Gap Analysis là gì? Phân loại và các công cụ thực hiện

Last updated on 24 October, 2024

Là một nhà lãnh đạo doanh nghiệp, bạn biết rằng bạn cần cải thiện một số lĩnh vực của doanh nghiệp mình để đạt được mục tiêu cao hơn. Nhưng để hiểu được lộ trình đạt được điều đó, bạn cần hiểu rõ những gì còn thiếu trong hoạt động của mình để bù đắp. Đây là lúc Gap Analysis xuất hiện và phát huy tác dụng.

Nó đối chiếu thực trạng hiện tại của bạn với nơi bạn muốn đến và điều tra lý do tại sao tồn tại khoảng cách để bạn có thể phát triển các kế hoạch hành động để lấp đầy nó. Cùng OCD tìm hiểu thêm về Gap Analysis trong bài viết dưới đây nhé!

Gap Analysis là gì?

Khái niệm Gap Analysis

Gap Analysis (Phân tích khoảng cách) là một công cụ chiến lược được sử dụng bởi các doanh nghiệp để đánh giá sự khác biệt giữa hiệu suất hiện tại và kết quả mong muốn. Nó liên quan đến việc đánh giá các quy trình hiện có, sử dụng các thước đo hiệu suất, năng lực hoặc nguồn lực và so sánh với tiêu chuẩn hoặc mục tiêu được thiết lập.

Bằng cách xác định những khác biệt hoặc “khoảng cách” này, doanh nghiệp có được hiểu biết về các khu vực cần cải tiến hoặc thay đổi để lấp đầy sự chênh lệch. Gap Analysis đóng vai trò như một cơ chế hướng dẫn cho doanh nghiệp để hiểu rõ những thiếu sót, xác định các bước cần thiết để đạt được các mục tiêu mong muốn và lập kế hoạch hành động cho sự tăng trưởng và cải thiện các vấn đề còn tồn tại.

Việc kiểm tra, phân tích một cách có hệ thống này cho phép doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt, phân bổ nguồn lực hiệu quả và thực hiện các chiến lược nhằm đạt được hiệu suất tối ưu.

Phân loại Gap Analysis

Gap Analysis có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau dựa trên ngữ cảnh cụ thể và mục tiêu của việc đánh giá. Dưới đây là một số loại phân tích khoảng cách thường được sử dụng trong các lĩnh vực khác nhau:

Gap Analysis về hiệu suất

Phân tích khoảng cách về hiệu suất  liên quan đến việc đo lường hiệu suất của một tổ chức so với các mục tiêu hoặc tiêu chuẩn đã xác định trước. Nó kiểm tra các khía cạnh khác nhau như doanh số, năng suất làm việc của nhân viên, tỷ lệ khách hàng hài lòng hoặc các chỉ số hiệu suất chính khác. Sử dụng hệ thống KPI là một cách hiệu quả để thực hiện loại Gap Analysis này.

Ví dụ, một công ty có thể phân tích sản lượng sản xuất so với các mức mục tiêu. Khi xác định được khoảng cách về hiệu suất, doanh nghiệp có thể thực hiện các giải pháp chiến lược để nâng cao hiệu suất và lấp đầy khoảng trống này. Nó có thể bao gồm chuẩn hóa quy trình, phân bổ lại nguồn lực hoặc triển khai các chương trình đào tạo phát triển kỹ năng.

Đọc thêm: Dịch vụ tư vấn KPI của OCD

Gap Analysis về thị trường

Gap Analysis về thị trường tập trung vào việc hiểu khoảng cách giữa những gì khách hàng mong muốn và những sản phẩm hoặc dịch vụ hiện có trên thị trường. Bằng cách thực hiện nghiên cứu thị trường về sở thích của người tiêu dùng, xu hướng và các sản phẩm của đối thủ cạnh tranh, doanh nghiệp có thể xác định các phân khúc khách hàng chưa được khai thác hoặc nhu cầu chưa được đáp ứng.

Ví dụ, Gap Analysis về thị trường có thể tiết lộ nhu cầu khổng lồ về các sản phẩm gia dụng thân thiện với môi trường, thúc đẩy một công ty phát triển và marketing các sản phẩm như vậy để đáp ứng nhu cầu cụ thể này.

Gap Analysis về sản phẩm

Phân tích khoảng cách sản phẩm đánh giá các thuộc tính, tính năng, chất lượng hoặc chức năng của một sản phẩm so với kỳ vọng của khách hàng hoặc tiêu chuẩn ngành. Nó liên quan đến việc thu thập phản hồi của khách hàng, thực hiện khảo sát hoặc đánh giá so với các sản phẩm của đối thủ cạnh tranh.

Ví dụ, một công ty công nghệ có thể so sánh các tính năng phần mềm của mình với các tính năng của đối thủ cạnh tranh để xác định các lĩnh vực cần cải tiến hoặc các chức năng bổ sung cần thiết để duy trì tính cạnh tranh.

Gap Analysis về kỹ năng

Phân tích khoảng cách kỹ năng đánh giá sự khác biệt giữa các kỹ năng và năng lực mà tổ chức hiện có và những gì cần thiết để đạt được các mục tiêu của mình. Bằng cách xác định sự thiếu hụt kỹ năng hoặc các lĩnh vực cần phát triển, doanh nghiệp có thể thiết kế các chương trình đào tạo, hoạch định đội ngũ kế thừa hoặc chiến lược tuyển dụng để lấp đầy những khoảng trống này.

Đào tạo là một cách để lấp đầy khoảng cách về kỹ năng

Ví dụ, một công ty công nghệ nhận ra nhân sự của mình thiếu chuyên môn trong một ngôn ngữ lập trình cụ thể cần thiết cho một dự án mới. Vì thế, họ đã lập kế hoạch thực hiện các chuỗi đào tạo có mục tiêu cho nhân viên của mình.

Gap Analysis về công nghệ

Phân tích này đánh giá sự chênh lệch giữa các khả năng về công nghệ hiện tại của một doanh nghiệp và những khả năng cần thiết để đạt được các mục tiêu của mình. Nó bao gồm việc đánh giá các hệ thống, cơ sở hạ tầng và công nghệ hiện có để xác định các khoảng trống.

Ví dụ, một công ty sản xuất có thể phân tích máy móc và mức độ tự động hóa của mình để xác định khâu mà việc nâng cấp công nghệ có thể nâng cao hiệu quả sản xuất.

Gap Analysis về tài chính

Phân tích khoảng cách tài chính hoặc lợi nhuận so sánh tình trạng tài chính hiện tại của một tổ chức, bao gồm doanh thu, chi phí, lợi nhuận, với hiệu suất tài chính mong muốn hoặc dự kiến. Bằng cách xác định các lĩnh vực thiếu hụt tài chính hoặc cơ hội tăng doanh thu, doanh nghiệp có thể phát triển các chiến lược như cắt giảm chi phí, đa dạng hóa nguồn doanh thu hoặc lên kế hoạch đầu tư để lấp đầy những khoảng trống này.

Gap Analysis về quy trình

Gap Analysis về quy trình kiểm tra mức độ hiệu quả của các quy trình tổ chức bằng cách so sánh chúng với các thực tiễn tốt nhất hoặc tiêu chuẩn của ngành. Nó liên quan đến việc lập sơ đồ các quy trình làm việc và xác định các điểm nghẽn, sự dư thừa hoặc các lĩnh vực cần cải thiện.

Ví dụ, một công ty bán lẻ có thể phân tích các quy trình chuỗi cung ứng của mình để hợp lý hóa việc quản trị hàng tồn kho và giảm thời gian giao hàng.

Các công cụ thực hiện Gap Analysis

Phân tích SWOT

Phân tích SWOT là một trong những mô hình phân tích trong marketing lâu đời nhất. SWOT là viết tắt của Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats (Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Thách thức). Bạn có thể thực hiện phân tích SWOT cả định lượng và định tính. Quá trình này sẽ giúp bạn xác định các mối đe dọa bên trong nội bộ và bên ngoài đối với tổ chức của mình và xem bạn có điểm gì nổi bật hơn so với đối thủ cạnh tranh.

Công cụ phân tích SWOT

Biểu đồ xương cá

Biểu đồ xương cá (còn được gọi là biểu đồ Ishikawa, biểu đồ nguyên nhân – kết quả hoặc sơ đồ xương cá) được đặt tên theo hình dạng đặc biệt của chúng. Nó khám phá các nguyên nhân có thể xảy ra của một vấn đề gốc rễ. Loại biểu đồ này sẽ đặc biệt có giá trị khi kiểm tra tình trạng hiện tại của của doanh nghiệp

Các khía cạnh được sử dụng phổ biến nhất để điều tra là 6M, bao gồm:

• Đo lường (Measure)
• Vật liệu (Material)
• Con người (Manpower)
• Máy móc (Machine)
• Phương pháp (Measurement)
• Môi trường (Mother Nature)

Mô hình 7S của McKinsey

Mô hình 7S của McKinsey

Công cụ Gap Analysis này, được giới thiệu bởi công ty tư vấn McKinsey & Co., được sử dụng để xác định các khía cạnh cụ thể của một công ty đang đáp ứng kỳ vọng. Nhà phân tích sử dụng mô hình 7S của McKinsey để kiểm tra các đặc điểm của một doanh nghiệp thông qua lăng kính của 7 nhóm tập trung vào:

• Chiến lược (Strategy)
• Cấu trúc (Structure)
• Hệ thống (System)
• Nhân viên (Staff)
• Phong cách (Style)
• Kỹ năng (Skill)
• Giá trị chung (Shared value)

Nhà phân tích điền vào trạng thái hiện tại và tương lai cho từng mục, sau đó sẽ làm nổi bật khoảng cách giữa 2 trạng thái. Công ty sau đó có thể triển khai một giải pháp có mục tiêu để lấp đầy khoảng trống đó.

Mô hình Nadler-Tushman

Mô hình Nadler-Tushman là một công cụ hữu ích để phân tích và hiểu rõ hơn về hệ thống hoạt động của một tổ chức. Nó này tập trung vào mối quan hệ tương hỗ giữa các yếu tố khác nhau trong tổ chức, giúp chúng ta nhìn nhận một cách toàn diện về cách thức mà tổ chức hoạt động và tạo ra giá trị.

Mô hình Nadler-Tushman

Mô hình này chia quá trình hoạt động của tổ chức thành 3 phần chính:

Đầu vào (Input):

• Môi trường: Bao gồm các yếu tố bên ngoài tác động đến tổ chức như thị trường, đối thủ cạnh tranh, quy định pháp luật, văn hóa xã hội…
• Lịch sử: Lịch sử phát triển của tổ chức, những thành công và thất bại trong quá khứ.
• Nguồn lực: Bao gồm các tài sản, nguồn nhân lực, tài chính, công nghệ mà tổ chức sở hữu và sử dụng.

Quá trình chuyển đổi (Transformation Process):

• Công việc: Các hoạt động, nhiệm vụ cụ thể mà tổ chức thực hiện để đạt được mục tiêu.
• Con người: Nhân viên, đội ngũ quản lý, văn hóa tổ chức, kỹ năng, kinh nghiệm…
• Tổ chức chính thức: Cấu trúc tổ chức, quy trình, hệ thống báo cáo, các quy định…
• Tổ chức phi chính thức: Các mối quan hệ xã hội, văn hóa công ty, các nhóm không chính thức…

Đầu ra (Output):

• Tổ chức: Kết quả của quá trình chuyển đổi, thể hiện qua cấu trúc, văn hóa, năng lực của tổ chức.
• Đội nhóm: Hiệu quả làm việc của các nhóm, sự gắn kết và hợp tác.
• Cá nhân: Sự phát triển của từng cá nhân, sự hài lòng của nhân viên.

Mô hình PEST

Mô hình PEST tương tự như phân tích SWOT, giúp bạn xác định các mối đe dọa và cơ hội bằng cách kiểm tra 4 yếu tố bên ngoài chính của môi trường kinh doanh của bạn:

• Chính trị (Political)
• Kinh tế (Economic)
• Xã hội (Social)
• Công nghệ (Technological)

Phương pháp này loại bỏ các khoảng trống bằng cách xác định các vấn đề hiện tại, làm nổi bật các cơ hội thay đổi và giảm thiểu rủi ro trên thị trường.

Nếu bạn muốn thực hiện một phân tích sâu hơn về thị trường của doanh nghiệp mình, hãy thử phân tích mô hình PESTEL, vì nó thêm vào các yếu tố môi trường (Environmental) và pháp lý (Legal) vào mô hình PEST.

4 bước thực hiện Gap Analysis

Khi thực hiện phân tích khoảng cách, có một quy trình 4 bước đơn giản mà bạn có thể sử dụng để thiết lập các mục hành động sẽ giúp bạn giảm hoặc loại bỏ khoảng cách đó. Mỗi công ty sẽ có những thứ khác nhau mà họ tập trung vào khi thực hiện Gap Analysis.

4 bước thực hiện Gap Analysis

Bước 1: Xác định tình hình hiện tại

• Thu thập dữ liệu: Tiến hành thu thập dữ liệu về tình hình hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm số liệu về hiệu suất, tài chính, thị trường, khách hàng, nhân viên…
• Phân tích dữ liệu: Phân tích dữ liệu để hiểu rõ hơn về điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức hiện tại.
• Đánh giá hiệu suất: So sánh hiệu suất hiện tại với các chỉ số tiêu chuẩn hoặc đối thủ cạnh tranh để xác định những khía cạnh cần cải thiện.

Bước 2: Đặt ra các mục tiêu SMART mà bạn muốn đạt được

Các mục tiêu SMART phải đáp ứng các tiêu chí:

• Cụ thể (Specific)
• Có thể đo lường được (Measurable)
• Có thể đạt được (Attainable)
• Có liên quan (Relevant)
• Có khung thời gian (Time-Bound)

Sự cụ thể thu hẹp chính xác những gì bạn muốn đạt được và tránh mơ hồ khi phân tích. Bạn muốn các nhiệm vụ có thể đo lường được để bạn có thể nhìn rõ sự phát triển hướng tới mục tiêu.

Mặc dù các mục tiêu cần phải có tham vọng, nhưng chúng cũng cần phải có thể đạt được. Nếu không, bạn có thể thấy thiếu động lực và làm giảm tinh thần của đội nhóm. Các mục tiêu có liên quan giúp bạn đạt được các mục tiêu tổng thể của công ty trong khi khung thời gian giúp bạn và đội nhóm bám sát tiến độ để vươn tới thành công.

Bước 3: So sánh và phân tích khoảng cách

• So sánh: So sánh tình hình hiện tại với tình hình mong muốn để xác định những khoảng cách tồn tại.
• Phân tích nguyên nhân: Tìm hiểu nguyên nhân sâu xa dẫn đến những khoảng cách này, có thể là do thiếu nguồn lực, thiếu kỹ năng, quy trình không hiệu quả, hoặc những yếu tố khác.

Bước 4: Lập kế hoạch hành động

• Xây dựng kế hoạch: Lập kế hoạch chi tiết để thu hẹp khoảng cách, bao gồm các hành động cụ thể, người chịu trách nhiệm, thời gian thực hiện và nguồn lực cần thiết.
• Ưu tiên: Xếp hạng các hành động theo mức độ ưu tiên và tầm quan trọng.
• Theo dõi và đánh giá: Theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch và đánh giá hiệu quả của các hành động đã thực hiện.

Lợi ích của Gap Analysis

Vì Gap Analysis có thể được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau nên nó mang lại vô số lợi ích. Mỗi lợi ích được liệt kê dưới đây có thể chỉ liên quan đến một hoặc một vài loại Gap Analysis cụ thể:

Nhận diện rõ ràng các khoảng cách

Gap analysis giúp xác định chính xác những khoảng cách giữa tình hình hiện tại và mục tiêu mong muốn của tổ chức, từ đó tập trung vào những vấn đề cần giải quyết.

Quy trình sản xuất tốt hơn

Trong quản lý sản xuất, việc nhận ra và ngăn chặn các khoảng trống hình thành trong quá trình sản xuất dẫn đến sản xuất mạnh mẽ hơn, giao hàng hiệu quả hơn, đảm bảo nguyên liệu thô có sẵn tại đúng địa điểm khi cần và tránh được tắc nghẽn do bất kỳ thiếu sót nào dọc theo quy trình.

Nhân viên và khách hàng hạnh phúc hơn

Bằng cách xác định những khoảng cách giữa sản phẩm/dịch vụ hiện tại và nhu cầu của khách hàng, tổ chức có thể đưa ra những cải tiến phù hợp để nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Ngoài ra, khi nhân viên hiểu rõ mục tiêu của tổ chức và vai trò của mình trong việc đạt được mục tiêu đó, họ sẽ có động lực làm việc cao hơn và cảm thấy gắn bó hơn với tổ chức.

Tăng cường tính minh bạch

Quá trình phân tích SWOT giúp làm rõ những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của tổ chức, tạo ra một bức tranh toàn cảnh về tình hình hiện tại.

Đưa ra quyết định chính xác

Dựa trên kết quả phân tích, tổ chức có thể đưa ra những quyết định đầu tư, chiến lược một cách khách quan và hiệu quả hơn. Bằng cách xác định các nguồn lực cần thiết và thiếu sót tiềm năng, các công ty có thể lập kế hoạch lấp đầy các khoảng trống và ngăn chặn các vấn đề trước khi chúng xảy ra.

Kết luận

Gap Analysis là một kỹ thuật mà các công ty có thể sử dụng để đánh giá vị trí hiện tại của họ, quyết định vị trí mơ ước của họ và lập kế hoạch về cách lấp đầy khoảng cách. Một công ty có thể chọn thực hiện phân tích khoảng cách nếu nó đang gặp khó khăn về hoạt động hoặc nếu nó chỉ đơn giản muốn trở nên chiến lược hơn.

Trong cả hai trường hợp, có một số công cụ như phân tích SWOT, mô hình PEST(EL) hoặc biểu đồ xương cá, có thể giúp công ty lập và triển khai một kế hoạch dài hạn.

——————————-