Hệ thống quản lý doanh nghiệp là gì?

Last updated on 14 September, 2024

Hệ thống quản lý doanh nghiệp (Enterprise Management System – EMS) là một tập hợp các công cụ và phần mềm giúp các tổ chức quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh của họ một cách hiệu quả.

Hệ thống quản lý doanh nghiệp là gì?

Hệ thống quản lý doanh nghiệp (Enterprise Management System – EMS) là một tập hợp các công cụ và phần mềm giúp các tổ chức quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh của họ một cách hiệu quả. EMS thường bao gồm các chức năng cơ bản như:

• Quản lý tài chính: Theo dõi và quản lý ngân sách, kế toán, báo cáo tài chính và quản lý tiền mặt.
• Quản lý nguồn nhân lực (HR): Quản lý tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất, lương thưởng và hồ sơ nhân viên. Ví dụ Phần mềm Nhân sự digiiHR
• Quản lý chuỗi cung ứng: Theo dõi và quản lý việc cung cấp nguyên liệu, sản xuất, và phân phối sản phẩm.
• Quản lý sản xuất (MES): Quản lý quá trình và kết quả sản xuất, chất lượng.
• Quản lý khách hàng (CRM): Quản lý thông tin khách hàng, mối quan hệ với khách hàng, bán hàng và dịch vụ hỗ trợ khách hàng.
• Quản lý dự án: Theo dõi tiến độ dự án, phân bổ tài nguyên, và quản lý các mốc quan trọng của dự án.
• Quản lý tài liệu: Lưu trữ, tìm kiếm và quản lý các tài liệu và thông tin quan trọng của doanh nghiệp.Ví dụ Phần mềm digiiDoc của OOC
• Quản lý thông tin và phân tích: Thu thập, phân tích và báo cáo dữ liệu để hỗ trợ quyết định kinh doanh.

Các hệ thống quản lý doanh nghiệp có thể được triển khai dưới dạng phần mềm độc lập hoặc tích hợp vào một nền tảng tổng hợp, thường được gọi là hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning). ERP kết hợp nhiều chức năng quản lý vào một hệ thống duy nhất để tăng cường sự phối hợp và hiệu quả trong tổ chức.

Hình thức tồn tại của hệ thống quản lý doanh nghiệp

Hệ thống quản lý doanh nghiệp có thể tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu và quy mô của tổ chức. Các hình thức chính bao gồm:

• Hệ thống quản lý trên giấy tờ:

• • Mô tả: Sử dụng tài liệu giấy để quản lý các quy trình và thông tin trong doanh nghiệp. Ví dụ, sổ sách kế toán, hồ sơ nhân viên, báo cáo, và hợp đồng đều được lưu trữ dưới dạng giấy.
  • Ưu điểm: Đơn giản, dễ dàng thiết lập, không cần phụ thuộc vào công nghệ.
  • Nhược điểm: Dễ bị mất mát, hư hỏng, khó khăn trong việc tìm kiếm và truy cập thông tin, tốn nhiều thời gian và công sức để quản lý.

• Hệ thống quản lý truyền thống (On-premise):

• • Mô tả: Phần mềm và dữ liệu được lưu trữ và quản lý trên máy chủ nội bộ của tổ chức.
  • Ưu điểm: Kiểm soát hoàn toàn dữ liệu, có thể tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của tổ chức.
  • Nhược điểm: Chi phí đầu tư cao, yêu cầu bảo trì và quản lý nội bộ.

• Hệ thống đám mây (Cloud-based):

• • Mô tả: Phần mềm và dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ đám mây và người dùng truy cập qua Internet.
  • Ưu điểm: Chi phí thấp hơn, dễ dàng mở rộng và cập nhật, không cần đầu tư vào hạ tầng phần cứng.
  • Nhược điểm: Phụ thuộc vào kết nối Internet, có thể gặp vấn đề về bảo mật và quyền riêng tư nếu không được bảo vệ tốt.

• Hệ thống lai (Hybrid):

• • Mô tả: Kết hợp cả hệ thống truyền thống và đám mây, với một phần của hệ thống chạy trên máy chủ nội bộ và một phần trên đám mây.
  • Ưu điểm: Cung cấp sự linh hoạt cao, cho phép tổ chức cân bằng giữa chi phí, bảo mật và khả năng mở rộng.
  • Nhược điểm: Quản lý phức tạp hơn do có sự kết hợp của nhiều môi trường.

• Hệ thống SaaS (Software as a Service):

• • Mô tả: Phần mềm được cung cấp dưới dạng dịch vụ qua Internet, thường sử dụng mô hình thuê bao.
  • Ưu điểm: Không cần cài đặt hoặc bảo trì phần mềm, dễ dàng mở rộng và cập nhật.
  • Nhược điểm: Phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ, có thể gặp vấn đề về bảo mật và quyền riêng tư.

• Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning):

• • Mô tả: Một loại hệ thống quản lý doanh nghiệp tích hợp nhiều chức năng như tài chính, nhân sự, sản xuất, và quản lý khách hàng vào một nền tảng duy nhất.
  • Ưu điểm: Cung cấp cái nhìn tổng thể và tích hợp, giúp tăng cường phối hợp và hiệu quả trong tổ chức.
  • Nhược điểm: Chi phí triển khai và bảo trì cao, cần thời gian và nguồn lực để cấu hình và đào tạo.

Mỗi hình thức có các ưu điểm và nhược điểm riêng, và sự lựa chọn thường phụ thuộc vào nhu cầu, ngân sách, và khả năng quản lý của tổ chức.

Lý do doanh nghiệp cần chuyển đổi hệ thống quản lý trên giấy tờ lên hệ thống quản lý trên phần mềm

Chuyển đổi từ hệ thống quản lý trên giấy tờ sang hệ thống quản lý trên phần mềm có nhiều lợi ích quan trọng đối với doanh nghiệp. Dưới đây là những lý do chính mà doanh nghiệp nên cân nhắc:

• Tăng cường hiệu quả và năng suất:

• • Tự động hóa quy trình: Phần mềm có thể tự động hóa nhiều quy trình quản lý như kế toán, quản lý nhân sự, và báo cáo, giảm bớt công việc thủ công và sai sót.
  • Tiết kiệm thời gian: Quy trình xử lý thông tin nhanh chóng hơn và giảm thời gian cần thiết để tìm kiếm và truy cập dữ liệu.

• Cải thiện khả năng truy cập và chia sẻ thông tin:

• • Truy cập từ xa: Phần mềm quản lý cho phép truy cập thông tin từ bất kỳ đâu có kết nối Internet, điều này rất hữu ích trong môi trường làm việc linh hoạt hoặc cho nhân viên làm việc từ xa.
  • Chia sẻ dữ liệu dễ dàng: Dữ liệu có thể được chia sẻ ngay lập tức giữa các bộ phận và các thành viên trong tổ chức, giúp tăng cường phối hợp và giảm thiểu lỗi.

• Tăng cường bảo mật và kiểm soát:

• • Quản lý quyền truy cập: Phần mềm cho phép thiết lập quyền truy cập và phân quyền cho các người dùng khác nhau, giúp bảo vệ dữ liệu nhạy cảm.
  • Bảo mật dữ liệu: Các phần mềm quản lý thường có các biện pháp bảo mật tiên tiến để bảo vệ dữ liệu khỏi mất mát hoặc truy cập trái phép.

• Nâng cao khả năng phân tích và báo cáo:

• • Báo cáo tức thời: Phần mềm có khả năng tạo ra các báo cáo và phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác, giúp hỗ trợ quyết định kinh doanh.
  • Dữ liệu tổng hợp: Dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau có thể được tổng hợp và phân tích để đưa ra cái nhìn tổng thể và sâu sắc hơn về hoạt động của doanh nghiệp.

• Giảm thiểu rủi ro và sai sót:

• • Giảm sai sót do con người: Việc sử dụng phần mềm giúp giảm thiểu sai sót liên quan đến việc nhập liệu thủ công và xử lý thông tin.
  • Sao lưu và phục hồi dữ liệu: Phần mềm thường đi kèm với các tính năng sao lưu và phục hồi dữ liệu, giúp bảo vệ thông tin quan trọng khỏi mất mát.

• Tăng cường sự linh hoạt và khả năng mở rộng:

• • Khả năng mở rộng: Các hệ thống phần mềm có thể dễ dàng mở rộng và điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
  • Tích hợp với các hệ thống khác: Phần mềm quản lý có thể tích hợp với các hệ thống khác như CRM, ERP, giúp cải thiện hiệu quả hoạt động tổng thể.

• Giảm chi phí lâu dài:

• • Tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ: Việc chuyển sang phần mềm giúp giảm bớt chi phí liên quan đến in ấn, lưu trữ tài liệu giấy và bảo trì tài liệu vật lý.
  • Tăng cường hiệu quả: Tăng cường hiệu quả làm việc giúp tiết kiệm chi phí nhân sự và cải thiện năng suất.

Chuyển đổi từ hệ thống quản lý trên giấy tờ sang phần mềm không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và giảm chi phí, mà còn hỗ trợ trong việc phát triển và duy trì lợi thế cạnh tranh trong môi trường kinh doanh ngày càng phát triển.

Quan hệ giữa hệ thống quản lý doanh nghiêp và chuyển đổi số

Chuyển đổi số (digital transformation) và hệ thống quản lý doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ và tương hỗ. Dưới đây là cách chúng liên kết và hỗ trợ lẫn nhau:

Chuyển đổi số là yếu tố thúc đẩy hiện đại hóa hệ thống quản lý doanh nghiệp:

• Cập nhật công nghệ: Chuyển đổi số thúc đẩy việc áp dụng công nghệ mới, bao gồm phần mềm quản lý doanh nghiệp hiện đại, giúp nâng cao hiệu quả và khả năng cạnh tranh.
• Tự động hóa quy trình: Chuyển đổi số thường liên quan đến việc tự động hóa các quy trình quản lý thông qua phần mềm, giúp giảm thiểu công việc thủ công và lỗi.

Hệ thống quản lý doanh nghiệp là công cụ thực hiện chuyển đổi số:

• Triển khai giải pháp: Hệ thống quản lý doanh nghiệp, như ERP, CRM, và phần mềm quản lý tài liệu, là các công cụ quan trọng trong quá trình chuyển đổi số, giúp tổ chức thực hiện các chiến lược số hóa.
• Tích hợp dữ liệu: Các hệ thống quản lý doanh nghiệp giúp tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, tạo điều kiện cho việc phân tích và ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Chuyển đổi số và hệ thống quản lý hỗ trợ cải thiện quy trình kinh doanh:

• Quản lý quy trình: Chuyển đổi số giúp cải thiện và tối ưu hóa các quy trình quản lý thông qua việc sử dụng công nghệ để theo dõi, phân tích và tối ưu hóa hoạt động.
• Báo cáo và phân tích: Các hệ thống quản lý cung cấp khả năng báo cáo và phân tích dữ liệu, giúp tổ chức theo dõi hiệu suất và đưa ra quyết định dựa trên thông tin chính xác.

Cải thiện sự tương tác và trải nghiệm khách hàng:

• Tăng cường dịch vụ khách hàng: Chuyển đổi số giúp cải thiện sự tương tác với khách hàng thông qua các hệ thống CRM và công cụ hỗ trợ khách hàng.
• Đáp ứng nhanh chóng: Các hệ thống quản lý hiện đại hỗ trợ việc theo dõi và quản lý thông tin khách hàng, giúp cải thiện dịch vụ và phản hồi nhanh chóng.

Hỗ trợ sự linh hoạt và khả năng mở rộng:

• Tăng cường linh hoạt: Chuyển đổi số giúp tổ chức trở nên linh hoạt hơn trong việc đáp ứng các thay đổi trong thị trường và yêu cầu của khách hàng thông qua hệ thống quản lý doanh nghiệp tích hợp và cập nhật.
• Mở rộng quy mô: Hệ thống quản lý doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng để phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp, hỗ trợ tăng trưởng bền vững.

Đảm bảo an ninh và tuân thủ:

• Bảo mật dữ liệu: Chuyển đổi số thường bao gồm các biện pháp bảo mật tiên tiến để bảo vệ dữ liệu, trong khi hệ thống quản lý doanh nghiệp giúp quản lý và kiểm soát quyền truy cập vào dữ liệu nhạy cảm.
• Tuân thủ quy định: Các hệ thống quản lý doanh nghiệp hỗ trợ việc tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn ngành, đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và an toàn.

Tạo ra giá trị và lợi thế cạnh tranh:

• Tối ưu hóa hiệu suất: Chuyển đổi số giúp tối ưu hóa hiệu suất tổ chức thông qua việc sử dụng các hệ thống quản lý doanh nghiệp để cải thiện quy trình và hoạt động.
• Nâng cao lợi thế cạnh tranh: Công nghệ và hệ thống quản lý doanh nghiệp hiện đại giúp tổ chức phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới, tạo ra giá trị và lợi thế cạnh tranh.

Tóm lại, chuyển đổi số và hệ thống quản lý doanh nghiệp có mối liên hệ tương hỗ, với chuyển đổi số đóng vai trò thúc đẩy việc cập nhật và cải thiện các hệ thống quản lý doanh nghiệp, trong khi hệ thống quản lý doanh nghiệp cung cấp các công cụ và giải pháp cần thiết để thực hiện và duy trì quá trình chuyển đổi số.