Biểu đồ Pareto là gì? Cách tạo biểu đồ Pareto nhanh gọn

Last updated on 28 November, 2024

Biểu đồ Pareto là một công cụ mạnh mẽ giúp các nhà quản lý xác định và phân tích những yếu tố quan trọng nhất gây ảnh hưởng đến quy trình hoặc vấn đề trong công việc. Bằng cách áp dụng nguyên lý Pareto 80/20, nơi 80% vấn đề có thể xuất phát từ 20% nguyên nhân, công cụ này giúp tập trung vào những yếu tố then chốt để cải thiện hiệu quả công việc. Trong bài viết này, OCD sẽ cùng bạn tìm hiểu cách sử dụng biểu đồ Pareto để phân tích dữ liệu và đưa ra những quyết định chính xác nhằm tối ưu hóa các quy trình kinh doanh.

Biểu đồ Pareto là gì?

Khái niệm biểu đồ Pareto

Biểu đồ Pareto (Pareto chart) là một biểu đồ cột mà trong đó các giá trị được sắp xếp theo thứ tự giảm dần của tần suất tương đối từ trái sang phải. Biểu đồ Pareto cực kỳ hữu ích trong việc phân tích các nguyên nhân của vấn đề cần được ưu tiên giải quyết trước. Các cột cao hơn trên biểu đồ, đại diện cho tần suất, sẽ minh họa rõ ràng những yếu tố đầu vào nào có ảnh hưởng lớn nhất đến kết quả đầu ra cuối cùng.

Biểu đồ Pareto được phát triển dựa trên nguyên tắc Pareto, một lý thuyết cho rằng 80% vấn đề hoặc kết quả đầu ra được tạo ra bởi 20% nguyên nhân đầu vào. Ý tưởng là bạn có thể tập trung vào một số nguyên nhân quan trọng nhất của vấn đề và bỏ qua những yếu tố không đáng kể. Đây là một trong 7 công cụ quản lý chất lượng cơ bản. Do vậy, việc nắm vững cách sử dụng biểu đồ Pareto sẽ giúp bạn tối ưu hóa hiệu quả các quy trình kinh doanh.

Ý nghĩa của biểu đồ Pareto trong doanh nghiệp

Biểu đồ Pareto có ý nghĩa quan trọng đối với tất cả mọi người trong doanh nghiệp bởi nó cung cấp cái nhìn trực quan về các vấn đề cần ưu tiên giải quyết. Ý nghĩa của biểu đồ thay đổi tùy thuộc vào vai trò và trách nhiệm của từng cấp bậc:

Đối với nhân viên

Các lợi ích bao gồm:

• Hiểu rõ các ưu tiên trong công việc: Giúp nhân viên nhận biết những nhiệm vụ hoặc lỗi cần được chú ý đầu tiên, từ đó tập trung nguồn lực và thời gian một cách hiệu quả.
• Tăng năng suất cá nhân: Nhân viên có thể sử dụng biểu đồ để tập trung vào các yếu tố ảnh hưởng lớn nhất đến kết quả công việc, thay vì bị phân tán bởi những vấn đề hoặc nhiệm vụ không quan trọng.
• Cải thiện kỹ năng: Qua việc nhận diện các nguyên nhân chính gây ra lỗi hoặc vấn đề, nhân viên có thể học hỏi thêm các kỹ năng để tránh lặp lại sai lầm.

Đối với quản lý cấp trung

Các lợi ích bao gồm:

• Xác định nguyên nhân gốc rễ: Giúp nhà quản lý dễ dàng nhận biết các vấn đề quan trọng nhất trong nhóm hoặc bộ phận, từ đó đưa ra kế hoạch hành động cụ thể.
• Ưu tiên nguồn lực: Hỗ trợ phân bổ thời gian, nhân lực và tài nguyên cho các vấn đề mang lại hiệu quả cải thiện lớn nhất.
• Đánh giá hiệu suất nhóm: Biểu đồ Pareto giúp quản lý nhìn thấy những khía cạnh cần cải thiện trong quy trình làm việc của đội nhóm và điều chỉnh chiến lược phù hợp.
• Ra quyết định nhanh chóng: Với dữ liệu trực quan, các nhà quản lý cấp trung có thể đưa ra các quyết định hiệu quả, dựa trên những yếu tố quan trọng nhất.

Đối với ban giám đốc

Các lợi ích bao gồm:

• Tầm nhìn chiến lược: Biểu đồ Pareto cung cấp cái nhìn tổng thể về hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, giúp ban giám đốc nhận diện các vấn đề chiến lược cần giải quyết.
• Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Dựa vào biểu đồ, ban giám đốc có thể xác định các nguyên nhân quan trọng nhất ảnh hưởng đến lợi nhuận, chi phí hoặc sự hài lòng của khách hàng, từ đó ưu tiên các dự án đầu tư hoặc thay đổi quy trình.
• Đo lường hiệu quả cải tiến: Biểu đồ này có thể được sử dụng để theo dõi hiệu quả của các giải pháp đã triển khai và đánh giá kết quả đạt được so với mục tiêu.
• Tăng cường giao tiếp với các cấp dưới: Ban giám đốc có thể sử dụng biểu đồ như một công cụ giao tiếp để truyền đạt rõ ràng các ưu tiên chiến lược đến quản lý cấp trung và nhân viên.

Cách tạo biểu đồ Pareto

Để vẽ biểu đồ Pareto, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Quy trình vẽ biểu đồ Pareto

Bước 1: Thu thập dữ liệu

• Liệt kê tất cả các vấn đề hoặc nguyên nhân cần được đánh giá.
• Xác định tiêu chuẩn đo lường để so sánh các danh mục. Ví dụ:
  • Tần suất xảy ra (số lần sử dụng, số sự cố, lỗi).
  • Thời gian hoàn thành (phút, giờ).
  • Chi phí tiêu tốn (tài nguyên, tiền bạc).
• Xác định khoảng thời gian cụ thể mà bạn sẽ thu thập và ghi nhận thông tin.

Bước 2: Tính toán

Sau khi thu thập dữ liệu, bạn sẽ cần xử lý và tính toán để cho ra những kết quả có ý nghĩa.

• Tính tần suất (hoặc chi phí, thời gian) cho từng mục:

• • • Đếm số lần xảy ra, tính tổng chi phí hoặc tổng thời gian cho từng mục.
    • Tính tổng số (grand total) của tất cả các mục.

• Tính phần trăm của từng mục so với tổng số:

• • • Dùng công thức: Phần trăm = (Giá trị từng mục / Tổng số) x 100%

• Sắp xếp các mục theo thứ tự giảm dần:

• • Xếp hạng từ mục có giá trị lớn nhất (tần suất cao nhất) đến nhỏ nhất.
  • Tính phần trăm tích lũy bằng cách cộng phần trăm của từng mục với các mục trước đó trong danh sách.

Bước 3: Vẽ biểu đồ

Vẽ trục ngang và trục dọc:

• Trục ngang (x): Liệt kê các danh mục (nguyên nhân hoặc vấn đề) theo thứ tự từ cao nhất đến thấp nhất.
• Trục dọc bên trái (y1): Ghi số liệu tần suất, thời gian hoặc chi phí.
• Trục dọc bên phải (y2): Ghi phần trăm tích lũy (từ 0% đến 100%).

Vẽ các cột:

• Vẽ một cột cho từng danh mục, tương ứng với giá trị tần suất, thời gian hoặc chi phí của danh mục đó.

Cuối cùng là vẽ đường tích lũy:

• Đặt điểm đầu tiên của đường tích lũy tại đỉnh cột đầu tiên (từ phải qua trái).
• Nối các điểm tiếp theo dựa trên phần trăm tích lũy của các danh mục.

Biểu đồ pareto được vẽ trên Excel

Bước 4: Phân tích biểu đồ

• Xác định những danh mục chiếm tỷ lệ lớn nhất (ví dụ: 20% nguyên nhân gây ra 80% vấn đề).
• Tập trung nỗ lực vào các nguyên nhân chính để việc giải quyết vấn đề đạt hiệu quả cải thiện cao nhất.

Ví dụ thực tế về biểu đồ Pareto

Quản lý chất lượng trong sản xuất: Một doanh nghiệp sản xuất phát hiện rằng 80% lỗi sản phẩm đến từ 20% công đoạn trong dây chuyền sản xuất. Sau khi sử dụng biểu đồ Pareto, họ đã xác định các công đoạn cụ thể gây ra nhiều lỗi nhất, tập trung cải tiến các bước này và giảm đáng kể tỷ lệ lỗi, từ đó tăng chất lượng sản phẩm và tiết kiệm chi phí sản xuất.

Dịch vụ khách hàng: Trong ngành dịch vụ khách hàng, biểu đồ Pareto giúp xác định rằng 80% phàn nàn của khách hàng xuất phát từ 20% lý do, chẳng hạn như giao hàng chậm hoặc giao sai hàng. Nhờ vậy, doanh nghiệp tập trung cải thiện quy trình giao hàng và đảm bảo sản phẩm đúng như mô tả để nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Kiểm soát chất lượng trong y tế: Tại một bệnh viện, biểu đồ Pareto được sử dụng để phân tích các nguyên nhân phổ biến dẫn đến lỗi trong thiết lập phẫu thuật. Kết quả chỉ ra rằng 80% vấn đề đến từ 20% nguyên nhân, như không tuân thủ Quy trình thao tác chuẩn (SOP). Nhờ đó, bệnh viện tập trung đào tạo và giám sát tuân thủ SOP để giảm thiểu lỗi đáng kể.

Biểu đồ Pareto trong kiểm soát chất lượng

Một trong những ứng dụng lớn nhất của biểu đồ Pareto là trong kiểm soát chất lượng tổng thể. Nó được sử dụng như một công cụ trong Six Sigma, một phương pháp toán học để theo dõi hiệu suất công ty. Biểu đồ Pareto hiển thị dữ liệu một cách trực quan, giúp dễ dàng doanh nghiệp dễ dàng ra quyết định chính xác.

Việc sử dụng biểu đồ và công cụ thống kê để phân tích dữ liệu là một trong những năng lực cốt lõi trong các dự án được quản lý thông qua Six Sigma. Phân tích Pareto hoàn toàn phù hợp với các giai đoạn Đo lường và Cải tiến trong DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control).

Việc biết liệu nguyên lý 80/20 có nên áp dụng cho một quy trình cụ thể hay không là rất hữu ích trong Six Sigma. Khi lựa chọn dự án cần thực hiện, các nhà quản lý phải tập trung tài nguyên vào số ít những dự án có thể mang lại kết quả to lớn nhất.

Dù sao, mỗi nhà quản lý chỉ có 24 giờ trong một ngày như mọi người khác trong công ty. Nếu họ muốn đạt được kết quả tốt nhất, họ cần ưu tiên giải quyết những dự án có tác động lớn nhất.

Kết luận

Biểu đồ Pareto (Pareto chart) rất hữu ích cho các nhà quản lý trong việc xác định các vấn đề trong quy trình làm việc. Bạn có thể dễ dàng nhận ra 20% quy trình trong công ty của bạn đang gây ra 80% các vấn đề. Bằng cách tập trung giải quyết các vấn đề chính, bạn sẽ đảm bảo rằng các quy trình tổng thể của doanh nghiệp hoạt động suôn sẻ hơn, đồng thời giải quyết các nút thắt tiềm ẩn gây ra vấn đề.

——————————-