HR Onboarding là gì? Quy trình HR Onboarding

Last updated on 10 October, 2024

HR Onboarding là gì?

HR Onboarding là quá trình chào đón và hòa nhập nhân viên mới vào tổ chức. Mục tiêu của onboarding là giúp nhân viên hiểu rõ về văn hóa công ty, các quy trình làm việc, và vai trò của họ trong tổ chức. Quá trình này thường bắt đầu từ ngày đầu tiên của nhân viên mới và có thể kéo dài từ vài tuần đến vài tháng, tùy thuộc vào từng công ty.

Các thành phần chính của HR onboarding bao gồm:

• Giới thiệu văn hóa công ty: Trình bày về sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi và các quy tắc ứng xử trong công ty.
• Đào tạo và phát triển: Cung cấp các khóa đào tạo cần thiết cho nhân viên mới để họ có thể thực hiện công việc của mình hiệu quả.
• Hướng dẫn về quy trình và chính sách: Giải thích các quy định, quyền lợi, trách nhiệm, và quy trình làm việc của công ty.
• Kết nối với đồng nghiệp: Tạo cơ hội cho nhân viên mới gặp gỡ và xây dựng mối quan hệ với các đồng nghiệp và quản lý.

Quá trình onboarding hiệu quả không chỉ giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập vào môi trường làm việc mà còn cải thiện sự hài lòng và giữ chân nhân viên lâu dài.

Vai trò của HR Onboarding

• Tăng cường sự hài lòng và gắn bó: HR Onboarding giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón và có giá trị trong tổ chức, từ đó nâng cao mức độ hài lòng và gắn bó với công ty.
• Giảm thời gian hòa nhập: Quá trình onboarding hiệu quả giúp nhân viên mới nhanh chóng hiểu rõ về công việc, quy trình và văn hóa công ty, từ đó rút ngắn thời gian cần thiết để hòa nhập.
• Nâng cao hiệu suất làm việc: Khi được trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết ngay từ đầu, nhân viên mới có khả năng làm việc hiệu quả hơn và đóng góp tích cực cho đội ngũ.
• Giảm tỷ lệ nghỉ việc: Một quá trình onboarding tốt giúp giảm tỷ lệ nghỉ việc trong thời gian đầu của nhân viên mới, nhờ vào việc tạo dựng sự kết nối và cung cấp hỗ trợ cần thiết.
• Tăng cường hiểu biết về văn hóa công ty: HR Onboarding giúp nhân viên mới hiểu rõ hơn về các giá trị, quy tắc và kỳ vọng của công ty, từ đó dễ dàng hòa nhập và hoạt động trong môi trường làm việc.
• Thúc đẩy sự giao tiếp: Quá trình onboarding tạo cơ hội cho nhân viên mới kết nối với các đồng nghiệp, giúp xây dựng mối quan hệ và thúc đẩy sự giao tiếp trong tổ chức.
• Cung cấp thông tin quan trọng: Onboarding đảm bảo rằng nhân viên mới nắm vững các chính sách, quy định và quyền lợi của công ty, từ đó giúp họ cảm thấy tự tin hơn trong công việc.
• Tạo nền tảng cho phát triển nghề nghiệp: Quá trình onboarding không chỉ giới thiệu về công việc hiện tại mà còn mở ra cơ hội cho việc phát triển nghề nghiệp và học hỏi trong tương lai.

Dưới đây là checklist chi tiết cho quy trình HR Onboarding:

Quy trình HR Onboarding

• Chuẩn bị trước ngày đầu tiên:
  • Gửi thư chào mừng tới nhân viên mới, bao gồm thông tin về ngày bắt đầu, địa điểm làm việc và người liên hệ nếu có câu hỏi.
  • Tạo tài khoản email và thiết lập các quyền truy cập cần thiết cho hệ thống quản lý và phần mềm mà nhân viên sẽ sử dụng.
  • Chuẩn bị thiết bị làm việc như máy tính, điện thoại và các công cụ cần thiết, đảm bảo chúng đã được cài đặt sẵn sàng cho ngày đầu tiên.
  • Lên kế hoạch cho các khóa đào tạo cần thiết, bao gồm lịch trình và nội dung chi tiết.
• Ngày đầu tiên làm việc:
  • Chào đón nhân viên mới tại văn phòng và giới thiệu họ với đồng nghiệp trong đội ngũ cũng như các bộ phận khác.
  • Cung cấp thông tin chi tiết về công ty, bao gồm lịch sử, sứ mệnh, tầm nhìn và các giá trị cốt lõi mà công ty theo đuổi.
  • Hướng dẫn nhân viên mới hoàn tất các thủ tục hành chính, bao gồm việc ký hợp đồng lao động và hoàn thành các giấy tờ liên quan đến bảo hiểm và thuế.
  • Giới thiệu quy trình làm việc, giúp nhân viên mới hiểu rõ về các quy tắc, quy trình, và phần mềm mà họ sẽ sử dụng hàng ngày.
• Tuần đầu tiên:
  • Cung cấp khóa đào tạo cần thiết cho vị trí công việc của nhân viên mới, giúp họ nắm vững kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc.
  • Thiết lập một buổi gặp gỡ giữa nhân viên mới và người hướng dẫn (mentor) để giải đáp các thắc mắc và xây dựng mối quan hệ.
  • Làm việc cùng nhân viên mới để thiết lập mục tiêu cá nhân và chỉ tiêu hiệu suất, giúp họ định hướng rõ ràng cho công việc.
• Tháng đầu tiên:
  • Tổ chức các buổi họp phản hồi định kỳ để trao đổi về tiến độ và hiệu suất làm việc của nhân viên mới, đồng thời cung cấp những phản hồi mang tính xây dựng.
  • Khuyến khích nhân viên mới tham gia các hoạt động xã hội và sự kiện trong công ty để tăng cường kết nối với đồng nghiệp và xây dựng mối quan hệ.
  • Theo dõi và đánh giá tiến trình của nhân viên mới trong công việc, đảm bảo họ đang hòa nhập tốt và có sự hỗ trợ cần thiết.
• Đánh giá sau onboarding:
  • Gửi khảo sát cho nhân viên mới để thu thập ý kiến phản hồi về trải nghiệm onboarding, giúp xác định những điểm mạnh và điểm cần cải thiện trong quy trình.
  • Phân tích kết quả khảo sát và đánh giá hiệu quả của quy trình onboarding, từ đó cải tiến các bước cho các nhân viên mới trong tương lai.
  • Cung cấp thông tin cho bộ phận quản lý về sự hài lòng của nhân viên mới và những đề xuất cải tiến để nâng cao chất lượng onboarding.

Quy trình HR Onboarding này giúp đảm bảo rằng nhân viên mới sẽ có một trải nghiệm tích cực, dễ dàng hòa nhập và trở thành một phần quan trọng của tổ chức.

Checklist HR Onboarding

Trước ngày đầu tiên

• Gửi thư chào mừng: Soạn một bức thư chào mừng nhân viên mới, thông báo về ngày bắt đầu làm việc, các thông tin cần thiết như địa điểm, thời gian, và người liên hệ nếu có thắc mắc.
• Chuẩn bị tài liệu: Tạo và gửi các tài liệu liên quan đến chính sách công ty, quy định làm việc, hướng dẫn quy trình và thông tin liên lạc quan trọng.
• Thiết lập thiết bị: Đảm bảo máy tính, điện thoại, và các công cụ làm việc khác đã được chuẩn bị sẵn sàng, bao gồm cài đặt phần mềm cần thiết.
• Tạo tài khoản: Thiết lập tài khoản email, tài khoản truy cập hệ thống quản lý tài liệu, truy cập vào các hệ thống quản lý nội bộ, và cung cấp quyền truy cập cần thiết cho nhân viên mới.
• Phân công người hướng dẫn: Chọn một nhân viên hiện tại làm người hướng dẫn cho nhân viên mới, giúp họ dễ dàng hòa nhập và có người hỗ trợ.

Ngày đầu tiên làm việc

• Chào đón nhân viên mới: Tiếp đón nhân viên mới tại văn phòng, tạo không khí thân thiện và gần gũi.
• Giới thiệu về công ty: Cung cấp thông tin về lịch sử, văn hóa, sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của công ty.
• Hoàn tất thủ tục hành chính: Giúp nhân viên mới hoàn thành các giấy tờ liên quan đến nhân sự, bảo hiểm và thuế.
• Giới thiệu quy trình làm việc: Hướng dẫn về các quy trình làm việc, phần mềm, công cụ mà nhân viên mới sẽ sử dụng trong công việc hàng ngày.

Trong tuần đầu tiên

• Đào tạo công việc: Cung cấp các khóa đào tạo cần thiết cho vai trò cụ thể của nhân viên mới, bao gồm cả hướng dẫn thực hành.
• Gặp gỡ người hướng dẫn: Tổ chức buổi gặp gỡ giữa nhân viên mới và người hướng dẫn để giải đáp thắc mắc, cung cấp thông tin bổ sung và tạo dựng mối quan hệ.
• Thiết lập mục tiêu và KPI: Làm việc với nhân viên mới để xác định mục tiêu cá nhân và chỉ tiêu hiệu suất, đảm bảo họ hiểu rõ kỳ vọng.

Trong tháng đầu tiên

• Phản hồi định kỳ: Tổ chức các buổi họp định kỳ để cung cấp phản hồi về hiệu suất làm việc của nhân viên mới và hỗ trợ họ trong việc giải quyết các vấn đề gặp phải.
• Khuyến khích kết nối xã hội: Tạo cơ hội cho nhân viên mới tham gia các hoạt động nhóm và sự kiện công ty nhằm xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp.
• Đánh giá tiến trình: Theo dõi và đánh giá tiến trình hòa nhập của nhân viên mới, điều chỉnh hỗ trợ nếu cần thiết để đảm bảo họ đang phát triển tốt trong công việc.

Đánh giá sau onboarding

• Khảo sát phản hồi: Gửi khảo sát cho nhân viên mới để thu thập ý kiến về trải nghiệm onboarding, đánh giá mức độ hài lòng và nhận diện những điểm cần cải thiện.
• Phân tích kết quả: Đánh giá hiệu quả của quy trình onboarding dựa trên phản hồi và các chỉ số liên quan, từ đó xác định các điểm cần cải thiện.
• Cải tiến quy trình: Sử dụng thông tin phản hồi từ nhân viên mới để cải tiến quy trình onboarding cho những nhân viên tiếp theo, đảm bảo mang lại trải nghiệm tốt hơn.

Checklist này sẽ giúp bạn tổ chức một quy trình onboarding hiệu quả, đảm bảo nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập và đóng góp tích cực cho tổ chức.

Tham khảo các Dịch vụ của OCD

Tư vấn Chuyển đổi số

Tư vấn Hệ thống Quản lý

Hotline/Zalo: 0886595688
Mail: ocd@ocd.vn