Mua sắm là quá trình mà một cá nhân, tổ chức, hoặc doanh nghiệp thực hiện để tìm kiếm, lựa chọn, và mua hàng hóa, dịch vụ, hoặc nguyên vật liệu cần thiết cho nhu cầu sử dụng của mình. Quá trình này bao gồm các hoạt động như xác định nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán giá cả và điều kiện, đặt hàng, nhận hàng, và thanh toán.
Table of Contents
ToggleMua sắm là gì?
Mua sắm là quá trình mà một cá nhân, tổ chức, hoặc doanh nghiệp thực hiện để tìm kiếm, lựa chọn, và mua hàng hóa, dịch vụ, hoặc nguyên vật liệu cần thiết cho nhu cầu sử dụng của mình. Quá trình này bao gồm các hoạt động như xác định nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán giá cả và điều kiện, đặt hàng, nhận hàng, và thanh toán.
Các bước cơ bản trong quy trình mua sắm:
- Xác định nhu cầu: Người mua hoặc tổ chức xác định chính xác những gì họ cần mua, bao gồm số lượng, chất lượng, và các tiêu chí kỹ thuật khác.
- Tìm kiếm nhà cung cấp: Người mua tìm kiếm và đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng có khả năng cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng yêu cầu đã đề ra.
- Đàm phán và lựa chọn nhà cung cấp: Người mua đàm phán với các nhà cung cấp để đạt được thỏa thuận tốt nhất về giá cả, điều kiện giao hàng, và các điều khoản khác. Sau đó, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất.
- Đặt hàng: Sau khi chọn nhà cung cấp, người mua tiến hành đặt hàng, xác nhận các chi tiết như số lượng, giá cả, và thời gian giao hàng.
- Nhận hàng và kiểm tra: Người mua nhận hàng hoặc dịch vụ, kiểm tra để đảm bảo chúng đáp ứng các tiêu chuẩn đã đề ra.
- Thanh toán: Sau khi hàng hóa hoặc dịch vụ được giao nhận và kiểm tra, người mua tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp theo các điều khoản đã thỏa thuận.
Mục tiêu của mua sắm:
- Đảm bảo cung ứng: Đảm bảo tổ chức có đủ hàng hóa và dịch vụ cần thiết để hoạt động liên tục.
- Tối ưu hóa chi phí: Tìm kiếm các giải pháp mua sắm hiệu quả để giảm thiểu chi phí trong khi vẫn duy trì chất lượng.
- Đảm bảo chất lượng: Mua các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, đảm bảo an toàn và hiệu quả.
- Tuân thủ quy định: Đảm bảo quá trình mua sắm tuân thủ các quy định pháp luật và chính sách của tổ chức.
Mua sắm là một phần quan trọng trong hoạt động của bất kỳ tổ chức nào, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, hiệu quả hoạt động, và khả năng cạnh tranh trên thị trường. Quản lý mua sắm có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo đầu vào cho hoạt động của doanh nghiệp.
Mua sắm công là gì?
Mua sắm công là quá trình mua sắm hàng hóa, dịch vụ, hoặc công trình xây dựng do các tổ chức nhà nước, cơ quan chính phủ, hoặc các tổ chức công khác thực hiện. Quá trình này được thực hiện nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động và cung cấp các dịch vụ công cộng, với nguồn tài chính chủ yếu từ ngân sách nhà nước hoặc các nguồn tài trợ công khác.
Đặc điểm của mua sắm công
- Tính minh bạch và công khai: Mua sắm công yêu cầu phải được thực hiện một cách minh bạch và công khai, đảm bảo tính công bằng cho tất cả các nhà thầu tiềm năng. Thông tin về các gói thầu, tiêu chí đánh giá, và kết quả đấu thầu thường phải được công bố rộng rãi.
- Quy trình nghiêm ngặt: Mua sắm công thường phải tuân theo các quy định pháp lý chặt chẽ, bao gồm các luật đấu thầu, quy định về quản lý ngân sách, và các tiêu chuẩn kỹ thuật. Điều này giúp ngăn chặn tham nhũng, lãng phí và bảo vệ lợi ích của cộng đồng.
- Đấu thầu cạnh tranh: Đấu thầu là phương thức chủ yếu trong mua sắm công để đảm bảo rằng nhà nước nhận được hàng hóa và dịch vụ với giá cả hợp lý và chất lượng cao. Các hình thức đấu thầu phổ biến trong mua sắm công bao gồm đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, và chỉ định thầu trong một số trường hợp đặc biệt.
- Mục tiêu phục vụ công cộng: Mua sắm công nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu của cộng đồng, như xây dựng hạ tầng, cung cấp dịch vụ y tế, giáo dục, và các dịch vụ công khác. Các tiêu chí đánh giá trong mua sắm công thường không chỉ dựa trên giá cả mà còn xem xét các yếu tố như chất lượng, tính bền vững, và tác động xã hội.
- Sự giám sát và kiểm toán: Mua sắm công thường phải chịu sự giám sát chặt chẽ từ các cơ quan kiểm toán và các tổ chức độc lập nhằm đảm bảo tính minh bạch và ngăn ngừa hành vi tham nhũng hoặc lãng phí nguồn lực công.
Quy trình mua sắm công
- Lập kế hoạch và dự toán ngân sách: Các cơ quan công lập xác định nhu cầu và lập kế hoạch mua sắm, đồng thời dự toán ngân sách cho các gói thầu.
- Công bố thông tin mời thầu: Thông tin về các gói thầu được công bố rộng rãi trên các nền tảng công cộng, bao gồm mô tả chi tiết về hàng hóa hoặc dịch vụ cần mua sắm, các yêu cầu kỹ thuật, và tiêu chí đánh giá.
- Nhận và đánh giá hồ sơ thầu: Các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu, trong đó nêu rõ giá cả và các đề xuất kỹ thuật. Hồ sơ thầu được đánh giá theo các tiêu chí đã định, đảm bảo tính công bằng và chọn lọc được nhà thầu phù hợp nhất.
- Ký kết hợp đồng: Sau khi chọn được nhà thầu, cơ quan công lập ký kết hợp đồng, trong đó quy định chi tiết về giá cả, thời gian thực hiện, và các điều khoản về chất lượng và nghiệm thu.
- Thực hiện hợp đồng và nghiệm thu: Nhà thầu thực hiện các cam kết theo hợp đồng, và cơ quan công lập giám sát quá trình này. Cuối cùng, các công trình, hàng hóa, hoặc dịch vụ sẽ được nghiệm thu trước khi thanh toán.
Ý nghĩa của mua sắm công
- Tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm giải trình: Mua sắm công đòi hỏi sự minh bạch và trách nhiệm từ cả bên mua lẫn bên bán, góp phần giảm thiểu nguy cơ tham nhũng và lãng phí nguồn lực.
- Tối ưu hóa sử dụng nguồn lực công: Bằng cách cạnh tranh và quản lý nghiêm ngặt, mua sắm công giúp đảm bảo rằng các nguồn lực công được sử dụng hiệu quả nhất, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của cộng đồng.
- Góp phần phát triển kinh tế xã hội: Mua sắm công không chỉ đáp ứng nhu cầu công cộng mà còn hỗ trợ sự phát triển của các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa, qua đó thúc đẩy tăng trưởng kinh tế xã hội.
Quản lý mua sắm là gì?
Quản lý mua sắm là quá trình lập kế hoạch, tìm kiếm, đánh giá và mua sắm các sản phẩm và dịch vụ cần thiết cho hoạt động của một tổ chức. Quá trình này bao gồm nhiều bước như xác định nhu cầu, lập kế hoạch mua sắm, tìm kiếm nhà cung cấp, thương thảo hợp đồng, và giám sát việc giao hàng và thanh toán. Mục tiêu của quản lý mua sắm là đảm bảo rằng tổ chức có được các sản phẩm và dịch vụ chất lượng với giá cả hợp lý, trong thời gian phù hợp, và từ những nhà cung cấp tin cậy.
Quản lý mua sắm hiệu quả không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo rằng tổ chức có thể duy trì hoạt động liên tục mà không gặp phải các gián đoạn do thiếu nguồn cung hoặc chất lượng sản phẩm không đạt yêu cầu.
Các hình thức mua sắm phổ biến
Các hình thức mua sắm phổ biến bao gồm:
- Mua sắm trực tiếp: Đây là hình thức mua sắm thông qua việc đàm phán trực tiếp với nhà cung cấp mà không cần qua trung gian. Phương thức này thường áp dụng cho các giao dịch có giá trị nhỏ hoặc khi có mối quan hệ lâu dài và tin cậy giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp.
- Mua sắm cạnh tranh: Doanh nghiệp mời nhiều nhà cung cấp tham gia đấu thầu, nộp hồ sơ chào giá để chọn ra nhà cung cấp có giá cả và điều kiện tốt nhất. Hình thức này giúp đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình mua sắm.
- Mua sắm qua hợp đồng dài hạn: Doanh nghiệp ký hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp để đảm bảo nguồn cung ổn định với giá cố định hoặc theo giá thị trường tại thời điểm nhất định. Hình thức này thường áp dụng cho các sản phẩm và dịch vụ có nhu cầu liên tục.
- Mua sắm qua đấu thầu: Đây là quy trình mời thầu công khai hoặc hạn chế, trong đó các nhà cung cấp sẽ đưa ra giá và các điều kiện cung cấp sản phẩm/dịch vụ. Đấu thầu có thể chia thành đấu thầu rộng rãi (public tender) hoặc đấu thầu hạn chế (restricted tender).
- Mua sắm điện tử (e-procurement): Sử dụng các nền tảng trực tuyến để thực hiện quá trình mua sắm, bao gồm việc yêu cầu báo giá, đấu thầu và đặt hàng trực tuyến. Hình thức này giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí giao dịch và tăng cường tính minh bạch.
- Mua sắm qua trung gian: Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của các công ty trung gian để tìm kiếm và đàm phán với nhà cung cấp. Trung gian có thể giúp giảm thiểu rủi ro và thời gian tìm kiếm nhà cung cấp.
- Mua sắm chiến lược (Strategic Sourcing): Tập trung vào việc tối ưu hóa chuỗi cung ứng bằng cách xây dựng mối quan hệ lâu dài và hợp tác với các nhà cung cấp chiến lược. Hình thức này thường được áp dụng cho các hạng mục mua sắm có giá trị lớn hoặc có ảnh hưởng lớn đến hoạt động của doanh nghiệp.
Mỗi hình thức mua sắm đều có ưu và nhược điểm riêng, và doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức phù hợp dựa trên yêu cầu cụ thể của từng dự án và tình hình thị trường.
Đấu thầu là gì?
Đấu thầu là quá trình mà trong đó một tổ chức (bên mời thầu) mời các nhà cung cấp (bên dự thầu) nộp hồ sơ chào giá và đề xuất các điều kiện cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ nhằm mục đích lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất. Đây là phương thức mua sắm cạnh tranh, minh bạch, và công bằng, giúp bên mời thầu có thể tối ưu hóa chi phí và đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
Các loại đấu thầu phổ biến
- Đấu thầu rộng rãi (Public Tender): Là hình thức đấu thầu mà thông tin mời thầu được công bố rộng rãi cho tất cả các nhà cung cấp đủ điều kiện tham gia. Đây là hình thức đấu thầu công khai, minh bạch và thường áp dụng cho các dự án lớn.
- Đấu thầu hạn chế (Restricted Tender): Chỉ có một số nhà cung cấp được mời tham gia dự thầu, thường là những nhà cung cấp đã qua vòng sơ tuyển hoặc có uy tín, năng lực đã được kiểm chứng. Hình thức này giúp giảm bớt thời gian đánh giá hồ sơ nhưng vẫn đảm bảo sự cạnh tranh cần thiết.
- Đấu thầu cạnh tranh (Competitive Bidding): Các nhà cung cấp nộp đề xuất và giá thầu trong một môi trường cạnh tranh. Bên mời thầu sẽ xem xét và lựa chọn nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí như giá cả, chất lượng, và các điều kiện khác.
- Đấu thầu qua mạng (E-Tendering): Sử dụng các nền tảng trực tuyến để thực hiện quy trình đấu thầu. Các nhà cung cấp có thể nộp hồ sơ thầu và đề xuất giá qua mạng, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời tăng tính minh bạch.
Quy trình đấu thầu
- Chuẩn bị hồ sơ mời thầu: Bên mời thầu chuẩn bị và công bố hồ sơ mời thầu, bao gồm các yêu cầu kỹ thuật, tiêu chuẩn đánh giá, và các điều kiện hợp đồng.
- Nhận và đánh giá hồ sơ thầu: Các nhà cung cấp nộp hồ sơ dự thầu, bao gồm giá cả, phương án kỹ thuật, và các điều kiện khác. Bên mời thầu sẽ đánh giá các hồ sơ này dựa trên các tiêu chí đã đưa ra.
- Lựa chọn nhà thầu: Dựa trên kết quả đánh giá, bên mời thầu lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất các yêu cầu về giá cả, chất lượng, và các điều kiện khác.
- Ký hợp đồng: Bên mời thầu và nhà cung cấp trúng thầu sẽ ký kết hợp đồng, trong đó quy định rõ các điều khoản về giá, thời gian, và điều kiện cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Thực hiện hợp đồng: Nhà cung cấp thực hiện các điều khoản hợp đồng theo đúng yêu cầu của bên mời thầu. Bên mời thầu giám sát và nghiệm thu kết quả theo thỏa thuận.
Đấu thầu là một quy trình quan trọng trong việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ, đặc biệt trong các dự án lớn hoặc của các tổ chức công, giúp đảm bảo rằng việc sử dụng nguồn lực là hiệu quả và minh bạch.
So sánh các hình thức mua sắm
Dưới đây là bảng so sánh giữa đấu thầu và các hình thức mua sắm khác dựa trên các tiêu chí như tính minh bạch, mức độ cạnh tranh, quy mô, tính linh hoạt, và chi phí:
| Tiêu chí | Đấu thầu | Mua sắm trực tiếp | Mua sắm qua hợp đồng dài hạn | Mua sắm qua trung gian | Mua sắm điện tử (E-procurement) |
|---|---|---|---|---|---|
| Tính minh bạch | Cao, công khai thông tin và kết quả | Thấp, ít công khai | Trung bình, tùy thuộc vào hợp đồng gốc | Tùy thuộc vào quy trình của trung gian | Cao, có thể công khai và theo dõi quy trình |
| Mức độ cạnh tranh | Cao, nhiều nhà cung cấp tham gia | Thấp, chỉ một nhà cung cấp được chọn | Thấp, có thể không cạnh tranh nếu gia hạn hợp đồng | Trung bình, phụ thuộc vào số lượng nhà cung cấp | Cao, nhiều nhà cung cấp có thể tham gia |
| Quy mô | Lớn, phù hợp với các dự án phức tạp | Nhỏ, phù hợp với giao dịch đơn giản hoặc khẩn cấp | Lớn, dành cho cung ứng liên tục và dài hạn | Trung bình, tùy thuộc vào thị trường mục tiêu | Trung bình đến lớn, có thể áp dụng cho nhiều loại hình mua sắm |
| Tính linh hoạt | Thấp, quy trình cứng nhắc và mất thời gian | Cao, có thể thực hiện nhanh chóng | Trung bình, ít linh hoạt do ràng buộc hợp đồng | Cao, linh hoạt theo nhu cầu | Cao, quy trình nhanh chóng và hiệu quả |
| Chi phí và thời gian | Tốn kém và mất thời gian do quy trình phức tạp | Tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý | Giảm chi phí giao dịch theo thời gian | Trung bình, chi phí phụ thuộc vào dịch vụ trung gian | Tiết kiệm thời gian, có thể giảm chi phí quản lý |
| Phù hợp cho | Các dự án lớn, yêu cầu minh bạch và cạnh tranh | Các giao dịch nhỏ, khẩn cấp, quan hệ lâu dài | Nhu cầu liên tục, ổn định trong dài hạn | Khi cần kết nối nhiều nhà cung cấp | Các tổ chức cần quy trình nhanh, tích hợp với công nghệ |
| Mức độ giám sát và kiểm soát | Cao, thường có sự giám sát chặt chẽ | Thấp, ít yêu cầu giám sát | Trung bình, có thể có giám sát tùy vào hợp đồng | Phụ thuộc vào quy trình của trung gian | Cao, có thể giám sát trực tuyến và theo dõi quy trình |
Vai trò của Bộ phận Quản lý Mua sắm trong tổ chức
Bộ phận Quản lý Mua sắm đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tổ chức có được các nguồn lực cần thiết để hoạt động một cách hiệu quả, đồng thời tối ưu hóa chi phí và duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp. Trong chuỗi giá trị của doanh nghiệp hoặc tổ chức, mua sắm thường là một hoạt động lõi trong chuỗi giá trị. Dưới đây là một số vai trò chính của bộ phận này:
Đảm bảo cung ứng liên tục
- Bộ phận Quản lý Mua sắm chịu trách nhiệm đảm bảo tổ chức có đầy đủ hàng hóa, dịch vụ, và nguyên vật liệu cần thiết để hoạt động mà không bị gián đoạn. Điều này bao gồm việc lập kế hoạch dự trữ, theo dõi và điều phối việc giao hàng.
Quản lý chi phí và ngân sách
- Bộ phận này đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chi phí bằng cách đàm phán giá cả, tìm kiếm các nhà cung cấp có giá trị tốt nhất, và áp dụng các phương thức mua sắm hiệu quả. Điều này giúp tổ chức tối ưu hóa ngân sách và giảm thiểu chi phí không cần thiết.
Đảm bảo chất lượng
- Bộ phận Quản lý Mua sắm phải đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ được mua đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng của tổ chức. Điều này bao gồm việc thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng, đánh giá nhà cung cấp, và thực hiện kiểm tra chất lượng khi nhận hàng.
Phát triển và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp
- Một trong những vai trò quan trọng của bộ phận này là xây dựng và duy trì mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp chiến lược. Điều này bao gồm việc thương lượng các điều khoản hợp đồng có lợi, giải quyết các tranh chấp, và hợp tác để cải thiện hiệu quả và chất lượng.
Quản lý rủi ro
- Bộ phận Quản lý Mua sắm cần xác định và quản lý các rủi ro liên quan đến chuỗi cung ứng, chẳng hạn như sự gián đoạn trong cung ứng, biến động giá cả, và các vấn đề về chất lượng. Việc lập kế hoạch dự phòng và quản lý rủi ro giúp tổ chức duy trì hoạt động liên tục trong mọi tình huống.
Tuân thủ quy định và chính sách
- Bộ phận này phải đảm bảo rằng tất cả các hoạt động mua sắm tuân thủ các quy định pháp luật, quy định nội bộ của tổ chức, và các tiêu chuẩn ngành. Điều này giúp tránh các rủi ro pháp lý và duy trì sự minh bạch trong quy trình mua sắm.
Hỗ trợ chiến lược kinh doanh
- Bộ phận Quản lý Mua sắm đóng vai trò hỗ trợ các mục tiêu chiến lược của tổ chức bằng cách cung cấp các giải pháp mua sắm phù hợp với chiến lược kinh doanh, chẳng hạn như tìm kiếm các công nghệ mới hoặc nguồn cung ứng bền vững.
Đo lường và cải tiến hiệu suất
- Bộ phận này thường xuyên đánh giá hiệu suất của quy trình mua sắm và tìm cách cải thiện hiệu quả hoạt động. Điều này có thể bao gồm việc áp dụng các công nghệ mới, cải tiến quy trình, và đào tạo nhân viên.
Nhờ vai trò quan trọng này, Bộ phận Quản lý Mua sắm không chỉ đóng góp vào việc tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo sự ổn định và chất lượng trong hoạt động của tổ chức, giúp tổ chức đạt được các mục tiêu kinh doanh một cách bền vững.
