Chiến thắng nhỏ – cách vượt qua thách thức trong chuyển đổi số

Last updated on 4 April, 2025

Hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp thường đối mặt với muôn vàn thách thức, từ sự kháng cự của nhân viên, hạ tầng công nghệ lạc hậu đến thiếu hụt ngân sách. Bí quyết để vượt qua giai đoạn khó khăn này chính là tạo ra những “chiến thắng nhỏ” – những thành công bước đầu mang tính thực tiễn và dễ dàng đạt được để tạo động lực và niềm tin cho đội ngũ trong chuyển đổi số. Những chiến thắng này không chỉ mang lại kết quả cụ thể mà còn tạo đà tâm lý, giúp doanh nghiệp dần thích nghi và tiến xa hơn trên con đường chuyển đổi.

Thách thức trong chuyển đổi số nghiệp lớn

Chuyển đổi số mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp lớn, nhưng cũng đi kèm với nhiều thách thức:

• Kháng cự từ nhân viên:
  • Nhiều nhân viên có thể thiếu kỹ năng số cần thiết hoặc không sẵn sàng thay đổi cách làm việc truyền thống.
  • Điều này dẫn đến sự phản đối hoặc chậm trễ trong quá trình triển khai các dự án chuyển đổi số.  
• Hạ tầng công nghệ không đồng bộ:
  • Một thách thức khác của chuyển đổi số là sự bất đồng bộ về hạ tầng công nghệ.
  • Các hệ thống cũ kỹ và không tương thích có thể gây khó khăn cho việc tích hợp và chia sẻ dữ liệu.
• Thiếu tầm nhìn và kế hoạch:
  • Một lý do phổ biến khiến việc chuyển đổi số thất bại là thiếu tầm nhìn, cùng với việc lập kế hoạch là nền tảng.
  • Nếu không hiểu rõ ràng về những gì mà quá trình chuyển đổi số đạt được, doanh nghiệp sẽ rất dễ bị lạc lối.  
• Ngân sách hạn hẹp:
  • Nguồn lực về tài chính luôn là trở ngại lớn với các DN khi CĐS.
  • Nhiều doanh nghiệp có dự toán ngân sách đầu tư cho chuyển đổi số, nhưng không đáp ứng đủ nhu cầu thực tế.
• Cạnh tranh trong ngành:
  • Với sự gia tăng của chuyển đổi số trong ngành, doanh nghiệp cần phải luôn đổi mới và cải tiến để giữ vững vị thế cạnh tranh.
  • Sự cạnh tranh này có thể tạo áp lực lớn và gây khó khăn cho các doanh nghiệp chưa sẵn sàng cho chuyển đổi.  
• Thay đổi thói quen:
  • Thay đổi thói quen là việc khó. Thay đổi thói quen là việc lâu dài.
  • Thay đổi thói quen ở một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào quyết tâm của người đứng đầu.  

Quản lý sự thay đổi trong dự án chuyển đổi số

Quản lý sự thay đổi trong dự án chuyển đổi số là một yếu tố quan trọng để đảm bảo thành công. Dưới đây là một số điểm cần lưu ý:

• Hiểu rõ về sự thay đổi:
  • Xác định rõ những thay đổi nào sẽ diễn ra trong dự án chuyển đổi số.
  • Đánh giá tác động của những thay đổi đó đến từng bộ phận và cá nhân trong tổ chức.
  • Hiểu rõ những thách thức và cơ hội mà sự thay đổi mang lại.  
• Truyền thông hiệu quả:
  • Truyền đạt rõ ràng về mục tiêu và lợi ích của dự án chuyển đổi số.
  • Tạo ra một môi trường giao tiếp mở, nơi nhân viên có thể đặt câu hỏi và chia sẻ mối quan tâm.
  • Cung cấp thông tin cập nhật thường xuyên về tiến độ của dự án.
• Đào tạo và hỗ trợ:
  • Cung cấp đào tạo kỹ năng cần thiết cho nhân viên để họ có thể thích ứng với những thay đổi.
  • Tạo ra một hệ thống hỗ trợ, nơi nhân viên có thể nhận được sự giúp đỡ khi cần thiết.
• Quản lý sự phản kháng:
  • Nhận thức được rằng sự phản kháng là điều tự nhiên trong quá trình thay đổi.
  • Lắng nghe và giải quyết những lo ngại của nhân viên.
  • Tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi nhân viên cảm thấy được tôn trọng và hỗ trợ.
• Theo dõi và đánh giá:
  • Theo dõi tiến độ của dự án và đánh giá hiệu quả của các hoạt động quản lý thay đổi.
  • Điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết để đảm bảo dự án đạt được mục tiêu.
  • Xây dựng một lộ trình thay đổi rõ ràng, có kế hoạch.
• Tạo sự tham gia:
  • Tạo sự tham gia của nhân viên vào quá trình chuyển đổi số.
  • Điều này giúp tăng cường sự chấp nhận và tham gia của nhân viên.
• Lãnh đạo:
  • Sự lãnh đạo mạnh mẽ là rất cần thiết cho sự thành công của dự án chuyển đổi số.
  • Lãnh đạo cần truyền cảm hứng cho nhân viên và tạo ra một tầm nhìn rõ ràng về tương lai.

Tạo ra chiến thắng nhỏ (small wins) – tại sao lại quan trọng trong chuyển đổi số

Tạo ra những chiến thắng nhỏ (small wins) đóng vai trò quan trọng trong quá trình chuyển đổi số vì nhiều lý do:

• Tạo động lực và niềm tin:
  • Chuyển đổi số thường là một quá trình dài hơi và phức tạp, dễ gây nản lòng. Những chiến thắng nhỏ giúp tạo ra động lực, cho thấy rằng những nỗ lực đang mang lại kết quả.
  • Khi nhân viên thấy được những thành công cụ thể, họ sẽ tin tưởng hơn vào dự án và sẵn sàng tham gia tích cực hơn.
• Giảm thiểu sự kháng cự:
  • Thay đổi luôn đi kèm với sự kháng cự. Những chiến thắng nhỏ giúp chứng minh lợi ích của chuyển đổi số, từ đó giảm bớt sự phản đối từ nhân viên.
  • Khi thấy được những kết quả tích cực, mọi người sẽ cởi mở hơn với những thay đổi tiếp theo.
• Tạo đà cho những thay đổi lớn hơn:
  • Những chiến thắng nhỏ tạo ra đà tâm lý và thực tế cho những thay đổi lớn hơn.
  • Khi đã có những thành công ban đầu, tổ chức sẽ có thêm kinh nghiệm và tự tin để triển khai những dự án phức tạp hơn.
• Tăng cường sự tham gia:
  • Khi nhân viên thấy rằng những đóng góp của họ mang lại kết quả, họ sẽ cảm thấy được trân trọng và tham gia tích cực hơn vào dự án.
  • Điều này tạo ra một vòng tròn tích cực, thúc đẩy sự hợp tác và đổi mới.
• Giúp cho việc quản lý sự thay đổi:
  • Những chiến thắng nhỏ là những minh chứng cụ thể cho việc những việc thay đổi đang đi đúng hướng.
  • Những chiến thắng nhỏ giúp cho việc quản lý sự thay đổi được đo lường cụ thể hơn.
• Tạo văn hóa đổi mới:
  • Tạo ra những chiến thắng nhỏ sẽ giúp cho tập thể quen dần với việc đổi mới.
  • Việc này sẽ giúp cho những việc đổi mới sau này được diễn ra dễ dàng hơn.

Tóm lại, những chiến thắng nhỏ không chỉ mang lại kết quả thực tế mà còn tạo ra những tác động tích cực về mặt tâm lý và văn hóa, góp phần quan trọng vào sự thành công của quá trình chuyển đổi số.

Ý tưởng tạo ra chiến thắng nhỏ trong chuyển đổi số

Để tạo ra những chiến thắng nhỏ trong quá trình chuyển đổi số, đặc biệt là với việc triển khai ứng dụng thông báo và đăng ký cho nhân viên, bạn có thể tham khảo những ý tưởng sau:

• Số hóa quy trình đơn giản:
  • Bắt đầu với việc số hóa một quy trình làm việc đơn giản, chẳng hạn như phê duyệt đơn xin nghỉ phép hoặc đặt lịch phòng họp.
  • Điều này giúp nhân viên làm quen với công nghệ mới và thấy được lợi ích của việc số hóa.
• Triển khai ứng dụng thông báo nội bộ:
  • Phát triển một ứng dụng di động hoặc nền tảng web để gửi thông báo nội bộ, cập nhật tin tức và sự kiện của công ty.
  • Điều này giúp cải thiện giao tiếp và tăng cường sự gắn kết giữa nhân viên.
• Ứng dụng đăng ký sự kiện và đào tạo:
  • Tạo một ứng dụng cho phép nhân viên đăng ký tham gia các sự kiện và khóa đào tạo một cách dễ dàng và nhanh chóng.
  • Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu các thủ tục hành chính.
• Số hóa quy trình gửi báo cáo:
  • Thay vì gửi báo cáo bằng giấy, triển khai việc gửi báo cáo bằng các phần mềm.
  • Việc này giúp tiết kiệm thời gian, công sức, và tăng tính bảo mật của các báo cáo.
• Tạo ra một hệ thống phản hồi nhanh chóng:
  • Tạo ra một hệ thống phản hồi nhanh chóng cho các vấn đề kỹ thuật hoặc các câu hỏi liên quan đến chuyển đổi số.
  • Điều này giúp nhân viên cảm thấy được hỗ trợ và giảm thiểu sự thất vọng.
• Tổ chức các buổi đào tạo ngắn gọn và thiết thực:
  • Tổ chức các buổi đào tạo ngắn gọn và thiết thực về các công cụ và quy trình mới.
  • Điều này giúp nhân viên nhanh chóng nắm bắt và áp dụng các kiến thức mới vào công việc.
• Tạo ra các trò chơi hóa (gamification):
  • Sử dụng các yếu tố trò chơi hóa để tăng cường sự tham gia và hứng thú của nhân viên trong quá trình chuyển đổi số.
  • Ví dụ: tạo ra các bảng xếp hạng, huy hiệu hoặc phần thưởng cho những người sử dụng công nghệ mới một cách hiệu quả.
• Thu thập phản hồi thường xuyên:
  • Thu thập phản hồi thường xuyên từ nhân viên về trải nghiệm của họ với các công cụ và quy trình mới.
  • Điều này giúp bạn hiểu rõ những gì đang hoạt động tốt và những gì cần cải thiện.
• Chia sẻ những câu chuyện thành công:
  • Chia sẻ những câu chuyện thành công về những nhân viên hoặc bộ phận đã áp dụng thành công các công cụ và quy trình mới.
  • Điều này giúp truyền cảm hứng và tạo động lực cho những người khác.
• Tạo ra một cộng đồng trực tuyến:
  • Tạo ra một cộng đồng trực tuyến nơi nhân viên có thể chia sẻ kinh nghiệm, đặt câu hỏi và hỗ trợ lẫn nhau.
  • Điều này giúp tạo ra một môi trường học tập và chia sẻ tích cực.

Ví dụ chiến thắng nhỏ giúp chuyển đổi số thành công

Dưới đây là một số ví dụ về các doanh nghiệp đã sử dụng chiến thuật “chiến thắng nhỏ” để chuyển đổi số thành công.

• Starbucks:
  • Starbucks đã sử dụng ứng dụng di động để cho phép khách hàng đặt hàng và thanh toán trước khi đến cửa hàng.
  • Đây là một “chiến thắng nhỏ” vì nó cải thiện trải nghiệm khách hàng và giảm thời gian chờ đợi.
  • Starbucks tiếp tục sử dụng các “chiến thắng nhỏ” để cải thiện trải nghiệm khách hàng, chẳng hạn như giới thiệu các tùy chọn thanh toán di động và các chương trình khách hàng thân thiết.
• Walmart:
  • Walmart đã sử dụng công nghệ blockchain để theo dõi nguồn gốc của thực phẩm.
  • Đây là một “chiến thắng nhỏ” vì nó cải thiện tính minh bạch và an toàn của chuỗi cung ứng.
  • Walmart tiếp tục sử dụng các “chiến thắng nhỏ” để cải thiện chuỗi cung ứng của mình, chẳng hạn như sử dụng robot để tự động hóa các nhiệm vụ trong kho.
  • Nguồn tham khảo:
    • Walmart dẫn đầu công nghệ Blockchain trong ngành bán lẻ
• Netflix:
  • Netflix bắt đầu với dịch vụ cho thuê DVD qua đường bưu điện, sau đó dần chuyển sang phát trực tuyến.
  • Việc tập trung vào trải nghiệm người dùng, đề xuất nội dung cá nhân hóa và phát triển nội dung gốc là những “chiến thắng nhỏ” giúp Netflix thống trị thị trường phát trực tuyến.
  • Nguồn tham khảo:
    • Netflix: Câu chuyện thành công về chuyển đổi số

Những ví dụ này cho thấy rằng các “chiến thắng nhỏ” có thể giúp các doanh nghiệp chuyển đổi số thành công. Bằng cách tập trung vào các mục tiêu nhỏ, đạt được và có thể đo lường được, các doanh nghiệp có thể xây dựng động lực và tạo ra một nền tảng cho sự thành công trong tương lai.

Chiến thắng nhỏ chính là chìa khóa mở ra cánh cửa thành công cho quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Bằng cách tập trung vào những mục tiêu khả thi, tạo động lực cho nhân viên và xây dựng văn hóa đổi mới, doanh nghiệp có thể vượt qua những thách thức ban đầu và đạt được những bước tiến vững chắc trên hành trình số hóa.