5 thách thức trong quản lý hàng tồn kho

Cho dù một công ty có lên kế hoạch hoàn hảo và tuân thủ chặt chẽ chiến lược đến đâu, vẫn luôn có những hạn chế và thách thức trong quản lý hàng tồn kho chắc chắn sẽ “làm phiền” các hoạt động của chuỗi cung ứng. Là một chuyên gia trong lĩnh vực này, việc thấu hiểu những rào cản này là yếu tố then chốt để quản lý hiệu quả và tối ưu hóa năng suất.

Dưới đây là 5 “nút thắt” lớn nhất mà các doanh nghiệp thường xuyên phải đối mặt.

Sự phức tạp của chuỗi cung ứng

Chuỗi cung ứng hiện đại là một hệ sinh thái phức tạp liên quan đến nhiều nhà cung cấp, bên trung gian và các kênh phân phối. Mỗi thực thể hoạt động theo lịch trình và điều khoản riêng, tạo ra một mạng lưới chằng chịt.

Quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả phụ thuộc rất lớn vào độ tin cậy của nhà cung cấp. Nếu nhà cung cấp gặp gián đoạn, điều này có thể dẫn đến chậm trễ sản xuất, nguy cơ hết hàng và kéo dài thời gian chờ (lead time). Sự chậm trễ thường xuyên có thể làm rạn nứt mối quan hệ kinh doanh, dẫn đến việc phải đàm phán lại giá cả hoặc tệ nhất là phải tìm kiếm nhà cung cấp mới.

Ngoài ra, khâu hậu cần (logistics) từ nhà cung cấp đến kho và từ kho đến khách hàng cũng là một rào cản. Việc phụ thuộc vào các đơn vị vận chuyển bên thứ ba mang lại rủi ro, vì hiệu suất của họ nằm ngoài tầm kiểm soát trực tiếp của doanh nghiệp.

Ví dụ thực tế từ Nike: Trong đại dịch COVID-19 (năm 2021), Nike đã gặp phải cuộc khủng hoảng chuỗi cung ứng nghiêm trọng khi hàng loạt nhà máy sản xuất giày của họ tại Việt Nam (chiếm hơn 50% sản lượng toàn cầu của hãng) phải đóng cửa hoặc giảm công suất. Sự phụ thuộc vào một khu vực địa lý cùng những nút thắt trong vận tải biển đã khiến Nike bị thiếu hụt sản phẩm và sụt giảm doanh thu nghiêm trọng.

Nguồn tham khảo: Nike cuts sales outlook after Covid closures in Vietnam snarl supply chain

2. Giám sát và theo dõi dữ liệu

Hãy tưởng tượng bạn đang cố gắng giải một bộ xếp hình trong bóng tối. Đó chính xác là cảm giác khi quản lý hàng hóa mà không có cơ chế theo dõi phù hợp.

Khó khăn trong việc theo dõi dẫn đến sự mơ hồ về vị trí, số lượng và tình trạng di chuyển của sản phẩm. Sự thiếu minh bạch này gây ra việc giao hàng trễ, làm khách hàng thất vọng và đẩy chi phí vận hành lên cao.

Công nghệ lỗi thời chính là thủ phạm cản trở khả năng tối ưu hóa. Ngược lại, việc triển khai các công nghệ theo dõi tiên tiến như RFID (Nhận dạng qua tần số vô tuyến) và cảm biến IoT (Internet vạn vật) sẽ thắp sáng toàn bộ chuỗi cung ứng, cung cấp thông tin theo thời gian thực (real-time) để đưa ra quyết định chủ động.

Ví dụ thực tế từ Walmart: Từng gặp khó khăn trong việc đếm kiểm thủ công khiến dữ liệu tồn kho sai lệch, Walmart đã ban hành quy định bắt buộc các nhà cung cấp phải dán thẻ RFID lên nhiều danh mục sản phẩm. Nhờ đó, nhân viên chỉ cần dùng máy quét lướt qua các kệ hàng là có thể cập nhật chính xác số lượng tồn kho theo thời gian thực, nâng độ chính xác của dữ liệu lên mức tối đa.

Nguồn tham khảo: Walmart Asks Suppliers to Put RFID Tags on More Products

3. Cân bằng giữa cung và cầu

Cội nguồn của những rắc rối lớn nhất trong tồn kho chính là quản lý đơn hàng kém. Việc dự báo cung – cầu sai lệch sẽ dẫn đến một trong hai thái cực: Tồn kho quá mức (Overstocking) hoặc Thiếu hụt hàng hóa (Stockouts).

• Tồn kho quá mức: Đánh giá quá cao nhu cầu sẽ dẫn đến dư thừa hàng hóa, làm “đóng băng” nguồn vốn và chiếm dụng không gian kho bãi.

• Thiếu hụt hàng hóa: Đánh giá thấp nhu cầu làm mất doanh thu, gây tổn hại đến sự hài lòng của khách hàng.

Ví dụ thực tế từ H&M: Thương hiệu thời trang nhanh H&M từng gây chấn động vào năm 2018 khi báo cáo khoản hàng tồn kho chưa bán được trị giá lên tới 4,3 tỷ USD. Nguyên nhân đến từ việc dự báo xu hướng thời trang sai lệch và không cân bằng được lượng hàng sản xuất với sức mua thực tế, khiến họ phải chật vật giảm giá “khủng” hoặc đem tái chế để giải phóng kho bãi.

Nguồn tham khảo: H&M, a Fashion Giant, Has a Problem: $4.3 Billion in Unsold Clothes

Rào cản về vốn lưu động (Working capital)

Sự sẵn có của nguồn quỹ để mua và duy trì hàng hóa là một thách thức trong quản lý hàng tồn kho cực kỳ phổ biến. Vốn lưu động là thước đo tài chính thể hiện tính thanh khoản hoạt động và sức khỏe tài chính ngắn hạn của doanh nghiệp.

Thiếu hụt vốn lưu động gây ra chuỗi hậu quả: Không có tiền nhập hàng thiết yếu, thanh toán chậm cho nhà cung cấp khiến họ cắt giảm tín dụng, và buộc doanh nghiệp phải vay ngắn hạn với lãi suất cao.

Ví dụ thực tế từ Toys “R” Us: Trước khi nộp đơn phá sản vào năm 2017, đế chế đồ chơi Toys “R” Us đã gánh khoản nợ khổng lồ. Thiếu hụt vốn lưu động trầm trọng khiến họ không thể thanh toán đúng hạn cho các nhà cung cấp lớn như Mattel hay Hasbro. Hậu quả là các nhà cung cấp này đã từ chối giao các mẫu đồ chơi mới nhất trước mùa lễ hội, đẩy chuỗi cửa hàng này vào “cửa tử”.

Nguồn tham khảo: Toys ‘R’ Us files for bankruptcy, crippled by debt, Amazon

Biến động theo tính thời vụ

Các doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm mang tính mùa vụ phải đối mặt với bài toán khó: Cân bằng lượng tồn kho giữa mùa cao điểm (peak) và mùa thấp điểm (off-peak). Việc đánh giá thấp nhu cầu vào mùa cao điểm sẽ làm mất doanh số, trong khi ôm quá nhiều hàng sẽ tạo ra tồn dư khổng lồ khi hết mùa. Hơn nữa, việc quản lý dòng tiền và tuyển dụng nhân sự thời vụ cũng là áp lực lớn.

Ví dụ thực tế từ Amazon: Mùa mua sắm cuối năm (Holiday Season) luôn là thách thức thời vụ khổng lồ. Để đối phó, bên cạnh việc sử dụng AI để phân tích tồn kho, Amazon thường xuyên phải tuyển dụng thêm hàng trăm ngàn nhân viên thời vụ (chỉ làm việc trong 1-2 tháng) vào các trung tâm hoàn thiện đơn hàng để xử lý khối lượng gói hàng tăng đột biến.

Nguồn tham khảo: Amazon to hire 250,000 workers for holiday season

Kết luận

Thoạt nghe qua, 5 thách thức trong quản lý hàng tồn kho trên có vẻ như là những rào cản vô cùng đáng sợ. Tuy nhiên, chúng là những vấn đề sinh ra để được giải quyết chứ không phải là ngõ cụt.

Bằng cách tận dụng các chiến lược dựa trên dữ liệu (data-driven), áp dụng công nghệ theo dõi hiện đại và xây dựng sự hợp tác minh bạch với các nhà cung cấp, các chuyên gia chuỗi cung ứng hoàn toàn có thể biến những rủi ro này thành cơ hội để tăng trưởng và tối ưu chi phí. Bài học từ những thương hiệu toàn cầu đã chứng minh rằng: Kẻ làm chủ được dữ liệu tồn kho sẽ là kẻ giành được lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Đọc thêm