Phần mềm quản trị doanh nghiệp là gì?

Last updated on 16 October, 2024

Trong thời đại mới, các doanh nghiệp có vai trò rất lớn trong việc thúc đẩy và định hình sức mạnh của nền kinh tế quốc gia. Làm thế nào để doanh nghiệp có thể đứng vững và có những bước phát triển mang tính đột phá? Yếu tố đầu tiên mà các doanh nghiệp ngày nay cần đến chính là một giải pháp hữu hiệu của công nghệ số – “Phần mềm quản trị trong doanh nghiệp ERP”.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp là gì?

Phần mềm quản trị trong doanh nghiệp (ERP – Enterprise resource planning) là một hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một kiến trúc tổng thể tất cả hoạt động trong doanh nghiệp. Với sự hỗ trợ của máy tính, doanh nghiệp có thể tự động hóa thực hiện các quy trình quản trị chủ chốt, như: kế toán, phân tích tài chính, quản trị mua bán sản phẩm, hoạch định sản xuất, hậu cần hay quản lý quan hệ với khách hàng,…

Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và bài bản hơn. Bằng cách tập trung, đồng nhất và bảo mật thông tin, tự động hóa các quy trình và tạo ra các xu hướng dễ hiểu. Đồng thời, ERP còn lưu trữ, phân tích và cung cấp những dữ liệu chính xác, hỗ trợ doanh nghiệp đảm bảo phân bổ hiệu quả các nguồn lực nội tại. Từ đó, phần mềm quản trị  ERP trở thành công cụ hữu hiệu, mang lại nhiều lợi ích cho hoạt động hàng ngày và lập kế hoạch dài hạn hiệu quả hơn trong doanh nghiệp.

Phần mềm quản trị trong doanh nghiệp có cấu trúc như thế nào?

Đặc trưng của phần mềm quản trị trong doanh nghiệp ERP là có cấu trúc phân hệ (module). Đây là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng, lưu trữ và cung cấp số liệu của nhiều hoạt động khác nhau. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập. Nhưng do bản chất “tập trung và đồng nhất” của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn.

Các phân hệ cơ bản của một phần mềm quản trị trong doanh nghiệp ERP điển hình bao gồm:

• Tài chính – Kế toán
• Mua bán hàng hóa
• Sản xuất – Hậu cần
• Tiếp thị – bán hàng
• Quản lý nhân sự và trả lương
• Quản lý quan hệ với khách hàng, cổ đông và công chúng.

ERP mang lại những lợi ích gì?

• Tập trung và đồng nhất dữ liệu

Phần mềm quản trị ERP tập trung và đồng nhất mọi dữ liệu trong doanh nghiệp. Từ đó, xây dựng nền tảng thông tin xuyên suốt. Điều này không chỉ tạo dựng sợi dây liên kết giữa các phòng ban trong doanh nghiệp, giảm thiểu các chi phí, thủ tục hành chính phức tạp. Mà còn cung cấp các dữ liệu quản trị cần thiết, kịp thời và đáng tin cậy để ban lãnh đạo dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin, đưa ra những quyết định đúng đắn, nhanh hơn và tốt hơn. 

• Công tác tài chính – kế toán chính xác hơn

Phần mềm quản trị trong doanh nghiệp ERP giúp giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải khi hạch toán thủ công. Phân hệ kế toán của hệ thống này cũng hỗ trợ các nhân viên kiểm toán nội bộ và các quản lý cao cấp có thể kiểm tra tính chính xác của tài khoản một cách nhanh chóng và dễ dàng.

• Tăng hiệu quả sản xuất

Phần mềm quản trị trong doanh nghiệp cung cấp hệ thống dữ liệu đồng nhất và đáng tin cậy, giúp nâng cao hiệu quả của công tác hoạch định và quản lý sản xuất, qua việc nhận dạng và loại bỏ những yếu tố thừa trong toàn bộ quy trình. Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng hệ thống ERP sẽ giúp giảm chi phí, tăng hiệu quả sản xuất và nâng cao sức cạnh tranh cho sản phẩm.

• Quản lý nhân sự hiệu quả hơn

Hệ thống quản trị ERP sắp xếp hợp lý mọi quy trình làm việc trên một hệ thống vận hành đồng nhất. Đảm bảo nhiệm vụ các bộ phận không bao giờ bị xung đột hoặc trùng lặp. Bằng cách chuyên môn hóa từng bộ phận, sẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân sự. Đồng thời, ứng dụng phần mềm quản trị trong doanh nghiệp ERP còn tiết kiệm chi phí quản lý và giảm thiểu các sai sót, gian lận trong hệ thống lương.

• Công cụ xử lý, phân tích và bảo mật thông tin

ERP là công cụ hữu hiệu để liên tục cập nhật các thông tin từ mỗi phân hệ riêng biệt vào một hệ thống cơ sở quản lý chung, giúp các bộ phận có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng. Từ đó, không chỉ xử lý khối lượng lớn các thông tin giao dịch hàng ngày mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng. Và quan trọng là, các thông tin này đều được mã hóa với khả năng bảo mật dữ liệu cao, đảm bảo các bí mật kinh doanh luôn được an toàn tuyệt đối.

Một số phần mềm quản trị doanh nghiệp phổ biến hiện nay

Sử dụng phần mềm quản trị ERP là xu hướng quản lý và vận hành bộ máy doanh nghiệp hiện đại. Trên thị trường Việt Nam hiện này có thể kể đến những phần mềm phổ biến như:

1. Phần mềm quản trị doanh nghiệp AMIS.VN, đến từ nhà phát triển uy tín trong nước – Công ty cổ phần MISA
2. Phần mềm quản trị doanh nghiệp OpenERP, sản xuất bởi Công ty CRMVIET
3. Phần mềm quản trị doanh nghiệp DigiiMS, sản phẩm quản lý thông minh và toàn diện được cung cấp bởi Công ty Giải pháp Công nghệ OOC
4. Phần mềm quản trị doanh nghiệp OpenBravo của Công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO
5. Phần mềm quản trị doanh nghiệp Compiere, đến từ Tập đoàn Aptean

Đưa phần mềm quản trị ERP vào bộ máy vận hành trong doanh nghiệp là một quá trình thay đổi lớn. Doanh nghiệp cần bắt đầu triển khai từ chính các vấn đề nghiệp vụ bên trong. Hiểu đúng nguồn gốc của vấn đề và nhìn được xu hướng phát triển của giải pháp công nghệ là tiền đề để doanh nghiệp đưa ra lựa chọn đúng đắn. Đó chính là điểm khởi đầu cho những dự án thành công.

Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC

Tham khảo bài viết

Tầm quan trọng của phần mềm ERP trong doanh nghiệp năm 2019

OOC cung cấp phần mềm quản trị doanh nghiệp DigiiMS cho Vinalines