FMEA là gì? Công cụ phân tích sai lỗi và tác động của nó lên hệ thống quy trình

Last updated on 24 October, 2024

Quản lý rủi ro và cải thiện độ tin cậy của quy trình là những vấn đề quan trọng trong quản lý sản xuất và vận hành. Đánh giá rủi ro là một công cụ quan trọng trong quản lý rủi ro để giảm thiểu rủi ro của dự án và đạt được kết quả bền vững. Có một số kỹ thuật để xác định các mối nguy hiểm tiềm tàng và đánh giá rủi ro. Một trong đó là phương pháp FMEA (Failure Modes and Effects Analysis).

Đây là một công cụ hiệu quả để xác định các loại sai lỗi tiềm ẩn và ảnh hưởng của chúng lên quy trình nhằm tăng độ tin cậy và an toàn của các hệ thống phức tạp. Cùng OCD tìm hiểu về phương pháp này trong bài viết dưới đây nhé!

Phương pháp FMEA là gì?

Khái niệm về phương pháp FMEA

FMEA (Failure Modes and Effects Analysis) là một công cụ phân tích hệ thống, chủ động phát hiện các sai lỗi tiềm ẩn trong quy trình kinh doanh. Mục tiêu là nhằm ngăn chặn hoặc giảm thiểu tác động của chúng bằng cách tìm ra những nơi các lỗi này xảy ra và xác định ảnh hưởng của chúng lên quy trình. Đây là một công cụ quản lý sản xuất hiệu quả giúp ngăn ngừa các vấn đề sản xuất tốn kém, cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, cũng như tăng sự hài lòng của khách hàng.

Các yếu tố cấu thành FMEA bao gồm:

• Phần đầu: Failure Modes: là những lỗi, vấn đề hoặc sai sót xảy ra trong quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Phần sau: Effect Analysis: xác định và phân tích tác động hoặc hậu quả của các lỗi kể trên.

Các loại FMEA

Có một số loại FMEA và phổ biến nhất trong số chúng là DFMEA hay Design FMEA (FMEA thiết kế) và PFMEA hay Process FMEA (FMEA quy trình).

DFMEA: được áp dụng cho việc thiết kế sản phẩm, đặc biệt là trong giai đoạn đầu hoặc giai đoạn cuối của quy trình. Mục tiêu là phát hiện ra các lỗi tiềm ẩn trong thiết kế sản phẩm có thể ảnh hưởng xấu đến sức khỏe của người tiêu dùng hoặc gây ô nhiễm môi trường.

PFMEA: liên quan đến việc phát hiện rủi ro trong các quy trình mới hoặc quy trình hiện tại. Nó được thực hiện trước khi triển khai quy trình mới hoặc trước khi đưa ra những thay đổi đối với quy trình cũ đang có hiệu lực. Cả hai kịch bản trên đều có chung mục tiêu tìm kiếm các rủi ro có thể ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng, sự an toàn của sản phẩm và sự hài lòng của khách hàng.

Lợi ích khi sử dụng phương pháp FMEA

Phương pháp FMEA mang lại cho các doanh nghiệp những lợi ích sau:

• Sớm xác định và giảm thiểu các loại sai lỗi tiềm ẩn;
• Giảm thiểu yêu cầu thực hiện những thay đổi muộn đối với một dự án do các vấn đề tiềm ẩn;
• Giảm nguy cơ xảy ra vấn đề nhiều lần;
• Cung cấp lời nhắc nhở cho nhân viên để làm theo khi đối diện với một loại sai lỗi tiềm ẩn;
• Thúc đẩy sự hợp tác nhiều hơn giữa các nhóm xử lý các lĩnh vực như thiết kế, sản xuất, chất lượng, thử nghiệm và bán hàng;
• Giảm chi phí liên quan bằng cách tránh sửa chữa các vấn đề trong quá trình phát triển.

10 bước thực thi phương pháp FMEA

Phân tích FMEA có 3 tiêu chí để phân tích một vấn đề:

• Mức độ nghiêm trọng của tác động của vấn đề (S – Severity)
• Khả năng xảy ra (O – Occurrence)
• Xác suất bị phát hiện lỗi khi kiểm thử (D – Detection)

Mỗi tiêu chí được xếp hạng từ 1 đến 10 và được nhân với nhau để tính hệ số rủi ro theo thứ tự ưu tiên (RPN). RPN sẽ giúp bạn xác định và ưu tiên những vấn đề cần tập trung vào trước tiên. Các RPN cao nhất yêu cầu sự quan tâm và tập trung ngay lập tức, đi kèm với một kế hoạch hành động để giảm thiểu rủi ro. Dưới đây là 10 bước triển khai:

Các bước thực thi FMEA

Bước 1: Chọn một quy trình để phân tích

Đầu tiên, hãy xác định sản phẩm hoặc quy trình bạn muốn đánh giá. Phân tích FMEA là một phân tích toàn diện. Vì vậy, bạn cần tập trung vào một quy trình cụ thể với phạm vi hẹp. Mẹo để triển khai hiệu quả là: Đối với các quy trình phức tạp, hãy chia nhỏ dự án thành các phần nhỏ hơn và thực hiện nhiều phân tích FMEA.

Bước 2: Tập hợp một đội nhóm

Bước tiếp theo là tập hợp một nhóm đa chức năng để tiến hành phân tích chuyên sâu hơn. Các thành viên trong nhóm nên là những người tham gia trực tiếp vào quy trình bạn đang phân tích. Họ có thể là thành viên của đội thiết kế, sản xuất, bảo trì, bán hàng hoặc dịch vụ khách hàng. Những người này không nên giữ vai trò quản lý để có một cách nhìn rõ ràng, thực tế và khách quan về quy trình.

Bước 3: Xem lại quy trình

Xem lại quy trình hiện tại và xác định từng thành phần, chức năng của quy trình một cách cụ thể. Xem xét mục đích của quy trình và xác định khách hàng mong đợi gì từ nó. Việc lập sơ đồ quy trình hiện đại sẽ giúp bạn hiểu rõ dòng chảy quy trình và trực quan hóa các khu vực có nguy cơ rủi ro tiềm ẩn.

Bước 4: Xác định các loại sai lỗi

Hãy sử dụng kỹ thuật brainstorming để xác định tất cả các quy trình có thể bị trục trặc. Đây được gọi là các loại sai lỗi. Lỗi trong một thành phần có thể gây ra lỗi ở những nơi khác. Mẹo để triển khai hiệu quả là: Sử dụng các giấy ghi chú để liệt kê các lỗi trong mỗi quy trình để dễ dàng động não và trực quan quá các rủi ro tiềm ẩn.

Bước 5: Mô tả tác động của từng lỗi tiềm ẩn

Sau khi liệt kê tất cả các loại sai lỗi tiềm ẩn, hãy xem xét từng loại sai lỗi và xác định hậu quả của nó đối với hệ thống, quy trình, khách hàng hoặc tổ chức. Nói cách khác, đối với mỗi loại sai lỗi, hãy hỏi: Điều gì xảy ra khi chức năng này hoạt động không hiệu quả? Một lỗi ở đây ảnh hưởng đến khách hàng như thế nào? Sau đó, hãy xem xét nguyên nhân gốc rễ của mỗi lỗi (có thể sử dụng phương pháp 5 whys). Liệt kê các nguyên nhân trong sơ đồ FMEA của bạn.

Bước 6: Xác định mức độ nghiêm trọng của lỗi

Như đã đề cập trước đó, FMEA xếp hạng 3 tiêu chí đánh giá trên thang điểm từ 1 đến 10. Tiêu chí đầu tiên là mức độ nghiêm trọng. Đi qua từng loại sai lỗi và gán cho nó một con số dựa trên mức độ nghiêm trọng của vấn đề, với 1 là không đáng kể và 10 là thảm họa. Sau đó, thêm các xếp hạng này vào sơ đồ FMEA.

Bước 7: Xếp hạng xác suất xảy ra sự cố

Tiếp theo, bạn sẽ xếp hạng sự cố hoặc xác suất xảy ra của mỗi loại sai lỗi. Một lần nữa, hãy xếp hạng mỗi sự cố từ 1 đến 10, với 1 là ít có khả năng nhất và 10 là không thể tránh khỏi. Hãy thêm các xếp hạng này vào sơ đồ FMEA.

Bước 8: Xếp hạng khả năng bị phát hiện lỗi

Tiêu chí cuối cùng là khả năng phát hiện và xử lý lỗi trước khi nó xảy ra (hoặc trước khi được khách hàng chú ý). Bạn sẽ cần phải xác định những biện pháp kiểm soát nào đang được thực hiện để ngăn chặn lỗi xảy ra hoặc ngăn chặn vấn đề xảy đến với khách hàng. Một khi bạn biết mình đang thực hiện những biện pháp kiểm soát nào, bạn có thể xếp hạng khả năng các biện pháp đó sẽ ngăn chặn việc lỗi bị phát hiện khi kiểm thử. Hãy xếp hạng những xác suất này cho mỗi lỗi trên thang điểm từ 1 đến 10, với 1 có nghĩa là bạn chắc chắn rằng lỗi sẽ bị phát hiện khi kiểm thử và 10 có nghĩa là bạn chắc chắn rằng lỗi sẽ không bị phát hiện.

Bước 9: Tính toán hệ số RPN

Với mỗi tiêu chí được xếp hạng và liệt kê trên bảng FMEA, bạn có thể nhân các xếp hạng hệ số rủi ro theo mức độ ưu tiên (RPN – Risk Priority Number):

Mức độ nghiêm trọng (S) x Xác suất xảy ra (O) x Khả năng bị phát hiện lỗi khi kiểm thử (D) = RPN

RPN giúp bạn ưu tiên những lỗi nào là cấp bách nhất để bạn có thể đưa một kế hoạch hành động chiến lược nhằm giải quyết chúng.

Bước 10: Tạo lập kế hoạch hành động dựa trên mức độ ưu tiên rủi ro

Với mỗi loại sai lỗi được lập sơ đồ và xếp hạng, bạn có thể nhanh chóng đánh giá những điểm nào trong quy trình cần các biện pháp, hành động khắc phục. Điều này có nghĩa là cần thực hiện các thay đổi đối với thiết kế quy trình hoặc sản phẩm hoặc điều chỉnh các biện pháp và kiểm soát tại chỗ để giảm thiểu rủi ro và khả năng bị phát hiện lỗi.

Kế hoạch hành động cụ thể của bạn nên tập trung vào các mục tiêu sau:

• Loại bỏ hoàn toàn các loại sai lỗi khỏi quy trình nếu có thể
• Giảm thiểu mức độ nghiêm trọng và giảm xác suất xảy ra các loại sai lỗi
• Cải thiện khả năng xử lý các loại sai lỗi trước khi bị phát hiện (tức là cải thiện các biện pháp kiểm soát)

Khi lập kế hoạch, hãy ghi chú các hệ số này trên bảng FMEA cũng như chỉ định thành viên nhóm nào chịu trách nhiệm cho từng hành động. Sau khi thực hiện các biện pháp khắc phục, hãy ghi lại kết quả và tính lại hệ số RPN để đánh giá, theo dõi tiến độ và tác động của những biện pháp trên.

Ví dụ về FMEA trong quy trình sản xuất

Tạm kết

FMEA là một phương pháp thực thi các biện pháp phòng ngừa được thúc đẩy mạnh mẽ bởi cuộc cách mạng công nghiệp kỹ thuật số ngày nay. Công cụ này cho phép chúng ta phát triển việc thiết kế sản phẩm và quy trình sản xuất chỉn chu, tạo ra các sản phẩm chất lượng cao.

Mặc dù luôn có những rủi ro và thách thức trong việc sản xuất một sản phẩm, nhưng với phương pháp FMEA, bạn có thể ưu tiên và giải quyết chúng dễ dàng hơn. Từ đó, doanh nghiệp có khả năng cung cấp các sản phẩm an toàn và chất lượng cao hơn cho hiện tại và tương lai.

——————————-