Quản lý nguồn nhân lực – 7 điều cơ bản mọi chuyên gia nhân sự nên biết

Last updated on 7 September, 2023

Con người là yếu tố quan trọng cho sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Hiệu suất của nhân viên có thể là một rủi ro hoặc tài sản cho một công ty. Với tư cách là một chuyên gia nhân sự, bạn sẽ đóng vai trò then chốt trong việc xác định mức độ thành công của công ty. Quản lý nguồn nhân lực (HRM) tốt là điều cần thiết cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích những điều cơ bản của Quản lý nguồn nhân lực.

Chúng tôi sẽ bắt đầu với một mô tả ngắn gọn về HRM và HR. Sau đó, chúng tôi sẽ đi sâu vào bảy điều cơ bản để hiểu hơn về vai trò của HR. Chúng tôi sẽ kết thúc với một số thông tin về thuật ngữ kỹ thuật, chẳng hạn như HRIS.

Quản lý nguồn nhân lực là gì?

Hãy bắt đầu với một định nghĩa ngắn gọn. Quản lý nguồn nhân lực (HRM) là quá trình quản lý con người để đạt được hiệu suất tốt hơn.

Ví dụ

Khi tuyển dụng nhân viên, bạn sẽ tìm kiếm những người phù hợp với văn hóa của công ty. Vì khi đó, họ sẽ cảm thấy hạnh phúc, ở lại lâu hơn và làm việc hiệu quả hơn.

Một ví dụ khác là sự tương tác. Nhân viên tương tác tích cực sẽ làm việc hiệu quả hơn, mang lại chất lượng công việc cao hơn. Xa hơn, một nhân viên có thái độ tích cực cũng khiến khách hàng hài lòng hơn. Điều này có nghĩa là nếu chúng ta có thể tìm cách khiến nhân viên tham gia vào công việc một cách tích cực hơn, chúng ta sẽ giúp ích cho công ty.

Bộ phận nhân sự cung cấp kiến ​​thức và công cụ; đào tạo và tư vấn pháp lý; quản trị hành chính và quản lý nhân tài; điều này rất quan trọng để duy trì và phát triển một công ty.

Đây là ý nghĩa cốt lõi của Quản lý nguồn nhân lực – tối ưu hóa hiệu suất của công ty thông qua quản lý nguồn nhân lực tốt hơn. Câu hỏi tiếp theo là những Nguồn nhân lực này là ai?

Nguồn nhân lực là gì?

Có thể cảm thấy hơi kỳ lạ khi gọi con người là “nguồn nhân lực”. Nguồn nhân lực bao gồm những người trong một/ nhiều vai trò đóng góp vào hoạt động của tổ chức.

Những người này tạo nên lực lượng lao động của công ty. Ví dụ, họ có thể là nhân viên thường xuyên; nhưng cũng có thể là nhân viên làm việc dưới dạng hợp đồng ngắn hạn cho dự án cụ thể. Đặc biệt với sự gia tăng của nền kinh tế đang làm việc tự do, ngày càng có nhiều người bắt đầu làm việc cho một tổ chức trên cơ sở hợp đồng mà không có hợp đồng lao động truyền thống.

Những người này bao gồm:

• Người làm công việc độc lập;
• Người lao động do các công ty hợp đồng cung cấp;
• Người lao động theo yêu cầu;
• Người lao động của các công ty cung cấp dịch vụ tạm thời.

Một nhà thầu độc lập có thể ký hợp đồng nhiều năm tại cùng một tổ chức. Còn một nhân viên đại lý có thể làm việc tại 20 công ty khác nhau trong suốt một năm. Bởi vì những người này đều tham gia vào công ty ở một mức độ khác nhau, nên cách họ được quản lý và tham gia vào tổ chức cũng phải khác nhau.

Ngoài ra, ngày càng có những yếu tố không phải người tham gia vào công việc tại công ty.

Trong trường hợp này, chúng ta đang nói về sự gia tăng của quá trình tự động hóa. Các robot ngày càng tham gia vào công việc hàng ngày. Sự tương tác giữa con người và máy trở nên quan trọng đối với sự thành công của tổ chức. Mặc dù những thiết bị này không được coi là ‘nguồn nhân lực’, nhưng chúng ta có lý do để xem xét rằng chúng nên được bao gồm một cách nào đó vì chúng là một phần của lực lượng lao động.

Bảy điều cơ bản về nhân sự

Một số yếu tố được coi là nền tảng cho các chính sách quản lý nguồn nhân lực hiệu quả. Những nền tảng này là:

1. Tuyển dụng & lựa chọn
2. Quản lý hiệu suất
3. Học tập & phát triển
4. Kế hoạch kế nhiệm
5. Chế độ lương thưởng và phúc lợi
6. Hệ thống thông tin nguồn nhân lực
7. Dữ liệu và phân tích nhân sự

7 điều cơ bản của HR

Trong phần sau, chúng ta sẽ lần lượt đề cập đến những điều cơ bản về nhân sự này.

1. Tuyển dụng & lựa chọn

Tuyển dụng và lựa chọn được cho là những yếu tố dễ thấy nhất của HR. Tất cả chúng ta đều nhớ buổi phỏng vấn đầu tiên của mình, phải không?

Tìm kiếm và chọn ra ứng viên đến làm việc là trách nhiệm chính của bộ phận nhân sự. Con người là huyết mạch của tổ chức nên tìm ra người phù hợp nhất là nhiệm vụ quan trọng.

Yêu cầu tuyển dụng mới thường bắt đầu khi một công việc mới được tạo hoặc một công việc hiện tại mở ra. Người quản lý trực tiếp gửi bản mô tả công việc cho HR và HR bắt đầu tìm ứng viên. Trong quá trình này, HR có thể sử dụng các công cụ tuyển chọn khác nhau để tìm ra người phù hợp nhất cho công việc. Chúng bao gồm các cuộc phỏng vấn, đánh giá khác nhau, kiểm tra tài liệu tham khảo và các phương pháp tuyển dụng khác.

Đôi khi, khi có nhiều ứng viên, HR có thể triển khai các công cụ tuyển chọn trước. Những công cụ này giúp phân loại ứng viên cho đến khi tìm được những ứng viên phù hợp. Các ứng viên thành công sau đó tiếp tục vào vòng tiếp theo, nơi họ được phỏng vấn và nhận được đánh giá chuyên sâu hơn.

Tuyển dụng & lựa chọn

2. Quản lý hiệu suất

Khi nhân viên gia nhập công ty, quản lý hiệu suất trở nên quan trọng. Quản lý hiệu suất là một trong những khái niệm cơ bản của HR. Nó liên quan đến việc giúp mọi người trở thành phiên bản tốt nhất của chính họ trong công việc. Từ đó, nâng cao hiệu suất kinh doanh của công ty.

Thông thường, nhân viên có một danh sách công việc mà họ cần phải hoàn thành. Quản lý hiệu suất là một cấu trúc cho phép nhân viên nhận phản hồi về hiệu suất của họ. Điều này sẽ giúp nhân viên biết và cố gắng đạt được hiệu suất tốt nhất của họ.

Ví dụ là đánh giá hiệu suất trực tiếp chính thức, công cụ phản hồi 360 độ cũng tính đến đánh giá của đồng nghiệp, khách hàng và các mối quan hệ khác cũng như phản hồi không chính thức hơn.

Thông thường, các công ty làm việc với chu kỳ quản lý hiệu suất hàng năm. Việc này bao gồm lập kế hoạch, giám sát, đánh giá và khen thưởng hiệu suất của nhân viên. Kết quả của quá trình này cho phép phân loại nhân viên theo hiệu suất cao so với hiệu suất thấp; tiềm năng cao so với tiềm năng thấp.

Quản lý hiệu suất thành công là trách nhiệm được chia sẻ giữa bộ phận nhân sự và ban quản lý, nơi mà người quản lý trực tiếp sẽ dẫn đầu và bộ phận nhân sự hỗ trợ. Quản lý hiệu suất tốt là rất quan trọng. Nhân viên được trao quyền để phát huy hết khả năng của họ; nâng cao hiệu quả, tính bền vững và tỷ suất lợi nhuận của doanh nghiệp. Những nhân viên liên tục làm việc kém hiệu quả có thể không phù hợp với vai trò của họ hoặc văn hóa công ty. Những nhân viên này có thể cần phải sa thải.

Đây cũng là một trong những trách nhiệm cơ bản của HR.

Quản lý hiệu suất

3. Học tập & phát triển

Con người là sản phẩm của trải nghiệm sống; đất nước, thời đại mà họ lớn lên; và một loạt các ảnh hưởng văn hóa. Trong HR, học tập và phát triển đảm bảo rằng nhân viên thích ứng với những thay đổi trong quy trình, công nghệ và những thay đổi về xã hội hoặc luật pháp.

Học hỏi và phát triển giúp nhân viên trau dồi và nâng cao kỹ năng. Học tập & Phát triển (L&D) được dẫn dắt bởi phòng Nhân sự, và các chính sách tốt có thể rất hữu ích trong việc thúc đẩy tổ chức hướng tới các mục tiêu dài hạn. Một trong những xu hướng nhân sự của năm 2023 là đưa việc học vào công việc hàng ngày và giúp nhân viên phát triển các kỹ năng mềm cùng kỹ năng cứng phù hợp với mục tiêu của tổ chức.

Nhiều tổ chức có ngân sách được xác định trước cho L&D. Ngân sách này sau đó được phân bổ cho các nhân viên, trong đó các học viên, nhà lãnh đạo tương lai và những người có tiềm năng cao thường nhận được nhiều cơ hội đào tạo hơn những người khác. Ban đầu, các cá nhân có thể vào một công ty với kiến ​​thức và kinh nghiệm rất khác nhau. L&D cung cấp cho nhân viên cách để thu hẹp khoảng cách kỹ năng và phát triển thành các nhà lãnh đạo. Một mô hình nổi tiếng kết nối quản lý hiệu suất với các hoạt động L&D là 9 box grid. Dựa trên đánh giá hiệu suất và tiềm năng của mọi người, bộ phận nhân sự cùng với các nhà quản lý có thể đề xuất các kế hoạch phát triển khác nhau.

Học tập & phát triển

4. Kế hoạch kế nhiệm

Lập kế hoạch kế nhiệm là quá trình lập kế hoạch dự phòng trong trường hợp nhân viên chủ chốt rời công ty. Ví dụ, nếu một nhà quản lý cấp cao quan trọng nghỉ việc, việc chuẩn bị sẵn người thay thế sẽ đảm bảo tính liên tục và có thể tiết kiệm chi phí một cách đáng kể.

Lập kế hoạch kế nhiệm thường dựa trên xếp hạng hiệu suất và nỗ lực L&D. Điều này dẫn đến việc tạo ra một “phễu nhân tài”. Đây là nhóm ứng viên đủ tiêu chuẩn và sẵn sàng đảm nhận các vị trí (cấp cao) trong trường hợp có người rời đi. Xây dựng và nuôi dưỡng hệ thống này là chìa khóa để quản lý con người một cách hiệu quả.

Kế hoạch kế nhiệm

5. Chế độ lương thưởng và phúc lợi

Một trong những vấn đề cơ bản về nhân sự là chế độ lương thưởng và phúc lợi. Chế độ lương thưởng công bằng là chìa khóa trong việc thúc đẩy và giữ chân nhân viên. Một trong những nguyên tắc cơ bản của quản lý nguồn nhân lực liên quan đến việc trả lương là đảm bảo tính công bằng.

Đưa ra mức lương phù hợp là một phần quan trọng để thu hút nhân tài tốt nhất. Tuy nhiên, điều này phải được cân bằng với ngân sách và tỷ suất lợi nhuận của công ty. Phòng nhân sự nên theo dõi việc tăng lương và đặt ra các tiêu chuẩn xứng đáng. Đôi khi, HR cũng có thể thực hiện kiểm toán tiền lương.

Lương thưởng bao gồm sơ cấp và thứ cấp. Lương thưởng sơ cấp liên quan đến tiền lương được trả trực tiếp cho công việc. Ở đây thường là tiền lương hàng tháng và đôi khi là tiền lương dựa trên hiệu suất. Lương thưởng thứ cấp là tất cả các phần thưởng phi tiền tệ. Điều này có thể bao gồm ngày nghỉ; thời gian làm việc linh hoạt; lương hưu; phương tiện đi lại; máy tính xách tay,…

Mục tiêu ở đây là thưởng cho mọi người theo cách sẽ thúc đẩy họ.

Chế độ lương thưởng và phúc lợi

6. Hệ thống thông tin nguồn nhân lực

Hai vấn đề cơ bản cuối cùng về HR là công cụ để làm HR tốt hơn. Đầu tiên là Hệ thống thông tin nguồn nhân lực, hay HRIS. HRIS hỗ trợ tất cả các nền tảng mà chúng ta đã thảo luận ở trên.

Ví dụ: để tuyển dụng và lựa chọn, các chuyên gia nhân sự thường sử dụng Hệ thống Theo dõi Ứng viên (ATS) để theo dõi các ứng viên và người được tuyển dụng. Đối với quản lý hiệu suất, một hệ thống quản lý hiệu suất được sử dụng để theo dõi các mục tiêu cá nhân và đưa ra xếp hạng hiệu suất.

Trong L&D, Hệ thống quản lý học tập (LMS) được sử dụng để phân phối nội dung trong nội bộ. Các hệ thống nhân sự khác được sử dụng để theo dõi ngân sách và phê duyệt đào tạo.

Các chuyên gia thường sử dụng hệ thống trả lương và cũng có các công cụ kỹ thuật số cho phép lập kế hoạch kế nhiệm hiệu quả.

Tất cả các chức năng này thường có thể được thực hiện trong một hệ thống duy nhất – HRIS. Tuy nhiên, đôi khi, việc quản lý các chức năng này được chia thành các hệ thống nhân sự khác nhau.

Điểm mấu chốt ở đây là có một yếu tố kỹ thuật đáng kể khi làm việc trong lĩnh vực HR. Đó là lý do tại sao chúng ta cần đề cập đến HRIS khi nói về những điều cơ bản về HR.

Hệ thống thông tin nguồn nhân lực

7. Dữ liệu và phân tích nhân sự

Nguyên tắc cơ bản cuối cùng về nhân sự xoay quanh dữ liệu và phân tích. Trong nửa thập kỷ qua, HR đã có một bước nhảy vọt lớn để trở thành một lĩnh vực có sự định hướng dữ liệu mạnh mẽ hơn.

Hệ thống thông tin nguồn nhân lực về cơ bản là một hệ thống nhập dữ liệu. Dữ liệu trong các hệ thống này có thể giúp đưa ra quyết định tốt hơn và sáng suốt hơn.

Một cách dễ dàng để theo dõi dữ liệu quan trọng là thông qua các chỉ số hoặc chỉ số hiệu suất nguồn nhân lực (HR metrics hoặc HR KPIs). Đây là những phép đo cụ thể trả lời cách một công ty đang thực hiện trên một phép đo nhất định. Điều này được gọi là báo cáo nhân sự.

Báo cáo này tập trung vào tình trạng hiện tại và quá khứ của tổ chức. Sử dụng phân tích nhân sự, HR cũng có thể đưa ra dự đoán. 

Ví dụ:

• Nhu cầu về lực lượng lao động,
• Ý định nghỉ việc của nhân viên,
• Tác động của trải nghiệm ứng viên (tuyển dụng) đối với sự hài lòng của khách hàng.

Bằng cách tích cực đo lường và xem xét dữ liệu này, HR có thể đưa ra nhiều quyết định dựa trên dữ liệu hơn. Những quyết định này thường khách quan hơn, giúp dễ dàng tìm kiếm sự hỗ trợ từ quản lý hơn.

Dữ liệu và phân tích nhân sự

Phần kết luận

Bây giờ bạn đã biết 7 điều cơ bản về Quản lý nguồn nhân lực. Không có nguyên tắc cơ bản về nhân sự nào là độc lập. Tất cả chúng đều tương tác và ảnh hưởng lẫn nhau. Hãy nghĩ về 7 điều cơ bản này như các khối xây dựng – việc quản lý tốt từng yếu tố cơ bản sẽ góp phần tạo nên sức mạnh của yếu tố tiếp theo. Nói chung, các nguyên tắc cơ bản về nhân sự này cho phép lực lượng lao động không chỉ hoạt động tốt hơn mà còn hoạt động ở mức tốt nhất.

Có rất nhiều điều để tìm hiểu khi nói đến nhân sự. Để đọc thêm về nhân sự nâng cao, hãy xem các bài viết của chúng tôi về các phương pháp hay nhất về nhân sự; quản lý nhân tài; trải nghiệm nhân viên và đổi mới nhân sự.

Câu hỏi thường gặp

Quản lý nguồn nhân lực là gì?

Quản lý nguồn nhân lực, hay HRM, là quản lý con người để đạt được hiệu suất tốt hơn. Đó là về việc tối ưu hóa hiệu suất của công ty thông qua quản lý nguồn nhân lực.

Nguồn nhân lực là gì?

Nguồn nhân lực là tất cả những người làm việc, đóng góp cho tổ chức với khả năng khác nhau. Những người này có thể là nhân viên (toàn thời gian); nhà thầu; dịch giả tự do hoặc bất kỳ loại công nhân tạm thời nào khác.

Những vấn đề cơ bản của quản lý nguồn nhân lực là gì?

• Tuyển dụng & lựa chọn
• Quản lý hiệu suất
• Học tập & phát triển
• Kế hoạch kế nhiệm
• Chế độ lương thưởng và phúc lợi
• Hệ thống thông tin nguồn nhân lực
• Dữ liệu và phân tích nhân sự

7 điều này được coi là nền tảng để quản lý nguồn nhân lực hiệu quả.

OCD biên dịch

Nguồn: 7 Human Resource Management Basics Every HR Professional Should Know