BI là gì? Có nên tích hợp BI và KPI không?

Last updated on 24 May, 2024

BI là gì? Có nên tích hợp BI và KPI không?

Ngày nay, hệ thống chỉ tiêu KPI được sử dụng rộng rãi như công cụ phục vụ công tác lập kế hoạch và điều hành doanh nghiệp. Do đó phần mềm KPI được thiết kế để luôn bám sát và theo dõi các chỉ tiêu này, đảm bảo chiến lược tổ chức được triển khai đúng hướng. Tuy nhiên, muốn sử dụng phần mềm KPI hiệu quả thì cần tích hợp với một số phần mềm khác để thu thập nguồn dữ liệu đầu vào, trong đó nổi bật hơn cả chính là BI (Business Intelligence) được coi là nền tảng để thiết kế KPI. Vậy phần mềm BI là gì? Nó có tầm quan trọng như thế nào với phần mềm KPI?

Phần mềm BI – nền tảng của giải pháp KPI

Business Intelligence (gọi tắt là BI) là quy trình/hệ thống công nghệ cho phép phân tích và thể hiện thông tin, biến dữ liệu thô thành thông tin hữu ích, giúp cho các nhà quản lý và người sử dụng của tổ chức đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.

Các thành phần chính của BI:

• Data source: kết nối hệ thống từ các phần mềm khác (dữ liệu thô) như HRM, CRM, phần mềm bán hàng, kế toán,…
• Integrating Server: vận hành công cụ ETL (Extract/ Transform/ Load) chuyển dữ liệu thô thành thông tin hữu ích tới Data Warehouse.
• Data Warehouse: cơ sở dữ liệu được thiết kế theo mô hình khác với cơ sở dữ liệu OLTP thông thường (Online Transaction Processings – dành cho việc đọc ghi thường xuyên, lượng dữ liệu cho mỗi lần đọc ghi ít) và là nơi lưu trữ dữ liệu lâu dài của tổ chức.

         Dữ liệu của DWH chỉ có thể đọc, không được sử dụng để ghi hay update bởi ứng dụng thông                thường,  nó chỉ được cập nhật/ghi bởi công cụ ETL.

•  Analysis Server: nhận dữ liệu đầu vào từ DWH và thực thi theo nghiệp vụ định nghĩa sẵn để trả về kết quả.
• Reporting Server: thực thi các report với output nhận được từ Analysis Server
• Data Mining: trích xuất thông tin dữ liệu đã qua xử lý (phù hợp với yêu cầu riêng của doanh nghiệp) từ Data Warehouse rồi kết hợp với các thuật toán để đưa ra ( hoặc dự đoán ) các quyết định có lợi cho việc kinh doanh của doanh nghiệp.
• Data Presentation: tạo ra các báo cáo, biểu đồ từ quá trình data mining để phục vụ cho nhu cầu của người dùng cuối.

Business Intelligence (gọi tắt là BI) là quy trình/hệ thống công nghệ cho phép phân tích và thể hiện thông tin

Lợi ích: BI làm tăng khả năng kiểm soát thông tin của doanh nghiệp một cách chính xác, hiệu quả. Từ đó, hệ thống có thể phân tích, đưa ra thông tin hữu ích giúp doanh nghiệp dự đoán về xu hướng của thị trường, nắm bắt hành vi khách hàng, phát hiện khách hàng tiềm năng để đề ra các chiến lược kinh doanh phù hợp nhằm tăng khả năng cạnh tranh doanh nghiệp.

Do bộ chỉ tiêu KPI có thể thay đổi liên tục theo chiến lược của tổ chức, phần mềm KPI cần một nguồn dữ liệu đầu vào từ phần mềm khác. Thay vì kết nối với riêng lẻ các phần mềm vệ tinh thì một kho chung lưu trữ toàn bộ dữ liệu vận hành của doanh nghiệp là một giải pháp hiệu quả hơn. Có thể nói BI chính là nền tảng thiết kế cho KPI, tích hợp BI&KPI là lựa chọn tối ưu cho mọi doanh nghiệp trong quản lý và điều hành.

Tích hợp BI&KPI là lựa chọn tối ưu cho mọi doanh nghiệp trong quản lý và điều hành

BI và KPI tích hợp trong điều hành và quản lý doanh nghiệp

Trước tiên chúng ta cần hiểu rõ khái niệm “Điều hành” và “Quản lý” để thấy được công dụng việc tích hợp BI&KPI trong 2 hoạt động này:

Điều hành: là chức năng của Ban Giám đốc, mà trực tiếp là Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc, bao gồm các chức năng lập kế hoạch kinh doanh và hệ thống mục tiêu hàng năm trên cơ sở chiến lược phát triển của doanh nghiệp, phân bổ nguồn lực con người, tài chính và các nguồn lực khác, điều hành quá trình triển khai kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp, báo cáo kết quả thực thi kế hoạch kinh doanh.

Quản lý hay quản lý chức năng, là chức năng của các trưởng bộ phận thuộc doanh nghiệp, bao gồm việc lập kế hoạch bộ phận trên cơ sở kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty, phân bổ nguồn lực của bộ  phận, quản lý quá trình triển khai kế hoạch bộ phận và báo cáo kết quả thực hiện của bộ phận.

BI cung cấp các thông tin trong quá trình phục vụ, sản xuất kinh doanh, bán hàng, kế toán,… và làm báo cáo cho các nhà quản lý chức năng của các bộ phận này.. Tuy nhiên, nhà điều hành doanh nghiệp (Tổng giám đốc, CEO,…) không chỉ cần những thông tin BI cung cấp được  các trưởng bộ phận đưa lên mà còn phải so sánh, đối chiếu với các chỉ tiêu đề ra theo chiến lược được kiểm soát, phân bổ trọng số trong phần mềm KPI. Không có những báo cáo tổng hợp, dashboard chi tiết rõ ràng hiển thị được mức độ hoàn thành các chỉ tiêu trọng tâm của tổ chức. Điều này sẽ làm mất thời gian, công sức của nhà điều hành trong quá trình kiểm soát và thiết lập chiến lược  nếu 2 phần mềm BI và KPI hoàn toàn tách biệt.

Phần mềm KPI và báo cáo BI, thông qua việc tích hợp vào phần mềm quản lý chức năng của doanh nghiệp, có thể thu thập các thông tin cần thiết, tập trung lại một giao diện duy nhất dưới dạng các báo cáo BI và KPI, giúp CEO dễ dàng theo dõi được những thông tin chủ yếu hoạt động của doanh nghiệp ở các mảng chức năng cụ thể trên một giao diện duy nhất. Hơn nữa, nhà quản lý chức năng cũng có thể theo dõi kết quả hoạt động chính yếu của bộ phận trên hệ thống báo cáo KPI và BI, qua đó nắm được tình hình, mức độ hoàn thành chỉ tiêu bộ phận cũng như biết được trọng tâm chiến lược tổ chức trong tương lai. Do đó có thể nói, tích hợp BI&KPI là phương án triển khai tất yếu cho doanh nghiệp, giúp đạt được sự thống nhất trong điều hành và quản lý.

Cần hiểu rõ khái niệm “Điều hành” và “Quản lý” để thấy được công dụng việc tích hợp BI&KPI

Kinh nghiệm triển khai hệ thống BI&KPI cho doanh nghiệp Việt

Thách thức đầu tiên là phải lựa chọn đúng nhà cung cấp có lõi phần mềm phù hợp. Trong khi các hệ thống KPI lớn của nước ngoài khá là phức tạp, “quá tải” chức năng đối với phần lớn doanh nghiệp Việt Nam thì một số phần mềm KPI nội địa lại không đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng. 

Trở ngại thứ hai nằm ở chính doanh nghiệp triển khai. Theo báo cáo tháng 4 từ Cisco, tại Việt Nam, các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang đối mặt với những rào cản trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số như thiếu kỹ năng số và nhân lực (17%), thiếu nền tảng công nghệ thông tin đủ mạnh để cho phép chuyển đổi kỹ thuật số (16,7%), thiếu tư duy kỹ thuật số hoặc các thách thức về văn hóa kỹ thuật số trong doanh nghiệp (15,7%),… Như vậy, rất ít doanh nghiệp Việt hiện nay có đủ kinh nghiệm trong việc tự triển khai phần mềm. Những nguyên nhân điển hình có thể kể đến không chỉ về mặt kỹ thuật mà còn do người tư vấn phần mềm không đủ tốt, doanh nghiệp không quyết liệt hay không có quy trình rõ ràng…

Ngay trong quá trình tiến hành cũng phát sinh nhiều khó khăn. Khi xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI, rất nhiều khách hàng lựa chọn quá nhiều chỉ tiêu hoặc lựa chọn chỉ tiêu không phù hợp. Điều này phá vỡ cấu trúc và tính logic của hệ thống BI&KPI đã được nghiên cứu và thiết kế trên thông lệ và tiêu chuẩn.

Trên thực tế, con số 80% thất bại khi triển khai đã tạo ra tâm lý e ngại trong triển khai phần mềm. Ngay cả với những doanh nghiệp đã chuyển đổi số thành công như PNJ vẫn phải đối mặt với 25% suy giảm doanh số trong quý đầu áp dụng vì nhân viên nghỉ việc đột biến – một con số gây sốc với nhiều doanh nghiệp!