Hệ thống Thông tin Nhân sự (HRIS) là gì

Last updated on 9 December, 2024

Hệ thống Thông tin Nhân sự (HRIS) là giải pháp tối ưu cho việc quản lý nhân sự hiện đại, từ lưu trữ dữ liệu, chấm công, tính lương đến đánh giá hiệu suất. Với khả năng tự động hóa quy trình, HRIS giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả và đưa ra quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu.

Hệ thống Thông tin Nhân sự (HRIS) là gì?

Hệ thống Thông tin Nhân sự (HRIS – Human Resource Information System) là một phần mềm hoặc nền tảng công nghệ được thiết kế để hỗ trợ các tổ chức trong việc quản lý các quy trình và dữ liệu liên quan đến nguồn nhân lực. HRIS kết hợp các chức năng quản trị nhân sự, lưu trữ dữ liệu, và phân tích thông tin để giúp tổ chức tối ưu hóa các hoạt động liên quan đến nhân viên.

Các chức năng chính của HRIS

Hệ thống Thông tin Nhân sự (HRIS) cung cấp một loạt các tính năng mạnh mẽ để hỗ trợ tổ chức trong việc quản lý nguồn nhân lực hiệu quả. Dưới đây là các chức năng chi tiết:

Quản lý dữ liệu nhân viên

• Lưu trữ thông tin cá nhân như tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, và tài liệu nhận dạng.
• Quản lý hợp đồng lao động, theo dõi thời hạn và tự động nhắc nhở khi đến ngày gia hạn.
• Ghi nhận lịch sử làm việc, các mốc thăng tiến, thay đổi vị trí hoặc các khen thưởng và kỷ luật.
• Hỗ trợ lưu trữ hồ sơ đào tạo, chứng chỉ và kỹ năng chuyên môn của nhân viên.

Quản lý chấm công và tính lương

• Theo dõi giờ làm việc, giờ nghỉ, ca làm việc và tình trạng vắng mặt của nhân viên.
• Tự động hóa quy trình tính lương dựa trên giờ làm việc, thuế, bảo hiểm xã hội và các khoản phúc lợi khác.
• Hỗ trợ các tính năng phức tạp như quản lý làm thêm giờ, thưởng hiệu suất, hoặc khấu trừ lương.
• Cung cấp bảng lương chi tiết và lưu trữ lịch sử trả lương theo thời gian.

Tuyển dụng và onboarding

• Hỗ trợ đăng tin tuyển dụng trên nhiều nền tảng, theo dõi và quản lý hồ sơ ứng viên.
• Quản lý các giai đoạn phỏng vấn, đánh giá và lựa chọn ứng viên phù hợp.
• Tạo quy trình onboarding với các công cụ giới thiệu nhân viên mới, cung cấp tài liệu cần thiết và lên lịch đào tạo.
• Theo dõi mức độ hoàn thành các nhiệm vụ onboarding của nhân viên.

Đánh giá hiệu suất

• Xây dựng và theo dõi KPI (Key Performance Indicators) để đánh giá hiệu suất công việc.
• Tích hợp tính năng thu thập phản hồi từ các cấp quản lý và đồng nghiệp để đánh giá đa chiều.
• Tự động tổng hợp kết quả đánh giá, đưa ra phân tích chi tiết và khuyến nghị cải thiện.
• Hỗ trợ lưu vết đánh giá theo thời gian, giúp nhà quản lý nhận diện xu hướng năng suất của nhân viên.

Đánh giá năng lực và quản lý tài năng

• Hỗ trợ đánh giá năng lực chuyên môn và kỹ năng mềm của nhân viên, từ đó xác định các điểm mạnh và yếu.
• Xây dựng khung năng lực cụ thể cho từng vị trí công việc để so sánh và phân tích mức độ phù hợp.
• Tạo các kế hoạch phát triển cá nhân (IDP – Individual Development Plan) cho nhân viên, đảm bảo sự phát triển đồng đều.
• Quản lý các chương trình đào tạo và phát triển tài năng, theo dõi tiến độ và hiệu quả.
• Hỗ trợ lập kế hoạch kế nhiệm để chuẩn bị nhân sự cho các vị trí quan trọng trong tương lai.

Phân tích dữ liệu

• Tích hợp các công cụ báo cáo và phân tích dữ liệu chuyên sâu để hỗ trợ ra quyết định chiến lược.
• Cung cấp các biểu đồ, đồ thị và báo cáo theo thời gian thực về các chỉ số như tỷ lệ giữ chân nhân viên, năng suất, và hiệu quả chi phí nhân sự.
• Sử dụng công nghệ máy học để dự báo xu hướng nhân sự như tỷ lệ nghỉ việc hoặc nhu cầu tuyển dụng.

Tuân thủ pháp luật

• Đảm bảo lưu trữ thông tin và xử lý dữ liệu nhân sự tuân thủ các quy định pháp luật liên quan như bảo hiểm xã hội, thuế, hoặc giờ làm việc.
• Tự động cập nhật hệ thống để phù hợp với các thay đổi về luật lao động và phúc lợi.
• Hỗ trợ tạo báo cáo pháp lý hoặc xuất dữ liệu theo định dạng yêu cầu của các cơ quan nhà nước.

HRIS không chỉ đơn thuần giúp giảm tải công việc hành chính mà còn mang lại giá trị chiến lược trong việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh cho tổ chức.

Lợi ích của việc sử dụng HRIS

Hệ thống Thông tin Nhân sự (HRIS) không chỉ là công cụ hỗ trợ quản lý mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực và tăng cường năng lực cạnh tranh. Dưới đây là các lợi ích chi tiết:

Tiết kiệm thời gian và chi phí

• Tự động hóa quy trình thủ công:
  HRIS tự động hóa các nhiệm vụ như quản lý bảng chấm công, tính lương, và xử lý hồ sơ nhân sự, giảm thiểu thời gian làm việc thủ công và hạn chế sai sót do con người gây ra.
• Rút ngắn thời gian xử lý dữ liệu:
  Thay vì tổng hợp và phân tích thông tin từ nhiều nguồn, HRIS tích hợp mọi dữ liệu nhân sự trên một nền tảng duy nhất, giúp việc xử lý và tìm kiếm thông tin nhanh chóng hơn.
• Giảm chi phí quản lý:
  Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí thuê nhân sự hành chính bổ sung nhờ vào tính năng tự động hóa của HRIS. Ngoài ra, hệ thống này còn giúp giảm chi phí liên quan đến giấy tờ và lưu trữ vật lý.

Cải thiện quản lý nhân sự

• Cung cấp dữ liệu chính xác:
  HRIS giúp loại bỏ tình trạng dữ liệu không đồng nhất hoặc sai lệch nhờ khả năng lưu trữ và xử lý tập trung, đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật và chính xác.
• Quản lý thông tin tập trung:
  Tất cả thông tin liên quan đến nhân viên, từ hồ sơ cá nhân, lịch sử công việc đến kết quả đánh giá hiệu suất, đều được lưu trữ trên một nền tảng. Nhà quản lý có thể dễ dàng truy cập thông tin cần thiết mà không phải tìm kiếm ở nhiều nơi.
• Cải thiện giao tiếp và sự gắn kết:
  HRIS thường tích hợp các công cụ giao tiếp nội bộ, giúp nhân viên dễ dàng tương tác với phòng nhân sự và truy cập thông tin quan trọng như lịch làm việc, chính sách công ty, hoặc bảng lương.

Tăng cường bảo mật dữ liệu

• Bảo vệ dữ liệu nhân sự nhạy cảm:
  HRIS sử dụng các biện pháp bảo mật tiên tiến như mã hóa dữ liệu và xác thực nhiều lớp, đảm bảo thông tin nhân sự được lưu trữ và truyền tải an toàn.
• Quản lý quyền truy cập:
  Hệ thống cho phép phân quyền truy cập theo vai trò, đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới có thể xem hoặc chỉnh sửa dữ liệu cụ thể. Điều này giúp giảm nguy cơ lạm dụng hoặc rò rỉ thông tin.
• Tuân thủ các tiêu chuẩn an ninh:
  Nhiều HRIS được thiết kế để tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế, đảm bảo dữ liệu được quản lý đúng quy định pháp luật và an toàn trước các mối đe dọa mạng.

Hỗ trợ ra quyết định

• Báo cáo và phân tích chuyên sâu:
  HRIS cung cấp các báo cáo chi tiết về các chỉ số nhân sự như tỷ lệ nghỉ việc, chi phí nhân sự, hoặc hiệu suất làm việc. Những dữ liệu này giúp nhà quản lý hiểu rõ tình hình hiện tại và dự báo xu hướng trong tương lai.
• Ra quyết định dựa trên dữ liệu:
  Thay vì dựa vào cảm tính, HRIS cung cấp các thông tin định lượng, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác và có cơ sở hơn.
• Hỗ trợ hoạch định chiến lược nhân sự:
  Hệ thống giúp nhà quản lý xây dựng các chiến lược nhân sự hiệu quả, như phát triển tài năng, tối ưu hóa chi phí lương hoặc lập kế hoạch kế nhiệm.

Việc sử dụng HRIS không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý mà còn tạo tiền đề cho doanh nghiệp xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại và phù hợp với xu hướng chuyển đổi số.

Ví dụ về các phần mềm HRIS phổ biến

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm HRIS được thiết kế phù hợp với nhu cầu đa dạng của các tổ chức. Dưới đây là các giải pháp nổi bật cùng với đặc điểm và nguồn dẫn cụ thể:

SAP SuccessFactors

• Tổng quan: Là một trong những nền tảng HRIS hàng đầu, SAP SuccessFactors cung cấp các giải pháp toàn diện, đặc biệt phù hợp với các tổ chức lớn và tập đoàn đa quốc gia.
• Tính năng nổi bật:
  • Quản lý hiệu suất và mục tiêu.
  • Lập kế hoạch kế nhiệm và phát triển nhân tài.
  • Tích hợp với các hệ thống ERP khác của SAP để tối ưu hóa quản lý toàn diện.
• Ứng dụng thực tế: Được sử dụng bởi các tập đoàn như Siemens, Airbus và Coca-Cola để quản lý nguồn nhân lực trên quy mô toàn cầu.
• Tham khảo thêm: SAP SuccessFactors Website.

BambooHR

• Tổng quan: BambooHR là một giải pháp HRIS thân thiện với người dùng, phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhờ giao diện trực quan và các tính năng dễ sử dụng.
• Tính năng nổi bật:
  • Quản lý thông tin nhân viên và hồ sơ tuyển dụng.
  • Hỗ trợ theo dõi thời gian nghỉ phép và chấm công.
  • Tích hợp với các phần mềm bên thứ ba như G Suite và Slack.
• Ứng dụng thực tế: Rất phổ biến trong các startup và doanh nghiệp SME nhờ vào chi phí hợp lý và triển khai nhanh chóng.
• Tham khảo thêm: BambooHR Website.

Workday

• Tổng quan: Là giải pháp HRIS toàn diện, Workday tích hợp quản lý nhân sự, tài chính và vận hành, phù hợp với cả doanh nghiệp vừa và lớn.
• Tính năng nổi bật:
  • Quản lý nhân sự từ tuyển dụng, đào tạo đến đánh giá hiệu suất.
  • Hỗ trợ lập kế hoạch tài chính và phân tích dữ liệu doanh nghiệp.
  • Giao diện thân thiện với khả năng sử dụng trên mọi thiết bị.
• Ứng dụng thực tế: Các doanh nghiệp trong ngành công nghệ cao như Netflix và Salesforce sử dụng Workday để quản lý nhân lực toàn cầu.

• Tham khảo thêm: Workday Website.

digiiHR

• Tổng quan: digiiHR là một phần mềm quản lý nhân sự chuyên sâu do OOC Technology Solutions phát triển, phù hợp với các doanh nghiệp tại Việt Nam và khu vực Đông Nam Á.
• Tính năng nổi bật:
  • Quản lý hồ sơ nhân sự chi tiết và đồng bộ.
  • Chấm công và tính lương tự động, phù hợp với các mô hình kinh doanh phức tạp.
  • Quản lý hiệu suất thông qua các chỉ số KPI, đánh giá năng lực và quản lý tài năng chuyên sâu.
  • Hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển nhân viên.
• Ứng dụng thực tế: Được các doanh nghiệp vừa và lớn tại Việt Nam sử dụng để số hóa và tối ưu hóa quy trình nhân sự.
• Tham khảo thêm: digiiHR Website.

Những giải pháp trên minh họa sự đa dạng của các hệ thống HRIS hiện nay, từ các nền tảng quốc tế lớn như SAP và Workday đến các giải pháp nội địa như digiiHR, giúp các tổ chức lựa chọn phù hợp với nhu cầu và ngân sách.