Quản lý sự thay đổi trong dự án KPI

Last updated on 20 October, 2024

Việc triển khai KPI (Key Performance Indicators – Chỉ số Hiệu suất Chính) được xem là một dự án thay đổi lớn trong doanh nghiệp vì dẫn đên sự thay đổi văn hóa doanh nghiệp, hệ thống quản lý, cấu trúc tổ chức và công nghệ và quy trình. Điều đó đòi hỏi doanh nghiệp cần quản lý thay đổi khi triển khai dự án KPI để đảm bảo thành công.

Tại sao nói dự án triển khai KPI là dự án thay đổi lớn trong doanh nghiệp

Việc triển khai KPI (Key Performance Indicators – Chỉ số Hiệu suất Chính) được xem là một dự án thay đổi lớn trong doanh nghiệp vì những lý do sau:

• Thay đổi về văn hóa doanh nghiệp: KPI không chỉ là công cụ quản lý mà còn là nền tảng để thay đổi cách thức doanh nghiệp đo lường hiệu suất. Văn hóa minh bạch, chú trọng vào kết quả và trách nhiệm trở thành yếu tố cốt lõi khi áp dụng KPI. Nhân viên và quản lý sẽ phải thay đổi tư duy và thói quen làm việc, từ việc chỉ hoàn thành công việc theo quy trình sang tập trung vào các kết quả cụ thể, có thể đo lường.
• Thay đổi hệ thống quản lý: Triển khai KPI đồng nghĩa với việc thiết lập lại hệ thống quản lý mục tiêu, đánh giá và thưởng phạt. Các phòng ban và cá nhân đều cần có những chỉ số đo lường rõ ràng, gắn liền với chiến lược dài hạn của công ty. Điều này yêu cầu xây dựng một quy trình đánh giá hiệu quả công việc mới, đồng bộ từ cấp lãnh đạo xuống nhân viên.
• Tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm: Mọi cá nhân và phòng ban sẽ phải chịu trách nhiệm trực tiếp với các chỉ tiêu KPI đã đề ra. Điều này yêu cầu mức độ minh bạch cao hơn trong công việc, từ quá trình đặt mục tiêu đến đánh giá kết quả. Nhân viên không thể chỉ dựa vào công sức làm việc mà phải đạt được kết quả cụ thể, làm gia tăng sự giám sát và trách nhiệm của mỗi người.
• Thay đổi cấu trúc tổ chức: Một số doanh nghiệp sẽ cần phải thay đổi cơ cấu tổ chức để phù hợp hơn với việc triển khai KPI. Ví dụ, các bộ phận quản lý hiệu suất, phòng ban nhân sự có thể được yêu cầu hỗ trợ và theo dõi quá trình áp dụng KPI thường xuyên.
• Áp lực thay đổi công nghệ và quy trình: Để triển khai KPI một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần ứng dụng các công cụ quản lý và phần mềm hỗ trợ như phần mềm KPI hoặc hệ thống quản lý hiệu suất. Điều này đòi hỏi đầu tư về công nghệ và thời gian để đào tạo nhân viên sử dụng các công cụ mới.

Như vậy, dự án triển khai KPI không chỉ tác động đến từng cá nhân mà còn ảnh hưởng đến toàn bộ cơ cấu, quy trình và văn hóa doanh nghiệp, khiến nó trở thành một dự án thay đổi lớn và phức tạp.

Triển khai KPI đi kèm phần mềm KPI tạo ra những thay đổi tổ chức lớn hơn

Đúng vậy, khi triển khai KPI kết hợp với phần mềm quản lý KPI, những thay đổi trong doanh nghiệp thậm chí còn lớn hơn. Điều này không chỉ liên quan đến việc thiết lập các chỉ số đo lường mà còn đòi hỏi sự thay đổi toàn diện về công nghệ, quy trình và cách thức quản lý. Cụ thể:

• Thay đổi về công nghệ: Phần mềm KPI thường đi kèm với hệ thống quản lý hiệu suất, đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư về hạ tầng công nghệ. Các công cụ phần mềm giúp tự động hóa quá trình theo dõi, thu thập dữ liệu và phân tích hiệu suất. Điều này yêu cầu nhân viên phải học cách sử dụng công cụ mới và làm quen với quy trình làm việc số hóa.
• Tăng tính minh bạch và chuẩn hóa quy trình: Phần mềm KPI cho phép lưu trữ và chia sẻ dữ liệu minh bạch trên toàn hệ thống. Mọi cá nhân và phòng ban đều có thể theo dõi tiến độ và kết quả công việc, giúp chuẩn hóa quy trình đánh giá và báo cáo. Điều này tạo ra một môi trường minh bạch hơn, nơi hiệu suất được đo lường liên tục và khách quan.
• Thay đổi cách thức quản lý hiệu suất: Sử dụng phần mềm KPI cho phép doanh nghiệp theo dõi hiệu suất theo thời gian thực, không còn phụ thuộc vào các đợt đánh giá định kỳ. Điều này giúp nhà quản lý dễ dàng điều chỉnh chiến lược, phân bổ nguồn lực hoặc đưa ra quyết định ngay khi phát hiện vấn đề. Nhân viên cũng cảm thấy áp lực hơn khi mọi chỉ số đều được theo dõi chặt chẽ, buộc họ phải duy trì hiệu suất ổn định.
• Tăng khả năng phân tích dữ liệu và ra quyết định: Phần mềm KPI cung cấp công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ, từ đó giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá hiệu suất, nhận diện xu hướng và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác. Việc này tạo ra một thay đổi lớn trong cách thức ra quyết định, giảm bớt dựa vào trực giác mà tập trung vào dữ liệu.
• Thay đổi quy trình đánh giá nhân viên: Với phần mềm KPI, quy trình đánh giá trở nên chi tiết và minh bạch hơn nhờ các báo cáo tự động và dữ liệu chính xác. Nhà quản lý có thể xem xét hiệu suất của nhân viên trên nhiều khía cạnh, từ chỉ tiêu đạt được đến tiến độ và thời gian hoàn thành công việc. Điều này có thể dẫn đến sự thay đổi trong cách phân bổ phần thưởng, thăng tiến hay quyết định sa thải.
• Tăng cường sự liên kết chiến lược: Phần mềm KPI thường có khả năng liên kết các chỉ số KPI với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi hoạt động của các phòng ban và cá nhân đều hướng tới các mục tiêu chung. Nó đòi hỏi một sự thay đổi trong cách lập kế hoạch và theo dõi mục tiêu, từ ngắn hạn đến dài hạn.
• Thúc đẩy văn hóa làm việc theo dữ liệu: Phần mềm KPI giúp tạo ra môi trường làm việc dựa trên dữ liệu, nơi mà hiệu suất và kết quả được đo lường chính xác, không còn phụ thuộc vào cảm tính. Điều này tạo ra áp lực cho nhân viên và nhà quản lý, buộc họ phải thích nghi với tư duy làm việc theo kết quả và dữ liệu.

Như vậy, khi triển khai KPI kết hợp với phần mềm, doanh nghiệp không chỉ đối mặt với những thay đổi về quản lý và đánh giá hiệu suất mà còn phải thích nghi với những thay đổi về công nghệ, quy trình làm việc và văn hóa dữ liệu. Điều này tạo ra sự chuyển đổi mạnh mẽ và sâu rộng hơn trong toàn bộ hệ thống quản lý.

Ý nghĩa của việc quản lý sự thay đổi trong việc triển khai KPI tại doanh nghiệp

Áp dụng mô hình quản lý sự thay đổi để quản lý thay đổi trong dự án KPI

Để quản lý thay đổi hiệu quả trong dự án triển khai KPI, có thể áp dụng một số mô hình quản lý sự thay đổi phổ biến. Trong đó, hai mô hình thường được sử dụng nhất là ADKAR và Kotter’s 8-Step Change Model. Dưới đây là tóm tắt về từng mô hình và lý do tại sao chúng phù hợp với dự án KPI.

Mô hình ADKAR

Mô hình ADKAR do Prosci phát triển, tập trung vào việc thay đổi từng cá nhân, từ đó dẫn đến thành công trong tổ chức. ADKAR là viết tắt của 5 yếu tố chính: Awareness (Nhận thức), Desire (Mong muốn), Knowledge (Kiến thức), Ability (Khả năng), và Reinforcement (Củng cố). Đây là một mô hình lý tưởng cho việc triển khai KPI vì nó tập trung vào việc chuẩn bị tâm lý và kỹ năng cho từng cá nhân, giúp đảm bảo quá trình thay đổi diễn ra suôn sẻ.

• Awareness: Giúp nhân viên hiểu rõ lý do tại sao doanh nghiệp cần triển khai KPI. Giải thích rõ lợi ích và sự cần thiết của việc đo lường hiệu suất để tạo động lực thay đổi.
• Desire: Xây dựng sự mong muốn tham gia vào quá trình thay đổi bằng cách cho thấy rằng KPI không chỉ có lợi cho doanh nghiệp mà còn giúp mỗi cá nhân cải thiện hiệu suất và thăng tiến trong sự nghiệp.
• Knowledge: Cung cấp đào tạo về cách sử dụng hệ thống KPI, hiểu rõ các chỉ số và quy trình đánh giá. Điều này bao gồm hướng dẫn cách thức thiết lập và theo dõi chỉ tiêu.
• Ability: Đảm bảo rằng nhân viên có khả năng áp dụng kiến thức vào thực tế. Điều này có thể được thực hiện thông qua các khóa đào tạo thực hành, hỗ trợ kỹ thuật và giám sát trong giai đoạn đầu.
• Reinforcement: Duy trì sự thay đổi bằng cách thiết lập các quy trình theo dõi, đánh giá thường xuyên và cung cấp các phần thưởng, khuyến khích cho những nhân viên đạt được kết quả tốt.

Lợi ích của mô hình ADKAR:

• Dễ dàng áp dụng trong các dự án thay đổi liên quan đến con người và hệ thống, như triển khai KPI.
• Tập trung vào từng cá nhân, giúp giảm sự kháng cự và tăng cường sự tham gia của nhân viên.
• Tạo điều kiện để đào tạo và phát triển nhân viên song song với quá trình thay đổi.

Mô hình Kotter’s 8-Step Change Model

Đây là mô hình gồm 8 bước do John Kotter phát triển, thường được áp dụng cho các thay đổi lớn trong tổ chức. Mô hình này phù hợp với các dự án triển khai KPI vì nó tập trung vào việc xây dựng nền tảng vững chắc cho sự thay đổi và tạo ra động lực trong suốt quá trình.

• Step 1: Tạo cảm giác cấp bách (Create a sense of urgency): Thuyết phục lãnh đạo và nhân viên về tầm quan trọng của KPI và lý do tại sao doanh nghiệp cần thay đổi cách đo lường hiệu suất ngay lập tức.
• Step 2: Tạo liên minh lãnh đạo (Build a guiding coalition): Thành lập một nhóm lãnh đạo cấp cao và quản lý có ảnh hưởng để thúc đẩy dự án KPI. Nhóm này sẽ giúp tạo ra sự đồng thuận và hỗ trợ từ các phòng ban.
• Step 3: Xây dựng tầm nhìn và chiến lược (Form a vision for change): Định rõ mục tiêu dài hạn của việc triển khai KPI và xây dựng chiến lược để đạt được mục tiêu đó. Điều này giúp mọi người hiểu rõ hướng đi của doanh nghiệp.
• Step 4: Truyền thông tầm nhìn (Communicate the vision): Truyền đạt tầm nhìn và chiến lược triển khai KPI một cách liên tục và rõ ràng đến tất cả nhân viên, đảm bảo rằng mọi người hiểu rõ vai trò của mình trong quá trình này.
• Step 5: Trao quyền cho nhân viên (Empower broad-based action): Loại bỏ các rào cản, cung cấp các công cụ và đào tạo cần thiết để nhân viên có thể thực hiện tốt các chỉ tiêu KPI của mình.
• Step 6: Tạo ra các thắng lợi ngắn hạn (Generate short-term wins): Đặt ra các mục tiêu nhỏ trong quá trình triển khai KPI để dễ dàng đạt được và tạo động lực cho các bước tiếp theo.
• Step 7: Hợp nhất các thành tựu (Consolidate gains and produce more change): Tiếp tục đẩy mạnh dự án sau khi đạt được các kết quả ban đầu, củng cố và mở rộng thay đổi ra toàn bộ tổ chức.
• Step 8: Thay đổi văn hóa doanh nghiệp (Anchor new approaches in the culture): Đảm bảo KPI trở thành một phần văn hóa của doanh nghiệp, bao gồm việc tích hợp KPI vào các quy trình hàng ngày và chiến lược dài hạn.

Lợi ích của mô hình Kotter:

• Cung cấp lộ trình rõ ràng cho sự thay đổi, giúp quản lý dự án triển khai KPI theo từng giai đoạn cụ thể.
• Tạo ra cảm giác cấp bách, từ đó giúp doanh nghiệp đẩy nhanh tiến độ triển khai và giảm thiểu thời gian trì hoãn.
• Tăng cường sự tham gia và ủng hộ từ các lãnh đạo cấp cao, tạo nên động lực mạnh mẽ cho toàn bộ doanh nghiệp.

Cả hai mô hình ADKAR và Kotter’s 8-Step Change Model đều phù hợp cho việc quản lý thay đổi trong dự án triển khai KPI. Nếu doanh nghiệp cần tập trung vào việc thay đổi nhận thức và hành vi của từng cá nhân, mô hình ADKAR sẽ là lựa chọn phù hợp. Còn nếu doanh nghiệp cần một lộ trình rõ ràng với sự tham gia của nhiều cấp lãnh đạo và nhân viên, mô hình Kotter có thể giúp đẩy mạnh thay đổi nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Tùy thuộc vào quy mô và mục tiêu cụ thể của dự án KPI, doanh nghiệp có thể chọn hoặc kết hợp cả hai mô hình để đảm bảo quá trình quản lý thay đổi thành công.