Tái cơ cấu tổ chức doanh nghiệp – Quy trình thực hiện

Last updated on 12 February, 2025

Tìm hiểu về quy trình tái cơ cấu tổ chức doanh nghiệp hiệu quả, từ đánh giá thực trạng đến triển khai và giám sát. Nắm bắt bí quyết để tối ưu nguồn lực, nâng cao năng suất và đạt được mục tiêu kinh doanh.

Tái cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là gì?

Tái cơ cấu tổ chức doanh nghiệp (business restructuring) là việc thay đổi một cách tổng thể và có hệ thống cấu trúc, quy trình, hệ thống quản lý, và đôi khi cả chiến lược của một doanh nghiệp. Mục tiêu chính của quá trình này là cải thiện hiệu quả hoạt động, tăng cường khả năng cạnh tranh, và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh luôn biến động.

Các yếu tố chính của tái cơ cấu tổ chức

• Cấu trúc tổ chức:
  • Sắp xếp lại các bộ phận, phòng ban, và vị trí làm việc.
  • Phân bổ lại quyền hạn và trách nhiệm.
  • Thay đổi mô hình quản lý (ví dụ: từ tập trung sang phân tán).
• Quy trình kinh doanh:
  • Đánh giá và cải tiến các quy trình hiện có.
  • Áp dụng công nghệ mới để tự động hóa và tối ưu hóa quy trình.
  • Xây dựng các quy trình mới phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
• Hệ thống quản lý:
  • Đánh giá và cải tiến hệ thống quản lý tài chính, nhân sự, và các nguồn lực khác.
  • Áp dụng các công cụ và phương pháp quản lý hiện đại.
  • Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hiệu quả.
• Chiến lược kinh doanh:
  • Xem xét lại tầm nhìn, sứ mệnh, và mục tiêu của doanh nghiệp.
  • Đánh giá lại thị trường và đối thủ cạnh tranh.
  • Điều chỉnh chiến lược để phù hợp với tình hình mới.

Các lý do cần tái cơ cấu tổ chức

• Thay đổi của môi trường kinh doanh:
  • Xu hướng mới trong ngành.
  • Sự phát triển của công nghệ.
  • Thay đổi nhu cầu của khách hàng.
• Các vấn đề nội tại của doanh nghiệp:
  • Hiệu quả hoạt động kém.
  • Cơ cấu tổ chức không phù hợp.
  • Thiếu sự gắn kết giữa các bộ phận.
• Yêu cầu của sự phát triển:
  • Mở rộng quy mô kinh doanh.
  • Thâm nhập thị trường mới.
  • Đa dạng hóa sản phẩm và dịch vụ.

Các hình thức tái cơ cấu tổ chức

Giảm bớt cấp trung gian:

• Mục tiêu:
  • Tối ưu hóa bộ máy quản lý, giảm thiểu sự phức tạp và chồng chéo.
  • Rút ngắn thời gian ra quyết định, tăng cường tính linh hoạt và khả năng ứng phó với thị trường.
  • Giảm chi phí quản lý và vận hành.
• Cách thức thực hiện:
  • Loại bỏ các tầng quản lý không cần thiết, đặc biệt là các cấp trung gian không tạo ra giá trị gia tăng đáng kể.
  • Phân quyền và trách nhiệm xuống các cấp dưới, trao quyền tự chủ và trách nhiệm giải trình cao hơn.
  • Sử dụng công nghệ thông tin để kết nối và quản lý các bộ phận một cách hiệu quả.
• Ưu điểm:
  • Quyết định nhanh chóng và hiệu quả hơn.
  • Tăng cường sự gắn kết và trách nhiệm của nhân viên.
  • Giảm chi phí hoạt động.
• Nhược điểm:
  • Có thể gây ra tình trạng mất kiểm soát nếu không có hệ thống quản lý và giám sát chặt chẽ.
  • Đòi hỏi sự thay đổi trong tư duy và kỹ năng của đội ngũ quản lý.

Thay đổi mô hình quản trị:

• Mục tiêu:
  • Tạo ra một mô hình quản trị phù hợp với chiến lược kinh doanh và môi trường hoạt động của doanh nghiệp.
  • Tăng cường sự phối hợp và tương tác giữa các bộ phận.
  • Nâng cao hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh.
• Cách thức thực hiện:
  • Chuyển đổi từ mô hình quản trị truyền thống (ví dụ: mô hình trực tuyến – chức năng) sang các mô hình hiện đại hơn (ví dụ: mô hình ma trận, mô hình phân quyền, mô hình mạng lưới).
  • Xây dựng các quy trình và hệ thống quản lý mới để hỗ trợ mô hình quản trị mới.
  • Thay đổi cơ cấu tổ chức để phù hợp với mô hình quản trị mới.
• Ưu điểm:
  • Tăng cường sự linh hoạt và khả năng thích ứng của doanh nghiệp.
  • Tạo ra môi trường làm việc năng động và sáng tạo.
  • Nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành.
• Nhược điểm:
  • Đòi hỏi sự thay đổi lớn trong tư duy và cách thức làm việc của nhân viên.
  • Có thể gây ra sự xáo trộn và khó khăn trong giai đoạn chuyển đổi.

Sáp nhập hoặc chia tách phòng ban:

• Mục tiêu:
  • Tối ưu hóa nguồn lực và giảm chi phí hoạt động.
  • Tăng cường sự chuyên môn hóa và hiệu quả làm việc.
  • Đơn giản hóa cơ cấu tổ chức và quy trình quản lý.
• Cách thức thực hiện:
  • Sáp nhập các phòng ban có chức năng tương đồng hoặc bổ sung cho nhau.
  • Chia tách các phòng ban lớn thành các đơn vị nhỏ hơn, chuyên biệt hơn.
  • Điều chỉnh cơ cấu tổ chức và phân công lại công việc cho phù hợp.
• Ưu điểm:
  • Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực (nhân lực, tài chính, vật tư).
  • Nâng cao hiệu quả hoạt động của từng bộ phận.
  • Giảm chi phí quản lý và vận hành.
• Nhược điểm:
  • Có thể gây ra sự xáo trộn và ảnh hưởng đến tâm lý làm việc của nhân viên.
  • Đòi hỏi sự phối hợp và giao tiếp tốt giữa các bộ phận sau khi sáp nhập hoặc chia tách.

Tái cơ cấu quy trình làm việc:

• Mục tiêu:
  • Tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu các bước không cần thiết.
  • Tăng năng suất và hiệu quả làm việc.
  • Cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
• Cách thức thực hiện:
  • Phân tích và đánh giá quy trình làm việc hiện tại.
  • Loại bỏ các bước không cần thiết, chồng chéo hoặc gây lãng phí.
  • Tự động hóa các công đoạn có thể bằng công nghệ thông tin.
  • Xây dựng quy trình làm việc mới, hiệu quả hơn.
• Ưu điểm:
  • Tăng năng suất và giảm thời gian thực hiện công việc.
  • Giảm chi phí sản xuất và vận hành.
  • Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
• Nhược điểm:
  • Đòi hỏi sự thay đổi trong cách thức làm việc của nhân viên.
  • Có thể gặp phải sự kháng cự từ những người quen với quy trình cũ.

Thay đổi chính sách nhân sự:

• Mục tiêu:
  • Xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng cao, đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp.
  • Tạo động lực làm việc và gắn kết nhân viên với doanh nghiệp.
  • Thu hút và giữ chân nhân tài.
• Cách thức thực hiện:
  • Đánh giá lại cơ cấu và chất lượng đội ngũ nhân sự hiện tại.
  • Xây dựng chính sách tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự phù hợp.
  • Thay đổi hệ thống lương thưởng, đãi ngộ và đánh giá hiệu suất làm việc.
• Ưu điểm:
  • Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự.
  • Tạo môi trường làm việc tốt, thu hút và giữ chân nhân tài.
  • Tăng cường sự gắn kết và đóng góp của nhân viên vào sự phát triển của doanh nghiệp.
• Nhược điểm:
  • Đòi hỏi sự đầu tư lớn về thời gian và nguồn lực.
  • Cần có sự cam kết và ủng hộ của lãnh đạo và toàn bộ nhân viên.

Lưu ý:

• Các hình thức tái cơ cấu tổ chức có thể được thực hiện độc lập hoặc kết hợp với nhau tùy thuộc vào đặc điểm và mục tiêu của doanh nghiệp.
• Quá trình tái cơ cấu cần được thực hiện một cách bài bản, có kế hoạch và được quản lý chặt chẽ để đạt được hiệu quả cao nhất.
• Yếu tố con người luôn là yếu tố quan trọng nhất trong quá trình tái cơ cấu. Doanh nghiệp cần chú trọng đến việc truyền thông, đào tạo và hỗ trợ nhân viên để họ hiểu và thích ứng với những thay đổi.

Lợi ích của tái cơ cấu tổ chức

Giảm chi phí vận hành, tăng hiệu suất làm việc:

• Tối ưu hóa nguồn lực: Tái cơ cấu giúp doanh nghiệp rà soát và sắp xếp lại các nguồn lực (nhân lực, tài chính, vật tư) một cách hợp lý và hiệu quả hơn. Loại bỏ các bộ phận hoặc vị trí không cần thiết, giảm thiểu sự chồng chéo và lãng phí, từ đó giảm chi phí vận hành.
• Nâng cao năng suất: Tái cơ cấu quy trình làm việc giúp tinh giản các bước không cần thiết, tự động hóa các công đoạn có thể, từ đó tăng năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên.
• Giảm chi phí quản lý: Tái cơ cấu cơ cấu tổ chức giúp giảm bớt các cấp quản lý trung gian, đơn giản hóa hệ thống quản lý, từ đó giảm chi phí quản lý và điều hành.

Ra quyết định nhanh hơn, giảm sự quan liêu:

• Rút ngắn thời gian ra quyết định: Tái cơ cấu giúp phân quyền và trách nhiệm xuống các cấp dưới, trao quyền tự chủ và trách nhiệm giải trình cao hơn. Điều này giúp rút ngắn thời gian ra quyết định, tăng cường tính linh hoạt và khả năng ứng phó với thị trường.
• Giảm sự quan liêu: Tái cơ cấu giúp đơn giản hóa cơ cấu tổ chức, giảm bớt các thủ tục hành chính rườm rà, từ đó giảm sự quan liêu và trì trệ trong hoạt động của doanh nghiệp.

Cải thiện khả năng phối hợp giữa các phòng ban:

• Tăng cường sự tương tác: Tái cơ cấu giúp thiết lập các mối quan hệ làm việc rõ ràng và hiệu quả hơn giữa các phòng ban. Tạo ra môi trường làm việc mở, khuyến khích sự tương tác và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận.
• Phối hợp nhịp nhàng: Tái cơ cấu giúp các phòng ban hiểu rõ hơn về vai trò và trách nhiệm của mình trong mục tiêu chung của doanh nghiệp. Từ đó, các bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách nhịp nhàng và hiệu quả hơn để đạt được mục tiêu chung.

Tăng cường tính linh hoạt, giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh với thị trường:

• Đáp ứng nhanh chóng: Tái cơ cấu giúp doanh nghiệp trở nên linh hoạt hơn trong việc thay đổi chiến lược, cơ cấu tổ chức và quy trình hoạt động để đáp ứng kịp thời với những biến động của thị trường.
• Nắm bắt cơ hội: Tái cơ cấu giúp doanh nghiệp có khả năng thích ứng nhanh chóng với các cơ hội mới trên thị trường, từ đó tăng cường lợi thế cạnh tranh và đạt được sự phát triển bền vững.

Ngoài ra, tái cơ cấu tổ chức còn mang lại nhiều lợi ích khác như:

• Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
• Cải thiện môi trường làm việc và tạo động lực cho nhân viên.
• Tăng cường uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp.
• Thu hút và giữ chân nhân tài.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng tái cơ cấu tổ chức là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự cam kết của toàn bộ doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần có kế hoạch rõ ràng, thực hiện một cách bài bản và có sự hỗ trợ của các chuyên gia để đạt được hiệu quả cao nhất.

Quy trình tái cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Tái cơ cấu tổ chức là một quá trình phức tạp, đòi hỏi kế hoạch rõ ràng để đảm bảo hiệu quả và giảm thiểu rủi ro. Dưới đây là các bước cơ bản để thực hiện tái cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.

Đánh giá thực trạng tổ chức:

• Xác định vấn đề: Doanh nghiệp đang gặp phải những khó khăn gì? Bộ máy tổ chức có cồng kềnh, hoạt động kém hiệu quả không? Quy trình làm việc có nhiều bất cập, gây lãng phí thời gian và nguồn lực không?
• Thu thập dữ liệu: Tiến hành khảo sát nhân sự để nắm bắt ý kiến, đánh giá mức độ hài lòng và năng lực của đội ngũ. Phân tích hiệu suất công việc của từng bộ phận, cá nhân để tìm ra điểm nghẽn và nguyên nhân gây trì trệ. Đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp để xác định nguồn lực có đủ đáp ứng cho quá trình tái cơ cấu hay không.
• Xác định mục tiêu: Mục tiêu của việc tái cơ cấu là gì? Tinh gọn bộ máy, tối ưu quy trình, tăng hiệu suất làm việc, giảm chi phí, nâng cao năng lực cạnh tranh hay mở rộng thị trường? Cần xác định rõ ràng, cụ thể và đo lường được các mục tiêu này.

Xây dựng chiến lược tái cơ cấu:

• Xác định mô hình tổ chức mới: Cần lựa chọn mô hình tổ chức nào cho phù hợp với mục tiêu và đặc điểm của doanh nghiệp? Giữ nguyên mô hình cũ nhưng tối ưu lại, hay chuyển đổi sang một mô hình linh hoạt và hiện đại hơn (ví dụ: mô hình ma trận, mô hình phân quyền)?
• Xác định nguồn lực cần thiết: Cần bao nhiêu nhân sự cho quá trình tái cơ cấu? Có cần đầu tư vào công nghệ mới để hỗ trợ việc quản lý và vận hành không? Nguồn lực tài chính có đủ để đáp ứng cho các hoạt động này không?
• Lập kế hoạch thay đổi: Xác định các bước triển khai cụ thể, chi tiết, mốc thời gian hoàn thành cho từng giai đoạn, người chịu trách nhiệm cho từng công việc. Kế hoạch cần linh hoạt để có thể điều chỉnh khi cần thiết.

Thiết kế cơ cấu tổ chức mới:

• Xác định lại các phòng ban, chức năng và trách nhiệm: Sắp xếp lại các phòng ban sao cho hợp lý, tránh chồng chéo chức năng. Phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng phòng ban, cá nhân để tránh tình trạng “cha chung không ai khóc”.
• Giảm bớt các cấp trung gian, tinh gọn bộ máy: Loại bỏ những cấp quản lý không cần thiết, giúp cho việc ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Cải thiện luồng công việc, tránh chồng chéo nhiệm vụ: Thiết kế lại quy trình làm việc sao cho khoa học, hợp lý, giảm thiểu các bước không cần thiết. Tránh tình trạng một công việc do nhiều người đảm nhiệm, gây lãng phí nguồn lực.
• Áp dụng công nghệ, số hóa quy trình quản lý: Sử dụng các phần mềm quản lý hiện đại để hỗ trợ việc điều hành, quản lý và theo dõi hoạt động của doanh nghiệp.

Thực hiện tái cơ cấu:

• Truyền thông nội bộ: Giải thích rõ ràng, chi tiết lý do, mục tiêu của việc tái cơ cấu cho toàn bộ nhân viên để tránh tâm lý hoang mang, lo lắng. Tạo sự đồng thuận và ủng hộ từ phía nhân viên.
• Bố trí lại nhân sự: Đào tạo lại nhân sự để nâng cao năng lực, đáp ứng yêu cầu mới của công việc. Sa thải những nhân sự không phù hợp, tuyển dụng nhân sự mới có năng lực và kinh nghiệm phù hợp với vị trí mới.
• Triển khai quy trình làm việc mới, theo dõi và điều chỉnh nếu cần: Áp dụng quy trình làm việc mới vào thực tế, đồng thời theo dõi, giám sát để phát hiện những bất cập và điều chỉnh kịp thời.

Giám sát và điều chỉnh:

• Theo dõi hiệu quả thay đổi: Doanh thu có cải thiện không? Năng suất có tăng không? Chi phí có giảm không? Mức độ hài lòng của nhân viên và khách hàng có tăng không? Cần thu thập thông tin, số liệu để đánh giá hiệu quả của việc tái cơ cấu.
• Thu thập phản hồi từ nhân viên và khách hàng: Lắng nghe ý kiến, đóng góp từ nhân viên và khách hàng để có những điều chỉnh phù hợp.
• Điều chỉnh nếu cần thiết, đảm bảo hệ thống mới hoạt động hiệu quả: Nếu có những vấn đề phát sinh, cần điều chỉnh kịp thời để đảm bảo hệ thống mới hoạt động hiệu quả và đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Lưu ý:

• Tái cơ cấu tổ chức là một quá trình liên tục, không có điểm dừng. Doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá, điều chỉnh để duy trì và nâng cao hiệu quả hoạt động.
• Yếu tố con người là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của quá trình tái cơ cấu. Doanh nghiệp cần chú trọng đến việc đào tạo, phát triển và tạo động lực cho nhân viên.

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình tái cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.

Ví dụ về tái cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Tái cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là một quá trình phức tạp và đa dạng, không có một khuôn mẫu chung nào áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp. Tùy thuộc vào mục tiêu, tình hình thực tế và đặc điểm ngành nghề, doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức tái cơ cấu khác nhau hoặc kết hợp nhiều hình thức để đạt được hiệu quả tối ưu.

Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về tái cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, được tổng hợp từ nhiều nguồn uy tín:

Kodak

• Tình hình: Đầu những năm 2000, Kodak là một trong những ông lớn trong ngành công nghiệp máy ảnh và phim. Tuy nhiên, sự trỗi dậy của công nghệ kỹ thuật số đã khiến Kodak gặp khó khăn trong việc thích ứng và duy trì vị thế cạnh tranh.
• Giải pháp: Kodak đã tiến hành tái cơ cấu tổ chức bằng cách tập trung vào các lĩnh vực kinh doanh mới như in ấn kỹ thuật số và thiết bị y tế. Công ty đã bán đi các đơn vị kinh doanh không cốt lõi, giảm thiểu chi phí và đầu tư vào nghiên cứu và phát triển các công nghệ mới.
• Kết quả: Mặc dù đã trải qua nhiều khó khăn, Kodak vẫn tồn tại và tiếp tục phát triển trong các lĩnh vực mới. Quá trình tái cơ cấu giúp Kodak thích ứng với sự thay đổi của thị trường và duy trì được một số giá trị cốt lõi.
• Nguồn: Kodak’s Fall and Rise: From Bankruptcy to Tech Innovator

IBM

• Tình hình: IBM là một tập đoàn công nghệ đa quốc gia với lịch sử phát triển lâu đời. Tuy nhiên, vào những năm 1990, IBM đã gặp phải tình trạng trì trệ và mất dần vị thế dẫn đầu trên thị trường.
• Giải pháp: IBM đã tiến hành tái cơ cấu tổ chức mạnh mẽ dưới sự lãnh đạo của CEO Lou Gerstner. Công ty đã tập trung vào các lĩnh vực kinh doanh có tiềm năng tăng trưởng như dịch vụ công nghệ thông tin và phần mềm. IBM cũng đã thay đổi cơ cấu tổ chức để trở nên linh hoạt và đáp ứng nhanh hơn với nhu cầu của khách hàng.
• Kết quả: Quá trình tái cơ cấu đã giúp IBM vực dậy và trở lại vị thế là một trong những tập đoàn công nghệ hàng đầu thế giới. IBM đã thành công trong việc chuyển đổi từ một công ty chuyên về phần cứng sang một công ty tập trung vào dịch vụ và phần mềm.
• Nguồn: IBM’s Transformation: How Lou Gerstner Saved the Company

General Electric (GE)

• Tình hình: GE là một tập đoàn đa ngành với hoạt động kinh doanh trải rộng trên nhiều lĩnh vực. Tuy nhiên, vào đầu thế kỷ 21, GE đã gặp phải những khó khăn do sự đa dạng hóa quá mức và sự thiếu tập trung vào các lĩnh vực cốt lõi.
• Giải pháp: GE đã tiến hành tái cơ cấu tổ chức bằng cách bán đi các đơn vị kinh doanh không cốt lõi và tập trung vào các lĩnh vực có tiềm năng tăng trưởng như năng lượng tái tạo và hàng không. Công ty cũng đã đơn giản hóa cơ cấu tổ chức và tăng cường tính minh bạch trong quản lý.
• Kết quả: Quá trình tái cơ cấu đã giúp GE thu gọn hoạt động kinh doanh, cải thiện hiệu quả hoạt động và tăng cường khả năng cạnh tranh. GE đã trở thành một tập đoàn tập trung hơn và có khả năng thích ứng tốt hơn với sự thay đổi của thị trường.
• Nguồn: General Electric’s Restructuring: A Case Study in Corporate Transformation

Đây chỉ là một vài ví dụ cụ thể về tái cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Mỗi trường hợp đều có những đặc điểm riêng và đòi hỏi các giải pháp tái cơ cấu khác nhau. Tuy nhiên, điểm chung của các trường hợp này là sự quyết tâm thay đổi, khả năng thích ứng với thị trường và sự tập trung vào các lĩnh vực kinh doanh cốt lõi.

Hy vọng những ví dụ trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quá trình tái cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.

Tham khảo: Dịch vụ Tư vấn Tái cơ cấu của OCD