9 Cách quản lý tài liệu hiệu quả, dễ dàng cho doanh nghiệp

Last updated on 25 July, 2024

Doanh nghiệp ngày nay đang phải đối mặt với khối lượng thông tin khổng lồ gia tăng, dẫn đến thách thức lớn trong việc quản lý tài liệu. Việc kiểm soát dữ liệu rời rạc có thể dẫn đến các vi phạm quy định bảo mật và giảm hiệu quả hoạt động. Theo dự đoán, lượng dữ liệu sẽ tăng trưởng 19,7% mỗi năm từ 2020 đến 2025. Do vậy đòi hỏi chúng ta cần có cách quản lý tài liệu khoa học, hiệu quả. 

Bài viết này cung cấp các cách quản lý tài liệu hiệu quả đã được kiểm nghiệm tối ưu hóa tổ chức hồ sơ, tài liệu. Nhờ vậy, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm tài liệu quan trọng, xử lý hiệu quả khối lượng dữ liệu ngày càng tăng, đồng thời đảm bảo an toàn cho thông tin nhạy cảm của khách hàng và doanh nghiệp khỏi các mối đe dọa trực tuyến. Cùng OCD tìm hiểu chi tiết qua bài viết này. 

Mẹo lưu trữ và sắp xếp tài liệu, hồ sơ khoa học và hiệu quả

Vai trò của quản lý tài liệu trong doanh nghiệp?

Với sự phụ thuộc ngày càng tăng vào tài liệu trong công việc hàng ngày, việc có một hệ thống quản lý tài liệu hiệu quả trở nên vô cùng quan trọng. Chúng ta đều từng mất hàng giờ để tìm kiếm một tài liệu trên laptop, máy tính để bàn, ổ đĩa flash, ổ cứng, hộp thư đến, tin nhắn, ứng dụng đám mây và nhiều nơi khác.

Hơn nữa, những tài liệu thường cần sự phê duyệt của quản lý hoặc cấp trên cho một số tài liệu. Quá trình gửi, đánh giá và phê duyệt tài liệu mất nhiều thời gian hơn cần thiết. Các tài liệu này được chuyển từ bàn này sang bàn khác, có thể bị bỏ quên hoặc lạc mất, làm chậm quy trình làm việc.

• 77% chủ doanh nghiệp muốn truy cập tệp từ xa.
• Trung bình, một chuyên giá/nhân viên mất 18 phút để tìm kiếm một tài liệu, chiếm gần 50% tổng thời gian làm việc.
• Gần 20% thời gian làm việc ~ tương đương với một ngày mỗi tuần làm việc bị lãng phí bởi nhân viên tìm kiếm thông tin.
• Thách thức về tài liệu chiếm 21,3% tổn thất năng suất.
• 7,5% tất cả các tài liệu giấy bị mất.
• Các công ty có doanh thu từ 500.000 – 1 triệu USD/năm có thể tiết kiệm tới 40.000 USD/năm bằng cách chuyển sang quản lý tài liệu điện tử.

Như bạn thấy, quản lý tài liệu không đúng cách có thể dẫn đến sự hỗn loạn trong tổ chức, ảnh hưởng đến năng suất. Dưới đây là một số cách bạn có thể quản lý tài liệu của công ty một cách dễ dàng và hiệu quả.

(1) Lưu trữ dữ liệu ở một nơi duy nhất

Việc lưu trữ tài liệu ở nhiều vị trí và thư mục khác nhau, dù trên cùng một máy tính, máy chủ mạng hay trên đám mây, không phải là giải pháp tốt nhất. Khi dữ liệu của bạn nằm rải rác ở nhiều nơi, việc tìm kiếm tài liệu cần thiết trở nên rất khó khăn và gây ra sự lộn xộn kỹ thuật số.

Theo một khảo sát của Gartner, 47% nhân viên gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin cần thiết để làm việc hiệu quả. Nguyên nhân chính là do các silo dữ liệu từ việc lưu trữ tệp trong các hệ thống khác nhau mà không liên kết với nhau.

Bước đầu tiên để quản lý tệp hiệu quả cho doanh nghiệp mới khởi nghiệp là lưu trữ tất cả tài liệu quan trọng ở một thư mục duy nhất, dễ dàng truy cập và tạo các thư mục con bên dưới.

(2) Tạo các thư mục theo cấp bậc

Nếu bạn lưu trữ tệp trong các thư mục và thư mục con ngẫu nhiên không có mối liên hệ, việc tìm kiếm cả tài liệu chính và các tệp liên quan sẽ trở nên cực kỳ khó khăn. Nói chung, cấu trúc thư mục kém khiến tài liệu khó tìm kiếm và khuyến khích việc sao chép dữ liệu, làm giảm tính toàn vẹn của dữ liệu.

Do đó, bạn nên tạo một thư mục chính cho phép bạn sắp xếp tài liệu thành một hệ thống thư mục con theo cấp bậc. Sau đó, tạo thêm các thư mục con cụ thể hơn cho các người dùng và loại tài liệu khác nhau. 

Ví dụ: nếu bạn là chủ sở hữu bất động sản, bạn có thể tạo các thư mục con cho các loại bất động sản khác nhau như căn hộ, nhà ở, văn phòng,.. Trong mỗi thư mục con, bạn có thể tạo thêm các thư mục con cho các tài liệu cụ thể cho từng tài sản. Kết quả, bạn có thể tìm thấy tài liệu nhanh hơn với hệ thống quản lý tài liệu hiệu quả. 

Để tránh quản lý tệp và thư mục thủ công, lộn xộn bạn có thể cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý tài liệu.

(3) Đặt tên cho tệp rõ ràng

Nếu có, bạn có thể phải nhấp và mở từng tệp trong một thư mục cụ thể mỗi khi muốn tìm thông tin. Việc đặt tên tệp không rõ ràng rất bất tiện và có thể khiến bạn lãng phí rất nhiều thời gian vì phải sử dụng phương pháp thử và sai để tìm lại tệp.

Có rất nhiều công ty đang gặp khó khăn trong việc quản lý tài liệu do đặt tên và lưu trữ không hợp lý. Điều này khiến việc tìm kiếm tệp trở nên khó khăn, thậm chí trong nhiều trường hợp, tệp cuối cùng bị mất vĩnh viễn.

Vì vậy, đặt tên tệp đúng cách là rất quan trọng để tạo ra hệ thống quản lý tệp điện tử hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể đặt tên mô tả tệp theo:

• Ngày hoặc năm tạo
• Tên nhân viên
• Loại tài liệu
• Tên khách hàng

Bạn có thể đặt tên cho tệp bằng cách kết hợp các tiêu chí này, phân cách mỗi bộ định danh bằng dấu gạch ngang.

Ví dụ, một tệp hợp đồng được tạo vào năm 2022 bởi phòng Marketing có thể được đặt tên là 2022-Marketing-Hợpđồng01.doc.

(4) Tận dụng đặt tên tệp tự động

Việc đặt tên thủ công cho các tệp thường không đơn giản, đặc biệt nếu bạn phải xử lý hàng trăm tài liệu mới mỗi ngày. Điều này có nghĩa là bạn sẽ phải dành nhiều giờ chỉ để đặt tên và sắp xếp giấy tờ.

Ngoài việc tốn thời gian và nhàm chán, việc đặt tên tệp thủ còn dễ xảy ra sai xót, làm tăng nguy cơ đặt tên và lưu trữ không chính xác. Theo một nghiên cứu của HBR, người lao động tri thức dành tới 41% thời gian của họ cho các công việc hành chính như tạo và đặt tên tài liệu mới, điều này ảnh hưởng đến các nhiệm vụ tạo giá trị gia tăng cho doanh nghiệp mà họ làm việc.

Điều này nhấn mạnh sự cần thiết của việc tự động hóa quy trình tài liệu kinh doanh để giúp chuẩn hóa quy trình đặt tên tài liệu. Đặc biệt trong trường hợp có nhiều bộ phận và chi nhánh tạo ra hồ sơ riêng, một hệ thống quản lý tài liệu như vậy là rất cần thiết. Nó có thể giúp đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ các chính sách và quy trình của công ty.

Đọc thêm: Cách lựa chọn Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) phù hợp

(5) Sử dụng phím tắt tài liệu

Luôn có những tệp cần truy cập thường xuyên. Nếu bạn để chúng lẫn trong một đống tài liệu ít khi sử dụng, bạn có thể mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm. Các tài liệu bạn sử dụng thường xuyên mà lại cần nhiều thao tác để thấy chúng, bạn càng lãng phí nhiều thời gian hơn cho việc duyệt và tìm kiếm lặp đi lặp lại.

Thay việc chỉ cần đặt các tệp quan trọng trên màn hình, bạn nên tạo các phím tắt đến các tệp và thư mục được sử dụng thường xuyên để truy xuất thông tin một cách nhanh chóng và tăng hiệu quả.

Điều này cũng đảm bảo rằng các tệp của bạn vẫn nằm trong các thư mục có cấu trúc mà bạn đã tạo, giúp thông tin liên quan luôn gần nhau. Vì vậy, bạn sẽ không cần phải đi lại giữa các thư mục để tìm các tệp liên quan.

Mặc dù có vẻ như bạn chỉ tiết kiệm được vài giây mỗi lần, nhưng tổng thời gian tiết kiệm được có thể là hàng giờ làm việc trong một tuần.

(6) Theo dõi phiên bản tài liệu

Khi làm việc, bạn có thể tạo ra nhiều phiên bản khác nhau của một tài liệu. Đặc biệt khi nhiều nhân viên cùng làm việc trên một dự án, có thể xuất hiện nhiều bản nháp và bản sao tài liệu. Nếu bạn không thể theo dõi các phiên bản hoặc phải làm điều đó thủ công, rất dễ dẫn đến việc sử dụng các tệp cũ và làm chậm quá trình cộng tác.

Giải pháp cho vấn đề này là theo dõi các phiên bản tài liệu. Bạn có thể làm điều này thủ công bằng cách đổi tên mỗi phiên bản mới bằng cách đánh số. Các phiên bản tiếp theo có thể được đặt tên theo thứ tự để dễ dàng theo dõi những thay đổi mới nhất.

Tuy nhiên, tối ưu nhất bạn nên sử dụng phần mềm quản lý tài liệu có tính năng quản lý phiên bản tự động. Điều này giúp theo dõi các phiên bản tài liệu một cách dễ dàng và chính xác hơn. Phần mềm sẽ tự động tạo các phiên bản mới sau mỗi lần chỉnh sửa, giúp bạn dễ dàng theo dõi vòng đời của tài liệu và quay lại phiên bản trước đó nếu cần.

(7) Sao lưu tệp thường xuyên

Việc không sao lưu dữ liệu có thể khiến bạn mất dữ liệu có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Ví dụ, phần cứng của bạn có thể hỏng, thiên tai có thể xảy ra, hoặc bạn có thể vô tình xóa các tài liệu quan trọng. Khi không thể truy cập hệ thống quản lý tệp, điều này có thể dẫn đến gián đoạn công việc, mất năng suất và doanh thu.

Theo một nghiên cứu của IBM, các công ty trên toàn thế giới mất khoảng 4,45 triệu đô la mỗi năm do mất dữ liệu. Mất mát tài chính này chủ yếu do mất năng suất và chi phí khôi phục thông tin bị mất.

Vì vậy, bạn cần có chiến lược sao lưu dữ liệu để đảm bảo bạn có thể duy trì hoạt động kinh doanh ngay cả khi kho lưu trữ chính bị lỗi.

Bạn nên bổ sung các cơ chế lưu trữ của mình bằng một giải pháp ngoại tuyến, chẳng hạn như máy chủ hoặc ổ cứng thứ cấp được giữ riêng biệt với văn phòng chính. Bạn cũng có thể sử dụng hệ thống lưu trữ đám mây, đây là lựa chọn đáng tin cậy hơn. Nó cho phép bạn lưu trữ tệp trên nền tảng đám mây của bên thứ ba, cải thiện khả năng truy cập và khôi phục tài liệu trong trường hợp mất dữ liệu.

(8) Thực hiện các biện pháp bảo mật mạnh mẽ

Nguy cơ về an ninh mạng luôn hiện hữu. Kẻ xấu có thể tìm cách xâm nhập hệ thống quản lý tệp của bạn để đánh cắp thông tin nhằm mục đích tống tiền. Ngoài ra, nhân viên nội bộ không trung thực cũng có thể là nguồn gây rò rỉ dữ liệu.

Nếu doanh nghiệp của bạn bị tấn công dữ liệu, bạn có thể phải chịu tổn thất tài chính lớn, thiệt hại về uy tín không thể khôi phục và các hình phạt pháp lý nặng nề.

Theo một khảo sát cho thấy 31% doanh nghiệp phải trải qua ít nhất một cuộc tấn công mạng mỗi tuần. Đây là một con số đáng báo động và là lời cảnh tỉnh rằng bạn cần khắc phục những lỗ hổng trong chiến lược quản lý tài liệu của mình.

(9) Lập chiến lược lưu giữ tài liệu

Rất dễ để giữ tài liệu quá lâu mà không nhận ra. Ví dụ, bạn có thể quên xử lý hồ sơ của nhân viên đã nghỉ việc từ nhiều năm trước. Ngược lại, bạn cũng có thể vô tình xóa các tệp mà cơ quan quản lý yêu cầu phải lưu giữ trong một khoảng thời gian nhất định.

Điều này là do không có chiến lược lưu giữ tài liệu phù hợp dẫn đến nguy cơ không tuân thủ quy định sẽ tăng lên. 27% nhân viên cho biết việc cập nhật và duy trì hồ sơ nhân viên phù hợp với các quy định thay đổi là thách thức lớn nhất của họ. 

Bạn có nhiều cách để tự động hóa chính sách lưu giữ tài liệu. Ví dụ,  bạn có thể chọn chiến lược dựa trên ngày tạo tài liệu. Điều này sẽ giúp bạn quy định thời gian một tệp nên được giữ trong hồ sơ trước khi bị loại bỏ.

Với chiến lược này, bạn có thể dễ dàng bảo quản các tài liệu như hồ sơ tài chính, cần được lưu trữ từ 3 đến 7 năm, để đảm bảo tuân thủ quy định. Đồng thời, nó cũng giúp đảm bảo thông tin nhạy cảm được tiêu hủy thường xuyên để giảm rủi ro.

Ngoài việc tăng cường bảo mật, điều này còn giúp doanh nghiệp nhỏ của bạn loại bỏ dữ liệu không cần thiết và giảm chi phí lưu trữ.

Đọc thêm: Quản lý sự thay đổi: Vai trò, các cấp độ, mô hình và phương pháp

Kết luận

Việc quản lý tài liệu hiệu quả là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và phát triển bền vững. Bằng cách áp dụng những phương pháp và công cụ phù hợp, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình xử lý tài liệu, tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao năng suất làm việc. Hãy bắt đầu xây dựng hệ thống quản lý tài liệu chuyên nghiệp ngay hôm nay để tạo nền tảng vững chắc cho sự thành công của doanh nghiệp.

——————————-