Thực tiễn triển khai KPIs tại các doanh nghiệp của Việt Nam

Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu hóa, việc đánh giá và quản lý hiệu suất công việc thông qua các chỉ số KPI (Key Performance Indicators) đã trở thành một phần không thể thiếu trong chiến lược phát triển của các doanh nghiệp Việt Nam.

KPIs không chỉ giúp các nhà quản lý có cái nhìn rõ ràng về hiệu quả hoạt động kinh doanh mà còn là công cụ hỗ trợ quan trọng trong việc đưa ra các quyết định chiến lược. Bài viết này sẽ phân tích thực tiễn triển khai KPIs tại Việt Nam, từ việc lựa chọn các chỉ số phù hợp đến cách thức áp dụng chúng để tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

Thực tiễn triển khai KPIs tại các doanh nghiệp Việt Nam

Vài năm trở lại đây, thuật ngữ KPIs đang ngày càng phổ biến và được áp dụng thành công tại nhiều doanh nghiệp trên thế giới, trong đó có cả các doanh nghiệp củ Việt Nam. Tuy nhiên bên cạnh đó, không ít doanh nghiệp đang hiểu sai bản chất của KPIs, nhầm lẫn KPIs với các công cụ quản trị thành tích khác dẫn đến áp dụng và vận hành sai cách, không những không đạt được hiệu quả quản lý mà còn khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng tiến thoái lưỡng nan. Do đó, để áp dụng hiệu quả KPIs, nhà quản lý cần hiểu rõ bản chất của công cụ và có quy trình áp dụng phù hợp với những đặc điểm riêng của doanh nghiệp.

Sự khác nhau giữa KPIs và OKRs

KPIs là hệ thống các mục tiêu dài hạn được xây dựng dựa trên mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, bắt nguồn trực tiếp từ 4 thẻ điểm cân bằng chiến lược của BSC là khách hàng, tài chính, quy trình nội bộ và học hỏi phát triển. Trong khi đó OKRs hướng đến hai vấn đề chính là mục tiêu và kết cuối cùng của mục tiêu đó. Nếu như KPIs mang tính hệ thống và dài hạn, là công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý của nhà quản trị thì OKRs lại là những mục tiêu ngắn hạn, sử dụng một vài lần, ít lặp lại và thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có mục tiêu tham vọng, những start up công nghệ non trẻ. Vì thế về bản chất KPIs và OKRs có nhiều điểm khác nhau. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp hiện nay chưa thực sự hiểu rõ và thường xuyên nhầm lẫn giữa hai khái niệm KPIs và OKRs, hoặc vận hành KPIs sai lệch bản chất dẫn đến nhiều hạn chế trong công tác đánh giá thành tích.

Sai lầm trong việc áp dụng KPIs tại một số doanh nghiệp

Một số nguyên nhân dẫn đến không đạt được hiệu quả KPIs có thể kể đến như là phương pháp thiết kế chưa phù hợp, chưa tập trung vào mục tiêu cốt lõi và quản lý doanh nghiệp mà chỉ coi KPIs là công cụ đánh giá nhân viên thông thường. Bên cạnh đó phương pháp triển khai KPIs tại nhiều doanh nghiệp còn chưa hợp lý, mỗi doanh nghiệp có mục tiêu, vị trí xuất phát và tiềm lực khác nhau, do đó không thể mang một thiết kế của doanh nghiệp khác vào để áp dụng cho doanh nghiệp mà không qua đánh giá điều chỉnh. Ngoài ra, một số doanh nghiệp sử dụng KPIs chưa phù hợp với tính năng của hệ thống, thiếu ứng dụng theo dõi và giám sát, chưa coi KPIs là quá trình thiết kế liên tục, không gắn KPIs với trí tuệ nhân tạo và cơ sở dữ liệu, tất cả những nguyên nhân này làm cho doanh nghiệp không đạt được hiệu quả trong việc triển khai áp dụng KPIs. Vì thế trong xây dựng KPIs, các doanh nghiệp cần thận trọng trong việc lựa chọn các chỉ tiêu và xử lý dữ liệu thu được từ đánh giá KPIs để đạt được hiểu quả cao nhất.

KPIs bản chất là một công cụ điều hướng, và là phương tiện hỗ trợ quản lý cho các nhà quản trị, vì thế một khi biến nó thành mục đích thì chắc chắn không những không đạt được hiệu quả mà còn nhận lại tác dụng ngược. Do đó, trước khi vận hành KPIs, các doanh nghiệp cần hiểu rõ bản chất và áp dụng cách thận trọng để đạt được hiệu quả cao nhất mà KPIs mang lại.

Lời khuyên cho các doanh nghiệp Việt Nam

Lựa chọn người triển khai KPI 

Đây là bước đầu tiên quan trọng để triển khai KPI hiệu quả, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng khi lựa chọn người xây dựng KPI để đảm bảo tính hiệu quả và phù hợp với thực tế hoạt động của doanh nghiệp.

Người xây dựng KPI cần có chuyên môn cao, am hiểu nhiều lĩnh vực và nắm rõ mục tiêu chung, nhiệm vụ của doanh nghiệp. Thường là các trưởng bộ phận phụ trách, nhà quản lý phòng, ban,… có kinh nghiệm lên kế hoạch KPI. Để đảm bảo tính thống nhất, các bộ phận cần xem xét, đánh giá và góp ý trước khi thực thi. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể kết hợp cùng công ty tư vấn KPI, họ là người có chuyên môn sâu sắc và kinh nghiệm thực tế trong việc triển khai KPI cho nhiều doanh nghiệp. 

Nguyên tắc thiết lập KPI hiệu quả

Đảm bảo yếu tố SMART:

• S – Specific (Cụ thể): Chỉ tiêu rõ ràng, dễ hiểu.
• M – Measurable (Có thể đo lường): Dễ dàng quy đổi thành con số cụ thể.
• A – Achievable (Khả thi): Nhân viên có thể thực hiện được.
• R – Realistic (Thực tế): Phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp.
• T – Timebound (Giới hạn thời gian): Có thời hạn cụ thể.

Mở rộng nguyên tắc SMART thành SMARTER:

• E – Engagement (Liên kết): Lợi ích của KPI gắn liền với lợi ích của nhân viên và doanh nghiệp.
• R – Relevant (Thích đáng): Chỉ tiêu công bằng, phù hợp với từng bộ phận.

Ví dụ:

• Mục tiêu KPI cho bộ phận bán hàng: “Tăng doanh thu bán hàng lên 20% trong quý 1 năm 2024.”
• Mục tiêu KPI cho bộ phận marketing: “Tăng lượt truy cập website lên 1 triệu lượt trong tháng 6 năm 2024.”

Thực hiện KPI thường xuyên

KPI cần được đánh giá liên tục theo chu kỳ (từng tuần, tháng, năm). Giúp nhà quản trị nắm bắt tiến độ, hỗ trợ nhân viên hoàn thành mục tiêu.

Đặt mục tiêu cụ thể

Xác định mục tiêu cụ thể cho từng tiêu chí. Đảm bảo mục tiêu tuân thủ nguyên tắc cơ bản để xây dựng hệ thống KPI hiệu quả.

Theo dõi, kiểm tra và đánh giá

Hệ thống KPI cần được cập nhật và điều chỉnh thường xuyên để phù hợp với thị trường và môi trường kinh doanh.

Theo dõi, đo lường kết quả KPI hàng tuần/tháng để đánh giá hiệu quả công việc. Kiểm tra giám sát từ khâu thiết lập đến triển khai và báo cáo kết quả.

Kết hợp KPI và OKR

• Kết hợp KPI và OKR để đạt các mục tiêu khác nhau nhưng hỗ trợ lẫn nhau.
• OKR: tập trung vào nỗ lực thông qua kết quả định lượng, chú trọng việc “không hoàn thành” và “đã hoàn thành” để đo lường đóng góp cho tổ chức.
• Kết hợp KPI và OKR giúp quản lý mục tiêu hiệu quả, phối hợp các cá nhân và đo lường đóng góp cho sự phát triển của tổ chức.

Ví dụ:

• Mục tiêu KPI: Tăng doanh thu bán hàng lên 20% trong quý 1 năm 2024.
• Đánh giá KPI: Theo dõi doanh thu hàng tuần/tháng để đánh giá tiến độ đạt mục tiêu.
• Kết hợp OKR: Xác định mục tiêu OKR cho chiến lược tăng doanh thu, ví dụ: “Mở rộng thị trường sang khu vực mới”.