Những tính năng và chức năng chính của phần mềm ERP

Last updated on 24 May, 2024

Trong những năm gần đây,  mọi người chắc hẳn đã nghe thấy rất nhiều thông tin xoay quanh về phần mềm ERP. Một số người biết đến phần mềm ERP như là một trong những công cụ cần thiết nâng cao tính cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong thị trường hiện nay và cũng là công cụ để vận hành hoạt động của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Phần mềm ERP là một trong những giải pháp của doanh nghiệp được tích hợp toàn diện các ứng dụng và có thể quản lý các nguồn lực trong doanh nghiệp. Vậy ERP cụ thể sẽ giúp được những gì cho doanh nghiệp? Để trả lời cho câu hỏi trên, chúng ta  cần hiểu được những chức năng chính của phần mềm ERP này.

Những yêu cầu chức năng của phần mềm ERP

Mỗi phần mềm ERP đều sẽ bao gồm một số yêu cầu cơ bản riêng cần phải có trong hệ thống. Các yêu cầu chức năng trong hệ thống ERP được xem như là những lợi ích và trải nghiệm mà phần mềm cung cấp.

Các module tập trung

Thông quá các module tập trung, người dùng có thể quản lý các công việc mà không cần chuyển đổi ứng dụng và màn hình. Tất cả các thông tin cần thiết cho việc hoạt động nhất định sẽ được lưu trữ vào chung một phần của hệ thống

Cơ sở dữ liệu của phần mềm ERP

Hệ thống ERP dựa trên cơ sở dữ liệu trung tâm mà thông tin được thu thập lại từ các ứng dụng. Qua đó, người dùng sẽ được cung cấp những nguồn thông tin tin cậy, đảm bảo tất cả các bộ phận và nhóm làm việc theo cùng một bộ thông tin.

Sự tích hợp

Các ứng dụng ERP được tích hợp toàn diện và làm việc liền mạch cùng nhau nên cho người dùng có thể theo dõi xuyên suốt từ phần này sang phần khác mà không có cảm giác bị đứt quãng. Điều này còn có nghĩa là các ứng dụng có khả năng chia sẻ thông tin tự do với nhau trong khoảng thời gian thực. ERP hoạt động giúp doanh nghiệp giảm thiểu sự dư thừa trong hệ thống và cung cấp thông tin cập nhập từng phút.

Các modules ERP và chức năng

Ngoài những yêu cầu chức năng, chúng ta cũng cần tìm hiểu đến những chức năng cụ thể của ERP mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.

Chức năng sản xuất

Trước khi phần mềm ERP được thiết lập, thì các doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm MRP (hệ thống hoạch định nguồn lực sản xuất). Tuy nhiên, các doanh nghiệp nhận thấy rằng họ cần sư hỗ trợ cho hoạt động trong bộ phận văn phòng, hành chính. Khi các công cu hỗ trợ bộ phận văn phòng được thêm vào MRP, thì các công cụ ấy trở nên khá giống với hệ thống ERP ở thị trường hiện tại.

Chức năng sản xuất giúp doanh nghiệp quản lý sự phát triển sản phẩm và sự sản xuất. Qua đó, người dùng có khả năng quản lý nguồn lực, tài chính và khu vực sản xuất trong doanh nghiệp. Hệ thống sản xuất sẽ hỗ trợ nhà doanh nghiệp trong việc lên kế hoạch, thời gian biểu, ngân sách và quản lý vật liệu. Thêm vào đó, có rất nhiều giải pháp sản xuất được dựa trên công cụ quản lý dự án để theo dõi thiết kế lặp. Hơn thế nữa, các công cụ này còn phối hợp chặt chẽ với nhau để hợp lý quá trình sản xuất trong doanh nghiệp. Từ đó, các nhóm làm việc sẽ có thêm thời gian và nguồn lực để tận tâm tạo nên sản phẩm, tránh các lỗi sai.

Tính toán

Như đã đề cập bên trên, phần mềm ERP xuất phát từ nhu cầu kết hợp các chức năng sản xuất và hỗ trợ văn phòng. Vấn đề tính toán là một trong những quy trình của bộ phận văn phòng và từ lâu đã trở thành chức năng chính của phần mềm ERP.  Công cụ tính toán sẽ hỗ trợ quản lý tài khoản cần thu, cần trả và chức năng sổ cái chung để kiểm soát tài chính. Ngoài ra, phần mềm tài chính sẽ hỗ trợ thêm các chức năng như là tính toán tiền lương cho nhân viên, theo dõi thời gian và báo cáo thuế.

Tuy nhiên, khi sáp nhập vào cùng hệ thống ERP, cơ chế hoạt động của phần mềm hỗ trợ tính toán cũng sẽ có một chút khác biệt. Lúc ấy, các cơ sở dữ liệu trên ERP tự động cung cấp module tính toán với dữ liệu từ các quy trình trên toàn công ty. Chính vì vậy, doanh nghiệp có thể giảm thiểu số lượng nhân viên cần cho việc thu thập các thông tin tài chính và những lỗi nhập thừa thông tin. Quan trọng hơn là các nhóm bộ phận liên quan sẽ có cái nhìn toàn diện hơn về tài chính của doanh nghiệp.

Quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự cũng là một chức năng hỗ trợ hiện đại khác trong ERP dành cho bộ phận văn phòng, tài chính. Phần mềm ERP bao gồm tất cả các chức năng về nhân sự của từng nhân viên trong thời gian làm việc ở doanh nghiệp. Trong đó, một trong những chức năng đặc biệt của ERP là theo dõi các ứng cử viên. Với phần mềm này, người dùng có thể theo dõi các nhân viên tiềm năng trong quá trình tuyển dụng. Và giúp bộ phận nhân sự chọn ra ứng cử tốt nhất dựa vào những tiêu chí đã đề ra trước .

Chức năng HR cũng gói gọn quá trình đào tạo quá nhân viên mới và lợi ích quản trị. Thêm vào đó, chức năng này cũng bao gồm cả quản lý đào tạo, bảng lương và hiệu suất công việc. Quản lý hiệu suất công việc được hỗ trợ một phần bằng công cụ báo cáo và phân tích. Nhờ cơ sở dữ liệu ERP, mọi ứng dụng trong hệ thống lấy dữ liệu của doanh nghiệp đều được đưa vào trong cùng một nguồn. Qua đó, doanh nghiệp có thể nhận biết mô hình trong thực tiễn và hiệu suất công việc.

Quản lý mối quan hệ với khách hàng

Một mối quan hệ bền vững với khách hàng là nền tảng cho mọi các chức năng khác trong doanh nghiệp. Các công cụ quản lý khách hàng giúp thúc đẩy các mối quan hệ dễ dàng hơn bao giờ hết. Bên cạnh đó,  chức năng CRM giúp doanh nghiệp theo dõi các chiến dịch, nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng và duy trì thông tin khách hàng. Mặc dù có rất nhiều phần mềm độc lập có thể làm được những công việc kia, chức năng tích hợp CRM có thể biến đổi doanh nghiệp của bạn.

Nếu không có sự tích hợp toàn diện của CRM, doanh nghiệp có thể phải nhập dữ liệu khách hàng vào tất cả các ứng dụng một cách riêng biệt. Điều này không chỉ lãng phí thời gian mà  còn nảy sinh ra rất nhiều vấn đề. Hơn thế nữa, doanh nghiệp sẽ không thể thu thập được toàn bộ dữ liệu của khách hàng. Ví dụ như, khi các bộ phận muốn tìm kiếm lịch sử mua hàng và thông tin thanh toán thì sẽ phải xem ở những nguồn tách biệt. Do đó, thay vì giải quyết các vấn đề ở hệ thống hiện tại thì doanh nghiệp có thể thiết lập hệ thống CRM có chức năng tích hợp.

CRM là một phần của giải pháp ERP và cung cấp dữ liệu khách hàng trong cùng một nơi. Nhờ đó, người dùng có thể tìm kiếm dữ liệu khách hàng nhanh hơn khi cần vận chuyển hàng, thanh toán và cho mục đích tiếp thị.

Quản lý hàng tồn kho

Bởi vì ERP chủ yếu nhằm vào việc quản lý hàng hóa, nên chức năng quản lý hàng tồn kho đóng một vai trò lớn trong hệ thống. Giải pháp này cho phép người dùng có nhiều quyền kiểm soát hơn và có khả năng hiển thị sự trữ hàng vượt mức. Hơn nữa, phần mềm quản lý hàng tồn kho sẽ trao đổi dữ liệu với hồ sơ lưu trữ sản xuất, phân phối, bán hàng và khách hàng. Điều này mang lại tầm nhìn rõ hơn cho người dùng về chuỗi cung ứng và giúp họ dự đoán trước các vấn đề như là giao hàng trễ do mức hàng tồn kho thấp một cách chính xác hơn.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho cũng có thể dự báo nhu cầu khách hàng với sự trợ giúp của các công cụ phân tích. Qua đó, doanh nghiệp có thể xác định các chiến thuật bán hàng tốt nhất cho các sản phẩm nhất định trong năm. Và cũng giống như các module ở trên, chức năng quản lý hàng tồn kho sẽ hoạt động tốt nhất khi là một phần của ERP đa chức năng.

Phân phối

Công việc phân phối bao gồm các quy trình để doanh nghiệp đưa một sản phẩm kinh doanh từ kho đến đích cuối cùng. Giống như với quản lý hàng tồn kho, lợi ích phân phối từ các chức năng ERP khác mà phần mềm tích hợp cùng. Công cụ phân phối quản lý các chức năng như mua hàng, thực hiện đơn hàng, theo dõi đơn hàng và hỗ trợ khách hàng. Việc tích hợp dữ liệu quản lý hàng tồn kho có vai trò đặc biệt hữu ích trong các hoạt động này, vì nó cung cấp cho người dùng cái nhìn sâu sắc về nơi của sản phẩm và số lượng có sẵn.

Ngoài ra, dữ liệu CRM cũng rất hữu ích trong quá trình phân phối. Các công cụ này cung cấp cho người dùng về thông tin thanh toán và danh sách khách hàng ưu tiên. Vì vậy, doanh nghiệp có khả năng đảm bảo được sự chú ý đầu tiên cho khách hàng quan trọng.

Giải pháp quản trị doanh nghiệp thông minh

Giải pháp kinh doanh thông minh (BI) cung cấp người dùng với các công cụ cần thiết để tận dụng dữ liệu mà ERP của doanh nghiệp đã xử lý. Chức năng BI thu thập dữ liệu từ khắp phần mềm ERP và phân tích thông tin để cung cấp hiểu biết sâu sắc hơn về quy trình kinh doanh của bạn. Công cụ phân tích có thể đưa ra chi tiết các biểu mẫu trong hoạt động, khám phá ra những hoạt động tích cực và tiêu cực.  Công cụ này cũng có thể dự đoán tình hình trong tương lai để doanh nghiệp có thể nắm bắt các vấn đề sắp xảy ra.

BI còn sử dụng các công cụ báo cáo để truyền tải dữ liệu đến người dùng. Các công cụ cơ bản có thể cung cấp các bảng mẫu, tuy nhiên, còn nhiều tùy chọn cao cấp hơn cung cấp bảng điều khiển tùy chỉnh, biểu đồ và trực quan hóa dữ liệu khác. Báo cáo còn cho phép các nhà lãnh đạo công ty đưa ra các quyết định về kinh doanh có chiến lược hơn dựa trên dữ liệu và các sự kiện thưc tế.

Tạm kết

Tóm lại, hệ thống ERP có thể giúp nhà lãnh đạo đưa doanh nghiệp lên một tầm cao mới nhưng chỉ khi các nhà doanh nghiệp dành thời gian để lựa chọn giải pháp cho mình một cách hiệu quả nhất.

Lược dịch bởi Công Ty Giải Pháp Công Nghệ OOC