Hệ thống ERP của thegioididong: “Vũ khí bí mật” đằng sau đế chế bán lẻ tỷ đô

Last updated on 14 August, 2025

Trong khi hầu hết các doanh nghiệp lớn tìm đến giải pháp ERP từ những gã khổng lồ như SAP hay Oracle, thegioididong (MWG) lại chọn một lối đi riêng đầy táo bạo. Họ tự xây dựng, tự phát triển và làm chủ hoàn toàn “trái tim” vận hành của mình. Chính hệ thống ERP của thegioididong đã trở thành câu chuyện huyền thoại trong giới công nghệ và kinh doanh Việt Nam, là bệ phóng cho sự tăng trưởng không ngừng.

Vậy hệ thống ERP do thegioididong tự xây dựng có gì đặc biệt và nó đã giúp MWG thống lĩnh thị trường ra sao? Hãy cùng OCD tìm hiểu sâu hơn về vũ khí bí mật này trong bài viết dưới đây nhé!

Lịch sử và triết lý “không giống ai”: Tại sao thegioididong từ chối các “ông lớn” ERP?

Để hiểu về hệ thống ERP của thegioididong, trước tiên phải hiểu về triết lý kinh doanh của người đứng đầu – ông Nguyễn Đức Tài. Ngay từ những ngày đầu, ông đã có một niềm tin sắt đá rằng: “Công nghệ phải phục vụ kinh doanh, chứ không phải kinh doanh chạy theo công nghệ”.

Vào giai đoạn 2007-2009, khi công ty bắt đầu phát triển nhanh, bài toán quản trị trở nên cấp thiết. Đứng trước lựa chọn phổ biến là mua một giải pháp ERP ngoại, ban lãnh đạo MWG đã nhận ra những vấn đề cốt lõi:

Tính cứng nhắc

Các hệ thống ERP hàng đầu thế giới được xây dựng dựa trên những quy trình chuẩn (best practices) của các tập đoàn toàn cầu. Việc áp dụng chúng vào mô hình kinh doanh đặc thù, linh hoạt và luôn thay đổi của thegioididong sẽ giống như “mặc một chiếc áo quá rộng”, buộc doanh nghiệp phải thay đổi quy trình để phù hợp với phần mềm. Đây là điều đi ngược lại triết lý của họ.

Tốc độ triển khai và tùy chỉnh chậm

Bất kỳ một yêu cầu thay đổi nào, dù là nhỏ nhất (ví dụ: thêm một chương trình khuyến mãi mới), cũng cần thông qua các chuyên gia tư vấn của hãng, mất nhiều thời gian và chi phí. Với một ngành bán lẻ cần phản ứng nhanh theo từng ngày, từng giờ, sự chậm trễ này là “án tử”.

Chi phí khổng lồ

Chi phí bản quyền, phí tư vấn triển khai, phí tùy chỉnh và bảo trì của các hệ thống ERP ngoại là một con số khổng lồ, đặc biệt với một doanh nghiệp đang trong giai đoạn cần tập trung vốn để mở rộng.

Từ những phân tích này, một quyết định táo bạo đã được thegioididong đưa ra: Tự xây dựng hệ thống ERP của riêng mình. Lựa chọn này đầy rủi ro, đòi hỏi một tầm nhìn dài hạn và một đội ngũ IT cực kỳ tài năng, nhưng nó lại là chìa khóa để tạo ra một hệ thống “may đo” hoàn hảo cho cơ thể đang lớn mạnh của MWG.

Theo chia sẻ của các lãnh đạo MWG trên nhiều diễn đàn, quyết định này xuất phát từ niềm tin rằng không ai hiểu quy trình vận hành, những vấn đề và nhu cầu của công ty hơn chính những người trong cuộc.

Phân tích cấu trúc và các module cốt lõi trong hệ thống ERP của thegioididong

Hệ thống ERP của thegioididong không phải là một phần mềm đơn lẻ mà là một hệ sinh thái gồm nhiều module được kết nối chặt chẽ, hoạt động trên một cơ sở dữ liệu tập trung duy nhất. Dữ liệu từ mọi hoạt động của công ty, từ cái click chuột của khách hàng online đến một giao dịch tại cửa hàng ở vùng sâu vùng xa, đều được cập nhật về trung tâm theo thời gian thực (real-time).

Hãy cùng “mổ xẻ” các thành phần quan trọng nhất của hệ thống này:

Các module chính trong hệ thống ERP của thegioididong

Quản lý bán hàng & Chăm sóc khách hàng (POS & CRM)

Đây là module “tiền tuyến”, là bộ mặt của hệ thống. Mỗi nhân viên tại cửa hàng đều được trang bị một máy POS kết nối trực tiếp vào hệ thống.

• Bán hàng đa kênh (Omnichannel): Hệ thống hợp nhất dữ liệu từ website, app và hàng ngàn cửa hàng. Khách hàng có thể đặt hàng online và nhận tại cửa hàng gần nhất một cách trơn tru.
• Hệ thống “Big Brother”: Là một tên gọi vui nhưng phản ánh đúng sức mạnh của CRM. Hệ thống lưu trữ toàn bộ lịch sử mua hàng, tương tác, khiếu nại của mỗi khách hàng theo số điện thoại. Khi bạn gọi đến tổng đài, nhân viên chăm sóc khách hàng ngay lập tức biết bạn là ai, đã mua gì, ở đâu, khi nào, giúp cá nhân hóa trải nghiệm một cách ấn tượng.
• Quản lý khuyến mãi linh hoạt: Đây là điểm vượt trội so với ERP ngoại. Phòng kinh doanh có thể đưa ra một chương trình khuyến mãi mới (ví dụ: giảm giá 10% cho iPhone khi mua kèm tai nghe) và hệ thống có thể cập nhật cho toàn bộ chuỗi chỉ trong vòng vài phút.

Quản lý hàng tồn kho (Inventory Management): “Viên ngọc quý” của hệ thống

Đây được xem là module mạnh mẽ và là niềm tự hào lớn nhất của đội ngũ IT MWG. Nó là yếu tố sống còn quyết định hiệu quả của ngành bán lẻ:

• Tồn kho real-time toàn quốc: Đây là điểm tạo nên khác biệt lớn nhất. Tại bất kỳ thời điểm nào, một nhân viên bán hàng ở Hà Nội có thể kiểm tra và biết chính xác một mẫu điện thoại cụ thể đang còn hàng hay không tại một cửa hàng ở Cà Mau. Điều này cho phép họ tự tin tư vấn, điều chuyển hàng hóa và đáp ứng nhu cầu khách hàng gần như tức thì.
• Tự động cảnh báo và đề xuất đặt hàng: Dựa trên tốc độ bán của từng sản phẩm tại từng cửa hàng, hệ thống sẽ tự động tính toán mức tồn kho an toàn và đưa ra cảnh báo hoặc tự động tạo đề xuất đặt hàng gửi về trung tâm mua hàng, giảm thiểu rủi ro hết hàng hoặc tồn kho quá nhiều.
• Quản lý theo số IMEI/Serial: Đối với các sản phẩm điện tử, việc quản lý theo từng số IMEI hoặc Serial là thông lệ quan trọng trong ngành để truy xuất nguồn gốc, quản lý bảo hành và chống gian lận. Dù MWG chưa công bố chính thức chi tiết này, dựa trên đặc thù ngành và quy mô vận hành, nhiều chuyên gia nhận định hệ thống ERP nội bộ của MWG khả năng cao đã triển khai cơ chế quản lý tương tự để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.

Quản lý chuỗi cung ứng và mua hàng (SCM & Procurement)

Module này kết nối trực tiếp với module tồn kho và bán hàng:

• Tối ưu hóa đơn hàng: Các đề xuất đặt hàng từ hệ thống tồn kho được tổng hợp và tối ưu hóa tại trung tâm mua hàng để có được mức giá tốt nhất từ các nhà cung cấp.
• Quản lý logistics và điều chuyển nội bộ: Khi một cửa hàng A hết hàng nhưng cửa hàng B gần đó còn nhiều, hệ thống sẽ tự động đề xuất một lệnh điều chuyển. Việc này giúp tối ưu hóa việc sử dụng hàng tồn trên toàn hệ thống trước khi đặt hàng mới, tiết kiệm chi phí vốn đáng kể.

Quản lý Tài chính – Kế toán

Mọi giao dịch từ các module trên đều tự động đổ về và được hạch toán trong module Tài chính – Kế toán:

• Tự động hóa bút toán: Giao dịch bán hàng, nhập kho, chi phí… đều tự động tạo ra các bút toán tương ứng, giảm thiểu tối đa công việc nhập liệu thủ công cho bộ phận kế toán.
• Báo cáo tài chính real-time: Lãnh đạo có thể xem báo cáo kết quả kinh doanh, dòng tiền… của toàn công ty hoặc của từng cửa hàng gần như ngay lập tức, thay vì phải chờ đến cuối tháng.

Hệ thống ERP của thegioididong đã tạo ra lợi thế cạnh tranh khác biệt như thế nào?

Một hệ thống “may đo” tốt đã trở thành bệ phóng giúp MWG tạo ra những lợi thế mà đối thủ khó lòng sao chép:

Thử thách mang tên Bách Hóa Xanh: Khi “bộ giáp cũ” không còn phù hợp

Khi MWG mở rộng từ thegioididong và Điện Máy Xanh sang Bách Hóa Xanh (BHX), họ bước vào một lĩnh vực hoàn toàn khác: bán lẻ thực phẩm và hàng tiêu dùng nhanh (FMCG). Ngành hàng này đặt ra những yêu cầu quản trị rất khác so với ngành điện tử và công nghệ.

Những khác biệt cốt lõi

• Số lượng SKU lớn hơn nhiều: Ngành điện tử chỉ vài nghìn SKU, còn FMCG có thể lên tới hàng chục nghìn.
• Vòng đời sản phẩm ngắn: Rau củ quả, thịt cá tươi sống chỉ bảo quản được vài ngày, thậm chí vài giờ, so với vòng đời sản phẩm công nghệ kéo dài hàng tháng đến hàng năm.
• Quản lý thất thoát phức tạp: Tỷ lệ hao hụt do hư hỏng, hết hạn cao – vấn đề mà ngành công nghệ gần như không gặp.
• Chuỗi cung ứng phân tán: Nguồn hàng phụ thuộc vào mùa vụ, thời tiết và nhiều nhà cung cấp nhỏ lẻ.

Điều chỉnh hệ thống ERP để phù hợp với BHX

Hệ thống ERP nội bộ vốn được thiết kế cho ngành công nghệ cần được tùy chỉnh sâu để đáp ứng đặc thù của BHX. Theo các tài liệu công khai, MWG đã:

• Bổ sung module quản lý tồn kho và bày trí hàng hóa tại BHX: Số lượng tồn và kế hoạch trưng bày được quản lý tập trung ở cấp ngành hàng, dựa trên dữ liệu từ ERP, giúp đồng nhất trên toàn hệ thống.
• Tích hợp quy trình chuỗi cung ứng đặc thù: Đảm bảo hàng tươi sống được luân chuyển nhanh, hạn chế hao hụt.
• Tăng khả năng phản ứng nhanh: Điều chỉnh thông số bán hàng, chương trình khuyến mãi và trưng bày gần như theo thời gian thực để phù hợp với biến động thị trường thực phẩm.

Kết quả: Những điều chỉnh này giúp BHX từng bước vượt qua giai đoạn khó khăn ban đầu trong quản lý tồn kho và chuỗi cung ứng. Tới năm 2023, BHX đạt doanh thu hơn 1 tỷ USD, lọt Top 3 nhà bán lẻ thực phẩm lớn nhất Việt Nam với trên 2.000 cửa hàng.

Tương lai hệ thống ERP của thegioididong

Trong tương lai, hệ thống ERP “cây nhà lá vườn” của thegioididong vẫn là nền tảng vững chắc, nhưng nó không đứng yên. Giờ đây, họ đang tập trung xây dựng các “tầng” công nghệ cao hơn trên cái lõi ERP ổn định đó.

• Trí tuệ nhân tạo (AI) và Máy học (Machine Learning): AI được ứng dụng để dự báo nhu cầu khách hàng chính xác hơn, tự động hóa việc đặt hàng, tối ưu hóa lộ trình giao hàng của chuỗi cung ứng, và phát hiện các giao dịch bất thường.
• Dữ liệu lớn (Big Data): Toàn bộ dữ liệu khổng lồ về hành vi mua sắm của hàng chục triệu khách hàng được phân tích để cá nhân hóa các chương trình khuyến mãi, gợi ý sản phẩm phù hợp trên website/app, và sắp xếp trưng bày hàng hóa tại cửa hàng một cách khoa học hơn.
• Tự động hóa quy trình bằng Robot (RPA): Các tác vụ lặp đi lặp lại trong khâu vận hành và kế toán đang dần được tự động hóa bằng robot phần mềm, giúp giải phóng sức người cho những công việc đòi hỏi sự sáng tạo hơn.

Hệ thống ERP lõi giờ đây đóng vai trò là “hồ chứa dữ liệu” khổng lồ và đáng tin cậy, cung cấp “nhiên liệu” cho các công nghệ thông minh hơn ở lớp trên.

Kết luận: Bài học từ case study “cây nhà lá vườn” của thegioididong

Câu chuyện về hệ thống ERP của thegioididong là một minh chứng hùng hồn rằng không có một công thức thành công chung cho tất cả. Việc lựa chọn “build” (tự xây) thay vì “buy” (mua) là một quyết định chiến lược, phù hợp với văn hóa, tốc độ và tham vọng của riêng MWG.

Bài học rút ra ở đây không phải là mọi doanh nghiệp đều nên tự xây dựng ERP. Điều này cực kỳ tốn kém và rủi ro. Do vậy, bài học thực sự là:

1. Công nghệ phải bắt nguồn từ chiến lược kinh doanh.
2. Sự am hiểu sâu sắc quy trình nội bộ là tài sản quý giá nhất.
3. Tốc độ và sự linh hoạt là lợi thế cạnh tranh sống còn trong ngành bán lẻ.
4. Cần có một ban lãnh đạo có tầm nhìn về công nghệ và quyết tâm theo đuổi đến cùng.

Hệ thống ERP của thegioididong không chỉ là một phần mềm. Nó là sự kết tinh của tư duy chiến lược, văn hóa doanh nghiệp và khát vọng thống lĩnh thị trường. Nó thực sự là “vũ khí bí mật” đã và đang tiếp tục tạo nên sự khác biệt cho đế chế bán lẻ tỷ đô này.

Tham khảo dịch vụ Tư vấn Triển khai Phần mềm ERP

Triển khai ERP không chỉ là một dự án công nghệ, đó là một cuộc chuyển đổi chiến lược cho toàn bộ doanh nghiệp. Thấu hiểu điều đó, dịch vụ Tư vấn Triển khai Phần mềm ERP của OCD được thiết kế để trở thành người đồng hành tin cậy, giúp bạn đi qua mọi giai đoạn từ lựa chọn, tích hợp đến vận hành thành công một hệ thống ERP ưu việt.

Chúng tôi không chỉ đơn thuần cài đặt phần mềm – Chúng tôi kiến tạo một giải pháp toàn diện:

• Tư vấn chiến lược: Cùng bạn vạch ra lộ trình chuyển đổi số rõ ràng, lựa chọn nền tảng ERP phù hợp nhất với mục tiêu và ngân sách.
• Tùy chỉnh chuyên sâu: “May đo” hệ thống để bám sát và tối ưu hóa từng quy trình đặc thù của doanh nghiệp.
• Đào tạo & Trao quyền: Đảm bảo đội ngũ nhân sự của bạn làm chủ công nghệ và khai thác tối đa sức mạnh của hệ thống.
• Hỗ trợ bền vững: Đồng hành cùng bạn trong suốt quá trình vận hành, sẵn sàng giải quyết mọi vấn đề kỹ thuật và tư vấn cải tiến liên tục.

Một số dự án tư vấn triển khai ERP tiêu biểu của OCD:

• OCD hợp tác với Nhà máy Z175 triển khai hệ thống ERP
• Triển khai Hệ thống ERP với Nhà máy Z131
• Cung cấp Phần mềm ERP, MES và Phần mềm Nhân sự cho Nhà máy sản xuất Thiết bị điện tử

——————————-