Quy tắc Pareto 80/20 là gì? Cách vẽ biểu đồ Pareto trong Excel
Crystal Method là gì? Phát triển dự án hiệu quả cùng phương pháp Crystal
10 September, 2023
Mô hình chất lượng dịch vụ SERVQUAL của Parasuraman
18 September, 2023
Last updated on 23 September, 2024
Những nguyên tắc quản lý thời gian và tập trung nguồn lực hiệu quả luôn là điểm mấu chốt trong cuộc sống và kinh doanh. Một trong những quy tắc quan trọng nhất để đạt được điều này là quy tắc Pareto 80/20, hay còn gọi là luật 80/20. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về quy tắc Pareto và cách ứng dụng để tối ưu hóa hiệu suất và thành công.
Quy tắc Pareto 80/20 là gì?
Quy tắc Pareto xuất phát từ nghiên cứu của nhà kinh tế học người Italy, Vilfredo Pareto, vào cuối thế kỷ 19 và được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực. Ý nghĩa quy tắc này cho rằng khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. Tức là một phần nhỏ của yếu tố gây ra phần lớn của giá trị.
Ứng dụng quy tắc Pareto 80/20
Ứng dụng trong cuộc sống cá nhân
- Quản lý thời gian: Xác định nhiệm vụ và hoạt động quan trọng nhất mà bạn cần hoàn thành. Sử dụng 80/20 để tập trung vào công việc quan trọng và ưu tiên chúng để tiết kiệm thời gian và năng lượng.
- Tài chính cá nhân: Xem xét nơi bạn tiêu tiền và đầu tư thời gian. Thường thì một số ít khoản chi tiêu hoặc đầu tư tạo ra phần lớn của tài sản hoặc hạnh phúc tài chính của bạn. Ưu tiên đầu tư vào những lĩnh vực này.
- Sức khỏe và thể dục: Trong lĩnh vực thể dục, 20% của các bài tập thường tạo ra 80% của sự tiến bộ. Chọn những bài tập hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu thể chất.
- Quan hệ xã hội: Trong cuộc sống xã hội, thường có một số ít người bạn hoặc mối quan hệ quan trọng hơn. Tập trung thời gian và tài năng vào việc nuôi dưỡng và duy trì những mối quan hệ này.
- Học tập và phát triển cá nhân: Trong quá trình học tập, 20% kiến thức thường cung cấp 80% kiến thức cơ bản. Tìm hiểu những kiến thức và kỹ năng quan trọng nhất trong lĩnh vực bạn quan tâm.
- Tổ chức không gian cá nhân: Trong ngôi nhà hoặc không gian làm việc, 20% của đồ đạc hoặc vật phẩm thường được sử dụng thường xuyên. Làm sạch và tổ chức không gian để tạo sự tiện lợi và sáng sủa.
- Quản lý tài sản và đầu tư: Xem xét danh mục đầu tư của bạn và tập trung vào các khoản đầu tư có tiềm năng sinh lời cao nhất.
Ứng dụng quy tắc Pareto 80/20 vào đời sống cá nhân
Ứng dụng trong kinh doanh
- Phân tích khách hàng: 20% của khách hàng thường tạo ra 80% doanh số bán hàng. Điều này có nghĩa rằng một số ít khách hàng quan trọng hơn. Khi hiểu rõ ai là khách hàng quan trọng và ưa thích, bạn có thể tập trung vào phục vụ họ một cách tốt nhất và phát triển chiến lược marketing dành riêng cho họ.
- Quản lý sản phẩm hoặc dịch vụ: 20% của sản phẩm hoặc dịch vụ thường mang lại 80% doanh thu. Tập trung vào phát triển, quảng cáo và cải tiến những sản phẩm hoặc dịch vụ này để tối ưu hóa lợi nhuận.
- Phát triển chiến lược tiếp thị: Xác định kênh tiếp thị và chiến dịch quảng cáo quan trọng nhất. Tập trung nguồn lực vào những hoạt động có khả năng tạo ra lợi nhuận cao nhất.
- Quản lý khách hàng và hỗ trợ: Xác định các vấn đề và nhu cầu chính của khách hàng. 20% vấn đề thường tạo ra 80% yêu cầu hỗ trợ. Dựa vào đó, bạn có thể cải thiện dịch vụ khách hàng và tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
- Lập kế hoạch sự kiện và dự án: Xác định công việc quan trọng nhất trong kế hoạch sự kiện hoặc dự án và ưu tiên chúng để đảm bảo sự thành công.
- Phân phối sản phẩm: Trong quản lý hàng tồn kho và phân phối, 20% sản phẩm thường tạo ra 80% doanh thu. Tập trung vào quản lý hàng tồn kho và phân phối những sản phẩm quan trọng nhất để tối ưu hóa lợi nhuận và sự hài lòng của khách hàng.
Ứng dụng Pareto trong kinh doanhLàm thế nào để áp dụng quy tắc Pareto?
Để áp dụng quy tắc Pareto (quy tắc 80/20) vào cuộc sống cá nhân hoặc kinh doanh, bạn cần tuân theo các bước sau đây:
- Xác định mục tiêu hoặc lĩnh vực cần tối ưu hóa: Đầu tiên, xác định rõ mục tiêu hoặc lĩnh vực mà bạn muốn tối ưu hóa. Điều này có thể là thời gian quản lý, tài chính, sản phẩm, dự án, hoặc bất kỳ khía cạnh nào khác trong cuộc sống hoặc kinh doanh của bạn.
- Thu thập dữ liệu và phân tích: Thu thập thông tin và dữ liệu liên quan đến lĩnh vực bạn đã xác định. Sử dụng dữ liệu này để xác định những yếu tố hoặc công việc quan trọng nhất và đóng góp nhiều nhất vào kết quả hoặc hiệu suất.
- Xác định 20% quan trọng nhất: Áp dụng nguyên tắc Pareto để xác định 20% yếu tố hoặc công việc quan trọng nhất. Đây là những phần tư nhỏ nhất nhưng mang lại giá trị lớn nhất.
- Ưu tiên và tập trung: Tập trung nguồn lực, thời gian và năng lượng vào những yếu tố quan trọng này.
- Liên tục theo dõi và điều chỉnh: Liên tục theo dõi tiến trình và hiệu suất. Điều này giúp bạn điều chỉnh chiến lược nếu cần thiết và đảm bảo rằng bạn vẫn tập trung vào những yếu tố quan trọng nhất.
- Tối ưu hóa và cải tiến: Liên tục cải tiến quá trình và kết quả. Dựa vào sự theo dõi và đánh giá, bạn có thể tối ưu hóa hoạt động và tối ưu hóa thời gian và tài nguyên.
6 bước áp dụng quy tắc Pareto
Ví dụ thực tế về quy tắc Pareto 80/20
Quy tắc 80-20 được Vilfredo Pareto phát minh ra ở Ý vào năm 1906. Pareto, một nhà kinh tế học, phát hiện ra rằng 20% dân số ở Ý sở hữu 80% diện tích đất. Pareto đã đưa ra ý tưởng cho quy tắc sau khi nhận thấy rằng 20% vỏ hạt đậu trong vườn của ông đã chịu trách nhiệm cho 80% đậu Hà Lan.
Tiến sĩ Joseph Juran áp dụng quy tắc 80-20 để kiểm soát chất lượng sản phẩm trong những năm 1940. Ông phát hiện ra rằng 80% vấn đề với sản phẩm là do 20% lỗi sản xuất. Bằng cách tập trung và giảm những khiếm khuyết sản xuất 20%, chất lượng tổng thể có thể tăng lên. Juran đã trở thành một nhân vật quan trọng ở Nhật Bản sau khi giảng dạy rộng rãi về các vấn đề kiểm soát chất lượng.
Biểu đồ Pareto là gì?
Pareto chart – biểu đồ Pareto, còn được gọi là biểu đồ 80/20, là một công cụ thống kê được sử dụng để biểu diễn và phân tích sự phân phối của các yếu tố quan trọng trong một tập dữ liệu. Biểu đồ giúp xác định những yếu tố quan trọng nhất hoặc nguồn gốc của vấn đề, cho phép tập trung nguồn lực vào những vấn đề ảnh hưởng lớn nhất.
Pareto chart được tạo ra bằng cách sắp xếp các yếu tố hoặc danh mục theo thứ tự giảm dần về mức độ quan trọng hoặc ảnh hưởng của chúng. Bên cạnh biểu đồ cột thể hiện giá trị tương ứng của từng yếu tố, thường được vẽ bằng cột dọc. Cột đầu tiên thường cao nhất và biểu thị yếu tố quan trọng nhất, cột thứ hai cao thứ hai và tiếp tục như vậy. Cùng với biểu đồ cột, có một đường cong tích lũy (đường cong Pareto) thể hiện tỷ lệ tích lũy của giá trị trong tập dữ liệu.
Cách vẽ biểu đồ Pareto trong Excel
Bước 1: Tạo bảng dữ liệu
Tạo bảng số liệu gồm các vấn đề hiện có với số lần xuất hiện tương ứng.
Bước 1: Tạo bảng dữ liệu
Bước 2: Sắp xếp theo thứ tự giảm dần
Tạo bộ lọc và sắp xếp các vấn đề theo thứ tự giảm dần dựa vào số lần vấn đề xuất hiện.
Bước 2: Sắp xếp theo thứ tự giảm dần
Bước 3: Tính giá trị % mỗi vấn đề
Tính giá trị % mỗi vấn đề = (Số lần vấn đềxảy ra/Tổng số lần xảy ra của tất cả vấn đề) x 100%
VD: Giá trị % vấn đề 5 = (984/2467) x 100% = 40%
Bước 3: Tính giá trị % mỗi vấn đề
Bước 4: Tính giá trị % tích lũy mỗi vấn đề
% Tích lũy vấn đề n = % Tích lũy vấn đề n-1 + % Vấn đề n
VD: % Tích lũy vấn đề 5 = % Vấn đề 5 = 40%
% Tích lũy vấn đề 4 = % Tích lũy vấn đề 5 + % Vấn đề 4 = 40% + 28% = 68%
- Trục bên trái có giá trị Max = Tổng số lần xuất hiện vấn đề, Min = 0
- Trục bên phải có giá trị Max = 100 %, Min = 0%
- Căn chỉnh đồ thị cột và đường sao cho cả hai đồ thị tương quan với nhau bằng cách bấm chọn đồ thị → Layout → Axes → Secondary Horizontal. Bấm chuột phải vào dòng tên cột bên trên, chọn Format Axis → Axis Position → On tick marks. Sau đó chọn Labels → Labels Position → None.
Sau khi thực hiện các bước vẽ biểu đồ trên, chúng ta sẽ có các kết quả như sau:
Biểu đồ Pareto hoàn thiện trong Excel
