Doanh nghiệp bạn đang sử dụng phần mềm KPI hay KRI?

Last updated on 19 January, 2024

Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang bị nhầm lẫn giữa chỉ số hiệu suất (KPI – Key performance indicator) và chỉ số kết quả chính yếu (KRI – key result indicator), sử dụng KRI thay vì KPI hoặc nghĩ rằng có thể thay thế cho nhau. Tuy nhiên, chúng thực chất là hai loại chỉ số đo lường hoạt động với các mục đích khác nhau. Vậy, doanh nghiệp bạn đang dùng KPI hay KRI?

KPI và KRI là gì?

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả vận hành của công ty, là thước đo để hiểu công ty đang hoạt động tốt như thế nào so với các mục tiêu chiến lược của họ. Hoặc hiểu đơn giản chỉ số này trình bày các mục tiêu đo lường để phục vụ thực thi chiến lược.

KPI có thể được xem xét ở cấp độ công ty và cấp bộ phận hoặc chức năng. Khi một tổ chức đã xác định được các mục tiêu chiến lược của mình, KPI đóng vai trò là công cụ giám sát và ra quyết định giúp trả lời các câu hỏi về hiệu suất chính của tổ chức.

KRI (Key Result Indicator) là chỉ số đo lường kết quả của những hoạt động công ty, bộ phận hay cá nhân không phục vụ đo lường trực tiếp mục tiêu chiến lược. Trong doanh nghiệp có rất nhiều hoạt động diễn ra thường ngày để đảm bảo doanh nghiệp vận hành, tuy nhiên lại không phải những hoạt động chính sinh lời hoặc không phục vụ cho chiến lược. Ví dụ: các hoạt động nội bộ phục vụ cho kinh doanh, vận hành dịch vụ; bộ phận kỹ thuật sửa chữa hệ thống,..Những chỉ số kết quả đo lường những hoạt động này gọi là KRI.

Đặc điểm chung của các chỉ tiêu này là chúng đều là kết quả của nhiều hành động. Chúng đưa ra một bức tranh rõ ràng về việc bạn có đang đi đúng hướng hay không. Tuy nhiên, chúng không chỉ cho bạn biết những gì bạn cần làm để cải thiện những kết quả này. Do đó, KRI cung cấp thông tin lý tưởng cho hội đồng quản trị (những người không tham gia vào công việc quản trị hàng ngày) để biết chắc những kết quả nào (KRI) sẽ tạo nên hiệu suất (KPI) của tổ chức từ góc nhìn chiến lược.

KPI đại diện cho một bộ các biện pháp tập trung vào các khía cạnh của hiệu suất tổ chức là quan trọng nhất cho hiện tại và thành công trong tương lai của tổ chức.

Khác biệt giữa KPI và KRI

• Tính chiến lược

Dựa trên mô hình BSC – KPI, hệ thống chỉ số được lập nên nhằm mục tiêu chính là đo lường các mục tiêu doanh nghiệp và thực hiện chiến lược. Theo đó, các chỉ số KPI được phân bổ từ trên xuống dưới theo hình thác đổ: từ các chỉ tiêu KPI công ty đến KPI bộ phận và cá nhân. Theo đó, nếu mỗi cá nhân hoàn thành chỉ tiêu KPI của mình thì doanh nghiệp sẽ đạt được mục tiêu chiến lược. KPI giúp cả doanh nghiệp cùng tiến về phía trước theo một mục tiêu chung. Từ đó, kết quả này cũng được sử dụng trong trả lương 3P.

Tuy nhiên, theo hướng phát triển này, doanh nghiệp luôn tồn tại những hoạt động không nằm trong nhóm các hoạt động phục vụ chiến lược. Để ứng dụng hình thức trả lương 3P, cần có một công cụ đo lường kết quả thực hiện. KRI ra đời phục vụ mục đích này. Như vậy KRI không có tính chiến lược.

• Các hoạt động đo lường

Tùy mỗi doanh nghiệp, các chỉ tiêu được cho là “phục vụ chiến lược” sẽ khác nhau, phụ thuộc vào bản đồ chiến lược, mục tiêu, hướng phát triển, đặc thù lĩnh vực của từng doanh nghiệp. KPI luôn đo lường những hoạt động phục vụ chiến lược, hầu như sẽ bao gồm những hoạt động tạo lợi nhuận chính trong chuỗi giá trị của tổ chức. KRI đo lường những hoạt động mang tính duy trì hơn. Không thể nói là các hoạt động của KRI không quan trọng, mà là ở giai đoạn phát triển hiện nay của tổ chức, những hoạt động đó không phục vụ cho chiến lược.

• Tính thay đổi

Theo quy trình xây dựng chỉ số KPI, từ bản đồ chiến lược, chúng ta xác định mục tiêu cho từng năm tiếp theo (trong khoảng 5 năm). Do đó, chỉ số này có thể thay đổi theo từng năm, phụ thuộc vào mục tiêu chiến lược của năm đó. Ngược lại, KRI đo lường kết quả của các hoạt động tác nghiệp chính của doanh nghiệp và bộ phận, do vậy mang tính ổn định hơn và hầu như ít thay đổi.    

Quá trình xây dựng KPI

• Phương pháp triển khai

KPI phải được phát triển từ mục tiêu chiến lược và đo lường các vấn đề trọng yếu trong vận hành doanh nghiệp. KRI không cần dựa vào mục tiêu chiến lược. Thay vào đó, KRI dựa vào nguyên tắc vận hành một chức năng trong doanh nghiệp để đo kết quả theo từng nút quyết định, là đầu ra của một quá trình và trở thành đầu vào của quá trình tiếp theo. Một bộ phận hoặc vị trí có thể phát triển rất nhiều KRI nếu dòng chảy công việc bao gồm nhiều quá trình với nhiều kết quả tạm thời khác nhau.

Quá trình xây dựng KRI

Mối liên hệ giữa KPI và KRI

Có nhiều quan điểm xây dựng KRI và KPI khác nhau ở doanh nghiệp. Tuy nhiên, KPI và KRI đều cần thiết như nhau đối với các doanh nghiệp quan tâm đánh giá kết quả của quá trình và hiệu suất cuối cùng. Quan niệm của doanh nghiệp sử dụng cả hai loại chỉ tiêu này là khi KRI được thực hiện thành công thường xuyên sẽ dẫn tới việc thực hiện thành công KPI.

Ví dụ, khi quy trình được tuân thủ tốt thường xuyên (KRI Tỉ lệ N/C / tổng giao dịch <=1%) sẽ tạo nên chất lượng sản phẩm tốt (PI: Tỷ lệ lỗi sản phẩm được phát hiện khi xuất xưởng <0,01%), từ đó việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng về sản phẩm sẽ tăng cao (KPI Tỷ lệ hàng được khách chấp nhận >=99,8%) và thành công tài chính về quản lý chi phí dẫn tới lợi nhuận sẽ tăng lên (KPI lợi nhuận = x)

Tuy nhiên, khi diễn giải ở chiều ngược lại, thì không luôn luôn lợi nhận được bảo đảm nhờ khách hàng chấp nhận nhiều hàng, hay sự chấp nhận hàng hóa bị phụ thuộc vào tỷ lệ sản phẩm đạt tiêu chuẩn xuất xưởng và nhờ vào sự tuân thủ quy trình của nhân viên sản xuất.

Một doanh nghiệp thường sử dụng cả KPI và KRIs để đánh giá hiệu quả và kết quả của mình. Thông dụng nhất là KPI được sử dụng ở các hoạt động chức năng trực tiếp tạo nên kết quả về sản lượng, doanh thu hoặc lợi nhuận gộp.

Với những bộ phận có chức năng quản lý là chính, thì số lượng KPI tương đối ít và thường đo một thời gian hoạt động tương đối dài, có thể là cả năm hoặc nhiều năm (ví dụ bộ phận quản lý đầu tư xây dựng cơ bản) . Những trường hợp này thường dùng chủ yếu KRI để theo dõi được lộ trình thực hiện các công việc quan trọng có thời gian kéo dài hơn chu kỳ tháng và quý.

Một số KRI có thể được phát triển bằng cách phân đoạn kết quả của KPI thành nhiều kết quả thành phần tạm thời, như đã nêu trong ví dụ ở mục 1. Tuy nhiên, tính liên kết vẫn không luôn bảo đảm.

KRI có thể được phát triển cho các vị trí công việc mang tính hỗ trợ và ít định lượng theo sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp. Một số vị trí thậm chí không thể có KPI, mà luôn chỉ được dùng KRI.

Doanh nghiệp có thể gặp khó khăn đánh giá mức độ ảnh hưởng của kết quả công việc của nhân viên tới kết quả và hiệu quả của bộ phận và doanh nghiệp, khi sử dụng KRI cho nhân viên và KPI cho cấp quản lý. Do hai chỉ tiêu này.

Do KRI có thể đo được thường xuyên hơn so với KPI, một số doanh nghiệp sử dụng KRI làm cơ sở để trả lương hiệu suất (P3 – pay for performance) hàng tháng. Do KRI mới chỉ đo kết quả tạm thời (ví dụ “tỷ lệ hồ sơ xin vay vốn được thực hiện chính xác và nộp đúng hạn”) chứ chưa phải là hiệu quả của hoạt động vay vốn là chi phí vốn vay thấp nhất có thể, nên tiền lương hiệu suất trong nhiều tháng được trả ra cần hiểu là cho nỗ lực hoàn thành quá trình, chứ chưa phải là hiệu suất cuối cùng của công việc.

Đối với trường hợp nêu trên, doanh nghiệp cần tạo nên một quy ước trả cho hiệu suất cuối cùng của công việc vào cuối một kỳ nào đó sao cho thật cân bằng với khoản đã trả cho nỗ lực hàng tháng.

Tìm hiểu “trọn bộ về KPI” tại đây.

Nguồn: Công ty Tư vấn Quản lý OCD

Đọc thêm:  Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả làm việc theo KPIs cần chú ý gì?

                  KPIs là gì? Các bước xây dựng KPI hiệu quả

——————————-