Sử dụng nền tảng e-Learning trong tư vấn từ xa

Last updated on 24 May, 2024

Tại sao lại sử dụng nền tảng e-Learning trong tư vấn?

Là một đơn vị tư vấn quản lý cho doanh nghiệp, OCD thường xuyên phải làm việc với các khách hàng là các doanh nghiệp lớn có nhiều chi nhánh hay các doanh nghiệp đặt tại các địa bàn xa trụ sở của công ty tư vấn. Đối với những khách hàng này, khoảng cách địa lý là một hạn chế trong việc cung cấp dịch vụ của công ty tư vấn do vấn đề đi lại hoặc chi phí di chuyển. Lựa chọn phương pháp tư vấn quá trình cũng đặt ra vấn đề với OCD là các dự án đòi hỏi thời lượng khá lớn tiếp xúc trực tiếp giữa tư vấn và nhóm công tác của doanh nghiệp, gây tốn kém chi phí đi lại. Nhận thấy có nhiều phần của các dự án tư vấn có thể thực hiện một cách gián tiếp thông qua diễn đàn, nhóm tư vấn OCD đã triển khai một phương thức tư vấn kết hợp – giữa tư vấn trực tiếp và thảo luận trực tuyến thông qua nền tảng e-Learning mã nguồn mở Moodle từ những năm 2009. Phương thức này đã được triển khai từ những năm 2009, và đến nay trong bối cảnh đại dịch Covid-19 (Corona Virus), phương thức này một lần nữa lại cho thấy những lợi thế của nó trong việc hỗ trợ giao tiếp có hệ thống giữa tư vấn và khách hàng.

Sử dụng nền tảng e-Learning cho tư vấn từ xa

Các hoạt động để triển khai tư vấn kết hợp trên nền tảng e-Learning

• Thiết kế cấu trúc hệ thống tư vấn trực tuyến trên nền tảng e-Learning, mà cụ thể ở đây là Moodle.
• Thiết kế dự án tổng thể, làm căn cứ để thiết kế cấu trúc dự án: Hoạt động đầu tiên, mang tính định hướng cho toàn bộ dự án là khâu thiết kế dự án tổng thể, làm căn cứ để thiết kế cấu trúc dự án. Trên cơ sở khung sườn dự án đã dựng lên, xác định những nội dung có thể sử dụng “thảo luận trực tuyến”, những nội dung nào chỉ sử dụng để trao đổi tài liệu hướng dẫn.
• Cung cấp các tài liệu hướng dẫn và tài liệu tham khảo của dự án: các tài liệu này sử dụng làm căn cứ để nhóm tư vấn và các thành viên dự án sử dụng chung một nguồn thông tin, biểu mẫu, đảm bảo tính nhất quán của các sản phẩm của dự án.
• Thiết kế cấu trúc diễn đàn thảo luận của dự án: các diễn đàn là nơi các thành viên nhóm công tác của khách hàng trao đổi thông tin về các giai đoạn dự án và các tài liệu cần xây dựng, thảo luận với nhau và với tư vấn đồng thời nhận được góp ý của tư vấn về từng loại tài liệu cần xây dựng. Sau mỗi quá trình thảo luận của từng chủ để, tư vấn sẽ “chốt” nội dung thảo luận và tài liệu dự án khi chất lượng của tài liệu đã đảm bảo.
• Thiết kế các biểu, mẫu trực tuyến để thu thập thông tin. Sử dụng các hệ thống khảo sát online như Google Docs… để thu thập thông tin như đánh giá giá trị công việc, đánh giá năng lực cá nhân giúp tiết kiệm chi phí in ấn, xử lý thông tin và giảm sai sót do “nhập liệu hai lần”.
• Sau khi hoàn thành các thiết kế, các tư vấn đóng vai trò “thúc đẩy viên”, trả lời các câu hỏi, góp ý cho tài liệu và thúc đẩy quá trình thảo luận và làm tài liệu của nhóm công tác để có được sản phẩm của từng giai đoạn, trước khi tiếp tục hướng dẫn khách hàng thực hiện tiếp các giai đoạn tiếp theo bằng hình thức hướng dẫn trực tiếp.
• Tư vấn trực tuyến thực sự giúp tăng hiệu quả các khâu trong một dự án tư vấn. Nó không chỉ mang lại những lợi ích cho khách hàng mà cho cả đơn vị tư vấn trên cơ sở lợi ích chung nhất là tập hợp được tất cả các bên liên quan trong toàn bộ tiến trình dự án.

Nền tảng e-Learning cho tư vấn từ xa

Lợi ích đối với khách hàng

• Sử dụng Moodle giúp OCD khả năng quản lý tập trung tài liệu dự án theo giai đoạn, theo bộ phận và theo dõi được mức độ cập nhật của tài liệu. Từ đó, thúc đẩy thảo luận sân hơn về các nội dung của dự án tư vấn. Thông thường, thời gian làm việc với tư vấn có hạn nên khó có thể trao đổi kỹ về tất cả các vấn đề. Diễn đàn trực tuyến giúp cán bộ quản lý có thêm lựa chọn trao đổi sâu hơn với tư vấn về các vấn đề của dự án.
• Lãnh đạo doanh nghiệp được cấp tài khoản để có thể theo dõi tiến độ dự án cũng như nắm được những thông tin quan trọng cho quản lý như tâm tư, nguyện vọng của cán bộ, nhân viên, mức độ tham gia của các thành viên vào dự án.
• Chi phí đi lại là một trong những chi phí phát sinh của mọi dự án, tuy nhiên với hình thức tư vấn trực tuyến, khách hàng giảm thiểu được chi phí để cán bộ các nơi về họp dự án hoặc chi phí đi lại phải trả cho tư vấn.

Lợi ích đối với đơn vị tư vấn

• Đặc thù của công tác tư vấn đòi hỏi mỗi tư vấn tiếp xúc trực tiếp với khách hàng như một “tướng ngoài biên ải”, phải có khả năng xử lý độc lập các vấn đề tại chỗ, trả lời các câu hỏi của khách hàng, khiến đơn vị tư vấn bị hạn chế khả năng cung cấp dịch vụ bởi số tư vấn “cứng” có thể cung cấp. Sử dụng phương thức tư vấn kết hợp giúp đơn vị tư vấn sử dụng hài hòa cả tư vấn “cứng” và tư vấn “trẻ” trong dự án.
• Lý do nêu trên hạn chế các tư vấn “trẻ” phát triển năng lực do không được cọ sát với khách hàng. Giải pháp này giúp tư vấn trẻ tăng cường năng lực xử lý vấn đề và cọ sát với khách hàng dưới sự giám sát của tư vấn trưởng hoặc trưởng nhóm tư vấn.
• Khi tham gia tư vấn trực tiếp, không phải chuyên gia tư vấn nào cũng có thể tham gia vì nhiều điều kiện khách quan như: chi phí, số lượng tư vấn… Tuy nhiên đối với môi trường trực tuyến, đơn vị tư vấn sẽ có cơ hội tăngthời lượng sử dụng tư vấn “trẻ”, từ đó nâng cao năng lực tư vấn cho đội ngũ tư vấn “trẻ” và tối ưu hóa chi phí tư vấn. Giải pháp này giúp đơn vị tư vấn giảm chi phí đi lại trong khi vẫn đảm bảo thời lượng tương tác với khách hàng.

Tăng Văn Khánh
Tổng Giám đốc OCD