Tối ưu hóa quản lý kho hàng với mô hình Economic Order Quantity (EOQ)

Last updated on 29 April, 2025

Tối ưu hóa quản lý kho hàng với mô hình Economic Order Quantity (EOQ)

Trong bối cảnh kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc quản lý hiệu quả chuỗi cung ứng và đặc biệt là hàng tồn kho đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo lợi nhuận và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Một trong những công cụ quản lý hàng tồn kho kinh điển và vẫn giữ nguyên giá trị đến ngày nay chính là mô hình Economic Order Quantity (EOQ) – Số lượng đặt hàng kinh tế. Vậy EOQ là gì và tại sao nó lại quan trọng đối với doanh nghiệp? Hãy cùng đi sâu vào tìm hiểu phương pháp này và cách áp dụng nó một cách hiệu quả trong thực tếquản lý kho.

Bản chất của Economic Order Quantity (EOQ)

Economic Order Quantity, hay còn gọi là Số lượng đặt hàng kinh tế, là một mô hình quản lý hàng tồn kho nhằm xác định số lượng đặt hàng tối ưu cho mỗi lần mua hàng, giúp doanh nghiệp giảm thiểu tổng chi phí liên quan đến việc duy trì hàng tồn kho. Mục tiêu cốt lõi của EOQ là tìm ra sự cân bằng giữa chi phí đặt hàng (Ordering Costs) và chi phí lưu trữ hàng tồn kho (Carrying Costs).

Chi phí đặt hàng bao gồm tất cả các chi phí phát sinh mỗi khi doanh nghiệp đặt mua hàng, chẳng hạn như chi phí xử lý đơn hàng, chi phí vận chuyển, chi phí kiểm nhận hàng hóa. Ngược lại, chi phí lưu trữ hàng tồn kho là các chi phí liên quan đến việc giữ hàng trong kho, bao gồm chi phí thuê kho, chi phí bảo hiểm, chi phí hao hụt, chi phí cơ hội của vốn bị “chôn” trong hàng tồn kho.

Mô hình EOQ dựa trên một số giả định nhất định, bao gồm nhu cầu sản phẩm ổn định và đã biết trước, thời gian giao hàng không đổi, giá mua đơn vị sản phẩm không đổi và không có chiết khấu số lượng. Mặc dù những giả định này có thể không hoàn toàn đúng trong thực tế, EOQ vẫn là một công cụ hữu ích để đưa ra quyết định đặt hàng ban đầu và hiểu rõ hơn về mối quan hệ giữa các chi phí liên quan đến hàng tồn kho.

Công thức tính toán số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ)

Công thức cơ bản để tính toán EOQ được biểu diễn như sau:

EOQ=H2DS​​

Trong đó:

• D (Annual Demand): Nhu cầu hàng năm của sản phẩm. Đây là tổng số lượng sản phẩm mà doanh nghiệp dự kiến sẽ bán ra hoặc sử dụng trong một năm. Việc dự báo nhu cầu chính xác là yếu tố then chốt để tính toán EOQ hiệu quả.
• S (Ordering Cost per Order): Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng. Khoản chi phí này bao gồm tất cả các chi phí phát sinh liên quan đến việc thực hiện một đơn đặt hàng, bất kể số lượng hàng hóa trong đơn hàng là bao nhiêu.
• H (Carrying Cost per Unit per Year): Chi phí lưu trữ một đơn vị sản phẩm trong kho trong một năm. Chi phí này thường được biểu thị bằng một tỷ lệ phần trăm của giá trị hàng tồn kho hoặc một khoản chi phí cố định trên mỗi đơn vị sản phẩm.

Giải thích chi tiết các thành phần của công thức EOQ

Để hiểu rõ hơn về cách công thức EOQ hoạt động, chúng ta hãy xem xét chi tiết từng thành phần:

• Nhu cầu hàng năm (D): Đây là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất trong công thức EOQ. Việc dự báo nhu cầu càng chính xác, kết quả tính toán EOQ càng đáng tin cậy. Doanh nghiệp cần dựa trên dữ liệu lịch sử bán hàng, xu hướng thị trường, các chương trình khuyến mãi và các yếu tố khác để ước tính nhu cầu hàng năm một cách hợp lý.
• Chi phí đặt hàng mỗi lần đặt hàng (S): Chi phí này bao gồm tất cả các chi phí trực tiếp liên quan đến việc phát sinh và xử lý một đơn đặt hàng. Ví dụ, nếu doanh nghiệp có bộ phận mua hàng, chi phí nhân sự của bộ phận này liên quan đến việc xử lý đơn hàng có thể được tính vào chi phí đặt hàng. Các chi phí khác có thể bao gồm chi phí liên lạc với nhà cung cấp, chi phí chuẩn bị hồ sơ đặt hàng, chi phí vận chuyển (nếu tính riêng cho từng đơn hàng), chi phí kiểm tra và nhập kho hàng hóa. Điều quan trọng là phải tính toán tổng chi phí đặt hàng và chia cho số lượng đơn hàng đã thực hiện để có được chi phí đặt hàng trung bình cho mỗi lần đặt hàng.
• Chi phí lưu trữ mỗi đơn vị sản phẩm mỗi năm (H): Chi phí này phức tạp hơn một chút vì nó bao gồm nhiều yếu tố khác nhau. Các thành phần chính của chi phí lưu trữ bao gồm:
  • Chi phí vốn (Cost of Capital): Đây là chi phí cơ hội của việc “giam” vốn trong hàng tồn kho thay vì đầu tư vào các hoạt động khác. Nó thường được tính bằng lãi suất chiết khấu của doanh nghiệp nhân với giá trị trung bình của hàng tồn kho.
  • Chi phí kho bãi (Warehouse Costs): Bao gồm chi phí thuê hoặc khấu hao nhà kho, chi phí điện nước, chi phí bảo trì và sửa chữa kho. Chi phí này cần được phân bổ cho từng đơn vị sản phẩm dựa trên diện tích hoặc thể tích chiếm dụng và thời gian lưu kho.
  • Chi phí bảo hiểm (Insurance Costs): Chi phí mua bảo hiểm cho hàng hóa trong kho để phòng ngừa các rủi ro như cháy nổ, thiên tai, mất mát.
  • Chi phí hao hụt và hỏng hóc (Obsolescence and Spoilage Costs): Đặc biệt quan trọng đối với các sản phẩm có thời hạn sử dụng ngắn hoặc dễ bị lỗi mốt, chi phí này phản ánh giá trị hàng hóa bị mất do hư hỏng, lỗi thời hoặc không còn giá trị sử dụng.
  • Chi phí xử lý hàng tồn kho (Inventory Handling Costs): Bao gồm chi phí nhân công bốc xếp, di chuyển hàng hóa trong kho, chi phí thiết bị nâng hạ.

Để tính toán chi phí lưu trữ trên một đơn vị sản phẩm mỗi năm, doanh nghiệp cần ước tính tổng chi phí lưu trữ hàng năm và chia cho số lượng đơn vị sản phẩm trung bình được lưu trữ trong năm. Một cách tiếp cận phổ biến là tính chi phí lưu trữ theo tỷ lệ phần trăm của giá trị hàng tồn kho. Ví dụ, nếu chi phí vốn là 10%, chi phí kho bãi là 5%, chi phí bảo hiểm là 2% và chi phí hao hụt ước tính là 3%, thì tổng chi phí lưu trữ có thể là 20% giá trị của mỗi đơn vị sản phẩm mỗi năm.

Cách áp dụng mô hình EOQ trong thực tế

Mặc dù mô hình EOQ dựa trên một số giả định đơn giản hóa, nó vẫn là một công cụ hữu ích để giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định quản lý hàng tồn kho thông minh hơn. Dưới đây là các bước cơ bản để áp dụng mô hình EOQ trong thực tế:

• Thu thập dữ liệu: Bước đầu tiên là thu thập dữ liệu chính xác về Nhu cầu hàng năm (D), Chi phí đặt hàng mỗi lần đặt hàng (S) và Chi phí lưu trữ mỗi đơn vị sản phẩm mỗi năm (H). Việc này đòi hỏi sự phối hợp giữa các bộ phận như kinh doanh, mua hàng, kế toán và kho vận.
• Tính toán EOQ: Sau khi có đầy đủ dữ liệu, hãy sử dụng công thức EOQ để tính toán Số lượng đặt hàng kinh tế. Kết quả này cho biết số lượng hàng hóa tối ưu mà doanh nghiệp nên đặt mua tại mỗi thời điểm để giảm thiểu tổng chi phí hàng tồn kho.
• Xác định điểm đặt hàng lại (Reorder Point): EOQ cho biết bao nhiêu cần đặt, nhưng Điểm đặt hàng lại cho biết khi nào cần đặt hàng. Điểm đặt hàng lại là mức tồn kho mà khi đạt đến mức này, doanh nghiệp cần tiến hành đặt hàng mới để tránh tình trạng hết hàng. Công thức tính Điểm đặt hàng lại là:

• ReorderPoint=LeadTimeDemand=d×L
• Trong đó:

• • d (Average Daily Demand): Nhu cầu trung bình hàng ngày (tổng nhu cầu hàng năm chia cho số ngày làm việc trong năm).
  • L (Lead Time): Thời gian giao hàng tính từ khi đặt hàng đến khi nhận được hàng.

• Trong thực tế, doanh nghiệp thường cộng thêm một lượng hàng tồn kho an toàn (Safety Stock) vào Điểm đặt hàng lại để phòng ngừa những biến động bất ngờ trong nhu cầu hoặc thời gian giao hàng.

• Xác định tần suất đặt hàng: Dựa trên EOQ và Nhu cầu hàng năm, doanh nghiệp có thể xác định tần suất đặt hàng tối ưu. Số lần đặt hàng mỗi năm có thể được tính bằng cách chia tổng nhu cầu hàng năm cho EOQ:

• NumberofOrdersperYear=EOQD​
• Khoảng thời gian giữa các lần đặt hàng có thể được tính bằng cách chia số ngày làm việc trong năm cho số lần đặt hàng mỗi năm.

• Xem xét các yếu tố thực tế: Mặc dù EOQ cung cấp một hướng dẫn hữu ích, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố thực tế khác có thể ảnh hưởng đến quyết định đặt hàng. Ví dụ, nhà cung cấp có thể đưa ra chiết khấu cho các đơn hàng lớn hơn EOQ, hoặc có những giới hạn về năng lực sản xuất hoặc vận chuyển. Trong những trường hợp này, doanh nghiệp có thể cần điều chỉnh số lượng đặt hàng cho phù hợp.
• Theo dõi và điều chỉnh: Nhu cầu thị trường và các chi phí liên quan đến hàng tồn kho có thể thay đổi theo thời gian. Do đó, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi hiệu quả của việc áp dụng mô hình EOQ và điều chỉnh các thông số đầu vào (nhu cầu, chi phí đặt hàng, chi phí lưu trữ) khi cần thiết để đảm bảo rằng số lượng đặt hàng vẫn tối ưu.

Ưu điểm và hạn chế của mô hình EOQ

Mô hình EOQ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Giảm chi phí hàng tồn kho: Bằng cách xác định số lượng đặt hàng tối ưu, EOQ giúp doanh nghiệp giảm thiểu tổng chi phí liên quan đến việc đặt hàng và lưu trữ hàng tồn kho.
• Cải thiện dòng tiền: Việc giảm lượng hàng tồn kho không cần thiết giúp giải phóng vốn lưu động cho các hoạt động kinh doanh khác.
• Nâng cao hiệu quả quản lý kho: EOQ cung cấp một khuôn khổ rõ ràng để đưa ra quyết định đặt hàng, giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng một cách hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, mô hình EOQ cũng có những hạn chế nhất định:

• Giả định đơn giản hóa: Các giả định về nhu cầu ổn định, thời gian giao hàng không đổi và giá mua không đổi có thể không đúng trong thực tế.
• Không tính đến các yếu tố định tính: EOQ tập trung vào các yếu tố định lượng và bỏ qua các yếu tố định tính như mối quan hệ với nhà cung cấp, sự ổn định của chuỗi cung ứng hoặc các yếu tố chiến lược khác.
• Khó áp dụng cho sản phẩm có nhu cầu biến động: Đối với các sản phẩm có nhu cầu không ổn định hoặc theo mùa vụ, mô hình EOQ có thể không mang lại kết quả tối ưu.

Các biến thể và mở rộng của mô hình EOQ

Để khắc phục những hạn chế của mô hình EOQ cơ bản, các nhà nghiên cứu và thực hành đã phát triển nhiều biến thể và mở rộng của mô hình này, bao gồm:

• Economic Production Quantity (EPQ): Mô hình này được sử dụng khi doanh nghiệp tự sản xuất hàng hóa thay vì mua ngoài. EPQ tính đến tốc độ sản xuất và nhu cầu tiêu thụ đồng thời.
• EOQ với chiết khấu số lượng (EOQ with Quantity Discounts): Mô hình này xem xét trường hợp nhà cung cấp đưa ra mức giá ưu đãi cho các đơn hàng có số lượng lớn hơn. Doanh nghiệp cần cân nhắc giữa lợi ích của việc giảm giá và chi phí tăng thêm do lưu trữ nhiều hàng hơn.
• EOQ với nhu cầu biến động (EOQ with Variable Demand): Các mô hình phức tạp hơn có thể được sử dụng để xử lý trường hợp nhu cầu không ổn định, thường kết hợp với việc sử dụng hàng tồn kho an toàn.
• Mô hình đặt hàng theo chu kỳ (Periodic Review System): Thay vì đặt hàng khi mức tồn kho giảm xuống một điểm nhất định, mô hình này đặt hàng theo các khoảng thời gian cố định. Số lượng đặt hàng sẽ thay đổi tùy thuộc vào mức tồn kho hiện tại và mục tiêu tồn kho.

Ứng dụng thực tế của EOQ trong các ngành công nghiệp

Mô hình EOQ có thể được áp dụng rộng rãi trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau, từ sản xuất, bán lẻ đến dịch vụ. Dưới đây là một vài ví dụ:

• Ngành sản xuất: Các nhà sản xuất có thể sử dụng EOQ để xác định số lượng nguyên vật liệu cần đặt mua từ nhà cung cấp để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra suôn sẻ và giảm thiểu chi phí lưu trữ.
• Ngành bán lẻ: Các nhà bán lẻ có thể áp dụng EOQ để quản lý lượng hàng hóa tồn kho trên các kệ hàng và trong kho chứa, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không bị tồn kho quá nhiều.
• Ngành dược phẩm: Các công ty dược phẩm cần quản lý chặt chẽ hàng tồn kho của các loại thuốc, đặc biệt là các loại thuốc có hạn sử dụng ngắn. EOQ có thể giúp họ tối ưu hóa số lượng đặt hàng để tránh lãng phí.
• Ngành thực phẩm và đồ uống: Tương tự như ngành dược phẩm, các công ty trong ngành này cũng cần quản lý hàng tồn kho hiệu quả để đảm bảo chất lượng sản phẩm và tránh hư hỏng.

Mô hình Economic Order Quantity (EOQ) là một công cụ quản lý hàng tồn kho mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp tìm ra sự cân bằng tối ưu giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu trữ. Mặc dù dựa trên một số giả định đơn giản hóa, EOQ vẫn cung cấp một nền tảng vững chắc để đưa ra các quyết định đặt hàng thông minh và hiệu quả. Bằng cách thu thập dữ liệu chính xác, tính toán EOQ cẩn thận và xem xét các yếu tố thực tế, doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa lợi ích của mô hình này, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Việc hiểu rõ bản chất, công thức tính toán và cách áp dụng EOQ trong thực tế là một bước quan trọng để tối ưu hóa quản lý chuỗi cung ứng và đạt được sự phát triển bền vững.

Tham khảo thêm: Phần mềm Quản lý KPI