Sử dụng Gantt Chart trong quản lý dự án

Last updated on 14 June, 2024

Giới thiệu về Gantt Chart

Gantt Chart là một công cụ quản lý dự án được sử dụng rộng rãi, biểu thị trực quan về các nhiệm vụ, lịch trình và tiến độ của dự án. Nó bao gồm một biểu đồ thanh ngang hiển thị ngày bắt đầu, thời lượng, các mốc quan trọng và sự phụ thuộc của các nhiệm vụ riêng lẻ. Biểu đồ Gantt cho phép người quản lý dự án theo dõi về các mối quan hệ giữa những nhiệm vụ, bên cạnh đó phân tích những con đường quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến dự án. Vì vậy khi sử dụng Gantt Chart trong quản lý dự án, nó có thể quản lý tiến độ và thúc đẩy dự án một cách hiệu quả.

Lập kế hoạch và quản lý dự án với Gantt chart

7 thành phần chính trong Gantt chart

Danh sách nhiệm vụ (Tasks list)

Những hoạt động/nhiệm vụ cần thực hiện trong dự án. Mỗi nhiệm vụ sẽ có 1 thanh dọc biểu thị trên biểu đồ

Thanh ngang (Bars)

Thanh ngang biểu thị khoảng thời gian mà công việc hoặc nhiệm vụ đó được thực hiện. Độ dài của thanh ngang thể hiện thời gian cần thiết để hoàn thành công việc.

Thời gian (Start & end date)

Đây là trục thời gian trên Gantt chart, thường được chia thành các đơn vị thời gian như ngày, tuần hoặc tháng. Nó giúp người dùng xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc của mỗi công việc.

Mốc thời gian (Milestones)

Mốc thời gian đại diện cho các sự kiện quan trọng trong dự án, ví dụ như hoàn thành giai đoạn quan trọng, cuộc họp quan trọng hoặc sự kiện khác liên quan. Chúng giúp định rõ các điểm gắn kết và phân định các giai đoạn quan trọng trong dự án.

Đường găng (Critical path)

Tập hợp các nhiệm vụ mất nhiều thời gian nhất để hoàn thành trong một dự án và do đó đưa ra ước tính về thời gian thực hiện dự án 

Sự phụ thuộc (Dependencies)

Sự phụ thuộc cho thấy mối quan hệ giữa các công việc hoặc nhiệm vụ trong dự án. Chúng biểu thị tập hợp các công việc có quan hệ với nhau và ảnh hưởng trực tiếp đến ngày kết thúc dự án.

Tiến độ công việc (Task progress)

Tiến độ đạt được của từng nhiệm vụ: nhiệm vụ có đang đi đúng hướng, có rủi ro hoặc bị trì hoãn không?

Thông tin bổ sung

Ngoài các thành phần cơ bản, Gantt chart cũng có thể bao gồm các thông tin bổ sung như tên người phụ trách công việc, tài liệu tham khảo, trạng thái tiến độ và các ghi chú quan trọng.

Những thành phần chính của Gantt chart

Những ưu điểm của Gantt chart trong quản lý dự án

Lập kế hoạch tối ưu

Bằng cách sử dụng Gantt chart, người quản lý dự án có thể xác định các công việc cần thực hiện và sắp xếp chúng theo thứ tự phù hợp. Nó còn cho phép người quản lý dự án xác định các công việc cần thực hiện, ước lượng thời gian cần thiết và thiết lập mối quan hệ giữa các công việc. Người quản lý dự án có thể ước lượng thời gian cần thiết cho mỗi công việc và xác định các phụ thuộc công việc để đảm bảo rằng công việc được thực hiện theo đúng trình tự và không gây ra xung đột.

Nâng cao năng suất

Dùng Gantt chart cung cấp cái nhìn tổng quan về việc sử dụng tài nguyên trong dự án. Người quản lý có thể xác định và phân bổ tài nguyên một cách hợp lý, đảm bảo rằng nhân viên được phân công công việc phù hợp với khả năng và tài nguyên có sẵn giúp phân công công việc một cách chi tiết và minh bạch. Điều này giúp cho nhà quản lý dự án tiết kiệm được nhiều thời gian và có thể tận dụng triệt để các nguồn tài nguyên giúp nâng cao năng suất của dự án.

Theo dõi và đánh giá tiến trình

Gantt chart cho phép theo dõi tiến trình công việc và xác định các vấn đề hoặc trễ hạn. Việc có mốc thời gian rõ ràng và đánh giá tiến độ giúp đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng theo kế hoạch và tránh sự chậm trễ trong công việc. Điều này giúp người quản lý nhận ra những thay đổi cần thiết và áp dụng biện pháp điều chỉnh để đảm bảo tiến trình dự án suôn sẻ.

Những phương pháp tốt nhất để triển khai Gantt Chart 

Triển khai Gantt chart theo các phương pháp tốt nhất sẽ giúp bạn quản lý dự án hiệu quả, đưa ra quyết định thông minh và đạt được mục tiêu đề ra trong thời gian và nguồn lực cho phép.

Sử dụng màu sắc để dễ dàng theo dõi

• Đánh dấu màu sắc cho các cột mốc hoặc sản phẩm để phân biệt trực quan các kết nối nhiệm vụ.
• Chỉ định màu sắc cho mỗi người để nhanh chóng xác định nhiệm vụ được giao của họ.
• Các tác vụ mã màu dựa trên trạng thái (ví dụ: màu xanh lá cây khi đang thực hiện, màu vàng khi cần chú ý, màu đỏ khi quá hạn) để dễ dàng báo cáo và khắc phục sự cố.

Xác định rõ mục tiêu và yêu cầu của dự án

• Hiểu rõ các mục tiêu và yêu cầu của dự án trước khi triển khai Gantt chart.
• Xác định các nhiệm vụ, thời gian biểu và các yếu tố quan trọng cần được quản lý.

Phân chia nhỏ nhiệm vụ

• Chia dự án thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và xác định các mối quan hệ và sự phụ thuộc của nhiệm vụ.
• Hiểu trình tự nhiệm vụ để xác định thời lượng và ưu tiên các nhiệm vụ phù hợp.

Xác định khung thời gian và nguồn lực

• Phân rõ khung thời gian và yêu cầu tài nguyên cần thiết cho từng nhiệm vụ.
• Xác định nhân sự, vật liệu và thiết bị cần thiết để lên lịch và thực hiện các nhiệm vụ một cách hiệu quả.

Cập nhật và theo dõi tiến độ

• Cập nhật tiến độ nhiệm vụ trong Gantt chart một cách thường xuyên để theo dõi tiến độ tổng thể của dự án.
• Theo dõi các nhiệm vụ đã hoàn thành, đang thực hiện và còn lại để đưa ra các quyết định và điều chỉnh sáng suốt.

Liên tục xem xét và điều chỉnh

• Thường xuyên xem xét, đánh giá Gantt chart để đảm bảo phù hợp với thực tế của dự án.
• Thực hiện các điều chỉnh cần thiết khi gặp các thay đổi hoặc rủi ro trong quá trình triển khai dự án.

Giao tiếp và Hợp tác

• Sử dụng Gantt chart như một công cụ giao tiếp để tạo điều kiện hợp tác hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm dự án.
• Chia sẻ biểu đồ với tất cả các bên liên quan để thúc đẩy tính minh bạch và thỏa thuận về kế hoạch và thời gian của dự án.

Sử dụng phần mềm quản lý dự án

• Cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý dự án hoặc công cụ trực tuyến để tạo và quản lý Gantt chart.
• Tận dụng các tính năng như theo dõi tiến độ, quản lý tài nguyên và báo cáo tự động để quản lý dự án hiệu quả.

Tham khảo thêm:

Phần mềm Quản lý Công việc – Sắp xếp, quản lý công việc hiệu quả, khoa học có lợi ích gì? (phần 1)

Sơ đồ Gantt là gì? 7 thành phần trong sơ đồ Gantt