Outsourcing (Thuê ngoài) là gì? Lợi ích của outsourcing

Last updated on 24 September, 2024

Outsourcing (thuê ngoài) là quá trình mà một tổ chức hoặc doanh nghiệp chuyển giao một phần công việc hoặc các chức năng cụ thể cho bên thứ ba bên ngoài, thay vì thực hiện công việc đó nội bộ. Mục đích của việc thuê ngoài thường là để giảm chi phí, tăng hiệu quả, hoặc tập trung vào các lĩnh vực cốt lõi của doanh nghiệp.

Outsourcing (Thuê ngoài) là gì?

Outsourcing (thuê ngoài) là quá trình mà một tổ chức hoặc doanh nghiệp chuyển giao một phần công việc hoặc các chức năng cụ thể cho bên thứ ba bên ngoài, thay vì thực hiện công việc đó nội bộ. Mục đích của việc thuê ngoài thường là để giảm chi phí, tăng hiệu quả, hoặc tập trung vào các lĩnh vực cốt lõi của doanh nghiệp.

Các lĩnh vực thường được thuê ngoài bao gồm:

1. Dịch vụ IT: Phát triển phần mềm, bảo trì hệ thống, lưu trữ dữ liệu.
2. Dịch vụ khách hàng: Trung tâm gọi điện, hỗ trợ kỹ thuật.
3. Kế toán và tài chính: Xử lý bảng lương, kiểm toán.
4. Marketing: Quản lý truyền thông xã hội, quảng cáo.
5. Sản xuất: Gia công sản phẩm hoặc linh kiện.

Việc thuê ngoài có thể giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng chi phí và tăng cường sự linh hoạt trong hoạt động, nhưng cũng cần cân nhắc đến các rủi ro như mất kiểm soát chất lượng và bảo mật thông tin.

Lợi ích của outsourcing (thuê ngoài)

Outsourcing (thuê ngoài) mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Giảm chi phí: Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí hoạt động bằng cách thuê ngoài cho những dịch vụ hoặc chức năng không cốt lõi, giảm chi phí nhân sự và cơ sở hạ tầng.
• Tập trung vào lĩnh vực cốt lõi: Bằng cách chuyển giao các công việc phụ trợ, doanh nghiệp có thể tập trung vào các hoạt động chính và phát triển chiến lược kinh doanh.
• Tiếp cận chuyên môn: Thuê ngoài cho phép doanh nghiệp tiếp cận với những chuyên gia và dịch vụ chuyên môn mà họ không có sẵn trong nội bộ.
• Tăng cường linh hoạt: Doanh nghiệp có thể điều chỉnh quy mô hoạt động nhanh chóng mà không phải đầu tư lớn vào tài nguyên nội bộ.
• Cải thiện chất lượng dịch vụ: Các nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp thường có kinh nghiệm và công nghệ tiên tiến hơn, giúp nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Giảm rủi ro: Phân chia rủi ro giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp dịch vụ, đặc biệt là trong các lĩnh vực như công nghệ thông tin và an ninh mạng.
• Khả năng mở rộng: Doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô mà không gặp phải những rắc rối liên quan đến nhân sự và quy trình nội bộ.
• Cải thiện thời gian phản hồi: Các nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp thường có khả năng đáp ứng nhanh chóng hơn, giúp doanh nghiệp cải thiện thời gian phục vụ khách hàng.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần quản lý và giám sát mối quan hệ với các nhà cung cấp để đảm bảo đạt được những lợi ích này.

Hạn chế của outsourcing

Outsourcing (thuê ngoài) cũng có những hạn chế mà doanh nghiệp cần cân nhắc, bao gồm:

• Mất kiểm soát: Khi chuyển giao công việc cho bên ngoài, doanh nghiệp có thể mất kiểm soát đối với chất lượng, quy trình và thời gian thực hiện.
• Rủi ro về bảo mật thông tin: Chia sẻ dữ liệu nhạy cảm với bên thứ ba có thể tăng nguy cơ lộ thông tin và vi phạm bảo mật.
• Chi phí tiềm ẩn: Mặc dù có thể tiết kiệm chi phí, nhưng nếu không quản lý chặt chẽ, chi phí thuê ngoài có thể tăng lên do các khoản phí ẩn hoặc phát sinh.
• Độ phụ thuộc vào nhà cung cấp: Doanh nghiệp có thể trở nên phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ, điều này có thể gây rủi ro nếu nhà cung cấp không đáp ứng được yêu cầu hoặc gặp vấn đề.
• Khó khăn trong giao tiếp: Việc làm việc với các đối tác bên ngoài, đặc biệt là ở những khu vực khác nhau về văn hóa hoặc ngôn ngữ, có thể dẫn đến hiểu lầm và giao tiếp kém.
• Khó khăn trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Việc thuê ngoài có thể gây khó khăn cho việc duy trì và phát triển văn hóa doanh nghiệp, vì nhân viên bên ngoài có thể không hòa nhập được với văn hóa và giá trị của công ty.
• Thay đổi về nhân sự: Việc thay đổi đối tác cung cấp dịch vụ có thể gây ra gián đoạn trong công việc và làm mất đi sự ổn định.
• Giảm tinh thần làm việc của nhân viên: Nhân viên nội bộ có thể cảm thấy lo lắng về công việc của họ hoặc bị demotivated khi thấy rằng công việc của họ đang bị thuê ngoài.

Tóm lại, mặc dù outsourcing có nhiều lợi ích, nhưng doanh nghiệp cũng cần xem xét các rủi ro và hạn chế để đưa ra quyết định phù hợp.

So sánh thuê ngoài (outsourcing) và tự làm (in-house)

Bảng này giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ hơn về ưu và nhược điểm của việc thuê ngoài so với tự làm trong các chức năng khác nhau.

Những mảng chức năng nào nên thuê ngoài

Khi quyết định thuê ngoài, doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ lưỡng về các mảng hoạt động mà họ có thể thuê ngoài cũng như những mảng không nên. Dưới đây là một số gợi ý:

Nên thuê ngoài

• Dịch vụ IT: Bao gồm phát triển phần mềm, quản lý hạ tầng công nghệ thông tin, bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật. Nhiều doanh nghiệp cũng sử dụng phần mềm thuê ngoài như phần mềm KPI, phần mềm quản lý tài liệu…
• Dịch vụ khách hàng: Các trung tâm hỗ trợ khách hàng, tổng đài điện thoại, dịch vụ chat trực tuyến.
• Kế toán và tài chính: Xử lý bảng lương, kế toán thuế, kiểm toán nội bộ.
• Marketing: Quản lý truyền thông xã hội, quảng cáo trực tuyến, SEO, thiết kế đồ họa.
• Sản xuất: Gia công sản phẩm hoặc linh kiện, đặc biệt trong các lĩnh vực sản xuất quy mô lớn.
• Nghiên cứu và phát triển: Thực hiện các nghiên cứu thị trường hoặc phát triển sản phẩm mới.

Không nên thuê ngoài

• Hoạt động cốt lõi: Các hoạt động quan trọng nhất đối với mô hình kinh doanh của công ty, như sản xuất chính hoặc phát triển sản phẩm chủ lực.
• Chiến lược quản lý: Lập kế hoạch chiến lược và quản lý thương hiệu nên được thực hiện nội bộ để đảm bảo sự đồng nhất và định hướng.
• Dịch vụ liên quan đến nhân sự: Tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên cần được thực hiện bởi nội bộ để duy trì văn hóa doanh nghiệp.
• Quản lý rủi ro và bảo mật: Các hoạt động liên quan đến an ninh thông tin và quản lý rủi ro nên được giữ lại nội bộ để đảm bảo kiểm soát tốt hơn.
• Dịch vụ khách hàng đặc thù: Những dịch vụ yêu cầu kiến thức sâu sắc về sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty và mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng.

Việc thuê ngoài cần phải được cân nhắc dựa trên nhiều yếu tố, bao gồm mục tiêu chiến lược, tài nguyên hiện có, và mức độ rủi ro mà doanh nghiệp có thể chấp nhận. Doanh nghiệp nên tiến hành phân tích chi tiết và đưa ra quyết định dựa trên lợi ích lâu dài.

Outsourcing ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức doanh nghiệp như thế nào

• Outsourcing có tác động sâu sắc đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, thay đổi cách thức vận hành và phân bổ nguồn lực. Một trong những thay đổi lớn nhất là giảm quy mô nhân sự nội bộ. Khi doanh nghiệp thuê ngoài các bộ phận hoặc chức năng như IT, chăm sóc khách hàng, hoặc sản xuất, số lượng nhân viên nội bộ thường giảm. Điều này dẫn đến việc tái cấu trúc, với sự thay đổi vai trò từ thực hiện công việc trực tiếp sang giám sát và quản lý các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài. Vai trò của quản lý cũng trở nên quan trọng hơn, khi họ phải đảm bảo rằng các đối tác thuê ngoài duy trì chất lượng và tuân thủ đúng thời hạn.
• Outsourcing cũng tạo ra sự linh hoạt hơn trong cơ cấu tổ chức. Doanh nghiệp có thể mở rộng hoặc thu hẹp quy mô dễ dàng hơn khi không cần phải duy trì một đội ngũ nhân sự lớn cho mọi chức năng. Họ có thể nhanh chóng thích ứng với sự thay đổi của thị trường mà không gặp rủi ro về chi phí nhân sự dài hạn. Tuy nhiên, việc này cũng khiến doanh nghiệp phụ thuộc vào các đối tác bên ngoài. Nếu các nhà cung cấp không đáp ứng được yêu cầu, điều này có thể gây gián đoạn hoạt động kinh doanh.
• Một thay đổi quan trọng khác là về văn hóa doanh nghiệp. Khi một phần công việc được giao cho bên ngoài, sự kết nối và tương tác giữa các phòng ban trong công ty có thể bị suy giảm. Nhân viên nội bộ có thể cảm thấy lo lắng về vị trí công việc của mình, dẫn đến sự giảm sút trong tinh thần làm việc. Bên cạnh đó, khi doanh nghiệp thuê ngoài những chức năng không cốt lõi, các quy trình quản lý cũng cần được điều chỉnh để phù hợp với việc làm việc từ xa và qua nhiều đối tác.
• Outsourcing thường tạo ra nhu cầu cao về kỹ năng quản lý mối quan hệ và hợp đồng. Doanh nghiệp cần thiết lập các quy trình kiểm soát chặt chẽ và phát triển khả năng giám sát hiệu quả, đảm bảo rằng các dịch vụ thuê ngoài được cung cấp đúng tiêu chuẩn. Điều này đòi hỏi các nhà quản lý phải có khả năng đàm phán, quản lý rủi ro, và kiểm soát chất lượng từ xa.
• Nhìn chung, outsourcing có thể giúp doanh nghiệp trở nên linh hoạt và tập trung vào các hoạt động cốt lõi, nhưng cũng đặt ra nhiều thách thức trong việc duy trì văn hóa doanh nghiệp, quản lý rủi ro và duy trì chất lượng dịch vụ.

Ví dụ sử dụng dịch vụ thuê ngoài (outsourcing)

• IBM là một ví dụ nổi bật trong việc thuê ngoài dịch vụ công nghệ thông tin. Họ cung cấp dịch vụ IT cho nhiều công ty lớn, nhưng đồng thời cũng thuê ngoài các dịch vụ liên quan đến bảo trì hệ thống và phát triển phần mềm từ các nhà cung cấp chuyên môn để tối ưu hóa hiệu suất và chi phí.
• Microsoft cũng thuê ngoài các dịch vụ chăm sóc khách hàng thông qua các công ty như Teleperformance, giúp họ quản lý khối lượng lớn các cuộc gọi hỗ trợ kỹ thuật từ khách hàng trên toàn cầu. Điều này giúp Microsoft tập trung vào phát triển sản phẩm và chiến lược kinh doanh chính.
• Nike sử dụng thuê ngoài sản xuất cho các nhà máy ở châu Á, chủ yếu tại Việt Nam và Trung Quốc. Họ không tự sản xuất mà dựa vào các nhà cung cấp bên ngoài để sản xuất giày dép và quần áo, giúp tiết kiệm chi phí và tập trung vào thương hiệu và thiết kế sản phẩm.
• Apple là một trong những ví dụ điển hình nhất về việc thuê ngoài sản xuất. Họ thuê Foxconn, một công ty Đài Loan, để lắp ráp các sản phẩm như iPhone và iPad. Việc thuê ngoài này cho phép Apple tập trung vào phát triển sản phẩm và tiếp thị, trong khi Foxconn xử lý toàn bộ quá trình sản xuất.
• Coca-Cola thuê ngoài phần lớn quá trình sản xuất và đóng chai cho các đối tác ở nhiều quốc gia khác nhau. Họ cung cấp công thức bí mật và giám sát quy trình sản xuất, nhưng các đối tác bên ngoài chịu trách nhiệm chính về sản xuất và phân phối tại các khu vực địa phương.
• Toyota thuê ngoài sản xuất các linh kiện ô tô cho các nhà cung cấp chuyên dụng. Việc thuê ngoài này giúp Toyota giảm chi phí và tăng cường sự linh hoạt trong chuỗi cung ứng, cho phép họ tập trung vào việc thiết kế và lắp ráp xe.
• Google cũng là một trong những công ty lớn thuê ngoài nhiều mảng, bao gồm dịch vụ hỗ trợ khách hàng và quản lý dữ liệu. Họ thuê các công ty bên ngoài để quản lý các trung tâm dữ liệu và xử lý các cuộc gọi hỗ trợ kỹ thuật, giúp giảm tải cho các hoạt động nội bộ và tăng cường khả năng đáp ứng nhanh chóng.