SOP là gì? Hướng dẫn viết tài liệu Quy trình vận hành tiêu chuẩn

Last updated on 31 July, 2024

Điều gì tạo nên sự khác biệt giữa một doanh nghiệp thành công và một doanh nghiệp bình thường? Câu trả lời có thể nằm ngay trong cách họ quản lý kiến thức và quy trình làm việc. Khi lập tài liệu cho các quy trình hiện, cần đảm bảo rằng tất cả các nhân viên liên quan đều hiểu rõ để mang lại tính đồng nhất và hoàn thành được mục tiêu chung của đội nhóm.Một trong những yếu tố quan trọng đó chính là tài liệu quy trình chuẩn (SOP). Cùng OCD tìm hiểu chi tiết về SOP là gì, vai trò của SOP và cách viết hoàn chỉnh một quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) qua bài viết này.

Tài liệu Quy Trình Vận Hành Tiêu Chuẩn (SOP)

SOP là gì?

Tài liệu Quy Trình Vận Hành Tiêu Chuẩn (SOP) là một hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện các công việc cụ thể trong một tổ chức. Khi không có quy trình được ghi lại, nhân viên thường làm việc theo cách riêng của họ, dẫn đến sự thiếu nhất quán trong quy trình và tạo ra nhiều cơ hội cho sai sót.

Bạn có thể hình dung SOP như một cuốn cẩm nang hướng dẫn chi tiết từng bước để thực hiện một công việc nào đó trong công ty.  Như một công thức nấu ăn vậy, SOP sẽ cho bạn biết cần những nguyên liệu gì, phải làm theo trình tự ra sao để món ăn được ngon nhất.

SOP giúp chuẩn hoá các nhiệm vụ phức tạp để chúng vẫn nhất quán và không xảy ra lỗi trong toàn bộ tổ chức. Ví dụ, các yêu cầu về quy định rất phức tạp  khi an ninh là ưu tiên hàng đầu. Đáp ứng các yêu cầu này một cách nhất quán mà không có tài liệu SOP là cực kỳ khó khăn.

Mẫu SOP là gì?

Mẫu SOP giống như một bản thiết kế sẵn, giúp bạn tiết kiệm thời gian khi viết SOP. Thay vì phải lo lắng về việc định dạng, bạn chỉ cần tập trung vào nội dung.

• Tự tạo mẫu: Bạn có thể tự thiết kế mẫu SOP theo ý muốn của mình.
• Sử dụng mẫu có sẵn: Có rất nhiều mẫu SOP miễn phí trên mạng, bạn có thể tham khảo và tùy chỉnh.

Đọc thêm: Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS): Vai trò và chức năng của EDMS

Mục tiêu của việc thiết lập SOP

Mục tiêu chính của tài liệu SOP là đảm bảo sự nhất quán trong tất cả các quy trình và kết quả của tổ chức. Bằng cách đảm bảo kết quả nhất quán, các tổ chức có thể tăng hiệu quả, tuân thủ các yêu cầu về quy định, giải quyết vấn đề, tăng lợi nhuận và hơn thế nữa.

Các tổ chức cũng thiết lập SOP vì những lý do sau:

• Bảo đảm sự liên tục của doanh nghiệp: Doanh nghiệp không thể dừng hoạt động vì bất kỳ lý do gì. Việc dễ dàng tiếp cận thông tin chuẩn hóa đảm bảo sự liên tục hoạt động ngay cả khi nhân viên nghỉ việc hoặc đi nghỉ phép.
• Onboarding/offboarding nhân viên: Các quy trình chuẩn hóa rất quan trọng khi tuyển dụng hoặc thôi việc nhân viên. SOP có thể giúp thiết lập chúng và mang lại nhiều độ tin cậy hơn cho quy trình.
• Tuân thủ quy định: Các quy định về tuân thủ yêu cầu các quy trình quan trọng được lập tài liệu và được xem xét định kỳ. Điều này cung cấp thêm bảo mật cho công ty và ngăn ngừa các hình phạt về tuân thủ.
• Giữ gìn kiến thức: Khi nhân viên rời khỏi tổ chức, họ mang theo kiến thức đã thu được. Với SOP chuẩn hóa, bạn có thể giữ lại kiến thức này và đảm bảo quản lý kiến thức đúng cách.
• Chất lượng cao hơn: Khi mọi người làm việc với các nhiệm vụ phức tạp mà không biết cách làm việc, điều này dẫn đến sự thiếu nhất quán và lỗi. Với SOP, thông tin sẵn có về cách thực hiện các nhiệm vụ. Điều này giảm thiểu lỗi trong quy trình và cải thiện chất lượng.

Tại sao SOP quan trọng?

Một tổ chức cần phải chuẩn bị đối phó với mọi tình huống. Họ không thể làm điều đó mà không ghi lại kiến thức tổ chức của mình. Các công ty nên xác định mọi thứ bao gồm những gì họ đang làm, cách họ đang làm, ai được cho là đang làm gì, v.v. Nếu không ghi lại các quy trình quan trọng của mình, các công ty không thể phát triển kinh doanh theo cách mong muốn.

Dưới đây là danh sách các hậu quả chắc chắn sẽ xảy ra nếu không có SOP:

• Công việc bị đình trệ: Giả sử nhân viên có kinh nghiệm nhất của bạn nghỉ việc, nếu không có SOP ghi lại cách làm việc của họ, những người còn lại sẽ rất khó để tiếp tục công việc. Công việc sẽ bị gián đoạn, gây ảnh hưởng đến hoạt động của toàn bộ công ty.
• Thất thoát không thể khôi phục: Từ thiên tai đến tấn công mạng, thảm họa có thể xảy ra với doanh nghiệp bất cứ lúc nào. SOP sẽ là “hướng dẫn tiêu chuẩn” giúp công ty nhanh chóng khắc phục và trở lại hoạt động bình thường. Các công ty không lập tài liệu bất kỳ mục nào trong số này sẽ thấy rất khó để phục hồi.
• Cản trở sự phát triển: Nếu không có SOP, mọi người sẽ phải mất rất nhiều thời gian để tìm hiểu lại những gì đã làm, dẫn đến việc công ty khó có thể cải tiến và phát triển.

Ba loại định dạng SOP

Bạn có thể hình dung SOP như một công thức nấu ăn, chỉ dẫn từng bước để thực hiện một công việc nào đó. Tuy nhiên, có nhiều cách khác nhau để trình bày “công thức” này. Dưới đây là ba loại SOP phổ biến nhất:

SOP từng bước (Step-by-Step SOP)

Giống như một danh sách các bước: Mỗi bước trong SOP sẽ được liệt kê cụ thể, chi tiết và dễ hiểu.

Ví dụ: Cách pha một ly cà phê:

• Bước 1: Chuẩn bị phin, cà phê, nước sôi.
• Bước 2: Cho cà phê vào phin, lắp phin vào cốc.
• Bước 3: Rót nước sôi vào phin…

Ưu điểm: Dễ hiểu, dễ thực hiện, phù hợp với các công việc đơn giản.

SOP phân cấp (Hierarchical SOP)

SOP phân cấp tương tự như định dạng từng bước nhưng chi tiết hơn. Nó sử dụng phương pháp từ trên xuống và chia nhỏ các nhiệm vụ phức tạp thành một danh sách các bước. Tuy nhiên, mỗi bước chứa nhiều chi tiết bổ sung hơn theo yêu cầu của nhiệm vụ. Trong một SOP từng bước, bạn có thể liệt kê các bước là 1, 2, 3,…Trong mô hình phân cấp, các bước chứa các bước bổ sung, chẳng hạn như 1a, 1b, 1c,…tùy thuộc vào độ phức tạp của nhiệm vụ. Điều này chủ yếu được sử dụng cho các nhiệm vụ phức tạp, nơi cần có hướng dẫn chi tiết để hoàn thành chúng thành công.

Ví dụ: Quy trình sản xuất một sản phẩm:

• Bước 1: Chuẩn bị nguyên liệu
  • 1.1: Kiểm tra chất lượng nguyên liệu
  • 1.2: Pha trộn nguyên liệu
• Bước 2: Sản xuất
  • 2.1: Đổ khuôn
  • 2.2: Nướng
  • …

Ưu điểm: Rõ ràng, chi tiết, phù hợp với các công việc phức tạp.

SOP sơ đồ (Flowchart SOP)

Sử dụng hình ảnh để minh họa quy trình: Thay vì liệt kê bằng chữ, SOP sơ đồ sử dụng các hình khối, mũi tên để thể hiện các bước và mối quan hệ giữa các bước.

Ví dụ: Quy trình xử lý một đơn hàng:

• Hình tròn: Bắt đầu
• Hình chữ nhật: Các hoạt động
• Hình kim cương: Quyết định (ví dụ: đơn hàng có đủ hàng không?)
• Mũi tên: Chỉ ra hướng đi của quy trình

Ưu điểm: Dễ hình dung, dễ theo dõi, phù hợp với các quy trình có nhiều nhánh rẽ.

Ai chịu trách nhiệm viết SOP?

Việc viết SOP thường được giao cho những người am hiểu nhất về công việc đó. Ví dụ:

• Trong nhà máy: Kỹ sư quy trình thường là người viết SOP vì họ hiểu rõ nhất về quy trình sản xuất.
• Trong công ty công nghệ: Nhân viên IT sẽ viết SOP về các quy trình liên quan đến máy tính.

Tuy nhiên, dù ai viết đi nữa, thì cũng cần phải có sự đóng góp ý kiến của tất cả mọi người liên quan đến công việc đó. Điều này giúp đảm bảo rằng SOP được xây dựng một cách toàn diện và phù hợp với thực tế.

SOP bao gồm những gì?

Bạn đã biết SOP là một hướng dẫn chi tiết để thực hiện một công việc. Nhưng một SOP hoàn chỉnh cần phải có những thông tin cụ thể nào?

Một tài liệu SOP đầy đủ thường bao gồm:

(1) Trang tiêu đề

Đây là “mặt tiền” của SOP, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và nhận biết tài liệu. Trang tiêu đề thường chứa các thông tin sau:

• Tên của công việc: Nói rõ công việc mà SOP hướng dẫn.
• Mã số: Một mã số duy nhất để phân biệt SOP này với các SOP khác.
• Ngày: Ngày tạo và những lần sửa đổi.
• Bộ phận: Bộ phận nào trong công ty áp dụng SOP này.
• Người tạo: Người đã soạn thảo SOP và người phê duyệt.

(2) Mục lục

Bạn có thể hình dung SOP như một cuốn sách hướng dẫn. Để dễ dàng tìm kiếm thông tin, chúng ta cần có một mục lục. Tương tự như vậy, đối với những SOP dài, mục lục sẽ giúp người đọc nhanh chóng tìm thấy phần họ cần.

(3) Thông tin sơ bộ

• Giới thiệu:
  • Mục đích: Vì sao chúng ta cần SOP này? SOP này giúp giải quyết vấn đề gì?
  • Đối tượng áp dụng: SOP này áp dụng cho ai?
• Các bên liên quan:
  • Ai sẽ thực hiện công việc này?
  • Ai sẽ kiểm tra và phê duyệt?
• Tài liệu tham khảo:
  • Có những tài liệu nào liên quan đến SOP này? (ví dụ: các quy định, tiêu chuẩn, SOP khác)
• Tài nguyên cần thiết:
  • Cần những gì để thực hiện công việc này? (ví dụ: máy móc, vật liệu, phần mềm)
• An toàn:
  • Có những rủi ro nào khi thực hiện công việc này?
  • Phải làm gì để đảm bảo an toàn?

Tại sao thông tin sơ bộ lại quan trọng?

• Hiểu rõ mục tiêu: Giúp mọi người hiểu rõ vì sao phải làm việc này.
• Xác định trách nhiệm: Ai chịu trách nhiệm về từng phần công việc.
• Đảm bảo tính thống nhất: Tránh trùng lắp với các quy trình khác.
• Đảm bảo an toàn: Bảo vệ người thực hiện và tài sản.

(4) Quy trình

Sau khi đã ghi lại tất cả thông tin sơ bộ, bạn phải phác thảo các quy trình liên quan đến việc hoàn thành quy trình. Đây có lẽ là phần quan trọng nhất của tài liệu SOP của bạn vì nó cung cấp thông tin quan trọng về các bước thực tế cần được thực hiện để hoàn thành một nhiệm vụ. Một phần quy trình tốt thường có các đặc điểm sau:

• Rõ ràng và chi tiết: Mỗi bước phải được mô tả cụ thể, dễ hiểu.
• Trình tự hợp lý: Các bước được sắp xếp theo đúng trình tự thực hiện.
• Sử dụng hình ảnh (nếu cần): Sơ đồ, biểu đồ, hình ảnh sẽ giúp người đọc dễ hình dung hơn.
• Dễ hiểu: Ngôn ngữ đơn giản, tránh thuật ngữ chuyên ngành quá phức tạp.

(5) Đảm bảo chất lượng

• Theo dõi việc thực hiện: Quan sát xem mọi người có làm theo đúng các bước trong SOP hay không.
• Xác định vấn đề: Nếu có bất kỳ sai sót hoặc khó khăn nào, hãy ghi nhận lại.
• Điều chỉnh: Sửa đổi SOP nếu cần thiết để phù hợp hơn với thực tế.

(6) Tài liệu tham khảo và định nghĩa

• Nguồn gốc thông tin: Chỉ rõ các tài liệu, tiêu chuẩn, quy định mà SOP dựa trên.
• Từ điển: Giải thích các thuật ngữ chuyên ngành để mọi người dễ hiểu.

(7) Lịch sử sửa đổi

Lịch sử sửa đổi với thông tin về tất cả các sửa đổi được thực hiện đối với tài liệu SOP. Bao gồm chi tiết như ai đã thực hiện sửa đổi, khi nào nó được thực hiện, tại sao nó được thực hiện,..Giúp so sánh và đối chiếu phiên bản khác nhau của tài liệu SOP trước và sau.

Đọc thêm: Top 10 phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất hiện nay

Lợi ích của tài liệu SOP

SOP có lợi cho bất kỳ tổ chức với bất kỳ quy mô nào. Nó giúp các công ty duy trì sự tổ chức, tiết kiệm thời gian và đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ chính một cách dễ dàng. Hãy cùng xem xét một số lợi ích chính của tài liệu SOP.

Tăng tính nhất quán và giảm lỗi

Lợi ích quan trọng nhất của tài liệu SOP là khả năng đảm bảo tính nhất quán trong quy trình và giảm thiểu lỗi của con người. Vì các quy trình được phác thảo rõ ràng từng bước một, nó loại bỏ sự đoán trong các nhiệm vụ của bạn. Kết quả là, tất cả các kết quả nhiệm vụ đều nhất quán và không có lỗi.

Hỗ trợ đào tạo và tuyển dụng nhân viên mới

Tài liệu SOP cũng được phát triển để đào tạo và tuyển dụng nhân viên mới. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả nhân viên mới của bạn đều nhận được cùng một mức độ đào tạo trong cùng một khoảng thời gian.

Tăng cường an toàn

Trong các tổ chức nơi nhân viên làm việc trong các tình huống nguy hiểm, có thể tạo ra SOP để thiết lập các hướng dẫn về an toàn nơi làm việc cho nhân viên. Các tổ chức cũng có thể sử dụng các thực tiễn tốt tương tự để tuân thủ vệ sinh an ninh mạng và đáp ứng các yêu cầu tuân thủ.

Bảo tồn kiến thức tổ chức

Một báo cáo của Bridge Group ước tính rằng thời gian trung bình của một nhân viên trong một tổ chức đã giảm xuống còn 1,8 năm vào năm 2021. Nếu bạn đã tạo SOP và lập tài liệu cho tất cả các quy trình chính, bạn không phải lo lắng về việc mất kiến thức tổ chức khi một nhân viên rời đi.

Hỗ trợ tuân thủ

Các công ty không tuân thủ các luật pháp liên quan thường phải trả các khoản tiền phạt và phí tổn lớn. Điều này có thể được tránh bằng cách tạo ra SOP với các quy trình chính xác cần được thực hiện.

——————————-