HRIS từ góc nhìn dòng thông tin và tác động của công nghệ

Last updated on 9 December, 2024

Hệ thống thông tin nhân sự (HRIS) đóng vai trò là một cầu nối quan trọng trong việc truyền tải, xử lý và quản lý thông tin nhân sự trong doanh nghiệp. Dòng thông tin này bao gồm các bước thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối dữ liệu giữa các bộ phận để hỗ trợ tối ưu hóa hoạt động quản lý nhân sự và đưa ra các quyết định chiến lược.

Hệ thống Thông tin Nhân sự (HRIS) từ góc nhìn dòng thông tin

Hệ thống Thông tin Nhân sự (HRIS) không chỉ là một công cụ quản lý dữ liệu mà còn là trung tâm điều phối dòng thông tin giữa các phòng ban và nhân sự trong tổ chức. Góc nhìn từ dòng thông tin (Input-Process-Output) giúp chúng ta hiểu rõ cách HRIS tổ chức, xử lý và tối ưu hóa dữ liệu nhân sự để hỗ trợ các hoạt động quản lý.

Dòng thông tin trong HRIS và vai trò của nó

• Tính liên kết giữa các bộ phận:
  HRIS là điểm giao thoa của dữ liệu từ các bộ phận như tuyển dụng, đào tạo, chấm công, và kế toán. Hệ thống đảm bảo dữ liệu được chia sẻ liền mạch, giảm thiểu sự gián đoạn giữa các bộ phận.
• Cải thiện hiệu quả quản lý:
  Việc tự động hóa thu thập, xử lý, và phân phối thông tin giúp tiết kiệm thời gian và công sức so với quy trình thủ công.
• Tăng cường tính minh bạch:
  HRIS đảm bảo rằng thông tin nhân sự được quản lý có tổ chức, truy cập dễ dàng và minh bạch, tạo điều kiện cho các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu.
• Hỗ trợ ra quyết định:
  Thông tin từ HRIS được trình bày dưới dạng báo cáo, biểu đồ hoặc phân tích, giúp ban lãnh đạo có cơ sở dữ liệu chính xác để đưa ra các quyết định quan trọng.

Nhìn từ góc độ dòng thông tin, HRIS là một hệ thống linh hoạt và hiệu quả, đảm bảo rằng dữ liệu nhân sự được quản lý một cách tối ưu, minh bạch và bảo mật. Với sự hỗ trợ của công nghệ mới, HRIS không chỉ giúp nâng cao hiệu suất quản lý nhân sự mà còn mang lại trải nghiệm tích cực hơn cho cả nhân viên và nhà quản lý.

Vai trò của dòng thông tin trong Hệ thống Thông tin Nhân sự (HRIS)

Tối ưu hóa quy trình nhân sự

• Giảm thiểu thời gian xử lý:
  Dòng thông tin trong HRIS tự động hóa các bước từ thu thập, xử lý, đến phân phối dữ liệu. Thay vì quản lý thủ công qua giấy tờ hoặc bảng tính, mọi thao tác được thực hiện trên hệ thống, giúp giảm thời gian xử lý công việc.
  Ví dụ: Việc tính toán lương dựa trên chấm công và hiệu suất được thực hiện tự động, thay vì mất hàng giờ kiểm tra và tổng hợp dữ liệu thủ công.
• Tăng hiệu quả vận hành:
  Thông tin được truyền tải chính xác và nhanh chóng giữa các bộ phận, giúp các hoạt động như tuyển dụng, đào tạo hay đánh giá nhân sự diễn ra liền mạch. Điều này tạo ra sự đồng bộ và giảm thiểu sai sót.
  Ví dụ: Phòng nhân sự dễ dàng gửi thông tin đào tạo tới toàn bộ nhân viên qua cổng thông tin HRIS chỉ trong vài phút.

Đảm bảo tính minh bạch

• Quản lý thông tin rõ ràng:
  HRIS lưu trữ dữ liệu nhân sự trong một hệ thống tập trung, nơi mọi thông tin đều có thể truy cập với quyền hạn được phân bổ rõ ràng. Điều này đảm bảo rằng các phòng ban và cá nhân liên quan chỉ truy cập những dữ liệu họ được phép.
• Giảm thiểu sai sót và mâu thuẫn:
  Nhờ vào việc quản lý dữ liệu thống nhất và minh bạch, HRIS loại bỏ những mâu thuẫn trong thông tin, chẳng hạn như lỗi trong tính toán lương hoặc tranh cãi về lịch nghỉ phép.
  Ví dụ: Một nhân viên có thể kiểm tra trực tiếp thông tin ngày phép còn lại trên hệ thống mà không cần phụ thuộc vào phòng nhân sự.
• Tăng cường sự tin cậy:
  Nhân viên cảm thấy an tâm hơn khi thông tin của họ được quản lý chuyên nghiệp và công khai trong phạm vi cho phép.

Hỗ trợ ra quyết định

• Cung cấp dữ liệu chính xác và kịp thời:
  Dòng thông tin trong HRIS tổng hợp và phân tích dữ liệu nhân sự một cách khoa học, giúp các nhà quản lý có cái nhìn toàn diện về hiệu suất của tổ chức. Các báo cáo chi tiết về tuyển dụng, tỷ lệ nghỉ việc, hoặc nhu cầu đào tạo được cung cấp tức thì.
• Hỗ trợ chiến lược nhân sự:
  Với dữ liệu chính xác, nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định chiến lược như điều chỉnh kế hoạch nhân sự, xây dựng lộ trình thăng tiến, hoặc phân bổ nguồn lực hợp lý hơn.
  Ví dụ: Từ báo cáo HRIS, quản lý phát hiện tỷ lệ nghỉ việc cao ở một bộ phận và nhanh chóng triển khai các chính sách giữ chân nhân tài.
• Định hướng phát triển lâu dài:
  HRIS không chỉ hỗ trợ các quyết định ngắn hạn mà còn cung cấp dữ liệu cho các chiến lược phát triển nhân sự lâu dài, như dự đoán nhu cầu nhân sự trong tương lai hoặc xây dựng kế hoạch kế nhiệm cho các vị trí quan trọng.

Dòng thông tin trong HRIS đóng vai trò trung tâm trong việc nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự, đảm bảo sự minh bạch và cung cấp thông tin hỗ trợ ra quyết định chiến lược. Không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa vận hành, HRIS còn tạo điều kiện để xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả và đáng tin cậy.

HRIS từ góc nhìn dòng thông tin Input – Process – Output (IPO)

Góc nhìn dòng thông tin Input – Process – Output (IPO) là một cách tiếp cận khoa học để hiểu rõ cấu trúc và chức năng của Hệ thống Thông tin Nhân sự (HRIS). Theo mô hình này:

• Input (Đầu vào): Là dữ liệu nhân sự thô được đưa vào hệ thống.
• Process (Xử lý): Là các quy trình xử lý và phân tích dữ liệu.
• Output (Đầu ra): Là thông tin có giá trị được tạo ra để hỗ trợ các hoạt động quản lý và ra quyết định.

Input (Đầu vào)

• Dữ liệu nhân sự cơ bản:
  Hồ sơ nhân viên bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, bằng cấp, kinh nghiệm làm việc, và các thông tin liên quan khác.
• Dữ liệu vận hành:
  Thông tin về chấm công, nghỉ phép, kết quả đánh giá KPI, lương thưởng, và các báo cáo hiệu suất từ các bộ phận.
• Nguồn thu thập:
  Các biểu mẫu nhập liệu, ứng dụng di động, thiết bị chấm công, phản hồi từ nhân viên hoặc tích hợp từ các hệ thống khác như phần mềm tuyển dụng hoặc quản lý tài chính.
• Công nghệ hỗ trợ:
  IoT (Internet of Things), công cụ sinh trắc học, và biểu mẫu trực tuyến giúp tự động hóa việc thu thập dữ liệu.

Process (Xử lý)

• Lưu trữ và quản lý:
  Hệ thống lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu tập trung, đảm bảo tính bảo mật và dễ dàng truy xuất. Dữ liệu được quản lý theo phân quyền truy cập để đảm bảo bảo mật thông tin.
• Xử lý thông tin:

• • Tính toán các chỉ số quan trọng như lương, KPI, hoặc tỷ lệ nghỉ phép.
  • Phân tích dữ liệu để tạo ra các báo cáo nhân sự chi tiết như tỷ lệ nghỉ việc, hiệu suất làm việc của từng phòng ban, hoặc nhu cầu đào tạo.
  • Ứng dụng AI và Machine Learning để đưa ra các dự đoán, ví dụ: xác suất nghỉ việc của nhân viên, hoặc hiệu quả của kế hoạch đào tạo.

• Tự động hóa:
  Các thuật toán trong HRIS xử lý dữ liệu nhanh chóng và giảm thiểu sai sót so với xử lý thủ công.

Output (Đầu ra)

• Báo cáo tổng hợp:
  Cung cấp thông tin chi tiết về hiệu suất nhân sự, lương thưởng, tình hình tuyển dụng, hoặc các chỉ số liên quan để hỗ trợ nhà quản lý.
• Thông tin minh bạch:
  Dữ liệu về ngày phép còn lại, bảng lương, lịch đào tạo được cung cấp cho nhân viên thông qua cổng thông tin nội bộ hoặc ứng dụng di động.
• Hỗ trợ ra quyết định:
  Các báo cáo phân tích và dự đoán giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược như điều chỉnh chính sách nhân sự, mở rộng quy mô đội ngũ, hoặc cải tiến hệ thống đào tạo.
• Cải thiện trải nghiệm nhân viên:
  Các thông tin được cá nhân hóa, như thông báo về cơ hội đào tạo, đánh giá thành tích, hoặc cập nhật lương thưởng, giúp nhân viên cảm thấy được quan tâm và hỗ trợ.

Khi nhìn từ quan điểm Input – Process – Output, HRIS được xem là một hệ thống thông minh kết nối các dữ liệu thô, xử lý chúng một cách khoa học và tạo ra những thông tin có giá trị cao. Mô hình IPO không chỉ giúp doanh nghiệp hiểu rõ cách HRIS vận hành mà còn là cơ sở để tối ưu hóa hệ thống, nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự và hỗ trợ sự phát triển bền vững của tổ chức.

Tác động của công nghệ mới đến mô hình Input-Process-Output (I-P-O) trong HRIS

Công nghệ mới như Internet of Things (IoT), trí tuệ nhân tạo (AI), xác thực sinh trắc học và điện toán đám mây đã và đang thay đổi cách thức các doanh nghiệp quản lý và xử lý thông tin trong hệ thống HRIS. Dưới đây là sự tác động của các công nghệ này đến từng yếu tố trong mô hình Input-Process-Output của HRIS:

Input (Đầu vào)

• Internet of Things (IoT):
  Các thiết bị IoT như máy chấm công thông minh, cảm biến nhiệt độ và vị trí giúp thu thập dữ liệu về nhân viên một cách tự động và chính xác. Thay vì phải nhập liệu thủ công, IoT cho phép hệ thống thu thập thông tin về thời gian làm việc, sự hiện diện của nhân viên, tình trạng nghỉ phép, v.v. nhanh chóng và chính xác. Điều này làm giảm sai sót và tăng tính chính xác trong việc thu thập thông tin đầu vào.
• Xác thực sinh trắc học:
  Công nghệ xác thực sinh trắc học như nhận diện vân tay, nhận diện khuôn mặt hoặc quét mống mắt giúp xác nhận danh tính nhân viên một cách chính xác khi họ đăng nhập vào hệ thống, điểm danh hoặc đăng ký nghỉ phép. Việc sử dụng công nghệ này làm cho dữ liệu đầu vào trở nên an toàn hơn và không thể bị giả mạo.
• Điện toán đám mây:
  Các hệ thống HRIS dựa trên điện toán đám mây giúp thu thập dữ liệu nhân sự từ nhiều nguồn và phân phối thông tin ngay lập tức. Dữ liệu có thể được nhập vào từ các hệ thống bên ngoài, như các phần mềm tuyển dụng, đào tạo hoặc đánh giá hiệu suất.

Process (Xử lý)

• Trí tuệ nhân tạo (AI) và Machine Learning (ML):
  AI và ML hỗ trợ trong việc phân tích dữ liệu HRIS một cách tự động, phát hiện xu hướng và dự đoán kết quả. Ví dụ, AI có thể phân tích hiệu suất của nhân viên, đưa ra các dự đoán về sự nghỉ việc hoặc đề xuất lộ trình thăng tiến cho nhân viên dựa trên dữ liệu lịch sử. Quá trình xử lý không còn chỉ dựa vào các quy trình thủ công mà được tự động hóa để tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác.
• Tự động hóa quy trình (RPA – Robotic Process Automation):
  Công nghệ RPA cho phép tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại trong quy trình xử lý thông tin, chẳng hạn như tính toán lương, cập nhật thông tin nghỉ phép hoặc gửi báo cáo tự động. Điều này không chỉ làm giảm công việc thủ công mà còn giúp tối ưu hóa quy trình và tăng tính chính xác.
• Phân tích dữ liệu lớn (Big Data):
  Với sự trợ giúp của Big Data, HRIS có thể xử lý một lượng dữ liệu khổng lồ từ nhiều nguồn khác nhau và chuyển hóa chúng thành thông tin hữu ích cho các nhà quản lý nhân sự. Phân tích dữ liệu lớn giúp nhận diện các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược hiệu quả hơn.

Output (Đầu ra)

• Dữ liệu báo cáo và phân tích nâng cao:
  Công nghệ mới giúp tạo ra các báo cáo phân tích sâu sắc hơn và các chỉ số đánh giá hiệu suất nhân viên tự động, dễ dàng truy cập và phân tích từ các báo cáo này. Nhà quản lý có thể xem xét các biểu đồ, bảng số liệu về KPI, lương thưởng, mức độ gắn kết của nhân viên và các xu hướng khác mà không phải dựa vào báo cáo thủ công.
• Truy cập và chia sẻ thông tin tức thời:
  Với các công nghệ đám mây và ứng dụng di động, thông tin đầu ra từ HRIS có thể được truy cập từ bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào, tạo điều kiện cho các nhà quản lý và nhân viên dễ dàng truy xuất thông tin cần thiết. Điều này giúp tăng cường sự minh bạch và tính linh hoạt trong tổ chức.
• Tính cá nhân hóa thông tin:
  AI có thể hỗ trợ cá nhân hóa đầu ra bằng cách cung cấp các thông tin liên quan đến từng cá nhân, từ kế hoạch đào tạo đến lộ trình phát triển nghề nghiệp, giúp cải thiện trải nghiệm của nhân viên và tạo ra môi trường làm việc gắn kết hơn.

Công nghệ mới, đặc biệt là IoT, AI, RPA, xác thực sinh trắc học và điện toán đám mây, đang thay đổi cách thức hoạt động của HRIS và tác động mạnh mẽ đến các yếu tố trong mô hình Input-Process-Output. Việc áp dụng những công nghệ này không chỉ giúp tự động hóa các quy trình mà còn nâng cao tính chính xác, hiệu quả và cá nhân hóa thông tin trong quản lý nhân sự. HRIS, khi kết hợp với các công nghệ này, trở thành một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động nhân sự và đưa ra các quyết định chiến lược chính xác hơn.