Triển khai KPI cho doanh nghiệp dự án: Tăng hiệu suất, giảm gánh nặng

Last updated on 14 September, 2025

Triển khai KPI cho doanh nghiệp dự án: Tăng hiệu suất, giảm gánh nặng

Trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh, việc quản lý hiệu suất là chìa khóa để tồn tại và phát triển. Đối với các doanh nghiệp hoạt động theo dự án (ví dụ: công ty phần mềm, agency marketing, xây dựng…), việc đo lường hiệu quả càng trở nên phức tạp. Làm thế nào để biết một dự án có thực sự thành công, hay một thành viên đang làm việc hiệu quả? Câu trả lời nằm ở việc triển khai Bộ chỉ tiêu đánh giá hiệu suất (KPI) một cách khoa học.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc xây dựng và duy trì KPI, đặc biệt là khi phải thu thập dữ liệu thủ công, tốn kém thời gian và dễ xảy ra sai sót. Bài viết này sẽ giới thiệu một cách tiếp cận đơn giản, hiệu quả: xây dựng các KPI dễ triển khai và tự động hóa việc thu thập kết quả từ các phần mềm quản lý dự án.

Bộ KPI cốt lõi cho doanh nghiệp dự án: Dễ triển khai, dễ đo lường

Để việc triển khai KPI không trở thành gánh nặng, hãy bắt đầu với một vài chỉ tiêu quan trọng nhất. Đây là những KPI cốt lõi mà mọi doanh nghiệp dự án nên có, tập trung vào ba khía cạnh chính: hiệu suất dự án, hiệu suất nhân sự và hiệu quả tài chính.

KPI về hiệu suất dự án

Các chỉ số này giúp bạn đánh giá mức độ thành công của một dự án trên nhiều phương diện.

• Tỷ lệ hoàn thành dự án đúng hạn: Đây là một trong những KPI quan trọng nhất. Nó cho biết dự án có được hoàn thành trong thời gian cam kết với khách hàng hay không.
  • Công thức: (Số dự án hoàn thành đúng hạn / Tổng số dự án) x 100%
• Tỷ lệ hài lòng của khách hàng: Khách hàng có hài lòng với kết quả và quá trình làm việc không? Đây là thước đo cho chất lượng công việc.
  • Cách đo: Khảo sát sau dự án, sử dụng Net Promoter Score (NPS) hoặc chỉ số hài lòng khách hàng (CSAT).
• Tỷ lệ lỗi phát sinh (Bug/Defect Rate): Áp dụng cho các dự án phần mềm, sản phẩm số.
  • Công thức: (Tổng số lỗi phát hiện sau khi bàn giao / Tổng số tính năng) x 100%
• Tỷ lệ dự án hoàn thành đúng hạn mức chi phí: Chỉ số này tập trung vào khía cạnh tài chính của dự án, đảm bảo rằng dự án được thực hiện trong phạm vi ngân sách đã được duyệt.
  • Công thức: (Số dự án hoàn thành trong ngân sách / Tổng số dự án)×100%

KPI về hiệu suất nhân sự

Đánh giá hiệu quả làm việc của từng thành viên trong nhóm, giúp quản lý có cái nhìn khách quan.

• Tỷ lệ hoàn thành công việc đúng hạn: Đo lường khả năng của từng cá nhân trong việc đáp ứng thời hạn.
  • Công thức: (Số nhiệm vụ hoàn thành đúng hạn / Tổng số nhiệm vụ được giao) x 100%
• Hiệu suất sử dụng thời gian: So sánh thời gian thực tế làm việc trên một nhiệm vụ so với thời gian dự kiến.
  • Công thức: (Thời gian thực tế làm việc / Thời gian dự kiến) x 100%
  • Lưu ý: Chỉ số dưới 100% là tốt, trên 100% cho thấy thời gian bị vượt quá.
• Tỷ lệ cộng tác: Số lần một thành viên hỗ trợ, giải quyết các vấn đề chung của nhóm.
  • Cách đo: Thống kê số lần người đó được nhắc đến, tag tên trong các cuộc thảo luận, bình luận trên phần mềm quản lý dự án.

Ứng dụng công nghệ: Tự động thu thập KPI từ phần mềm quản lý dự án

Đây chính là bí quyết để triển khai KPI một cách bền vững và không gây áp lực. Thay vì nhập liệu thủ công, hãy tận dụng các công cụ mà đội ngũ của bạn đã và đang sử dụng. Hầu hết các phần mềm quản lý dự án hiện đại như Jira, Asana, Trello, iNexx Pro, Microsoft Project… đều có khả năng này.

Cơ chế hoạt động:

• Thiết lập các trường dữ liệu cần thiết: Đảm bảo mỗi nhiệm vụ, đầu việc trên phần mềm đều có các trường dữ liệu như: trạng thái (đang làm, đã hoàn thành), ngày bắt đầu, ngày kết thúc, người phụ trách, thời gian dự kiến…
• Tự động hóa thông qua API hoặc tính năng báo cáo:
  • Sử dụng API: Kết nối phần mềm quản lý dự án với các công cụ BI (Business Intelligence) như Power BI, Tableau hoặc thậm chí là Google Data Studio. Các công cụ này sẽ tự động truy cập dữ liệu qua API và tổng hợp thành các dashboard trực quan. Ví dụ, bạn có thể tạo một biểu đồ tròn để thấy tỷ lệ các dự án đang đúng hạn, trễ hạn.
  • Tận dụng tính năng báo cáo có sẵn: Nhiều phần mềm quản lý dự án đã tích hợp sẵn các báo cáo về hiệu suất cá nhân, tiến độ dự án. Hãy tìm hiểu và sử dụng triệt để những tính năng này.
• Tích hợp vào các phần mềm khác: Bạn có thể kết nối phần mềm quản lý dự án với các phần mềm quản lý nhân sự, CRM để tạo thành một hệ sinh thái dữ liệu thống nhất. Ví dụ, kết quả đánh giá KPI về sự hài lòng của khách hàng có thể được lưu trữ trên CRM để sử dụng sau này.

Lợi ích của việc tự động hóa:

• Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: Giảm đáng kể công việc nhập liệu thủ công, cho phép đội ngũ tập trung vào các công việc chuyên môn.
• Dữ liệu chính xác, tức thời: Dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, giúp quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
• Tăng tính minh bạch: Mọi thành viên trong nhóm đều có thể theo dõi tiến độ công việc và hiệu suất của mình, tạo động lực làm việc.

Kết luận

Triển khai KPI cho doanh nghiệp dự án không phải là một bài toán khó nếu bạn biết cách tiếp cận đúng. Bắt đầu với một bộ chỉ tiêu cốt lõi, dễ đo lường và quan trọng nhất là tận dụng công nghệ để tự động hóa việc thu thập dữ liệu. Cách làm này không chỉ giúp bạn đo lường chính xác hiệu suất mà còn tạo ra một văn hóa làm việc minh bạch, hiệu quả. Hãy bắt đầu xây dựng hệ thống KPI cho doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay để tối ưu hóa mọi nguồn lực và đạt được thành công bền vững.

Tham khảo

Top phần mềm KPI

Phần mềm KPI digiiTeamW