năm 1960, mô tả quá trình truyền thông thông qua bốn yếu tố SMCR: Source – Message – Channel – Receiver. Mô hình này giải thích rằng hiệu quả truyền thông không chỉ phụ thuộc vào nội dung, mà còn dựa trên kỹ năng, thái độ, kiến thức, bối cảnh xã hội và hệ thống văn hóa của cả người gửi lẫn người nhận. 

Tuy nhiên, điểm mạnh lớn nhất của mô hình Berlo nằm ở việc nó phân tích rất rõ cách thông tin được tạo ra, mã hóa, truyền tải và tiếp nhận trong thực tế doanh nghiệp. Điều này giúp nhà lãnh đạo hiểu rằng truyền thông không đơn thuần là “nói và nghe”, mà là sự tương tác phức tạp giữa các yếu tố con người và môi trường. Do vậy, mô hình trở thành nền tảng quan trọng để đánh giá và tối ưu quy trình giao tiếp trong tổ chức.

• Source: Nhấn mạnh năng lực truyền đạt của người gửi.
• Message: Tập trung cấu trúc, nội dung và mã hóa thông tin.
• Channel: Xác định phương tiện truyền tải như lời nói, văn bản, hình ảnh.
• Receiver: Phân tích khả năng giải mã của người nhận.

Trong doanh nghiệp, Mô hình truyền thông Berlo được ứng dụng để xây dựng thông điệp nội bộ, đào tạo nhân viên, giảm hiểu lầm và nâng cao sự rõ ràng trong giao tiếp. Tuy nhiên, mô hình này cũng nhắc nhở các CEO rằng truyền thông chỉ hiệu quả khi hai phía có chung “ngôn ngữ”, chung kỳ vọng và chung bối cảnh hiểu biết. 

*Đọc thêm: 

• Mô hình truyền thông của Lasswell
• Mô hình truyền thông của Shannon

4 Yếu tố SMCR của mô hinh truyền thông Berlo

Mô hình truyền thông Berlo (SMCR) được xem là một trong những nền tảng lý thuyết quan trọng nhất giúp doanh nghiệp hiểu rõ bản chất của quá trình truyền thông. Thay vì nhìn truyền thông như “gửi – nhận” đơn giản, Berlo phân tích nó thành bốn thành phần có tương tác mạnh mẽ: Source – Message – Channel – Receiver. Đây là mô hình giúp  đánh giá rõ điểm mạnh, điểm nghẽn và rủi ro trong giao tiếp nội bộ.

1. Source

Trong Mô hình truyền thông Berlo, yếu tố Source giữ vai trò quyết định vì nó là điểm khởi đầu của toàn bộ quá trình truyền thông. Một nguồn gửi thiếu kỹ năng sẽ tạo ra thông điệp kém chất lượng, và điều này dẫn đến những hiểu lầm kéo dài trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, Berlo cho rằng nguồn gửi không chỉ là người nói, mà còn là tập hợp các yếu tố như kỹ năng giao tiếp, thái độ, trình độ chuyên môn, kiến thức nền tảng và vị thế xã hội. 

Đây là lý do nhiều CEO dù nói nhiều nhưng không tạo ra sự rõ ràng. Họ thiếu kỹ năng mã hóa thông điệp hoặc chọn sai ngôn ngữ truyền thông. Do vậy, để tối ưu nguồn gửi, doanh nghiệp phải cải thiện năng lực giao tiếp của lãnh đạo lẫn đội ngũ quản lý trung gian.

• Kỹ năng: Khả năng diễn đạt, trình bày, lắng nghe.
• Thái độ: Tôn trọng người nhận, sẵn sàng truyền đạt rõ ràng.
• Kiến thức: Sự hiểu biết nền giúp giảm méo mó thông tin.

Tuy nhiên, nhiều tổ chức lại đánh giá thấp vai trò của thái độ người gửi. Một thông điệp đúng nhưng thái độ sai sẽ làm giảm hiệu quả đến 70% theo các nghiên cứu của APA. Vì vậy, Source là một biến số không thể xem nhẹ. Người gửi cần hiểu rõ đặc điểm người nhận, chọn ngôn từ phù hợp và đảm bảo thông điệp được mã hóa nhất quán. Nếu nguồn gửi yếu, toàn bộ mô hình sẽ thất bại. Đây là bài học lớn mà Mô hình truyền thông Berlo nhấn mạnh cho mọi nhà lãnh đạo.

2. Message 

Trong Mô hình truyền thông Berlo, Message được xem là phần lõi của toàn bộ hệ thống, vì đây chính là thứ được mã hóa, truyền tải và giải mã. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp không dành đủ thời gian để thiết kế thông điệp, dẫn đến hiện tượng nhiễu và hiểu lầm nội bộ. Berlo nhấn mạnh rằng một thông điệp hiệu quả phải thể hiện rõ: nội dung (content), cấu trúc (structure), ngôn ngữ (code), cách trình bày (treatment) và hình thức biểu đạt (elements). Đây là năm yếu tố then chốt ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng truyền thông thực tế.

Một thông điệp rõ ràng giúp giảm sai sót, tăng tốc độ ra quyết định và hạn chế xung đột tổ chức. Tuy nhiên, để xây dựng được thông điệp chất lượng, người gửi cần xác định đúng mục tiêu, hiểu rõ đối tượng người nhận và dự đoán phản ứng tiềm năng. Những tổ chức thành công thường áp dụng “nguyên tắc một mục tiêu – một thông điệp – một hành động”. Phương pháp này giúp thông tin dễ ghi nhớ và giảm tải nhận thức cho nhân viên.

• Nội dung: Phải đúng, đủ và nhất quán.
• Ngôn ngữ: Phải phù hợp với trình độ người nhận.

Dữ liệu thực tế từ Deloitte cho thấy 63% sai lệch nội bộ xuất phát từ việc thông điệp thiếu cấu trúc hoặc diễn đạt khó hiểu. Do vậy, CEO cần xem “thiết kế thông điệp” là một kỹ năng chiến lược, không phải hoạt động kỹ thuật đơn giản. Một thông điệp tốt có thể giúp doanh nghiệp tăng sự cam kết nội bộ, giảm xung đột và giữ đội ngũ tập trung vào mục tiêu chung.

3. Channel 

Trong Mô hình truyền thông Berlo, Channel đại diện cho phương tiện truyền tải thông tin. Đây không chỉ là “kênh giao tiếp” mà là cách con người sử dụng năm giác quan để tiếp nhận và diễn giải thông tin. Ngay cả trong thời đại số, Berlo vẫn nhấn mạnh rằng mọi kênh đều hoạt động dựa trên cơ chế giác quan này: nhìn, nghe, chạm, nếm, ngửi. Tuy nhiên, doanh nghiệp hiện đại mở rộng kênh truyền sang email, họp trực tuyến, mạng nội bộ, ứng dụng quản trị, video, báo cáo số. Điều này làm quá trình truyền thông đa dạng nhưng cũng phức tạp hơn.

Tuy nhiên, thách thức lớn nhất là chọn đúng kênh cho đúng loại thông điệp. Một quyết định quan trọng không nên truyền qua tin nhắn. Một thông báo ngắn không cần cuộc họp kéo dài. Khi doanh nghiệp chọn sai kênh, mức độ hiểu sai tăng lên 40% theo khảo sát của Gartner. Điều này chứng minh rằng kênh truyền không phải vấn đề công cụ, mà là vấn đề chiến lược.

• Thông tin đơn giản: Nên dùng văn bản ngắn, chuẩn hóa.
• Thông tin phức tạp: Nên kết hợp đa kênh để tăng độ rõ.

Do vậy, CEO cần đánh giá mức độ quan trọng, độ nhạy cảm và mức phức tạp của thông tin trước khi chọn kênh truyền. Một kênh phù hợp sẽ tăng tốc độ nhận thức và giảm thiểu rủi ro sai lệch. Trong nội bộ, doanh nghiệp thành công thường áp dụng quy tắc 3 kênh: truyền đạt trực tiếp – bổ sung bằng văn bản – củng cố bằng phản hồi. Đây chính là tinh thần mà Mô hình truyền thông Berlo hướng đến khi nói về Channel.

4. Receiver 

Yếu tố cuối cùng trong Mô hình truyền thông Berlo là Receiver, và đây cũng là thành phần quyết định việc thông điệp có được hiểu đúng hay không. Berlo cho rằng người nhận phải sở hữu các đặc điểm gần giống với người gửi về kiến thức, thái độ, bối cảnh xã hội và năng lực giải mã thì quá trình truyền thông mới đạt hiệu quả cao. Tuy nhiên, trong doanh nghiệp hiện đại, nơi nhân sự đa dạng về tuổi, trình độ và nền tảng, sự chênh lệch này ngày càng lớn. Đây là nguyên nhân khiến thông tin dù đúng vẫn bị hiểu sai.

Điểm quan trọng nhất là doanh nghiệp cần xem người nhận không phải “bộ chứa thông tin”, mà là một cá thể có cảm xúc, nhận thức và góc nhìn riêng. Điều này buộc CEO phải suy nghĩ sâu hơn về cách giúp người nhận “hiểu đúng – hiểu đủ – hiểu nhanh”. Một trong những phương pháp hiệu quả là chuẩn hóa thông tin, làm rõ mục tiêu truyền thông và tạo cơ chế phản hồi hai chiều.

• Xác nhận lại hiểu biết của người nhận.
• Tạo cơ chế đặt câu hỏi để giảm méo mó thông tin.

Tuy nhiên, yếu tố người nhận còn liên quan đến văn hóa tổ chức. Một môi trường cởi mở thường giúp nhân viên tiếp nhận thông tin chính xác hơn. Ngược lại, một văn hóa kín kẽ khiến nhân viên ngại hỏi và dễ hiểu sai. Do vậy, Receiver không thể tách rời bối cảnh. Berlo muốn nhấn mạnh rằng thông tin chỉ thực sự hoàn chỉnh khi được người nhận giải mã đúng. 

Ưu và nhược điểm của Mô hình truyền thông Berlo

Mô hình truyền thông Berlo (SMCR) được xem là nền tảng kinh điển trong lĩnh vực giao tiếp khi giải thích truyền thông bằng bốn thành phần tương tác chặt chẽ: Source, Message, Channel và Receiver. Mặc dù ra đời từ thập niên 1960, mô hình này vẫn được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhờ tính hệ thống và khả năng giúp CEO nhìn rõ bản chất của việc truyền đạt thông tin. Tuy nhiên, như bất kỳ mô hình nào, SMCR có cả ưu điểm lẫn hạn chế mà nhà lãnh đạo cần hiểu rõ trước khi ứng dụng vào thực tế.

Ưu điểm 

Ưu điểm lớn nhất của Mô hình truyền thông Berlo nằm ở khả năng phân tích truyền thông một cách mạch lạc và có cấu trúc. Mô hình chia nhỏ quá trình truyền đạt thành bốn thành tố rõ ràng giúp CEO dễ dàng nhìn ra điểm nghẽn. Điều này đặc biệt quan trọng vì nhiều vấn đề trong doanh nghiệp không xuất phát từ nội dung thông điệp, mà do sai lệch ở người gửi, kênh truyền hoặc người nhận. Tuy nhiên, Berlo không chỉ dừng lại ở việc mô tả quá trình. Ông đi sâu vào những yếu tố tâm lý, xã hội và kỹ năng ảnh hưởng đến chất lượng truyền thông. Đây là điểm khiến mô hình này vẫn còn giá trị sau hơn 60 năm.

Một điểm mạnh khác là khả năng ứng dụng đa dạng. Mô hình phù hợp với đào tạo lãnh đạo, quản lý dự án, truyền thông nội bộ và cả xây dựng văn hóa doanh nghiệp. CEO có thể dùng SMCR để đánh giá mức độ rõ ràng của thông điệp hoặc kiểm tra sự phù hợp của kênh truyền.

• Dễ ứng dụng trong môi trường nhiều cấp bậc.

• Hỗ trợ giảm nhiễu và cải thiện sự chính xác của thông tin.

Ngoài ra, SMCR giúp doanh nghiệp thúc đẩy trao đổi hai chiều khi hiểu rõ nhu cầu, bối cảnh và năng lực giải mã của người nhận. Do vậy, mô hình phù hợp để thiết kế chương trình truyền thông chiến lược. Một ưu điểm nữa là SMCR khiến người gửi có ý thức hơn trong việc mã hóa thông tin, từ đó hạn chế cảm xúc tiêu cực gây méo mó thông điệp. 

Nhược điểm

Dù có nhiều giá trị, Mô hình truyền thông Berlo vẫn tồn tại những hạn chế đáng chú ý, đặc biệt khi áp dụng trong môi trường doanh nghiệp hiện đại. Nhược điểm lớn nhất là mô hình chỉ mô tả truyền thông một chiều. SMCR không phản ánh đầy đủ tính tương tác liên tục, tức “vòng phản hồi” vốn rất quan trọng trong giao tiếp kinh doanh hiện nay. Tuy nhiên, truyền thông thực tế luôn là quá trình hai chiều, nơi người nhận cũng có vai trò tạo ra ý nghĩa cuối cùng. Điều này khiến SMCR đôi khi thiếu độ linh hoạt trong các tình huống đàm phán, phản biện hoặc trao đổi nhóm.

Một điểm hạn chế khác là mô hình chưa tính đến bối cảnh công nghệ. Khi Berlo xây dựng SMCR, doanh nghiệp không có email, mạng nội bộ hay nền tảng số. Do vậy, mô hình không đề cập đến thuật toán, tốc độ lan truyền, sự phân tán thông tin hay hành vi tiêu thụ nội dung thời đại số. Điều này buộc lãnh đạo phải điều chỉnh khi áp dụng.

Ngoài ra, SMCR nhấn mạnh mạnh mẽ vai trò người gửi nhưng đánh giá chưa đủ về trạng thái cảm xúc người nhận. Do vậy, mô hình không mô tả rõ yếu tố “diễn giải chủ quan” vốn chiếm tỷ trọng lớn trong truyền thông nội bộ. Một hạn chế nữa là mô hình này dễ bị hiểu sai khi doanh nghiệp chỉ tập trung vào việc “sửa thông điệp” mà bỏ qua văn hóa tổ chức. Khi văn hóa yếu, mọi thông điệp đều bị biến dạng.

Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình truyền thông khi áp dụng mô hình Berlo?

Khi doanh nghiệp áp dụng Mô hình truyền thông Berlo, hiệu quả truyền thông không chỉ phụ thuộc vào bốn yếu tố SMCR mà còn chịu ảnh hưởng bởi nhiều biến số liên quan đến con người, bối cảnh và môi trường làm việc. Điều này đặc biệt quan trọng đối với CEO, vì truyền thông nội bộ kém có thể tạo ra sai lệch, giảm hiệu suất và kéo theo xung đột tổ chức. 

Tuy nhiên, Berlo cho rằng quá trình truyền thông chỉ đạt hiệu quả tối ưu khi doanh nghiệp kiểm soát tốt các yếu tố ảnh hưởng như kỹ năng mã hóa – giải mã, mức độ tương đồng về kiến thức, ngôn ngữ chung, nền tảng văn hóa, thái độ, môi trường và cả yếu tố nhiễu từ bên ngoài. Do vậy, truyền thông không bao giờ chỉ là chuyện “gửi – nhận”, mà là một quá trình có tính hệ thống và chịu tác động mạnh từ con người.

Trước hết, kỹ năng của người gửi và người nhận đóng vai trò quyết định. Một thông điệp phức tạp sẽ bị hiểu sai nếu người gửi diễn đạt kém hoặc người nhận giải mã yếu. Thứ hai, nền tảng kiến thức và mức độ tương đồng giữa hai phía ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ hiểu. Điều này giải thích vì sao nhân viên mới thường chậm nắm bắt thông tin. Ngoài ra, ngôn ngữ sử dụng cũng là yếu tố then chốt. Ngôn ngữ càng gần gũi, thông điệp càng dễ tiếp nhận.

Hạn chế lớn nhất khi áp dụng mô hình truyền thông berlo là gì?

Hạn chế lớn nhất khi áp dụng Mô hình truyền thông Berlo nằm ở việc mô hình này chỉ mô tả truyền thông theo hướng một chiều, không bao gồm cơ chế phản hồi – yếu tố then chốt trong giao tiếp của doanh nghiệp hiện đại. Tuy nhiên, truyền thông thực tế luôn là quá trình tương tác liên tục, nơi ý nghĩa được hình thành thông qua trao đổi hai chiều, không phải chỉ đến từ người gửi. Do vậy, khi thiếu phản hồi, mô hình dễ dẫn đến việc CEO hoặc quản lý hiểu sai cách thông điệp được tiếp nhận. Điều này khiến thông tin có thể trôi theo một hướng khác mà người gửi không kịp phát hiện. Đây là lý do nhiều doanh nghiệp vẫn gặp xung đột dù đã chuẩn hóa nội dung truyền thông.

Điểm hạn chế này trở nên rõ ràng hơn trong môi trường biến động cao, nơi nhân viên có nhu cầu phản hồi ngay lập tức. Một thông điệp chỉ đi một chiều sẽ không thể đảm bảo tính chính xác khi người nhận có sự khác biệt về cảm xúc, mức độ hiểu biết hoặc bối cảnh xã hội. Mô hình Berlo cũng không dự đoán được các rủi ro khi người nhận giải mã thông điệp theo góc nhìn riêng.

Ngoài ra, mô hình chưa tính đến tác động của công nghệ số, nơi thông tin lan truyền nhanh và dễ bị nhiễu. Vì thiếu vòng phản hồi, các sai lệch này khó được điều chỉnh kịp thời. Điều này khiến doanh nghiệp dễ đánh giá sai hiệu quả truyền thông nội bộ. 

Yếu tố con người hay yếu tố công nghệ đang ảnh hưởng mạnh hơn đến hiệu quả truyền thông của mô hình berlo?

Trong bối cảnh doanh nghiệp hiện đại, cả yếu tố con người lẫn yếu tố công nghệ đều tác động mạnh đến hiệu quả truyền đạt, nhưng nếu xét theo tinh thần cốt lõi của Mô hình truyền thông Berlo, yếu tố con người vẫn giữ sức ảnh hưởng lớn hơn và mang tính quyết định. Berlo cho rằng truyền thông trước hết là quá trình tâm lý – xã hội, nơi kỹ năng, thái độ, kinh nghiệm và khả năng giải mã của con người quyết định thông điệp có được hiểu đúng hay không.

Công nghệ chỉ là phương tiện hỗ trợ. Tuy nhiên, doanh nghiệp thường nhầm tưởng rằng đầu tư vào công cụ sẽ giải quyết được vấn đề truyền thông. Thực tế lại ngược lại. Một thông điệp kém chất lượng không thể trở nên rõ ràng chỉ vì được gửi qua nền tảng hiện đại. Do vậy, công nghệ giúp tốc độ nhanh hơn, nhưng không thay thế được tư duy giao tiếp của con người.

Yếu tố con người quan trọng hơn vì nó quyết định chất lượng mã hóa, độ phù hợp của ngôn ngữ và khả năng tạo ra sự đồng thuận. Khi kỹ năng giao tiếp yếu, công nghệ càng mạnh thì sai lệch càng lớn. Tuy nhiên, yếu tố công nghệ vẫn tác động mạnh trong bối cảnh đa kênh. Nó tạo ra nhiễu mới, như quá tải thông tin hoặc sai lệch do thuật toán.

Yếu tố nào quan trọng nhất trong mô hình Berlo để tập trung cải thiện tại doanh nghiệp? 

Yếu tố quan trọng nhất trong mô hình Berlo để doanh nghiệp ưu tiên cải thiện chính là “Nguồn – Source”, bởi đây là điểm khởi phát quyết định chất lượng toàn bộ quá trình truyền thông. Khi tôi phân tích sâu các tình huống doanh nghiệp gặp phải, từ giao tiếp nội bộ cho đến truyền thông khách hàng, tôi nhận thấy một thực tế: nếu nguồn phát không rõ ràng, không đủ năng lực, hoặc không hiểu đúng thông điệp, thì mọi nỗ lực tối ưu kênh truyền, mã hóa thông điệp hay nâng cấp công nghệ đều trở nên vô nghĩa. 

Nguồn chính là trung tâm của tư duy truyền thông, nơi mà mọi kỹ năng, kiến thức và bối cảnh giao tiếp hội tụ để biến một ý tưởng thành thông điệp có chủ đích. Đây cũng là yếu tố chịu tác động mạnh nhất từ văn hóa doanh nghiệp, trình độ nhân sự, khả năng diễn đạt và sự nhất quán trong tư duy chiến lược – những biến số mà mọi doanh nghiệp đều cần ưu tiên giải quyết trước tiên nếu muốn cải thiện hiệu quả truyền thông.

Khi đào sâu hơn, tôi thường thấy các tổ chức thất bại vì người truyền đạt thiếu kỹ năng mã hóa, không hiểu nhu cầu người nhận, hoặc không được trang bị khả năng phân tích để chọn đúng nội dung cần truyền. Điều đó dẫn đến việc thông điệp dù có đi qua kênh tốt đến đâu vẫn bị “rơi rụng” hoặc bị hiểu sai. Nói cách khác, Nguồn mạnh thì mô hình mới mạnh, và mọi nỗ lực cải thiện các yếu tố còn lại như Message, Channel hay Receiver sẽ trở nên hiệu quả hơn rất nhiều khi “gốc rễ” đã vững chắc. 

Kết luận

Khi nhìn lại toàn bộ mô hình Berlo, tôi càng thấy rõ rằng giao tiếp không bao giờ là hành động đơn lẻ mà là một hành trình gồm nhiều lớp, mỗi lớp đều có thể tạo ra sự khác biệt trong cách thông điệp được hiểu và phản hồi. Điều này nhắc chúng ta rằng để xây dựng một hệ thống truyền thông mạnh, doanh nghiệp không thể chỉ tập trung vào công cụ hay công nghệ; họ phải đi từ cốt lõi – chính là con người và cách họ hiểu về truyền đạt thông tin. 

Berlo giúp chúng ta nắm bắt mối quan hệ chặt chẽ giữa tư duy, kỹ năng và bối cảnh trong giao tiếp, đồng thời chỉ ra rằng mọi thông điệp đều có rủi ro bị nhiễu nếu một trong bốn yếu tố SMCR vận hành kém hiệu quả. Vì vậy, hành trình cải thiện truyền thông cần bắt đầu bằng việc nâng cấp năng lực nguồn gửi, làm rõ thông điệp, tối ưu kênh truyền và hiểu sâu người nhận. 

Nếu mỗi doanh nghiệp coi mô hình truyền thông Berlo là la bàn định hướng, họ sẽ xây dựng được một môi trường giao tiếp minh bạch hơn, giảm xung đột hơn và tăng hiệu quả hợp tác một cách rõ rệt. Cuối cùng, giá trị lớn nhất của mô hình Berlo không nằm ở lý thuyết mà nằm ở khả năng giúp doanh nghiệp nhìn thấy điều quan trọng nhất: muốn truyền thông hiệu quả, trước hết phải hiểu được chính mình và hiểu được người mà mình đang muốn chạm tới.