10 quy trình doanh nghiệp nên tự động hóa bằng RPA để gia tăng hiệu quả vận hành 

Last updated on 17 November, 2025

RPA là gì và doanh nghiệp nên tự động hóa những quy trình nào để tối ưu vận hành? Bài viết phân tích 10 quy trình phù hợp nhất để áp dụng RPA, giúp giảm sai sót, tăng năng suất và nâng cao tính minh bạch trong quản trị. 

Tự động hóa quy trình bằng RPA là gì và vai trò trong chuyển đổi số vận hành 

Trong bối cảnh doanh nghiệp phải liên tục nâng cao hiệu suất và giảm rủi ro vận hành, RPA (Robotic Process Automation) đang trở thành công nghệ chiến lược. RPA cho phép robot phần mềm mô phỏng các thao tác của con người trên máy tính như nhập liệu, kiểm tra dữ liệu, đọc chứng từ, xử lý email, đối chiếu và lập báo cáo.

Điểm mạnh của RPA chính là khả năng duy trì độ chính xác cao, xử lý khối lượng lớn và vận hành liên tục 24/7 – điều mà đội ngũ nhân sự khó có thể đáp ứng ổn định. Một tổng hợp thống kê năm 2025 dẫn lại khảo sát toàn cầu của Deloitte cho thấy hơn 50% doanh nghiệp đã triển khai hoặc đang triển khai RPA trong hoạt động vận hành, cho thấy xu hướng dịch chuyển sang mô hình tự động hóa ngày càng rõ rệt. 

See also: RPA là gì? Lợi ích, ứng dụng, thách thức và triển vọng phát triển 10 quy trình doanh nghiệp nên tự động hóa bằng RPA 

Trong bối cảnh doanh nghiệp phải xử lý khối lượng công việc ngày càng lớn và yêu cầu độ chính xác tuyệt đối trong vận hành, tự động hóa bằng RPA đã trở thành một giải pháp mang tính chiến lược. Công nghệ này giúp giảm tải các tác vụ lặp lại, chuẩn hóa quy trình và nâng cao hiệu suất ở nhiều bộ phận khác nhau. Dưới đây là mười quy trình tiêu biểu mà hầu hết doanh nghiệp có thể bắt đầu áp dụng RPA để tạo ra thay đổi rõ rệt và bền vững.

Nhập liệu và đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống 

Ở nhiều doanh nghiệp, dữ liệu vận hành được phân tán ở nhiều nền tảng: CRM phục vụ bán hàng, ERP phục vụ sản xuất, phần mềm kế toán phục vụ tài chính. Điều này khiến nhân sự phải liên tục luân chuyển dữ liệu thủ công từ hệ thống này sang hệ thống khác. 

RPA giúp loại bỏ hoàn toàn vòng lặp đó bằng cách tự động trích xuất dữ liệu, chuẩn hóa định dạng và cập nhật sang hệ thống đích theo quy tắc đã thiết kế. Khi dữ liệu được đồng bộ theo một chuẩn chung, doanh nghiệp không chỉ rút ngắn thời gian xử lý mà còn giảm rủi ro sai lệch – yếu tố vốn có thể gây hậu quả nghiêm trọng trong các đơn vị vận hành quy mô lớn. 

Xử lý hóa đơn và chứng từ kế toán 

Xử lý hóa đơn là một nghiệp vụ cần độ chính xác gần như tuyệt đối. Mỗi hóa đơn đều phải được kiểm tra tính hợp lệ, đối chiếu với đơn đặt hàng, so sánh với hợp đồng và ghi nhận vào hệ thống tài chính. 

Với RPA, chuỗi công việc này trở nên khép kín hơn. Robot có khả năng đọc hóa đơn điện tử, nhận diện thông tin quan trọng, so sánh với dữ liệu nội bộ và phân loại hóa đơn hợp lệ hoặc bất thường. Các sai khác được robot ghi chú rõ ràng để kế toán kiểm tra lại. 

Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa quy trình, rút ngắn thời gian xử lý hóa đơn và tạo ra hồ sơ chứng từ nhất quán – đặc biệt hữu ích trong những giai đoạn kiểm toán hoặc quyết toán thuế. 

Đối soát dữ liệu đa nguồn 

Hoạt động đối soát đòi hỏi mức độ chính xác và kiên nhẫn rất cao. Các doanh nghiệp có lượng giao dịch lớn thường phải so sánh số liệu giữa nhiều hệ thống: bán hàng – kho – ngân hàng – kế toán. Mỗi sai lệch nhỏ đều phải truy tìm lại từ đầu.

RPA giúp gỡ bỏ “nút thắt” này bằng cách tự động thu thập dữ liệu từ từng hệ thống, đối chiếu theo các quy tắc định sẵn và xuất báo cáo sai lệch. Doanh nghiệp vì vậy có thể phát hiện vấn đề sớm hơn, giảm chi phí vận hành và duy trì sự nhất quán trong báo cáo tài chính. 

Xử lý email và yêu cầu lặp lại từ khách hàng 

CSKH là bộ phận thường xuyên quá tải email, đặc biệt tại các doanh nghiệp thương mại điện tử hoặc dịch vụ. Nhiều yêu cầu giống nhau xuất hiện mỗi ngày: xin hóa đơn, kiểm tra trạng thái đơn hàng, yêu cầu đổi mật khẩu, hỏi chính sách bảo hành… 

Robot RPA có thể đọc nội dung email, phân loại theo từ khóa, gán mức ưu tiên và gửi phản hồi mẫu đối với các yêu cầu tiêu chuẩn. Nhờ loại bỏ những tác vụ lặp lại, đội ngũ CSKH có thêm thời gian dành cho các trường hợp cần đánh giá chuyên sâu hoặc tương tác trực tiếp, giúp cải thiện chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng. 

Cập nhật và duy trì dữ liệu khách hàng trên CRM 

Một hệ thống CRM mạnh chỉ có giá trị khi dữ liệu trong đó được cập nhật đầy đủ và đúng thời điểm. Tuy nhiên, nhân sự bán hàng và CSKH thường trì hoãn việc nhập liệu vì khối lượng công việc cao hoặc thao tác phức tạp. 

RPA tạo ra một quy trình “âm thầm” nhưng hiệu quả: robot thu thập dữ liệu từ form đăng ký, website, email, chatbot hoặc file tổng hợp từ sự kiện; sau đó xử lý trùng lặp, làm sạch và đưa vào CRM theo đúng cấu trúc. Dữ liệu trở nên “sạch” và đáng tin cậy, giúp doanh nghiệp phân tích khách hàng và đưa ra quyết định chính xác hơn. 

Nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng 

Muốn giải quyết vấn đề của khách hàng chính xác, nhân viên CSKH cần hiểu lịch sử giao dịch, tình trạng bảo hành, các yêu cầu đã từng gửi trước đó… Việc này chiếm nhiều thời gian vì dữ liệu phân tán trên nhiều hệ thống. 

RPA có thể truy vấn tất cả thông tin cần thiết trước khi nhân viên tiếp nhận cuộc gọi. Một bản tóm tắt được robot chuẩn bị sẵn, giúp nhân viên hiểu ngay bối cảnh và tập trung giải quyết vấn đề thay vì tìm dữ liệu thủ công. 

Đây là yếu tố tạo khác biệt lớn trong trải nghiệm khách hàng, họ sẽ cảm nhận được sự chủ động và chuyên nghiệp từ doanh nghiệp. 

See also: Chuyển đổi số hoạt động chăm sóc khách hàng 

Tự động lập báo cáo định kỳ 

Báo cáo ngày, tuần, tháng là “xương sống” của ra quyết định. Tuy nhiên, quá trình tổng hợp dữ liệu từ nhiều phòng ban và kiểm tra lại từng bước khiến nhân sự tốn rất nhiều thời gian. 

RPA giúp chạy báo cáo theo lịch, tự động thu thập dữ liệu từ ERP, CRM, bán hàng hoặc kế toán; áp dụng công thức tính toán; kiểm tra tính hợp lệ; sau đó xuất file Excel/PDF hoặc gửi trực tiếp đến lãnh đạo. 

Nhờ tự động hóa, báo cáo không còn phụ thuộc vào từng cá nhân, giúp dữ liệu minh bạch, đồng nhất và dễ so sánh theo thời gian. 

Quản lý tồn kho và vận hành chuỗi cung ứng 

Sai số tồn kho là nguyên nhân phổ biến dẫn đến thừa hàng, thiếu hàng hoặc gián đoạn cung ứng. Những sai lệch này thường đến từ việc cập nhật thủ công thiếu kịp thời.

RPA có thể theo dõi số liệu tồn kho liên tục, đối chiếu giữa hệ thống kho – bán hàng – kế toán và phát hiện các lệch chuẩn. Khi vượt ngưỡng cho phép, robot lập báo cáo cảnh báo gửi đến quản lý kho hoặc bộ phận mua hàng. 

Nhờ dữ liệu chính xác và cập nhật theo thời gian thực, doanh nghiệp có nền tảng vững chắc để tối ưu vòng quay hàng hóa và giảm rủi ro gián đoạn sản xuất. 

Hỗ trợ quy trình nhân sự và hành chính nội bộ 

HR là bộ phận chứa nhiều tác vụ mang tính lặp lại nhất: tạo hợp đồng, cập nhật hồ sơ nhân viên, onboarding, xử lý chấm công, tổng hợp bảng lương, gửi email thông báo nội bộ… 

RPA giúp tự động hóa các tác vụ này theo đúng quy trình chuẩn. Ví dụ, khi có nhân sự mới, robot có thể tự động tạo tài khoản email, cập nhật thông tin vào hệ thống nhân sự, điền hợp đồng theo mẫu và gửi thông báo đến các phòng ban liên quan. 

Điều này giúp HR thoát khỏi “vòng xoáy giấy tờ” để tập trung cho những công việc chiến lược hơn như đánh giá năng lực và phát triển nhân sự. 

Xử lý giao dịch tài chính – ngân hàng 

Doanh nghiệp có nhiều tài khoản ngân hàng phải kiểm tra dòng tiền mỗi ngày, tải sao kê, đối chiếu giao dịch và ghi nhận vào hệ thống. Làm thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn rất dễ sai sót. 

RPA có thể tự động đăng nhập vào cổng ngân hàng theo lịch, tải sao kê, đối chiếu từng giao dịch với dữ liệu kế toán và đánh dấu các giao dịch bất thường. Những giao dịch khớp được robot cập nhật thẳng vào ERP hoặc phần mềm kế toán. 

Nhờ tính nhất quán và tốc độ xử lý nhanh, doanh nghiệp duy trì được dữ liệu tài chính chính xác – yếu tố cốt lõi để quản trị dòng tiền hiệu quả. 

Kết luận 

Tự động hóa bằng RPA chính là bước tiếp theo trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Khi ứng dụng đúng vào những quy trình có tính lặp lại cao và khối lượng xử lý lớn, RPA không chỉ giúp giảm chi phí và hạn chế sai sót mà còn mở ra một mô hình vận hành linh hoạt, có khả năng mở rộng theo quy mô. 

Mười quy trình được phân tích trong bài viết là những điểm bắt đầu lý tưởng để doanh nghiệp tiếp cận tự động hóa một cách an toàn, hiệu quả và bền vững. Khi xây dựng chiến lược tự động hóa quy trình bằng RPA bài bản từ khảo sát quy trình đến thiết kế, triển khai và giám sát vận hành, doanh nghiệp có thể tạo ra một nền tảng vững chắc cho chuyển đổi số và nâng cao năng lực cạnh tranh trong dài hạn. 

Công ty Tư vấn Quản lý OCD (OCD Management Consulting Co) là một trong những đơn vị tư vấn quản lý hàng đầu Việt Nam với tính chuyên nghiệp, thực tiễn và chất lượng cao. 

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí và bắt đầu hành trình phát triển của bạn!

Thông tin chính thức về OCD được cập nhật tại website: https://ocd.vn 

Fanpage chính thức của OCD vui lòng truy cập: https://facebook.com/OCDConsulting

Liên hệ nhanh Hotline/Zalo: 0886595688 hoặc gửi email đến: ocd@ocd.vn

Khánh Vân.