Làm cho KPI thật đơn giản và gần gũi với nhân viên

Last updated on 28 October, 2024

Nói đến KPI (Key Performance Indicator) là không ít nhân viên bỗng “sởn gai ốc”, còn nhà quản lý thì lăm lăm bảng chỉ tiêu mỗi tháng. Nhưng điều này có thể hoàn toàn khác nếu ta biến KPI thành một người bạn “vui vẻ” của nhân viên, thay vì một “bóng ma” họ muốn né tránh. Dưới đây là cách giúp KPI trở nên thật đơn giản, thân thiện và để nhân viên đồng hành với nó một cách vui vẻ và hiệu quả!

Để nhân viên đồng hành với KPI – Đừng “dọa nạt”, hãy “dụ dỗ” một cách khéo léo

Nói đến KPI (Key Performance Indicator) là không ít nhân viên bỗng “sởn gai ốc”, còn nhà quản lý thì lăm lăm bảng chỉ tiêu mỗi tháng. Nhưng điều này có thể hoàn toàn khác nếu ta biến KPI thành một người bạn “vui vẻ” của nhân viên, thay vì một “bóng ma” họ muốn né tránh. Dưới đây là cách giúp KPI trở nên thân thiện và để nhân viên đồng hành với nó một cách vui vẻ và hiệu quả!

• Làm cho KPI thật đơn giản và có giá trị thật sự

• • Nhiều nhân viên cảm thấy KPI chỉ là “giấy mực” và không liên quan đến công việc họ đang làm. Hãy giải thích cụ thể KPI là gì, nó sẽ giúp gì cho công việc, và đặc biệt là làm sao KPI có thể giúp nhân viên cải thiện năng suất và đạt mục tiêu cá nhân.
  • Đừng dùng thuật ngữ phức tạp hay những biểu đồ, bảng số liệu “cao siêu”. Đơn giản và dễ hiểu là chìa khóa, thậm chí nên có một buổi hướng dẫn KPI với ví dụ thực tế mà ai cũng liên tưởng được, như là “Đạt KPI là giống như có thêm ngày nghỉ vậy!”

• Liên kết KPI với các phần thưởng hấp dẫn

• • Đừng để KPI chỉ là những con số “nhàm chán”. Hãy liên kết nó với các phần thưởng cụ thể như phần thưởng tiền mặt, ngày nghỉ bổ sung, voucher mua sắm hoặc thậm chí là một bữa ăn tại nhà hàng yêu thích của nhân viên.
  • Những phần thưởng này không cần phải lớn nhưng chúng làm nhân viên có động lực và cảm thấy được quan tâm. Chắc chắn ai cũng muốn “chiến đấu” với KPI nếu có một “món hời” nào đó ở phía cuối đường!

• Đừng tạo áp lực mà hãy tạo cơ hội phát triển

• • KPI không nên là một cây roi đe dọa. Hãy để nó trở thành một “thước đo” giúp nhân viên phát hiện những khía cạnh cần cải thiện. Giới thiệu KPI như một cơ hội phát triển bản thân, từ đó tạo ra không khí tích cực thay vì áp lực.
  • Đưa ra chương trình đào tạo để nhân viên thấy rõ mình đang tiến bộ như thế nào và cách mà KPI có thể hỗ trợ sự nghiệp của họ. Được đào tạo mà không bị phán xét chắc chắn sẽ làm nhân viên cảm thấy an tâm hơn nhiều!

• Cho phép nhân viên đóng góp ý kiến và tùy chỉnh KPI thật đơn giản

• • Để nhân viên thấy rằng KPI không chỉ từ “trên trời rơi xuống”. Hãy để họ tham gia vào quá trình thiết kế KPI, đóng góp ý kiến về những gì thực sự khả thi và phù hợp với công việc hàng ngày.
  • Khi nhân viên có quyền tự chủ điều chỉnh KPI, họ sẽ cảm thấy được tôn trọng và có trách nhiệm hơn với công việc của mình. Đây cũng là cách để họ thấy KPI là “của mình” chứ không phải “áp đặt từ cấp trên”.

• Thường xuyên xem xét và điều chỉnh KPI

• • Công việc có thể thay đổi, và KPI cũng vậy! Đừng cố gò ép nhân viên vào những chỉ tiêu đã lạc hậu hay không còn phù hợp. Việc điều chỉnh KPI thường xuyên giúp nhân viên cảm thấy rằng chỉ tiêu này luôn đồng hành với họ, thay vì tạo thêm gánh nặng.
  • Đưa vào những cuộc họp định kỳ để xem xét lại KPI, để nhân viên có thể chia sẻ khó khăn và tìm cách khắc phục ngay lập tức, thay vì để đến cuối kỳ.

• Giao tiếp bằng ngôn ngữ hài hước và thân thiện

• • Đôi khi, cách bạn nói về KPI cũng quan trọng không kém nội dung KPI. Một cuộc trò chuyện nhẹ nhàng, hài hước, và đôi khi “chọc ghẹo” về việc đạt hoặc chưa đạt KPI sẽ giúp không khí thoải mái hơn nhiều. Khi nhân viên cảm thấy KPI không còn quá “nghiêm trọng”, họ sẽ dễ dàng mở lòng và hợp tác hơn.
  • Thay vì chỉ trích khi KPI không đạt, hãy khích lệ bằng một câu đùa nhẹ nhàng như: “Tháng này KPI của phòng mình chắc chỉ ngang tầm trà đá đầu hẻm, cố gắng lên nào!”

• Kết hợp KPI với các mục tiêu dài hạn và phát triển sự nghiệp

• • Đôi khi nhân viên sẽ không thấy được giá trị của KPI nếu chỉ nhìn vào lợi ích ngắn hạn. Hãy liên kết KPI với mục tiêu phát triển dài hạn, từ đó giúp nhân viên thấy rằng đạt được KPI cũng là đạt được một bước tiến trong sự nghiệp của mình.
  • Chẳng hạn, nếu một nhân viên đạt KPI liên tục trong năm, hãy xem xét các cơ hội thăng tiến, tăng lương hoặc chuyển sang các dự án có tầm cỡ hơn.

• Cung cấp phản hồi một cách tích cực và xây dựng

• • Một lời động viên chân thành luôn có tác động lớn. Khi nhân viên đạt được KPI, đừng ngần ngại khen ngợi công khai hoặc đưa ra những lời khen đầy khích lệ. Còn nếu chưa đạt, hãy đưa ra các góp ý mang tính xây dựng, thay vì chỉ trích.
  • Tinh thần đồng đội và sự hỗ trợ sẽ tạo động lực để nhân viên phấn đấu và sẵn sàng chinh phục các KPI tiếp theo.

Để nhân viên đồng hành với KPI, chìa khóa nằm ở việc biến KPI thành công cụ hỗ trợ, thay vì áp lực. Bằng cách giữ thái độ hài hước, tạo điều kiện cho nhân viên cảm thấy có trách nhiệm, và gắn kết KPI với các lợi ích cụ thể, bạn sẽ giúp nhân viên thấy rằng họ không “chạy KPI” mà đang chạy đến một tương lai tốt đẹp hơn cho chính mình và công ty.

Đẩy mạnh truyền thông làm cho KPI trở nên đơn giản và dễ hiểu

Truyền thông về KPI một cách đơn giản và dễ hiểu không chỉ giúp nhân viên cảm thấy thoải mái hơn mà còn giúp họ thực sự hiểu vai trò của KPI trong công việc. Dưới đây là những cách bạn có thể làm để truyền thông về KPI mà không gây ra cảm giác “mơ hồ” hay “lo lắng” cho nhân viên:

• Giải thích KPI là gì một cách thật đơn giản và vì sao nó quan trọng

• • Bắt đầu từ những khái niệm cơ bản nhất: KPI là “chỉ số đo lường hiệu suất công việc“, tức là công cụ để biết công việc chúng ta đang làm có đang đi đúng hướng hay không.
  • Đưa ra ví dụ: “Đạt KPI giống như chúng ta lên kế hoạch đi biển. Nếu không theo đúng hành trình, có thể chúng ta sẽ đi lạc sang núi. KPI là ‘bản đồ’ để chúng ta đảm bảo rằng cả đội sẽ đến đúng bãi biển đã hẹn.”

• Sử dụng ngôn từ gần gũi và thực tế

• • Tránh những thuật ngữ phức tạp hay chuyên môn hóa, thay vào đó hãy giải thích KPI như những chỉ tiêu cụ thể giúp công việc của mỗi người dễ đo lường hơn.
  • Dùng những từ ngữ quen thuộc để nhân viên dễ dàng hình dung: “KPI chỉ là những mục tiêu nhỏ giúp chúng ta tiến gần hơn tới mục tiêu lớn.”

• Liên kết KPI với mục tiêu cá nhân của nhân viên một cách đơn giản và dễ hiểu

• • Để nhân viên thấy được rằng KPI không chỉ là yêu cầu từ cấp trên mà còn là cơ hội để phát triển bản thân. Hãy làm rõ mối liên hệ giữa KPI và sự tiến bộ của mỗi cá nhân.
  • Ví dụ: “Đạt KPI là một cách để bạn chứng minh năng lực và đóng góp của mình cho đội nhóm. Nó giúp bạn ghi điểm với cấp trên và là một dấu mốc để thăng tiến.”

• Đưa ra các ví dụ thực tế, dễ hiểu giúp nhân viên cảm thấy KPI thật đơn giản

• • Dùng các ví dụ từ công việc hàng ngày của nhân viên để họ thấy KPI không phải là điều xa vời. Ví dụ, KPI của nhân viên chăm sóc khách hàng có thể là số lượng phản hồi khách hàng hài lòng mỗi tháng, giúp công việc có mục tiêu rõ ràng.
  • Ví dụ: “Nếu bạn là nhân viên bán hàng, KPI của bạn có thể là số đơn hàng đạt được trong tháng. Nhờ có KPI, chúng ta biết được mình đang đi đúng hướng hay cần điều chỉnh gì.”

• Tạo môi trường thân thiện để thảo luận về KPI

• • Tạo điều kiện cho nhân viên đóng góp ý kiến về chỉ tiêu của mình, giúp họ cảm thấy KPI là “của mình” chứ không phải “áp đặt từ trên xuống.”
  • Tổ chức buổi họp hoặc workshop để nhân viên hiểu rõ hơn và có thể hỏi những điều chưa rõ về KPI. Một môi trường thân thiện, không đánh giá giúp nhân viên cảm thấy yên tâm hơn khi nói về các chỉ tiêu công việc.

• Liên kết KPI với phần thưởng và động lực cụ thể

• • Biến KPI thành một yếu tố thúc đẩy bằng cách gắn nó với phần thưởng hoặc công nhận. Điều này sẽ giúp nhân viên nhìn nhận KPI như một cơ hội thay vì chỉ là trách nhiệm.
  • Ví dụ: “Nếu đạt KPI tháng này, cả đội sẽ được thưởng một buổi ăn tối, hoặc bạn sẽ nhận được phần thưởng cá nhân xứng đáng với nỗ lực của mình.”

• Nhấn mạnh rằng KPI đơn giản là công cụ hỗ trợ, không phải “cây roi”

• • Nhiều nhân viên lo lắng rằng không đạt KPI sẽ bị đánh giá không tốt. Hãy nhấn mạnh rằng KPI chỉ là công cụ để biết mình đang ở đâu và cần điều chỉnh gì, chứ không phải là thứ để áp lực hay kiểm soát.
  • Giải thích: “KPI là công cụ giúp chúng ta biết mình đã đi được bao xa, cần cải thiện điểm nào. Nó không phải là thứ để tạo ra căng thẳng.”

Truyền thông về KPI một cách đơn giản, gần gũi giúp nhân viên thấy rằng KPI là bạn đồng hành và công cụ phát triển. Khi hiểu và tin rằng KPI thực sự hỗ trợ công việc, nhân viên sẽ sẵn sàng cùng “người bạn” này tiến lên trong hành trình sự nghiệp.