Quy trình quản lý công việc hiệu quả trong doanh nghiệp

Quản lý công việc luôn là một vấn đề khó khăn đối với cá nhân nói riêng và toàn bộ doanh nghiệp nói chung. Giải pháp nào cho những nhà quản trị có thể quản lý được hệ thống doanh nghiệp mà không mất nhiều thời gian nhưng đảm bảo hiệu quả tối đa. Dưới đây là quy trình quản lý công việc hiệu quả trong doanh nghiệp.

Tại sao cần có quy trình quản lý công việc hiệu quả

Có một sự thật là những công việc được tuân thủ đúng quy trình thì sẽ cho ra kết quả tốt nhất và đồng nhất.

Thuật ngữ “Quy trình – Procedure” như là “một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay công việc. Và lý do mà doanh nghiệp cần có quy trình quản lý công việc hiệu quả đó chính là:

– Mỗi cá nhân khác nhau đều có kiến thức, kỹ năng khác nhau dẫn đến cách làm việc khác nhau. Quy trình quản lý công việc trở nên hiệu quả  sẽ giúp cho người thực hiện công việc biết rằng trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bước công việc nào, làm ra sao và phải cần đạt kết quả như thế nào?

– Quy trình quản lý công việc  giúp cho các thành viên phối hợp với nhau một cách ăn khớp và đúng trình tự mà không phải thắc mắc rằng việc này do ai làm? Làm như thế nào?

– Quy trình cũng giúp ích cho các cấp quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện

Quy trình quản lý công việc hiệu quả

Quy trình quản lý công việc hiệu quả

1.Liệt kê những công việc cần làm

Trước khi bắt tay vào làm việc, điều quan trọng nhất chính là phải biết những việc cần làm là gì. Điều này sẽ hạn chế tình trạng bỏ lỡ hoặc nhầm lẫn công việc trong cả quá trình xử lý. Liệt kê những công việc cần làm chính là bước đầu tiên để xây dựng quy trình quản lý công việc 

2.Sắp xếp thứ tự những công việc cần làm

Việc sắp xếp các công việc cần làm sẽ xác định được tầm quan trọng của những công việc đó, những việc khẩn cấp, những việc có thể để sau, sự ảnh hưởng từng đầu việc với mục đích cuối cùng. Khi công việc này được thực hiện hiệu quả, bạn mới có thể khiến cho cả quá trình quản lý công việc trở nên hiệu quả.

3.Phân loại công việc

Trong doanh nghiệp, có rất nhiều loại công việc khác nhau cần phải thực hiện. Số lượng công việc lớn và phức tạp như vậy gặp sẽ phải những vấn đề nhất định như công việc cá nhân, công việc tập thể,công việc thuộc lĩnh vực này, có việc lại thuộc lĩnh vực khác,…. 

4.Rà soát công việc và cập nhật tiến trình công việc

Rà soát, kiểm tra và cập nhật tiến trình công việc là điều hiển nhiên trong doanh nghiệp. Thực hiện công việc này thường xuyên để chắc chắn tính chính xác và đảm bảo hiệu quả công việc một cách tối ưu.

5.Sử dụng phần mềm quản lý công việc

Phần mềm quản lý công việc không còn xa lạ trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp lớn hiện nay. Sử dụng phần mềm quản lý công việc là một phương pháp để xúc đẩy quy trình quản lý công việc  trong thời đại công nghiệp 4.0 nhanh, gọn và tin cậy:

–   Quản lý đồng bộ hệ thống dữ liệu

–   Giao việc cho nhân viên

–   Giám sát quá trình làm việc của nhân viên

–   Báo cáo tiến độ công việc

Phần mềm Quản lý công việc (Phần mềm Giao việc) digiiTASK – sản phẩm của công ty Giải pháp Công nghệ OOC, được các doanh nghiệp đánh giá cao nhờ thiết kế đẹp, thân thiện, tính năng phong phú, khả năng tùy biến cao, sử dụng được cả trên web hoặc mobile app, đồng bộ với hệ thống chung của công ty, người dùng có thể quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi, đa dạng trên nhiều thiết bị, giúp quy trình quản lý công việc tốt hơn

Phần mềm quản lý công việc digiiTASK

Đọc thêm: Phần mềm quản lý công việc digiiTASK – Tối đa hóa hiệu suất và thời gian

Quy trình quản lý công việc hiệu quả không còn là vấn đề khi nhà quản lý nắm bắt được những yếu tố cơ bản, cũng như biết ứng dụng phần mềm quản lý công việc trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC

Đọc thêm: 7 cách để quản lý công việc nhóm hiệu quả